عوامل موفقیت پیاده سازی ‌BPM چیست؟

عوامل موفقیت پیاده سازی ‌BPM چیست؟

در این مقاله به بررسی عوامل موفقیت در پیاده‌سازی BPM خواهیم پرداخت.

در انتها علاوه بر دریافت فایل ‌PDF می‌توانید ویدیو مقاله را هم تماشا کنید.

قبل از شروع

مدیریت فرایندهای کسب و کار یا BPM کمک می‌کند بهره‌وری کارکنان را در سازمان خود افزایش دهیم.

یعنی این که کارایی، اثربخشی و سودآوری در فعالیت‌های کسب و کار ما بهبود پیدا می‌کند.

اما برای تحقق این موضوع نیاز به یک برنامه متمرکز داریم تا افراد با فرایند‌ها و تکنولوژی باهم یکی شوند.

سهولت در پذیرش و استفاده

برای پیاده‌سازی موفق مدیریت فرایندهای کسب و کار، باید این پیاده‌سازی با سهولت و آسانی در سازمان ما مورد پذیرش قرار بگیرد.

شاید این موضوع کاملاً پیش‌پاافتاده و روتین به نظر برسد.

اما واقعیت این است زمانی که کارمندان احساس می‌کنند استفاده از ابزار جدید، کار را برای آنان دشوار می‌کند
و درک آن برای آنان سخت می‌باشد امکان شکست پروژه‌های BPM بسیار افزایش پیدا می‌کند.

به‌طور مثال:

استفان مهندس شرکت Swissgrid یک شرکت تولید کننده انرژی
مایکل یک مشاور فناوری اطلاعات داخلی در شرکت Interseroh GmbH
مارک رئیس عملکرد عالی جهانی در یک شرکت رسانه‌ای

این افراد اعتقاد دارند استفاده از ابزارها BPM باید آسان باشد زیرا این امر باعث می‌شود کارمندان به راحتی آموزش ببینند و این ابزارها را بپذیرند.

در ادامه آن‌ها اعتقاد دارند که استفاده از ابزارهای گرافیکی به درک بیشتر کارمندان کمک می‌کند.

همچنین می‌توانی مقاله مدیریت فرایندهای کسب و کار چیست؟ را در اینجا مطالعه کنید!

بازگشت سرمایه و پس‌انداز

اگر BPM به درستی پیاده‌سازی شود باید نتایج مالی کاملاً مشخص و ملموسی را داشته باشد.

بنابراین اگر پیاده‌سازی آن موفق باشد امکان صرفه‌جویی و حفظ پول و یا زمان یا هردوی آن‌ها کاملاً به صورت واضح مشخص می‌شود.

اندرو مدیرعامل یک شرکت مشاوره‌ای، اعتقاد دارد که BPM راه‌حل بسیار خوبی برای ایجاد ارزش برای پول است.

مارکوس مدیر یک شرکت مشاوره‌ای، بیان می‌کند که یک شرکت تأمین کننده آلمانی با استفاده از BPM موفق شد در هر فصل ۷۷ هزاردلار صرفه‌جویی کنند.

استنتون که معمارگر فرایندهای کسب و کار در شرکت MET می‌باشد از طرف یک شرکت دولتی بیان می‌کند
که این موضوع به آن‌ها کمک کرد تا در زمان خود به شدت صرفه‌جویی کنند.

همچنین باعث شد بتوانند با استفاده از شبیه‌سازها فرایندهای جاری خود را بهبود ببخشند و هزینه‌های خود را کاهش و کیفیت و سرعت را افزایش دهند.

استفان اعتقاد دارد در صنعت انرژی و خدمات اساسی پس‌انداز جزء چشم‌اندازهای کسب و کار می‌باشد.

وی اعتقاد دارد فرایندهای ما باید به درستی درک و اجرا شوند تا از هزینه‌های اضافی جلوگیری شود.

همکاری و یک ذهنیت فرآیند محور

یک BPM اثربخش باید بتواند همکاری بین افراد و تیم‌های مختلف را در سازمان ما بهبود ببخشد.

بنابراین زمانی پیاده‌سازی BPM موفق است که ما بتوانیم بین افراد سازمان خود یک ذهنیت فرایند محور ایجاد کنیم.

جان رهبر تیم مدیریت فرایندهای کسب و کار در شرکت Laepple AG بیان می‌کند که با استفاده از BPM می‌توان
اطلاعات زیادی در ارتبط با فرایندها و وظایف بدست آورد.

یعنی درک در سازمان ما بالا می‌رود و می‌توانیم ذهنیت فرایند محور را در سازمان خود ایجاد کنیم.

همچنین اریک بیان دارد یکی از ویژگی‌هایی که ابزارهای BPM دارند این است که در آن هر کاربر یا هر کارمندی می‌تواند روند کار را به طور کلی مشاهده کند.

این بسیار مهم است زیرا این شفافیت را به گونه‌ای می‌افزاید که همه می‌توانند همین فرایند را ببینند و بحث کنند.

از طرفی ما می توانیم فرایند را تغییر دهیم و این تغییر برای همه جریان می‌یابد.

استفان بیان می‌کند کارمندان او برای درک فرایندها کافی است به ایزارهای BPM مراجعه کنند.

در ادامه بیان کرد آن‌ها دقیقاً می‌دانند كه چه كاری را انجام دهند،‌ چگونه آن را انجام دهند، روند کار چیست و در صورت لزوم چه فرم‌هایی را باید استفاده کنند.

مارک اعتقاد دارد که BPM و ابزارهای آن به ما کمک می‌کند تا کل چرخه عمر بهبود فرایند را در یک مرکز مشترک انجام دهیم.

از طرفی می‌توان تمام مدل‌های فرایند را با سایر همکاران به اشتراک گذاشت.

همان طور که متوجه شدید تمامی آنچه بیان شد بیان دارد که ابزارهای BPM به ما کمک می‌کند تا همکاری و یک ذهنیت فرآیند محور را در سازمان خود ایجاد کنیم.

همچنین می‌توانی مقاله 5 راه کمکی BPM در بحران ها را در اینجا مطالعه کنید!

بهبود روزهای کاری کارمندان

زمانی می‌توانیم بگوییم پیاده‌سازی BPM موفقیت‌آمیز بوده است که کارمندان پذیرای آن باشند.

این اتفاق زمانی رخ می‌دهد که پیشرفت‌های کاملاً ملموسی را در کارهای روزمره خود احساس کنند.

آلخاندرو رهبر تدارکات در یک شرکت خدمات فناوری با بیش از 10،000 کارمند، بیان دارد که BPM باعث بهبود کارهای روزانه کارمندان شده است.

وی در ادامه بیان دارد که ابزارهای BPM باعث شده‌اند که:

تنگناها کاهش پیدا کنند
دوباره کاری کاهش پیدا کنند
اشتباهات کم شود
کاهش فعالیت‌های غیرضروری
افزایش تمرکز کارمندان برای افزودن ارزش بیشتر
از بین بردن یا حداقل کاهش فعالیت‌های غیر ارزش افزوده

وی در ادامه اظهار داشت که ویژگی‌های مشترک به تیم ما کمک می کند تا یک ذهنیت مبتنی بر فرآیند را ایجاد کنیم
زیرا هیچ فرآیندی در هیچ شرکتی وجود ندارد که عملکردی متقابل نداشته باشد.

یعنی هر فرآیند عملکرد دیگری را لمس می‌کند ویا تأثیر می‌گیرد.

به طور مثال باعث بهبود همکاری برای تأمین کالا از تأمین کننده تا بخش خرید و حسابداری می‌شود.

این امر با حداقل تلاش میسر می‌شود زیرا تنگناهایی که قبلاً وجود داشت دیگر وجود ندارد.

درواقع ما با استفاده از BPM فرایندهای ناب در سازمان خود ایجاد کرده‌ایم.

ویدیو عوامل موفقیت پیاده سازی ‌BPM چیست؟

آنچه گذشت

در مقاله عوامل موفقیت پیاده سازی ‌BPM چیست؟ به بررسی کامل این موضوع پرداختیم و مثال‌هایی را از افراد مختلف بیان کردیم.

درواقع پیاده‌سازی موفق BPM یعنی اینکه کارمندان ما می‌توانند در سریع‌ترین زمان ممکن نسبت به تغییرات واکنش نشان دهند.

همچینن این امر باعث می‌شود ساخت اتوماسیون بسیار سریع شود و متناسب با تغییرات ما هم بتوانیم واکنش نشان دهیم.