بهبود فرایند‌ها چیست (BPI)؟

بهبود فرایند‌ها چیست (BPI)؟

این فرایند که معمولاً پروسه‌ کسب ‌وکارها را مجدداً طراحی می‌کند بانام اختصاری لاتین BPI شناخته می‌شود.

یکی از ارکان اصلی در مدیریت فرآیند و روند کسب‌وکارها بهبود فرآیند کسب‌وکار هست. این مهم اقدام به بررسی، تحلیل، کنکاش و درنهایت بهبود بخشیدن به فرآیندها در شرکت‌ها و سازمان‌های گوناگون می‌کند.

در این مقاله قصد داریم با یکدیگر روند انجام این بررسی‌ها و نحوه پیاده‌سازی آن‌ها را بررسی کنیم.

اما در ابتدا لازم است تا بامعنا و مفهوم بهبود فرآیندهای کسب‌وکار آشنا شویم.

تعریف بهبود فرایند‌ها

بهبود عملکرد کسب‌وکار یا بهبود فرآیندهای کسب‌وکار درواقع مجموعه‌ای از تمام اعمال،
روش‌ها و همچنین ابزارها و وسایلی است که مدیران و مسئولان یک کسب‌وکار از آن‌ها استفاده می‌کنند تا بتوانند سطح کاری زیردستان و شرکت خود را ارتقا ببخشند.

همان‌طور که از نام این موضوع یعنی بهبود فرایند‌ها برمی‌آید؛
بهبود فرآیندهای کسب‌وکار به معنی ارتقا بخشیدن یا کیفیت بخشیدن به فرآیندهای انجام‌شده در کسب‌وکار است تا بتوان از آن‌ها بهترین بهره را برد.

این مهم به حالت‌ها و صورت‌های مختلف در شرکت‌ها و مجموعه‌های بزرگ اجرا می‌شود.

همچنین می‌توانی مقاله مدیریت فرایندهای کسب و کار چیست؟ را در اینجا مطالعه کنید!

ویژگی سازمان‌های دارای برنامه بهبود فرایند کسب‌و‌کار

در ادامه قصد داریم ویژگی‌های سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگی که از بهبود فرآیندهای کسب‌وکار استفاده می‌کنند را معرفی کنیم.

یکی از ویژگی‌های این‌گونه سازمان‌ها این است که تمامی مدیران و اعضای مشغول به کار در آن فرایندهای کسب‌وکار را به‌دقت می‌شناسند و می‌دانند که در این فرایند باید به چه صورتی هر یک از کارها را انجام بدهند.

مدیران کسب‌وکارها و تجارت‌های بزرگ پس از هر فرایند میزان خروجی و در شروع فرایند ورودی‌ها را به‌دقت می‌سنجند تا میزان کارایی یک فرآیند را محاسبه کنند.

درنهایت مدیرانی که در رأس قرار دارند مانند مدیران ارشد آن تجارت و مجموعه وظیفه‌دارند که به‌صورت رسمی بر روحی عناوین هر یک از فرایندها سرمایه‌گذاری انجام بدهند؛
که این سرمایه‌گذاری می‌تواند بر روی پروژه‌ها و فرآیندهای فعلی باشد و همچنین می‌تواند بر روی فرایندهایی باشد که برای رشد آن سازمان در مقایسه با سایر رقبا انجام می‌گیرد.

البته سازمان‌هایی وجود دارند که هیچ‌یک از برنامه‌های بهبود فرآیند کسب‌وکار را اجرا نمی‌کنند و حتی با آن آشنایی ندارند اما موارد بالا را به‌صورت سیستمیک رعایت می‌کنند.

برنامه‌های بهبود فرآیند کسب‌وکار محدود به هیچ طبقه یا موقعیت خاص از سازمان نمی‌شود بلکه هر یک از کارکنان و نیروها می‌توانند به‌اندازه‌ی خود در هر موقعیتی از سازمان که قرار دارند آن را اجرا کنند.

به‌عنوان‌مثال یک مدیر ارشد در سطح کلی سازمان و یک مدیر دون‌پایه در سطح جایگاه خود می‌توانند از برنامه‌های بهبود فرآیند کسب‌وکار استفاده کنند و آن‌ را در محدوده‌ی اختیارات خود پیاده‌سازی کنند؛
اما مهم‌ترین مسئله‌ای که وجود دارد این است که یک مجموعه بتواند به‌صورت کلی این برنامه را به حالت یکپارچه و هماهنگ در کل سازمان خود پیاده کند.

علل احساس نیاز به برنامه بهبود فرآیندهای کسب‌وکار

به دلایل مختلفی ممکن است یک سازمان نیاز به وجود برنامه‌ای برای بهبود فرایند‌ها را احساس کند.

یکی از دلایل می‌تواند عدم سوددهی مناسب شرکت باوجود تلاش‌های بی‌وقفه کارکنان آن باشد.

به‌عنوان‌مثال اگر دو شرکت را در نظر بگیریم که یکی از آن‌ها از برنامه‌های بهبود فرآیندهای کسب‌وکار استفاده می‌کند و آن‌یکی استفاده نمی‌کند
شرکتِ الف می‌تواند با ساعت کاری و میزان فعالیت مشابه با شرکت ب سودی برابر یا حتی بیشتر از آن داشته باشد. در این مرحله است که شرکت به نیز تغییرات را بر خود لازم می‌‌بیند.

همچنین یکی دیگر از دلایلی که یک شرکت به این برنامه احتیاج پیدا می‌کند تغییرات ناگهانی و در ابعاد بزرگ هست.

به‌عنوان‌مثال تغییراتی که ما به موضوع به‌وفور در عصر حاضر شاهد هستیم تغییرات مشاغل از سنتی به صنعتی و اینترنتی شدن آن‌ها است. این تغییر بزرگ بدون برنامه و به‌صورت ناگهانی امکان‌پذیر نیست؛ درنتیجه نیاز به برنامه بهبود فرایند کسب‌وکارها به‌شدت احساس می‌شود.

حال که با فواید و مزایای داشتن برنامه بهبود کسب‌وکار آشنا شدیم بهتر است تا با مراحل آن آشنا شویم و وجه‌هایی که برای رسیدن به آن نیاز است را بشناسیم.

همچنین می‌توانی مقاله عوامل موفقیت پیاده سازی ‌BPM چیست؟ را در اینجا مطالعه کنید!

برنامه ‌ریزی برای بهبود فرایند کسب‌و‌کار

نه‌تنها در بهبود فرایند‌ها بلکه برای شروع هر کاری ما به یک برنامه‌ریزی درست و اصولی نیاز داریم.

برای داشتن یک برنامه جهت بهبود بخشیدن به فرآیندهای کسب‌وکار نیز احتیاج به برنامه‌ریزی محکمی داریم.

برای شروع برنامه‌ریزی در ابتدا باید با مشکلات کم‌وکاستی‌های کسب‌و‌کار آشنا شویم و در قدم بعد بتوانیم برنامه‌ای درست و مدون برای بهبود آن نقص طراحی کنیم.

در قدم بعدی هدف نهایی را مشخص می‌کنیم زمانی که طی آن مدت پروژه باید به اتمام برسد را نیز نوشته
و همچنین یک تیم زبده از افراد و کارکنان آن مجموعه را جهت انجام کار برگزیده و درنهایت باید مطمئن شد که تمامی این افراد وظیفه محول شده خود را درست به‌درستی انجام بدهند.

بررسی و کنکاش برنامه

در طی مرحله بعدی، وظیفه‌داریم تا برنامه اجراشده را بار دیگر تحلیل و بررسی کنیم.

طی این تحلیل ما نحوه انجام فرآیند و نتیجه‌ی حاصله از آن را بررسی می‌کنیم.

حتی می‌توانیم از افراد ذی‌نفع در شرکت مانند سهام‌داران و یا حتی کارکنان مشورت بگیریم و نتیجه کار را با بازدهی سایر شرکت‌ها مقایسه کنیم.

در این مرحله می‌توانیم هرکجای برنامه که به نظر سود ده و مناسب نبوده است را تغییر بدهیم و یا از سایر ابزارهای کمکی استفاده کنیم.

می‌توانیم به‌وسیله آزمون‌وخطا ایده‌ها و نظرات سایر افراد تیم را نیز پیاده کنیم.

البته این اتفاق باید با توجه به مستندسازی و در نظر گرفتن تمامی عواقب طرح‌های موجود صورت بگیرد.

در نظر گرفتن منابع و اجرا

در طی برنامه‌نویسی و اجرای برنامه فرآیند بهبود کسب‌وکار شما باید تمامی منابع مالی و همچنین نیروهای انسانی و اطلاعات موجود را در نظر بگیرید تا بتوانید برنامه‌ای قابل‌اجرا و بدون نقص طراحی کنید.

درنهایت پس از در نظر گرفتن تمامی موارد فوق زمان اجرا و پیاده‌سازی برنامه فرامی‌رسد.

بررسی مداوم

به‌منظور به‌روز نگه‌داشتن فرایند بهبود کسب‌وکار و همچنین رفع نقص‌های احتمالی شما باید به‌صورت مداوم تمامی نتایج حاصله را بررسی کنی
و در صورت هرگونه ایراد برنامه‌های اصلاحی را چیده و با استفاده از ابزارهای موجود در جهت رفع این نواقص تلاش کنید.

آنچه گذشت

درنهایت باید گفت آنچه از مقاله بهبود فرایند‌ها چیست (BPI)؟ متوجه شدیم این است که همه برنامه‌های بهبود فرایندهای کسب‌وکار شامل تمامی مراحل ذکرشده نمی‌شوند
بلکه هر شرکت و یا سازمان باید بسته به ابعاد و اندازه خود و نوع فعالیتی که می‌کند موارد مدنظر خود را استخراج کرده و آن‌ها را پیاده‌سازی کنند.

بعضاً دیده‌شده که هر یک از این شش مرحله می‌توانند به‌صورت هم‌زمان در کنار یکدیگر اتفاق بیافتند.

امیدوارم مقاله مقاله بهبود فرایند‌ها به شما برای آشنایی ابتدایی با این مفهوم کمک کرده باشد.

با تشکر تیم همیار فرایند کسب و کار (HBP)

عوامل موفقیت پیاده سازی ‌BPM چیست؟

⇓لینک دانلود pdf مقاله ⇓

لینک دانلود مخصوص اعضا

لطفا اول وارد شوید!

نظرت چیه!

(1 رای, میانگین: 5,00 از 5)