مدیریت فرایندهای کسب و کار چیست؟

مدیریت فرایندهای کسب و کار چیست؟ برای این سؤال جواب‌های مختلفی وجود دارد.

ابتدا به تعاریف مختلفی از آن اشاره می‌کنیم:

یک حوزه دانش مدیریت است که استراتژی و اهداف سازمان را با تمرکز بر فرایندهای E2E، با نیازها و انتظارات مشتریان همسو و یکپارچه می‌کند.
یک حوزه از دانش مدیریت که فرایندها را به عنوان دارایی‌های سازمان در نظر گرفته و از طریق شناسایی، مهندسی، کنترل و تلاش برای بهبود مستمر آن‌ها، اهداف سازمان را محقق می‌کند.

مدیریت فرایندهای کسب و کار در واقع مدیریت عملیاتی است که درون سازمان انجام می‌شود تا ما بتوانیم ارزش مورد نیاز را برای مشتری ایجاد کنیم.
مدیریت فرایندهای کسب و کار یا BPM دستیابی به اهداف سازمان از طریف بهبود، مدیریت و کنترل فرایندهای کسب و کار می‌باشد.
یک فلسفه مدیریتی است که بر بهبود عملکرد از طریق مدیریت فرایندها تمرکز می‌کند
یک فلسفه مدیریتی است که حاوی رویکرد یک پارچه مدیریت فرایندهای E2E تا پایین‌ترین سطح فعالیت‌های سازمان که منجر به ارائه محصولات و خدمات به یک مشتری می‌گردد.
یک واژه جامع توصیف کننده روش‌ها، معیارها، فرایندها و سیستم مورد استفاده برای پایش و مدیریت عملکرد کسب و کار یک بنگاه است.
BPM، مدیریت سازمان‌ها را بر مدیریت فرایندهای مشتری مدار متمرکز می‌نماید و هدف از آن خلق ارزش برای مشتری است نه تمرکز بر کار واحدها.

همان طور که در بالا مشاهده کردید تعداد زیادی از تعاریف بیان شد اما همچنان تعاریف بیشتری هم در این زمینه وجود دارد.

حال با هم بررسی کنیم ببینیم که منظور از خود BPM چیست؟

BPM مخفف کلمات Business Process Management، به معنی مدیریت فرآیند کسب و کار که به آن اشاره شده است می‌باشد.

BPM شامل روش‌ها، تکنیک‌ها و ابزارهایی می‌باشد که برای پشتیبانی از طراحی، اجرا، مدیریت و تجزیه و تحلیل فرآیندهای عملیاتی کسب و کار بکار می‌رود.

یکی از نکات جالبی که در این بین می‌توان به آن اشاره کرد این موضوع می‌باشد که فرایندها جزء دارایی‌های سازمان به حساب می‌آیند.

می‌توان گفت BPM یا همان مدیریت فرایندهای کسب‌وکار ریشه در دو علم مدیریت و فناوری اطلاعات دارد.
البته نمی‌توان بیان کرد که فقط شامل این دو علم می‌شود در واقع مدیریت فرایندهای کسب و کار یک علم میان رشته‌ای می‌باشد که سایر رشته‌های مشابه را هم در بر می‌گیرد.

در واقع می‌توان بیان کرد که مدیریت فرایندهای کسب و کار برای درک، مستندسازی، مدل‌سازی، تحلیل و بهبود مستمر فرایندهای در سازمان‌ها استفاده می‌شود.

مدیریت فرایندهای کسب و کار یا BPM می‌تواند باعث بهبود چه مواردی شود؟

همچنین باید این موضوع را در نظر داشت که BPM یک راهکار یکبار مصرف نیست بلکه سازمان‌ها باید به صورت مداوم و مستمر آن را بکار ببرد.

BPM می‌تواند باعث:

بهبود درآمد
افزایش ارزش برای مشتری (مشتری داخل یا خارج از سازمان)
بهبود سود
کاهش هزینه‌ها به خصوص هزینه‌های عملیاتی سازمان

و بسیاری از موارد دیگر در سازمان شود.

اما باید توجه داشت که این موارد و سایر موارد مشابه زمانی اثر آن در سازمان نمایان می‌شود که به طور مستمر در سازمان مدیریت فرایندهای کسب و کار بکار گرفته شود.

مزایایی که مدیریت فرایندهای کسب و کار یا BPM دارد؟

در این بخش به تعدادی از مزایایی که مدیریت فرایندهای کسب و کار دارد اشاره می‌شود.

مسئولیت‌پذیری مشخص در برابر بهبود مستمر
فرایندهای بهبود یافته بر رضایت مشتریان اثر می‌گذارد
اطمینان یافتن از اینکه تمام فعالیت‌های تعریف شده در یک فرایند ارزش افزایی دارد
امنیت و آگاهی برای اعضای فرایند
واکنش سریع به نتایج سنجش عملکرد
کنترل تحقق تعهدات در مقابل مشتریان
غلبه بر موانع ناشی از مرزهای بین بخش‌ها در سازمان
روش‌سازی نیازها و الزامات هر جایگاه کاری
مستندسازی عملیات و حفظ و نگهداری دانش
ارزیابی هزینه‌های فرایند کنترل و کاهش هزینه‌ها را تسهیل می‌نماید

و بسیاری از موارد دیگر که می‌تواند جزء مزایایی مدیریت فرایندها در کسب و کار باشد.

دو حوزه اصلی BPM در مدیریت فرایندهای کسب و کار چیست؟

مدیریت فرایندها از منظر سازمانی
مدیریت فرایندها از منظر خود فرایندها

که هر یک از این حوزه‌ها خود شامل موارد زیر می‌باشند.

مدیریت فرایندها از منظر سازمانی شامل:

مدیریت فرایندهای سازمانی
سازمان‌های فرایند محور

مدیریت فرایندها از منظر خود فرایندها شامل:

مدل‎سازی فرایندها
تجزیه و تحلیل فرایندها
طراحی فرایندها
پیاده‌سازی فرایندها
مدیریت عملکرد فرایندها
تحول فرایندها
فناوری BPM

همچنین می‌توانی مقاله تفاوت BPM و BPMN و BPMS چیست؟ را در اینجا مطالعه کنید!

معرفی مراحل و چرخه عمر مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM)

مدیریت فرایندهای کسب و کار دارای یک چرخه عمر 5 مرحله ای می‌باشد که شامل:

طراحی
مدل‌سازی
پیاده‌سازی
نظارت
بهینه‌سازی

که می‌توانید تصویر این چرخه عمر را در زیر مشاهده کنید.

مراحل مدیریت فرایندهای کسب و کار که شامل:

1.طراحی فرایند (Process Design)

در این مرحله فرایندها‌ی موجود در سازمان طراحی و مدل‌سازی می‌شوند در واقع در این مرحله فرایندها تبدیل به مستندات می‌شوند.
این کار باعث می‌شوند مدیران و سایر افراد سازمان فرایندهای موجود را درک کرده و نسبت به تغییرات مناسب اقدام کنند.

برای این کار باید از ابزارهای مناسبی مانند نرم افزار ویژوال پارادایم (معروف‌ترین ابزار در این حوزه)، بیزاجی و سایر نرم افزارهای مشابه حتماً استفاده شود.

همچنین در این مرحله برای مکتوب کردن باید شناسنامه فرایندی تهیه شود.

2.اجرای فرایند (Process Execution)

در این مرحله فرایندهایی که مدل‌سازی و طراحی شده‌اند را به مرحله اجرا و پیاده‌سازی در می‌آوریم.

در این مرحله هم مانند مرحله‌ی پیشین دارای ابزارهای گوگناگونی می‌باشد.

که یک از بهترین آن‌ها استفاده از BPMS می‌باشد.

3. پایش (نظارت)فرایند (Process Monitoring)

بعد از اجرای فرایند مطمئناً سازمان باید فرایندهای پیاده‌سازی شده را بطور مستمر مورد نظارت قرار بدهد.

همچنین باید خروجی‌های مختلفی را بدست آورد تا عملکرد فرایند مورد اندازه‌گیری قرار بگیرد
تا در صورتی که نتایج با نتایج از پیش تعیین شده متفاوت بود سریعاً فرایند مورد بررسی قرار بگیرد.

4. بهبود فرایند (Process Improvement)

در این مرحله ما با استفاده از اطلاعات مراحل گذشته فرایند را مورد بررسی قرار میدهیم.

سپس تحلیل‌گران با استفاده از اطلاعات بدست آمده و روش‌های مقایسه‌ای در صورتی که ایراد و یا گلوگاهی در فرایند وجود داشته باشد در این مرحله اقدام به اصلاح فرایند می‌کنند.

کلام پایانی

بعد از مطالعه مطالب بالا مطمئناً متوجه اهمیت BPM برای سازمان‌ها شده‌اید.

بدون شک و اغراق می‌توان بیان کرد مدیریت فرایندهای کسب و کار می‌تواند به شدت به کسب و کارها کمک کند
تا بتوانند در دنیای رقابتی امروز به سرعت به محیط پیرامون خود واکنش نشان دهند و نسبت به رقبای خود در بازار پیشی بگیرند.

اما این نکته بسیار با اهمیت می‌باشد که در صورتی مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) می‌تواند مؤثر واقع شود
که به‌طور مستمر مراحل و چرخه آن ادامه داشته باشد.

مدیریت فرایندهای کسب و کار صرف طراحی مدل نمی‌باشد.

ویدیو مدیریت فرایندهای کسب و کار چیست؟

⇓لینک دانلود pdf مقاله⇓