BPMS چیست؟

BPMS چیست؟

سؤالی است که در این مقاله به جواب آن خواهی رسید.

بعد از مرور این مقاله کاملاً متوجه خواهی شد که BPMS چیست!

سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار یا BPMS چیست؟

BPMS مخفف Business Process Management System، Business Process Management Software یا حتی Business Process Management Suite می‌باشد.

علت تفاوت در کلمه مخفف حرف S افرادی می‌باشند که در این حوزه مشغول فعالیت هستند.

افراد مختلف دیدگاه‌های متفاوتی هم در این زمینه دارند به همین دلیل هر سه کلمه می‌تواند مخفف حرف S باشد.
درواقع این تفاوت در اصل ماجرا تأثیر آنچنانی ندارد و هر سه تقریباً صحیح می‌باشند.

تعریف BPMS

یک نوع ابزار نرم‌افزای می‌باشد که از طریق:

تعریف

قبل از این که ما بخواهیم در سازمان هرگونه اتوماسیون، گردش یا جریان کاری ایجاد کنیم
باید اول فرایند مورد نظر را مستندسازی کرده و به تصویر دربیاوریم.

سپس توسط افرادی که درگیر فرایند هستند و ابزارهای موجود سناریوهای مختلف مورد بررسی و آزمایش قرار بگیرد.
تا از درستی فرایندی که مستندسازی شده است اطمینان کامل حاصل شود.

اتوماسیون

در این بخش ما بیشتر کارهایی را که کارکنان در سازمان درگیر آن هستند یا
درواقع کارهای روزمره که کارکنان هر روز درگیر آن می‌باشند را تبدیل به یک سیستم کاری میکنیم.

به طوری که کارها به صورت اتوماتیک و با تعامل انسانی کم یا درگیری کمتر کارکنان صورت بگیرد.
درواقع ما با تقلید از فرایند مورد نظر و مونتاژ، آن را به یک سیستم تبدیل می‌کنیم.

تجزیه و تحلیل

در این قسمت سیستم باید توانایی دادن گزارش‌‌های مختلف را داشته باشد تا بتوان عملکرد فرایند را تجریه و تحلیل کرد.

سپس با استفاده از گزارش‌ها و شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)و اطلاعات بدست آمده عملکرد فردی، فرایندی و اعضای فرایند مورد بررسی قرار می‌گیرد.

همچنین می‌توانی مقاله مدیریت فرایندهای کسب و کار چیست؟ را در اینجا مطالعه کنید!

باعث بهبود فرایندهای کسب و کار در سازمان ما می‌شود.

همچنین این سیستم باید توانایی:

مدل‌سازی
ایجاد
ویرایش
اجرا کردن

را داشته باشد.

از طرفی این سیستم باید توانایی جمع‌آوری داده‌ها و تجزیه و تحلیل آن‌ها را داشته باشد.

حال باهم به بررسی BPMS خواهیم پرداخت

درواقع BPMS به نرم‌افزارهایی گفته می‌شود که قابلیت‌های بالا را که بیان کردیم دارا باشند.

نرم‌افزارهای BPMS محیط‌های گرافیکی خاصی را در اختیار ما قرار می‌دهند.

که این محیط‌ها به نسبت نوع نرم‌افزارها متفاوت می‌باشد.

کار با هریک از این محیط‌های گرافیکی به نسبت نوع نرم‌افزار و شرکت سازنده‌ی آن متفاوت می‌باشد.

در بعضی از آن‌ها کار کردن ساده‌تر و در بعضی دیگر کمی مشکل‌تر می‌باشد.

نرم‌افزارهای BPMS کمک می‌کنند که بدون نیاز خیلی زیادی به دانش برنامه‌نویسی شما بتوانید یک سیستم اتوماسیون اداری طراحی کنید.

بنابراین BPMS کمک بسیار زیادی به سازمان کرده است تا بدون نیاز به هزینه‌های خیلی زیاد بتوانند یک سیستم و برنامه مخصوص به خود را داشته باشند.

این سیستم خود را جایگزین هزینه‌های سنگین برای برنامه نویسی یا خرید برنامه یا نرم‌افزارهای گران قیمت کرده است.

خیلی مواقع بخصوص در کشور ما بسیاری از نرم‌افزارها کارایی لازم را ندارند به دلیل عدم بومی سازی و سایر موارد مشابه

و یا حتی خیلی مواقع سازمان‌ها هزینه‌‌ها سنگینی را متقبل می‌شوند تا این برنامه‌ها در سازمان‌ها قابل استفاده باشند.

در آخر هم ممکن است کارایی لازم را نداشته باشند.

بنابراین BPMS کمک می‌کند بر خلاف سایر روش‌ها با سرعت و هزینه کمتر و با کیفیت بهتری دقیقا همان سیستمی را که مورد نیاز ما است در سازمان پیاده سازی کنیم.

اما باید به این نکته هم اشاره کرد استفاده از ابزارهای BPMS هم نیاز به دانش و مهارت خاص خود دارد.

همچنین در کشور ما به دلیل بسیاری از محدودیت‌ها مانند تحریم‌ها و سایر موارد انجام این کار هم سختی‌های خاص خود را دارد که نیاز به دانش و مهارت مورد نیاز برای رفع آن بسیار ضروری می‌باشد.

همچنین می‌توانی مقاله تفاوت BPM و BPMN و BPMS چیست؟ را در اینجا مطالعه کنید!

مزایایی که با بکارگیری BPMS می‌توان به آن دست پیدا کرد

چابکی سازمان
پویایی سازمان
پاسخگویی بالای سازمان
حذف فرایندهای تکراری
انعطاف‌پذیری زیاد سازمان
خودکارسازی اجرای فرایند
نظارت دقیق‌تر مدیران بر فرایند
نظارت دقیق بر عملکرد پرسنل
گزارش‌های آماری دقیق
بهبود مستمر
فرایندهای اجرایی سازمان را می‌توان بدون نیاز چندان به دانش برنامه نویسی پیاده‌سازی کرد
در سریع‌ترین زمان ممکن می‌توان تغییرات لازم را ایجاد کرد
افزایش سرعت گردش کار
افزایش رضایت مشتری به دلیل افزایش سرعت انجام کارها
عدم نیاز به بایگانی و کاغذ بازی
یکپارچه‌سازی تمام نرم‌افزارها

حال در ادامه با هم بررسی می‌کنیم هر سیستم BPMS باید دارای چه ویژگی‌هایی باشد

طراحی مدل فرایندی

مدل‌سازی کردن فرایند و یا به زبان ساده‌تر تبدیل فرایند به یک مدل تصویری

طراحی مدل داده

نحوه فراخوانی داده‌ها برای فرم‌ها و ذخیره سازی آن‌ها در دیتابیس

طراحی فرم

ساختن فرم‌ها و یا نحوه نمایش داده‌ها به کاربران یا تبدیل فرم‌های کاغذی به فرم‌های الکترونیک

به طور مثال شما وقتی در سایت همیار فرایند کسب و کار ثبت نام می‌کنید
یک سری فیلد وجود دارد که از شما نام، نام خانوادگی و ایمیل را می‌خواهد

بنابراین فیلدها و صفحه ثبت نامی که شما مشاهده می‌کنید یک نوع فرم می‌باشد که طراحی شده است به اسم فرم ثبت نام.

طراحی قوانین کسب و کار

تعیین شرط‌ها و قوانین به دلیل خودکار کردن مسیرها برای تصمیم‌گیری

به طور مثال در یک فیلد شما در فرم مدیر باید درخواست را تایید یا رد کند این که بعد از تایید یا رد فرایند چگونه به طور خودکار مسیر خود را ادامه دهد مثلا در صورت تایید فرم برای واحد منابع انسانی ارسال شود

این عمل باید در این بخش طراحی شود.