زمانی که از شناسنامه برای فرایندها در کسب و کار خود استفاده می‌کنیم باید این موضوع را بدانیم که هیچ الزامی برای اینکار وجود ندارد.
درواقع هیچ اجباری برای اینکار وجود ندارد اما با توجه به نکاتی که در ادامه به آن اشاره می‌کنیم متوجه خواهید شد
با اینکه اجباری وجود ندارد ما باید از این شناسنامه‌ها در سازمان خود استفاده کنیم.
به این نکات توجه کنید:
سازمانها مستندات برایشان بسیار مهم می‌باشد به خصوص در کشور ما یعنی ایران.
دربسیاری از سازمانها افراد نمی‌توانند مدل فرایندی را بخوانند اما به راحتی با مطالعه شناسنامه می‌توانند با فرایند آشنا شوند.
در شناسنامه شما جزئیات بیشتری را در مورد فرایند بیان می‌کنید که داخل مدل به راحتی قابل تشخیص نباشد.
در شناسنامه شما جزئیاتی وجود دارد که در شناسنامه فرایندی باید آنها را معرفی و بیان کنید.
وجود شناسنامه به تحلیلگران در امر تجزیه و تحلیل بسیار کمک می‌کند.
شناسنامه در امر بهبود فرایند به تحلیلگران بسیار کمک می‌کند.
شناسنامه فرایندی در استانداردهای ایزو کاربرد دارد مانند:
بند 4-4 سیستم مدیریت کیفیت و فرآیندهای آن استاندارد ISO 9001:2015
بند 4-4-1 سیستم مدیریت کیفیت و فرآیندهای آن در استاندارد IATF 16949:2016
بند 4-1-3 الزامات عمومی برای هر فرآیند سیستم مدیریت کیفیت در استاندارد ISO 13485:2016
برخی اطلاعات موجود در شناسنامه فرایندی
هر شناسنامه فرایندی دارای یک سری فیلدهای اطلاعاتی می‌باشد که این فیلدها میتواند شامل:
عنوان فرآیند
اولین موردی که باید مشخص شود نام فرایند مورد نظر می‌باشد.
مدیر فرآیند
باید مالک فرایند مورد نظر ما حتماً مشخص شده باشد.
هدف فرایند
علت اجرای این فرایند در سازمان ما باید مشخص شود.
قوانین و مقررات تاثیرگذار در فرایند
مشخص کردن چارچوب‌های مورد نظر فرایند
شاخص‌های کلیدی عملکرد فرایند
مشخص کردن KPIها فرایند
نقاظ ضعف، مشکلات و خلاء های فرایند
شناسایی این نقاط بسیار دارای اهمیت می‌باشد چون به ما در بهبود فرایند بسیار کمک می‌کند.
منابع مورد استفاده در اجرای فرایند
باید مشخص شود از چه تجهیزات، نیروی‌انسانی و یا سایر موارد مشابه برای این فرایند استفاده می‌شود.
مجریان و صاحب فرایند
کسانی که اجرا کننده فرایند می‌باشند باید مشخص شوند.
ایده‌های بهبود فرایند
بیان راه‌حل برای بهبود فرایند موجود.
نتیجه فرایند
نتیجه اجرایی شدن این فرایند.
دامنه کاربرد
مشخص کردن محدوده به کارگیری فرایند
ورودی‌ها
تعیین کردن ورودی‌های هر فعالیت و یا علل رخ دادن یک فرایند یا فعالیت آن.
خروجی‌های
خروجی‌هایی که در انتهای فرایند و یا این که بعد از هر فعالیت اتفاق می‌افتد.
مشتری
مشتری فرایند یا همان خروجی فرایند ما که میتوان درون سازمانی یا برون سازمانی باشد.
تامین‌کننده
اگر فرایند مورد نظر توسط عوامل درون سازمانی یا برون‌سازمانی ما تأمین می‌شود با مشخص شود.
مستندات مرتبط
سایر مستنداتی که در ارتباط با فرایند مورد نظر وجود دارد را میتوانیم به کار ببریم.
دانش مورد نیاز
دانش و یا مهارت‌های مورد نیاز این فرایند برای اجرای بهینه.
معیارهای پایش و اندازه‌گیری فرآیند
باید شاخص‌های اندازه‌گیری فرایند مورد نظر برای پایش و اندازه‌گیری فرآیند مشخص شود.
ریسک‌ها و فرصت‌های مرتبط با فرآیند
با اجرایی شدن فرایند مورد نظر باید مشخص کنیم چه ریسک‌ها و فرصت‌هایی برای فرایند ما ایجاد می‌شود.
در این مقاله به بررسی عوامل موفقیت در پیاده‌سازی BPMخواهیم پرداخت.
در انتها علاوه بر دریافت فایل PDF میتوانید ویدیو مقاله را هم تماشا کنید.
قبل از شروع
مدیریت فرایندهای کسب و کار یا BPM کمک می‌کند بهره‌وری کارکنان را در سازمان خود افزایش دهیم.
یعنی این که کارایی، اثربخشی و سودآوری در فعالیت‌های کسب و کار ما بهبود پیدا می‌کند.
اما برای تحقق این موضوع نیاز به یک برنامه متمرکز داریم تا افراد با فرایندها و تکنولوژی باهم یکی شوند.
سهولت در پذیرش و استفاده
برای پیاده‌سازی موفق مدیریت فرایندهای کسب و کار، باید این پیاده‌سازی با سهولت و آسانی در سازمان ما مورد پذیرش قرار بگیرد.
شاید این موضوع کاملاً پیش‌پاافتاده و روتین به نظر برسد.
اما واقعیت این است زمانی که کارمندان احساس می‌کنند استفاده از ابزار جدید، کار را برای آنان دشوار می‌کند
و درک آن برای آنان سخت می‌باشد امکان شکست پروژه‌های BPM بسیار افزایش پیدا می‌کند.
به‌طور مثال:
استفان مهندس شرکت Swissgrid یک شرکت تولید کننده انرژی
مایکل یک مشاور فناوری اطلاعات داخلی در شرکت Interseroh GmbH
مارک رئیس عملکرد عالی جهانی در یک شرکت رسانه‌ای
این افراد اعتقاد دارند استفاده از ابزارها BPM باید آسان باشد زیرا این امر باعث می‌شود کارمندان به راحتی آموزش ببینند و این ابزارها را بپذیرند.
در ادامه آنها اعتقاد دارند که استفاده از ابزارهای گرافیکی به درک بیشتر کارمندان کمک می‌کند.
اگر BPM به درستی پیاده‌سازی شود باید نتایج مالی کاملاً مشخص و ملموسی را داشته باشد.
بنابراین اگر پیاده‌سازی آن موفق باشد امکان صرفه‌جویی و حفظ پول و یا زمان یا هردوی آنها کاملاً به صورت واضح مشخص می‌شود.
اندرو مدیرعامل یک شرکت مشاوره‌ای، اعتقاد دارد که BPM راه‌حل بسیار خوبی برای ایجاد ارزش برای پول است.
مارکوس مدیر یک شرکت مشاوره‌ای، بیان می‌کند که یک شرکت تأمین کننده آلمانی با استفاده از BPM موفق شد در هر فصل ۷۷ هزاردلار صرفه‌جویی کنند.
استنتون که معمارگر فرایندهای کسب و کار در شرکت MET می‌باشد از طرف یک شرکت دولتی بیان می‌کند
که این موضوع به آنها کمک کرد تا در زمان خود به شدت صرفه‌جویی کنند.
همچنین باعث شد بتوانند با استفاده از شبیه‌سازها فرایندهای جاری خود را بهبود ببخشند و هزینه‌های خود را کاهش و کیفیت و سرعت را افزایش دهند.
استفان اعتقاد دارد در صنعت انرژی و خدمات اساسی پس‌انداز جزء چشم‌اندازهای کسب و کار می‌باشد.
وی اعتقاد دارد فرایندهای ما باید به درستی درک و اجرا شوند تا از هزینه‌های اضافی جلوگیری شود.
همکاری و یک ذهنیت فرآیند محور
یک BPM اثربخش باید بتواند همکاری بین افراد و تیم‌های مختلف را در سازمان ما بهبود ببخشد.
بنابراین زمانی پیاده‌سازی BPM موفق است که ما بتوانیم بین افراد سازمان خود یک ذهنیت فرایند محور ایجاد کنیم.
جان رهبر تیم مدیریت فرایندهای کسب و کار در شرکت Laepple AG بیان می‌کند که با استفاده از BPM میتوان
اطلاعات زیادی در ارتبط با فرایندها و وظایف بدست آورد.
یعنی درک در سازمان ما بالا می‌رود و میتوانیم ذهنیت فرایند محور را در سازمان خود ایجاد کنیم.
همچنین اریک بیان دارد یکی از ویژگی‌هایی که ابزارهای BPM دارند این است که در آن هر کاربر یا هر کارمندی میتواند روند کار را به طور کلی مشاهده کند.
این بسیار مهم است زیرا این شفافیت را به گونه‌ای می‌افزاید که همه می‌توانند همین فرایند را ببینند و بحث کنند.
از طرفی ما می توانیم فرایند را تغییر دهیم و این تغییر برای همه جریان می‌یابد.
استفان بیان می‌کند کارمندان او برای درک فرایندها کافی است به ایزارهای BPM مراجعه کنند.
در ادامه بیان کرد آنها دقیقاً می‌دانند كه چه كاری را انجام دهند، چگونه آن را انجام دهند، روند کار چیست و در صورت لزوم چه فرم‌هایی را باید استفاده کنند.
مارک اعتقاد دارد که BPM و ابزارهای آن به ما کمک می‌کند تا کل چرخه عمر بهبود فرایند را در یک مرکز مشترک انجام دهیم.
از طرفی میتوان تمام مدل‌های فرایند را با سایر همکاران به اشتراک گذاشت.
همان طور که متوجه شدید تمامی آنچه بیان شد بیان دارد که ابزارهای BPM به ما کمک می‌کند تا همکاری و یک ذهنیت فرآیند محور را در سازمان خود ایجاد کنیم.
زمانی میتوانیم بگوییم پیاده‌سازی BPM موفقیت‌آمیز بوده است که کارمندان پذیرای آن باشند.
این اتفاق زمانی رخ میدهد که پیشرفت‌های کاملاً ملموسی را در کارهای روزمره خود احساس کنند.
آلخاندرو رهبر تدارکات در یک شرکت خدمات فناوری با بیش از 10،000 کارمند، بیان دارد که BPM باعث بهبود کارهای روزانه کارمندان شده است.
وی در ادامه بیان دارد که ابزارهای BPM باعث شده‌اند که:
تنگناها کاهش پیدا کنند
دوباره کاری کاهش پیدا کنند
اشتباهات کم شود
کاهش فعالیت‌های غیرضروری
افزایش تمرکز کارمندان برای افزودن ارزش بیشتر
از بین بردن یا حداقل کاهش فعالیت‌های غیر ارزش افزوده
وی در ادامه اظهار داشت که ویژگی‌های مشترک به تیم ما کمک می کند تا یک ذهنیت مبتنی بر فرآیند را ایجاد کنیم
زیرا هیچ فرآیندی در هیچ شرکتی وجود ندارد که عملکردی متقابل نداشته باشد.
یعنی هر فرآیند عملکرد دیگری را لمس می‌کند ویا تأثیر می‌گیرد.
به طور مثال باعث بهبود همکاری برای تأمین کالا از تأمین کننده تا بخش خرید و حسابداری می‌شود.
این امر با حداقل تلاش میسر می‌شود زیرا تنگناهایی که قبلاً وجود داشت دیگر وجود ندارد.
درواقع ما با استفاده از BPM فرایندهای ناب در سازمان خود ایجاد کرده‌ایم.
ویدیو عوامل موفقیت پیاده سازی BPM چیست؟
آنچه گذشت
در مقاله عوامل موفقیت پیاده سازی BPM چیست؟ به بررسی کامل این موضوع پرداختیم و مثال‌هایی را از افراد مختلف بیان کردیم.
درواقع پیاده‌سازی موفق BPM یعنی اینکه کارمندان ما می‌توانند در سریع‌ترین زمان ممکن نسبت به تغییرات واکنش نشان دهند.
همچینن این امر باعث می‌شود ساخت اتوماسیون بسیار سریع شود و متناسب با تغییرات ما هم بتوانیم واکنش نشان دهیم.
عوامل موفقیت پیاده سازی BPM چیست؟
عوامل موفقیت پیاده سازی BPM چیست؟
با تشکر تیم همیار فرایند کسب و کار (HBP)
عوامل موفقیت پیاده سازی BPM چیست؟
⇓لینک دانلود pdf مقاله⇓
لینک دانلود مخصوص اعضا
لطفا اول وارد شوید!
نظرت چیه!
(به این مطلب چنتا ستاره میدی) Loading...
https://hamyarbp.com/wp-content/uploads/2020/07/1-2.jpg500500Aidin Gholamihttps://hamyarbp.com/wp-content/uploads/2021/08/10.pngAidin Gholami2020-07-12 05:16:032020-12-24 12:08:34عوامل موفقیت پیاده سازی BPM چیست؟
در این مقاله به بررسی 5 راهی که مدیریت فرایندهای کسب و کار به تجارت ما در شرایط بحرانی کمک می‌کند خواهیم پرداخت.
در انتهای مقاله علاوه بر مشاهده ویدیو این مقاله میتوانید فایل PDF آن را نیز دانلود کنید.
زنده نگه داشتن کسب و کار با مدیریت فرایندها
در پی ایجاد یا وقوع هر بحرانی در هر سطحی که بتواند به کسب و کار ما آسیب برساند اعم از بحران‌های:
سلامتی
محیطی
طبیعی
غیرطبیعی
یکی از اولین کارهای که توسط مسئول هر کسب و کاری باید صورت بگیرد توجه به نیروی کار خود می‌باشد.
دراین شرایط افراد مسئول باید از قبل پیش‌بینی‌های لازم را برای ایجاد امنیت و ایمنی کارکنان خود در نظر گرفته باشند.
همچنین زمانی که با شرایط بحرانی مواجه می‌شوند باید همان پیش‌بینی‌های خود را به کار ببرند.
یکی از این عوامل که در شرایط بحرانی مانند ویروس کرونا میتواند به ما کمک کند در نظر گرفتن دور کاری برای کارکنان می‌باشد.
برای چنین کاری باید مقدمات آن از قبل ایجاد شده باشد یا حتی نوبت‌بندی کارکنان برای حضور در محل کار میتواند راه گشا باشد.
سؤال مهمی که اینجا مطرح می‌شود این است که چگونه میتوانیم از کسب و کار خود محافظت کنیم؟
در این شرایط هیچ راهی برای خوب جلوه دادن و ظاهرسازی وجود ندارد.
وقتی صحبت از فرایندهای بهبود یافته و خوب در سازمانها می‌شود منظور این است که
فرایندهای بهتر به ما این توانایی را می‌دهند تا بتوانبم حوادث غیرمنتظره را کنترل کنیم.
درواقع سازمان‌هایی که از قبل بر روی درک و بهینه‌سازی فرایندها در سازمانها خود به خوبی کار کرده‌اند
می‌توانند جلوی تأثیر بحران‌ها را برروی کسب و کار خود بگیرند و یا تأثیر آنها را کاهش دهند.
حتی این سناریو وجود دارد، کسب و کارهایی که در زمینه مدیریت فرایندها قوی کار کرده‌اند بعد از گذر از بحران بسیار قوی‌تر از گذشته خواهند شد.
نقل قولی از دکتر Gero Decker:
ایشان بیان می‌کنند که میتوان از بحران‌ها فرصت‌هایی ایجاد کرد.
بحران‌ها وضعیت دشواری را برای ما به وجود می‌آورند اما می‌توانند مهارت‌های جدیدی را هم به وجود آورند.
همچنین بعضی از بحران‌ها این توانایی را دارند که وضع موجود را در سطح جهانی و کسب و کار ما به چالش بکشند.
دگرگونی بنیادی جامعه یا در اصطلاح تحول رادیکال در وسط یک طوفان فقط امکان‌پذیر است.
اما این تنها با درک، افراد باهوش و تمایل به تغییر نیازهای مورد نیاز انجام می‌شود.
یعنی این که ما باید از بحران‌های به وجود آمده نهایت استفاده را کنیم.
حال اینکه سازمان‌هایی که از مدیریت فرایندها استفاده می‌کنند می‌توانند بسیار بهتر عمل کنند.
5 راهی که مدیریت فرایندها در شرایط بحرانی به کسب و کار ما کمک می‌کند
همان طور که بیان شد ما یکسری برنامه‌ها برای استمرار کسب و کار خود داریم، که بحران‌ها ما را به مقابله با آنها فرا می‌خوانند.
حتی اگر مواردی که در ادامه گفته می‌شود برای سازمان ما دیر شده باشد، اما باز هم میتوانیم با این روش‌ها فرایندهای مهم کسب و کار خود را شناسایی کنیم.
این موضوع به ما کمک می‌کند تا اطمینان حاصل کنیم که فرایندهای مورد نظر ما به صورت قوی عمل می‌کنند
و در صورت لزوم به سرعت تغییر کرده و واکنش نشان می‌دهند.
درواقع چند عنصر کلیدی وجود دارد که سازمان ما میتواند با استفاده از مدیریت فرایندها به تداوم فعالیت خود ادامه دهد.
یک مدیریت فرایند قوی همراه با یک ابزار تجزیه و تحلیل قوی فرایندها اطلاعاتی را در اختیار ما قرار می‌دهند تا
نحوه کار و فعالیت خود را درک کنیم، نه اینکه فقط بدانیم یک کاری چگونه انجام می‌شود.
درواقع این درک در سطوح پایین سازمان ما باید وجود داشته باشد نه فقط در سطوح بالا، به این دلیل که ما برای شناسایی آسیب‌پذیری‌ها به آن نیاز داریم.
یعنی زمانی که یک اشتباهی در سطح کلان سازمان ما رخ میدهد برای شناسایی آسیب پذیری نیاز است این درک در سطح خرد سازمان ما وجود داشته باشد.
این عامل به ما کمک می‌کند در سریع‌ترین زمان ممکن تغییرات مورد نیاز را اعمال کنیم.
یادمان باشد که در شرایط بحرانی زمان یکی از مهمترین عوامل است.
تضمین استمرار کسب و کار
شرایط بحرانی لحظات حساسی را به وجود می‌آورند که در بسیاری از موارد میتواند بسیار طاقت فرسا باشد.
در بیشتر مواقع این اتفاقات و حوادث بسیار سریع به وقوع می‌پیوندند.
حال وظیفه ما این است که در یک محیط عدم قطعیت بتوانیم به سرعت به این حوادث پاسخ درست را بدهیم.
اما مهمترین کار در این شرایط حفظ تدام فعالیت کسب و کار ما به هر نحوی می‌باشد.
برای این کار لازم است که فرایندهای پشتیبانی و زیربنایی ما بتوانند در مقابل این اختلال‌ها مقاومت کنند.
یک چارچوب قوی مدیریت فرآیند به این معنی است که فعالیت‌های کلیدی کسب و کار ما
توسط کلیه کارکنان مشاغل ما بطور واضح و شفاف مدلسازی و درک شوند.
این بدان معناست که ما قادر خواهیم بود تجربه مثبت و خوب مشتری را حتی در شرایط دشوار حفظ کنیم.
بنابراین با این کار میتوانیم باعث کاهش ریزش مشتری شویم.
در این شرایط حفظ همکاری برای مدیریت مؤثر فرایندها دارای اهمیت ویژه‌ای می‌باشد.
استفاده از ابزارهای ارتباطی با سایر همکاران و ارتباط کارکنان در مناطق مختلف جغرافیایی یا تجاری با یکدیگر
برای بحث و بهینه سازی فرایندهای کسب و کار بسیار مهم است.
این همکاری حتی زمانی اهمیت بیشتری پیدا می‌کند که کل سازمان شما از راه دور فعالیت کند.
درواقع وجود یک منبع واحد درست بر روی نحوه عملکرد در هنگام و بلافاصله بعد از یک بحران میتواند
سازمان‌هایی که رونق پیدا کرده‌اند را از سازمان‌هایی که فقط زنده مانده‌اند جدا کند.
انعطاف‌پذیری و سازگاری
یکی از ویژگی‌های مدیریت فرایندها افزایش چابکی است.
اگر درک و فهم روشنی از چگونگی عملکرد فرایندهای کسب و کار خود نداشته باشیم سازگاری فرایندهای کسب و کار ما دشوار است.
یا حتی اطمینان کافی از این که میتوانیم در برابر تغییرات انعطاف‌پذیر باشیم را نداریم.
درواقع در صورت عدم وجود انعطاف‌پذیری و سازگاری کسب و کار ما در شرایطی بحرانی به یک چالش بزرگی کشیده می‌شود.
اما اگر ما این اطمینان را داشته باشیم که فرایندهای ما بهبود یافته‌اند و کارایی مؤثری دارند
میتوانیم از فرصت‌های به وجود آمده نهایت استفاده را ببریم.
همچنین میتوانیم در برابر چالش‌های جدید مقاومت کرده و با آنها روبه‌رو شویم.
برنامه‌ریزی برای آینده
بحران‌ها به مرور تأثیرات خودشان را بر روی کسب و کار ما نشان می‌دهند.
انتخاب‌هایی که ما امروز در شرایط بحرانی می‌کنیم بطور قطع پیامدهای بلندمدتی را برروی کسب و کار ما می‌گذارد.
بنابراین بسیار مهم است که ما اطلاعات لازم را در زمان مناسب برای تصمیم‌گیری داشته باشیم.
حال اینکه استخراج فرایندها ابزار مناسبی برای پیش‌بینی کردن می‌باشد.
علاوه بر این که بینش لازم را برای راه حل‌های بهینه‌سازی فرایندها به ما میدهد
در ادامه با استفاده از ابزارهای شبیه‌سازی کمک می‌کند تا این راه حل‌ها را مورد سنجش قرار دهیم.
درواقع استخراج فرایندها به ما کمک می‌کند تا از غیرقابل پیش‌بینی بودن فرایندهای کاری خود بکاهیم.
ویدیو 5 راه کمکی BPM در بحران
آنچه گذشت
همان طور که متوجه شدید مقاله 5 راه کمکی BPM در بحران به ما کمک می‌کند از قبل برای مقابله با بحران‌ها آمده شویم.
همچنین تأثیرات مدیریت فرایندها بر هر یک از این ۵ راه:
درک ما از کسب و کارمان
تضمین استمرار کسب و کار
حفظ ارتباطات شفاف
انعطاف‌پذیری و سازگاری
برنامه‌ریزی برای آینده
را بررسی کردیم.
با تشکر تیم همیار فرایند کسب و کار (HBP)
⇓لینک دانلود pdf مقاله⇓
لینک دانلود مخصوص اعضا
لطفا اول وارد شوید!
نظرت چیه!
(1 رای, میانگین: 5,00 از 5) Loading...
https://hamyarbp.com/wp-content/uploads/2020/07/1-1.jpg500500Aidin Gholamihttps://hamyarbp.com/wp-content/uploads/2021/08/10.pngAidin Gholami2020-07-07 06:33:292020-07-11 10:32:555 راه کمکی BPM در بحران ها
یکی از کم سابقه‌ترین بحران‌هایی که جهان به خود دیده است بیماری کرونا یا همان COVID-19 است.
این بحران که همه‌ی دنیا با آن دست و پنجه نرم کرده‌اند به خوبی اهمیت و ضرورت مدیریت ریسک را به ما نشان داد.
همچنین به ما نشان داده بعضی از اتفاقاتی وجود دارد و یا رخ میدهد که نمی‌توانیم برای آن برنامه‌ریزی کنیم.
اما واقعاً بهترین جواب به این گونه بحران‌ها چیست؟
جواب کاملاً واضح است، ایجاد یک چارچوب دقیق برای مدیریت ریسک که بتواند فرایندهای بحرانی را در وظایف ویا عملکرد سازمان ما در نظر بگیرد.
اما باید توجه کرد که این چارچوب فرآیندی انعطاف‌پذیری و قدرت کافی را برای مقابله با این تغییرات را داشته باشد.
این ترکیب به ما قدرتی میدهد تا بتوانیم با استفاده از مدیریت فرایندها ریسک‌ها را کنترل کنیم.
بحران سلامتی خطری هست که همه افراد را درگیر خود می‌کند درواقع میتوان گفت بحران‌های سلامتی یک خطر محیطی هستند.
وقتی صحبت از یک خطر محیطی می‌شود، یعنی یک رویداد بزرگ، سریع و با پیامدهای متعدد که بر روی همه صنایع و شرکت‌ها با هر ابعادی، کوچک ویا بزرگ تأثیر می‌گذارد.
همان طور که خودتان مشاهده کردید اولین اتفاقی که می‌افتد گارگران و کارمندان در حالت تعطیل شدن قرار می‌گیرند.
از طرفی سازمانها علاوه بر پاسخ‌گویی به تغییرات ناگهانی رخ داده باید بتوانند از سلامتی و ایمنی کارکنان خود اطمینان داشته باشند
و همچنین تاجایی که امکان دارد تداوم کسب و کار خود را باید حفظ کنند.
درنتیجه COVID-19 باعث شده است تا مدیریت ریسک در کانون بحث و گفتگوی شرکت‌ها در سراسر دنیا قرار بگیرد.
در این مواقع بحرانی سازمانها مجبور به کارکردن هستند تا از:
اتلاف پول و وقت
کاهش خدمات
آسیب رسیدن به شهرت
در بدترین حالت از تأثیرات مستقیمی که بر کارکنان می‌گذارد جلوگیری کنند.
درواقع وجود یک چارچوب خوب برای مدیریت ریسک به ما کمک می‌کند تا بتوانیم ریسک را کاهش دهیم و کسب و کار خود را به یک تعادل مناسبی برسانیم.
خطرات متعدد برای شرکت‌ها
وقتی در یک کسب و کار از ریسک صحبت می‌شود، احتمال وقوع یک رویداد خاص و پیامدهای آن را در نظر می‌گیرند.
سپس عوامل کنترلی را ایجاد کرده تا از خطرات جلوگیری کنیم و یا میزان خسارت را به حداقل برسانیم
و همچنین از تداوم کسب و کار اطمینان داشته باشیم.
بنابراین مدیریت ریسک یک نیروی واقعی برای کاهش پیامدهای بحران‌هایی مانند COVID-19 در سازمانها بوده و هست.
مدیریت ریسک به ما کمک می‌کند تا خطرات موجود در فرآیندهای مهم کسب و کار خود را شناسایی کرده
و کنترل‌های لازم برای کاهش آنها را اعمال کنیم.
همچنین این عمل باعث می‌شود که تصمیم‌گیری عملیاتی و استراتژیک تسهیل یا همان آسان شود.
مدیریت ریسک با استفاده از یک چشم‌انداز جهانی نسبت به خطرات ایجاد شده،
عملکرد عملیاتی و مالی را در سازمان تضمین می‌کند.
میتوان این طور بیان کرد که مدیریت ریسک یکی از ستون‌های اساسی و یا بنیادی هر سازمانی است.
درک این که چگونه مدیریت فرایندها میتواند به ما کمک کند تا بتوانیم دربرابر خطرات ویا ریسک‌ها مقابله کنیم
باید جزئی از فرهنگ سازمان ما باشد و باید به همه کارکنان گفته شده باشد درواقع ابلاغ شده باشد.
چگونه مدیریت فرایندها به ما دربرابر ریسک‌ها کمک می‌کند!
سازمانها با انواع مختلفی از خطرات روبه‌رو هستند که میتواند بر کارکرد سازمان ما تأثیرگذار باشد.
ریسک‌ها با توجه به شکل و فرم خاص خود بر روی بخش‌های مختلفی از کسب و کار ما تأثیر می‌گذارند.
ریسک‌ها را به طور کلی میتوان به 5 دسته زیر تقسیم کرد:
مالی
عملیاتی
انطباقی
کارمندی
سلامتی و ایمنی
در ادامه به بررسی نحوه مدیریت کردن فرایندها در هریک از این بخش‌ها خواهیم پرداخت.
ریسک مالی
ریسک‌های موجود در این بخش مربوط به وابستگی‌های متخلف مالی سازمان ما می‌باشد.
درواقع فرایندهایی که نقدینگی در کسب و کار ما ایجاد می‌کند مانند خریدن در ازاء پرداخت یا خیلی ساده همان جریان پولی سازمان ما می‌باشد.
همان طور که خودتان می‌دانید بسیاری از سازمانها و کسب و کارها از نظر اقتصادی تحت تأثیر COVID-19 قرار گرفتند.
حال این که کسب و کار ما هم میتواند جزئی از همین دسته از مشاغل قرار بگیرد.
برای یک شروع قوی ما میتوانیم از شبیه‌سازها برای پیش‌بینی‌های مالی استفاده کنیم.
اما مدیریت فرایندها به ویژه استخراج فرایندهای مؤثر میتواند به ما در شناسایی هرگونه آسیب‌پذیری مربوط به جنبه‌های مالی کسب و کار ما کمک کند.
استخراج و مدلسازی فرایندها میتواند به ما کمک کند تا از روند جریان فرایندهای مالی خود در حالت کاملاً واقعی پرده برداریم.
همچنین باعث می‌شود تا ما بتوانیم عواملی را که بیشترین تأثیر را در جریان نقدینگی داخلی ما دارد را اندازه‌گیری کنیم.
سؤالاتی مانند:
آیا به گروه کوچکی از مشتریان خود وابسته هستیم و آنها به طور نامنظم به جریان نقدی ما کمک می‌کنند؟
آیا مشتریان ما معتبر هستند؟
آیا مشتریان و تأمین کنندگان ما تحت تأثیر وضعیت بحرانی هستند؟ و چه تأثیری بر تعامل آنها با ما خواهد گذاشت؟
آیا شما پرداخت‌های خود را سر زمان خود وصول می‌کنید؟
استخراج فرآیندهای مؤثر اطلاعاتی را در اختیار ما قرار میدهد تا بفهمیم چه میزان ریسک ویا خطر در قلب فرایندهای بخش مالی ما وجود دارد.
سپس با استفاده از بهینه‌سازی فرایند میتوانیم اطمینان حاصل کنیم که
نقاط کنترلی مناسب را مانند نقاط تأیید، نظارت مدیریتی ویا اعلان‌های خودکار ایجاد کرده‌ایم تا
مطمئن شویم که برای بدترین حالت‌های ممکن آماده هستیم.
در این بخش میخواهیم سازمانی را مثال بزنیم که براثر بحران COVID-19 زنجیره ارزش آن دچار مشکل شده است.
یک شرکت را درنظر بگیرید که برای تولید محصول خود وابسته به یک تأمین کننده اصلی می‌باشد.
اگر آن تأمین کننده دیگر نتواند تضمین کند که تقاضای ما را تأمین می‌کند شرکت ما دچار بحران جدیدی خواهد شد.
این خطری هست که ما باید از قبل بروز چنین مشکلی را پیش‌بینی کرده باشیم و آماده مقابله با آن باشیم.
یعنی این که راه‌کارها را از قبل باید مشخص کرده باشیم مانند:
مدیریت موجودی
تأمین کننده جایگزین که محصول مشابه ویا معادل آن را ارائه دهد
نکته مهم این است که اطمینان حاصل کنیم که این راه‌حل‌ها در مواقع لزوم به درستی عمل خواهند کرد.
یکی از راه‌های اطمینان از این موضوع شفاف‌سازی می‌باشد.
این موضوع نیاز دارد که ما درک درستی از مدل فرایندی خود در حال حاضر داشته باشیم
و در کل سازمان به اشتراک گذاشته شده باشد و توسط سایر افراد هم به خوبی درک شود.
هر مقدار که ما بتوانیم مدل‌ها را به خوبی درک کنیم و در کل سازمان خود بیشتر انتشار دهیم تا دیگران هم به خوبی آن را درک کنند،
باعث می‌شود از ریسک‌های ایجاد اختلال و تأثیر آن بر زنجیره ارزش جلوگیری کنیم و آن را کاهش دهیم.
ریسک انطباق
مدیریت کردن ریسک با قوانین و مقرراتی که کسب و کار ما با آن درگیر است ارتباط دارد.
حتی در شرایط بحرانی هم حفظ رضایت تنظیم کنندگان این قوانین و مقررات باید در اولویت ما باشد.
با استفاده درست از فناوری مدیریت فرایندها، ما میتوانیم سریع و آسان و با استفاده از داده‌هایی که در دست داریم انطباق‌ها را بررسی کنیم.
با مقایسه فرایندی که اجرا می‌شود و فرایندی که باید اجرا شود درواقع همان وضع موجود و وضع مطلوب نقض‌های انطباق را میتوان شناسایی کرد و اقدامات لازم را فوراً انجام دهیم.
حتی این رویداد میتواند به ما کمک کند که تعهدات گزارشی خود را به صورت خودکار انجام دهیم و گزارش‌دهی دستی و پیچیده را برای همیشه فراموش کنیم.
این امر باعث می‌شود ریسک و کنترل‌های مربوط به آن نسبت به کارگران مسئول برای نظارت و پاسخ به آن خطرات شفاف‌تر شود.
مقررات و سایر الزامات را میتوان به طور مستقیم در تصمیم‌گیری‌های عملیاتی برای کارکنان تفسیر کرد و بیان شود که هر روز باید اجرا شوند.
سازمان و یا کسب و کار ما مجبور است تعداد کافی از کارکنان را برای انجام شدن فعالیت‌های خود حفظ کند،
با در نظر گرفتن و ایجاد شرایط ایمن برای آنها.
همچنین میتوانیم مهارت‌های کارمندان را برای انجام کارهای روزانه خود به صورت کارآمد اضافه کنیم،
طبق قوانینی که در سازمان و صنعت ما وجود دارد.
یک چارچوب فرایندی که از پیش از اتوماسیون فرایندی ویا روباتیک پشتیبانی می‌کند در شرایطی بحرانی فواید بسیاری برای ما دارد.
زیرا این بدان معنی است که برخی کارهای روزمره کسب و کار ما میتواند با حداقل نظارت انسانی انجام شود.
این به کارمندان ما کمک می‌کند تا بتوانند تمرکز خود را برروی وظایف مهم‌تری قرار دهند و به طور مستقیم به اثرات بحران به وجود آمده پاسخ دهند.
ریسک سلامتی و ایمنی
در زمینه بحران COVID-19، برای اطمینان از تداوم مشاغل و ایمنی و سلامت کارمندان باید اقدامات بهداشتی رعایت شود:
پوشیدن اجباری تجهیزات محافظت فردی(PPE)
اجرای فاصله اجتماعی در محیط کار
درواقع مدیریت فرایند نمی‌تواند برای این بخش از مدیریت ریسک، به عنوان راه‌حل مستقیم استفاده شود.
اما استانداردسازی کمک می‌کند تا ما بتوانیم اطلاعات مورد نیاز کارمندان را به طور سریع انتشار دهیم.
مدیریت ریسک و مدیریت فرایندها
برای جمع‌بندی شاید بیان نقل قول زیر از شروین توفیقیان مشاوره تیم رهبری MEE کافی باشد.
اگر می خواهید کسب و کار خود را:
بهبود ببخشید
کیفیت خدمات خود را تقویت کنید
از بروز بحران جلوگیری کنید
باید این را درک کنیم و مشخص کنیم چه زمانی میتوانیم با ریسک‌ها و انواع آنها روبرو شویم.
این خطرات را مدیریت کنیم و به منظور جلوگیری، احتمال وقوع آنها را کاهش دهیم.ا
این بهترین دارایی برای ما هست! این تلاشی است که ما الان انجام می‌دهیم اما نتایج خود را در دراز مدت نشان میدهد.
ویدیو کنترل ریسک با مدیریت فرایند
آنچه گذشت
در مقاله کنترل ریسک با مدیریت فرایند به بررسی چگونگی مدیریت کردن ریسک‌ها در کسب و کارها پرداختیم.
متوجه شدیم که چگونه مدیریت فرایندها به مدیریت ریسک کمک می‌کند تا در شرایط بحرانی مانند COVID-19 ما بتوانیم از بحران خارج شویم و یا آسیب‌های ممکن را کاهش دهیم.
با تشکر تیم همیار فرایند کسب و کار (HBP)
⇓لینک دانلود pdf مقاله⇓
لینک دانلود مخصوص اعضا
لطفا اول وارد شوید!
نظرت چیه!
(1 رای, میانگین: 5,00 از 5) Loading...
https://hamyarbp.com/wp-content/uploads/2020/06/1-3.jpg500500Aidin Gholamihttps://hamyarbp.com/wp-content/uploads/2021/08/10.pngAidin Gholami2020-06-25 08:06:172020-06-26 13:03:42کنترل ریسک با مدیریت فرایند
در این مقاله به بررسی چگونگی راضی کردن مدیران برای اجرای BPM در سازمانها خواهیم پرداخت.
در پایان این مقاله علاوه بر ویدیو این مقاله میتواند فایل PDF مقاله را هم دانلود کنید.
مدیران ارشد به دنبال چه چیزی هستند؟
در سازمانها و یا در هر شغلی مدیران ارشد یا عالی سازمان چشم اندازهای کسب و کار را مشخص می‌کنند.
درواقع مدیران ارشد به دنبال:
افزایش کیفیت
کاهش هزینه‌ها
ارائه خدمات بهتر
افزایش رضایت مشتری
شفافیت
کاهش زمان ارائه خدمات و یا تولید
افزایش کارایی و اثربخشی
افزایش سرعت عمل سازمان یا همان چابک کردن
افزایش انعطاف‌پذیری سازمان در برابر عوامل داخلی و خارجی
و بسیاری از موارد مشابه دیگر.
حال با استفاده از BPM یا همان مدیریت فرایندهای کسب و کار ما هم میتوانیم از آن به عنوان یک روش برای بهبود فعالیت‌های روزانه استفاده کنیم
و یا به عنوان ابزاری برای خودکارسازی و یا نظارت بر فرایندهای کسب و کار از آن استفاده کنیم.
BPM چه کمکی به ما می‌کند!
زمانی که مدیریت فرایندهای کسب و کار به طور صحیح اجرا شود، هر دوجنبه تحلیلی و ابزاری را دربر می‌گیرد.
درنظر گرفتن هر دو جنبه در کسب و کار به ما کمک می‌کند تا بتوانیم به نیازهای اساسی کسب و کار خود پاسخ دهیم.
BPMبه دلیلی ایجاد مزیت رقابتی واقعی، به عنوان یک تحول بزرگ در کسب و کار به شمار می‌رود.
BPM دارای انعطاف‌پذیری بسیار بالای می‌باشد.
به طوری که در سازمان میتوان آن را از بالا به پایین و یا از پایین به بالا اجرا و پیاده‌سازی کرد.
حتی BPM این قابلیت را دارد تا فقط در یک بخش خاص اجرا شود و یا توسعه پیدا کند.
درواقع BPM باعث توانمندی کارمندان در بخش‌های مختلف یک سازمان می‌شود.
تمامی رده‌های سازمانی از BPM بهره می‌برند اما نکته بسیار مهم موافقت و حمایت همه جانبه مدیران ارشد سازمان می‌باشد.
حال ما با دست گذاشتن بر روی نگرانی‌های مدیران ارشد مانند عملیاتی، اجرایی، بازاریابی، مالی، منابع انسانی و سایر موارد
میتوانیم به هدف خود دست پیدا کنیم که در ادامه به بررسی آن خواهیم پرداخت.
BPM کمک به اندازه‌گیری، آموزش، برنامه ریزی مداوم، اجرا و بهبود می‌کند.
کمک می‌کند فرایندهای تکرارپذیر را شناسایی کرده.
BPM را میتوان در تمامی بخش‌ها استفاده کرد، در کوچکترین و ساده‌ترین تا بزرگترین و پیچیده‌ترین فرایندها استفاده می‌شود.
نکته بسیار مهم ارتباط بین BPM و IT می‌باشد به طوری که حتی میتوان به صورت مستقیم به عنوان یک ابزار IT از آن استفاده کرد.
بدون شک استفاده از BPM کمک می‌کند هزینه‌ها را کاهش داده و فعالیت‌های تکراری را حذف کنیم.
اگر خیلی ساده بخواهیم بیان کنیم با استفاده از BPM فرایندهای موجود را اصلاح کرده.
این عمل باعث کاهش هزینه‌ها، افزایش کیفیت، افزایش کیفیت ارائه خدمات و به دنبال آن افزایش رضایت مشتری خواهد شد
که تمامی این موارد میتواند منجر به افزایش فروش شود.
ما با استفاده از BPM میتوانیم فرایندهای موجود را اندازه‌گیری کرده و گزارش‌های لازم را بدست آورده و براساس آنها میزان کارایی و اثربخشی را در سازمان خود بررسی کنیم.
درواقع BPM با قرار دادن ابزارهای مورد نیاز در اختیار کارمندان میتواند باعث افزایش عملکرد آنان شده.
همچنین این احساس را در بین آنان به وجود آورد که نقش بسیاری مهمی برای سازمان دارند.
که این اتفاق باعث تحت تأثیر قرار گرفتن تمامی ابعاد هزینه، درآمد، انگیزه و سایر موارد مشابه در سازمان می‌شود.
سیستم‌های گذشته نمی‌توانند همه جوانب سازمان را دربر بگیرند
امروزه، سازمانها بسیاری دارای سیستم‌های:
ERP (سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی)
CRM (سیستم مدیریت ارتباط با مشتری)
CMS (سیستم مدیریت محتوا)
HRIS (سیستم اطلاعات منابع انسانی)
و بسیاری از سیستم‌های مشابه هستند که برای پشتیبانی فعالیت‌های کسب و کار خود از آنها استفاده می‌کنند.
برخی از این سیستم‌های بسیار پیچیده و نیاز به تخصص، هزینه بالا و زمان زیاد برای نصب و راه اندازی
و همچنین بعد از اجرا، نیاز به زمان و هزینه اضافی برای ایجاد تغییرات، به منظور انطباق بهتر با سازمان ما را دارند.
اکثر این سیستم‌ها بدون ایجاد تغییرات و اصلاحات زیاد، بخصوص اگر متعلق به یک شرکت نرم افزاری نباشند، با یکدیگر ارتباط برقرار نخواهند کرد.
سیستم‌ها و نرم‌افزارها در سطح جهانی ممکن است در زمان اجرا دچار مشکلات بسیاری شوند مخصوصاً در کشور ایران به دلیل وجود تفاوت‌های زیاد در فرایندهای داخلی با سایر کشورهای.
اجرای یک ماژول جدید یا ایجاد تغییرات سفارشی شده در سیستم ERP یک شرکت به طور قطع هزینه بسیار سنگین و زمان بسیاری را صرف خواهد کرد.
بنابراین سیستم‌هایی که تنها به منظور یک کار خاص نصب می شوند به آسانی نمی‌توان از آنها برای پشتیبانی فعالیت‌های دیگر استفاده کرد.
نتیجه این کار بعد از چند سال مشخص می‌شود به طوری که بعد از چند سال شرکت به دیتابیس‌ها و نرم‌افزارهای متعددی وابسته است که با یکدیگر ارتباطی ندارند.
کارکنان از عدم ارتباط آسان سیستم‌های مختلف با یکدیگر و انجام کارهای زیادی به صورت دستی برای استخراج و کامل سازی داده‌ها ناراضی هستند.
در آخر شرکت ما با سیستمی روبرو می شود که فوق‌العاده پیچیده ولی غیرعملی و ناکارآمد است.
این عمل باعث ایجاد شکاف بین تمامی این سیستم‌ها خواهد شد.
درواقع اینجا BPM یا همان مدیریت فرایندهای کسب و کار وارد عمل خواهد شد.
BPM یک روش مدیریت کسب وکار می‌باشد که کمک می‌کند نگرشی و طرز تفکر جدیدی در رابطه با عملکرد سازمان بدست آوریم.
پر کردن شکاف‌ها با BPM
زمانی که براساس BPM قصد داریم نحوه انجام فرایندها را ترسیم کنیم افرادی کلیدی در سازمان با هم همکاری می‌کنند.
برتری BPM این می‌باشد که میتوانیم از سیستم‌های مانند ERP، CRM و سایر سیستم‌های مشابه در کنار BPM استفاده کنیم.
براساس BPM وظایف مختلف را که در سازمان صورت می‌گیرد با توجه به ماهیت آنها میتوانیم خودکار کرده و یا به صورت دستی با ایجاد بهبود در آنها اجرا کنیم.
نکته مهم این است که در پایان تمامی این سیستم‌ها با یکدیگر در ارتباط خواهند بود.
بدین ترتیب مدیران ارشد سازمان و یا رده بالای سازمان می‌توانند آنچه در حال رخ دادن می‌باشد را کنترل کنند.
متمایز کردن سازمان
با استفاده از BPM نتایج بدست آمده در بخش‌های مختلف سازمان را میتوانیم مورد بررسی قرار دهیم.
بنابراین با استفاده از این روش، فرایندهای موفق در بخش‌های مختلف را میتوانیم در سایر بخش‌ها هم تکرار کنیم.
زمانی که مشکلات مختلفی به وجود می‌آیند می توانیم به سرعت آنها را شناسایی، دلایل اصلی شکل‌گیری مشکلات به وجود آمده را شناسایی و اصلاح کنیم.
با استفاده از چرخه BPM ما به صورت مستمر فرایندها را اصلاح و بهینه خواهیم کرد که به بهترین شکل در خدمت اهداف سازمان قرار گیرند.
این امر میتواند منجر به برتری عملیاتی عالی و سطح بیشتر رضایت مشتری شود.
همچنین مدیران اجرایی و مدیران بازاریابی می‌توانند فرآیندها خود را با تمرکز بر ارائه ارزش و حذف موارد غیرضروری ساده‌سازی کرده و ساختار مناسب را ایجاد کنند.
از طرفی آنها می‌توانند فرآیندها مناسب را شناسایی کنند که منجر به متمایزسازی فعالیت یا وظایف کسب و کار و افزایش آگاهی مشتری شود.
تمامی این موارد باعث برتری عملیاتی خواهد شد.
به علاوه سازمان را به یک سازمان چابک و آگاه تبدیل خواهیم کرد.
این امر باعث می‌شود که سازمان به سرعت خود را، با محیط امروزه که همه چیز به سرعت درحال تغییر است وفق دهد.
چابکی عامل کلیدی موفقیت امروزه سازمانها
در سطح جهانی اقتصاد، رقبای جدید به همراه مدل‌های کسب و کار جدید در گوشه کنار دنیا ظاهر می‌شوند.
امروزه به دلیل رشد و سرعت بالای انتقال اطلاعات،
میتواند خیلی سریع‌تر از آنچه فکرش را می‌کنیم کسب و کارهای جدید ایجاد شوند و تمامی قوانین سابق را دست خوش تغییر کنند.
بنابراین سازمان ما باید از این مزیت رقابتی که قادر به پیش‌بینی این تغییرات و نشان دادن عکس العمل در زمان مناسب، برخوردار باشد.
اگر فرآیندهای کسب و کار مشخص، شفاف و برنامه‌ریزی برای آنها صورت گرفته باشد
کسب و کار ما آمادگی کامل برای رویارویی با این چالش‌ها را دارد.
درواقع BPM با در اختیار گذاشتن چارچوب کاری دقیق و تعریف دقیق گام‌های کسب و کار، ما را برای کسب فرصت‌های جدید کسب و کار در بهترین موقعیت‌ها قرار میدهد.
مثال شرکت کداک
ایستمن کداک یک شرکت چند ملیتی سازندهٔ تجهیزات، مواد خام و خدمات عکاسی است.
دفتر مرکزی آن در شهر روچستر در ایالت نیویورک ایالات متحده واقع شده و توسط جورج ایستمن در سال ۱۸۹۲ تأسیس شد.
این شرکت مخترع اولین دوربین‌های عکاسی دستی بود که موجب عمومیت یافتن هنر عکاسی شد.
از قدیمی‌ترین و معروف‌ترین تولیدکنندگان تجهیزات و مواد عکاسی در جهان به‌شمار می‌رفت.
تصاویر نخستین فرود انسان بر کره ماه توسط یکی از دوربین‌های این شرکت تصویربرداری شد.
کداک که مشهورترین شرکت عکاسی قرن بیستم محسوب می‌شد در سال ۲۰۱۲ اعلام ورشکستگی کرد.
علت ورشکستگی کداک عدم توانایی در تطبیق با پیشرفت‌ها و تحولات بنیادین دنیای عکاسی در پی ورود دوربین‌های دیجیتال بوده است.
این وضعیت باعث شده بود تا ارزش سهام کداک در پانزده سال از ۳۱ میلیارد دلار به کمتر از ۱۵۰ میلیون دلار کاهش یابد.
همچنین تعداد کارکنان آن در مرکز اصلی شرکت هم از ۶۰ هزار نفر به هفت هزار نفر کاهش پیدا کند.
علت اصلی این ماجرا عدم توانایی کداک در تشخیص به موقع تغییراتی محیطی بوده است.
زمانی که مردم احساس نیازهای جدیدی داشتند کداک به درستی این نیاز را نتوانست شناسایی کند.
از طرفی به دلیل انعطاف‌پذیری پایین نتوانست خود را با تغییرات محیط منطبق کند و باعث ورشکستگی آنان شد.
افزایش انگیزه در کارکنان
بدون شک ایجاد انگیزه مثبت در محیط کسب و کار نتایج بسیار خوبی را به همراه دارد.
اما بسیاری از کسب و کارها برای ایجاد کردن چنین انگیزه‌ای درمحیط کار و در بین کارمندان خود با مشکل روبه‌رو هستند.
با کاهش تعهد کارکنان نسبت به شرکت، ناگزیر عملکرد کسب و کار و به تبع آن میزان رضایت مشتری کاهش می‌یابد.
بیشتر مواقع علت این مشکلات از درون خود سازمان می‌باشد.
کارکنان یک کسب و کار ممکن است احساس دلگرمی و امنیت شغلی کمتری داشته باشند
به دلیل این که احساس می‌کنند مدیران به آنان توجه نمی‌کنند.
در بعضی مواقع احساس می‌کنند مدیران از آنها به خوبی حمایت نمی‌کند.
به دلیل اینکه مسئولیت‌ها و نقش‌ها شفاف، فرایندها و ابزارهای مناسب را در اختیار آنان قرار نمی‌دهند.
در ابتدای امر آنان سعی می‌کنند کمبودهای موجود در سازمان را جبران کنند اما بعد از گذشت مدتی به آسانی بی‌توجه می‌شوند.
زمانی که کارکنان این حس را داشته باشند، سازمانی که در آن مشغول به فعالیت هستند بهترین محل برای کار نیست بدون شک به دنبال فرصت‌های شغلی جدیدی می‌گردند.
اما بعد از ورود BPM
همان طور که قبل‌تر هم بیان شد BPM شکاف‌ها ایجاد شده و مشکلات کسب و کار را شناسایی می‌کند.
به دنبال آن فرآیندهای ساده‌تر، شفاف و خودکار شده‌ای را جایگزین آنها می‌کند.
BPM کمک می‌کند که کار برای کارکنان و بخش مدیریتی کسب و کار آسان‌تر شود.
همچنین BPM با در اختیار قراردادن فرآیندهای کارآمدتر و ایجاد رضایت بیشتر برای مشتری، مدیران را با مشکلات کمتری مواجه خواهد کرد.
درواقع BPM وظایف بی‌معنی که بدون دلیل خاصی اجرا می‌شدند را حذف می‌کند.
همچنین کمک می‌کند به صورت هوشمندانه محیطی پرانرژی و پرانگیزه‌ای را برای کارمندان ایجاد می‌کند.
محیطی که در آن به کارمندان توجه بیشتری از سمت مدیریت می‌شود.
با استفاده از BPM، میتوانیم کاملاً مشخص کنیم که از هرکدام از کارکنان چه انتظاری داریم و در پی آن خود کارمندان از تأثیر کار خود بر اهداف کسب و کار آگاه می‌شوند.
بنابراین با این کار ما احساس ارزشمند بودن را به کارکنان می‌دهیم که باعث می‌شود در انجام وظایف خود بیشترین سعی و تلاش را کنند.
به خوبی وظایف کاری را بین تمامی کارکنان تقسیم می‌کنند.
به صورت بسیار دقیق‌تر می‌توانند شاخص‌های کلیدی عملکرد را مشخص کنند.
به کارکنان توجه بیشتری دارند.
زمان بیشتری را می‌توانند به کارمندان و محیط کاری خود اختصاص دهند.
کارکنان
زمان آزاد بیشتری دارند که از آن می‌شود هدفمندتر استفاده کرد.
امکان تعامل بیشتر با سایر کارکنان و مدیران برای آنان فراهم می‌شود.
به دلیل شفافیت بالای فرایندهای کاری استرس کمتری وجود دارد و به بهترین شکل می‌توانند زمان را مدیریت کنند.
خدمات بهتری را به مشتریان ارائه خواهند کرد.
دیدگاه بهتری نسبت به کسب و کار و سایر همکاران خود در محیط کار خواهد داشت.
کاهش ریسک‌های مالی و حقوقی
کسب و کارها با توجه به حوزه‌ای که در آن فعالیت می‌کنند ممکن است تحت الشعاع قوانین سخت و پیچیده قرار بگیرند.
BPM کمک می‌کند تا بین سیستم‌ها و تمامی فرآیندها موجود ارتباط قوی برقرار شود.
در نتیجه امکان ردیابی فرآیندها وجود دارد، بنابراین سازمان طبق استانداردها و قوانین موجود در حوزه تجاری، بهترین عملکرد را از خود نشان میدهد.
اما BPM کمک می‌کند ریسک‌های کاری دیگر مانند:
مقاومت در برابر تغییرات جدید
فراموشی بعضی مراحل در زمان اجرا
و سایر موارد مشابه با ایجاد:
ساختار مشخص
مکانیزه شدن
شفافیت
و بسیاری از موارد دیگر کاهش پیدا کند.
بسیاری از کسب و کارها به دلیل عدم توانایی در کنترل فرایندهای کسب و کار خود با مشکلات بسیاری مانند:
سفارش اشتباه در تعداد و نوع خرید محصولات.
فروش اشتباه در تعداد و نوع محصولات.
سفارش و یا فروش محصولات توسط شخصی که دارای صلاحیت لازم برای این کار نیست.
انجام کارها بدون دریافت تأییده مورد نیاز.
استخدام اشتباه فردی که دقیقاً نمی‌تواند نیاز ما را رفع کند.
عدم توانایی افراد جدید در دنبال کردن تخصص کارکنان قبلی.
با خروج افراد از سازمان تخصص آنها از سازمان خارج می‌شود.
نیاز به صرف زمان و هزینه زیاد برای یادگیری نیروی متخصص جدید.
و بسیاری از موارد مشابه دیگر که با بکارگیری BPM میتوانیم تمامی این مشکلات را اصلاح کرده و در آنها بهبود ایجاد کنیم.
استفاده از سیستم IT
در سازمانها بخش‌ها و گروه‌های مختلف با یکدیگر تعامل دارند،
اما بعد از مدتی مشاهده می‌شود که این تعامل‌ها هر روز درحال کاهش می‌باشد
به طوری که بعد از مدتی به نظر می‌رسد هر شخصی به صورت جداگانه درحال فعالیت می‌باشد.
حال ما برای افزایش تعامل در سازمان از سیستم‌های IT استفاده خواهیم کرد
که خود این سیستم‌ها میتواند عامل افزایش شکاف شود.
درواقع زمانی که واحدهای سازمانی احساس نیاز می‌کنند شروع به درخواست برای سیستم‌های IT از بخش IT خواهند.
اما ایراد کار بعد از پیاده‌سازی این سیستم‌ها شروع می‌شود.
زمانی که واحدهای سازمانی درحال استفاده از این سیستم‌ها هستند و برای اولین بار با ایراد و مشکلات جدیدی روبه‌رو خواهند شد که خود قادر به برطرف کردن آن نیستند.
اما نرم افزارهای BPM به نحوی طراحی شده‌اند که از همکاری مستقیم پشتیبانی می‌کند.
همچنین افراد را به انجام آن دعوت می کند یعنی افراد واحد کسب وکار و IT بر روی یک ابزار همزمان کار می‌کنند.
وجود ابزارهای گرافیکی و استانداردهای مشخص باعث می‌شود آنها با یک زبان مشترک باهم صحبت کنند که باعث می‌شود از سوءتفاهم‌ها جلوگیری شود.
سیستم‌های BPM به اندازه کافی انعطاف پذیر هستند که اجازه اجرای تغییرات را بدون نیاز به یک تیم IT را بدهند.
درواقع BPM به بخش IT کمک می‌کند به جای این که سیستم‌های مختلف و جداگانه‌ای در سازمان به وجود آورند یک سیستم مشترک در سازمان ایجاد کنند.
این امر باعث می‌شود ما بتوانیم از فرایندهای مؤثر در تمامی بخش‌های سازمان خود استفاده کنیم.
همچنین در صورد به وجود آمدن ایراد خود واحدها توانایی برطرف کردن آن را داشته باشند.
انعطاف‌پذیری و چابکی با BPM
BPM کمک می‌کند به درستی و با سرعت تغییر لازم را در کسب و کار ایجاد کنیم.
همان طور که قبل‌تر هم اشاره شد ایجاد تغییرات اساسی و پروژه‌های بزرگ IT زمان بر هستند و همیشه دارای ریسک می‌باشند.
اما BPM خیلی نیازی به ایجاد تغییرات بنیادی در سازمان ندارد.
بلکه ما میتوانیم از فرآیندهای فعلی کسب و کار شروع کرده و آنها را در جهت کسب بهترین نتایج، اصلاح، بهبود، اجرا و خودکارسازی کنیم.
این امر میتواند ما را به سرعت به موفقیت برساند حتی زمانی که در حال آماده‌سازی گام‌های بعدی هستیم.
حال این امکان وجود دارد هرچقدر که نیاز باشد این فرآیندهای موفق را تکرار کنیم.
نکته حائز اهمیت این می‌باشد که این تکرارهای مداوم درهم آمیخته نمی‌شوند.
آن هم به دلیل انعطاف‌پذیری بالای نرم‌افزارها BPM.
سازمان ما نیاز به یک سیستم ERP دارد!
باتوجه به نوع، اندازه، پیچیدگی و بسیاری از موارد دیگر یک سازمان ممکن است نیاز به یک سیستم ERP داشته و یا نداشته باشد.
اگر خیلی خلاصه بخواهیم به سیستم‌های ERP اشاره کنیم باید بگوییم که این سیستم‌ها:
گران قیمت
زمان زیادی صرف پیاده‌سازی باید شود
متناسب شرکت‌های بسیار بزرگ و به بلوغ کامل رسیده
عدم کارایی بعضی از قسمت‌ها و یا نبود قسمت‌ها مورد نیاز در نرم‌افزارهای خارجی و حتی داخلی
انعطاف‌پذیری بسیار پایین
حال راه چاره برای سازمان‌هایی که کوچکتر هستند و نیاز دارند و یا بهتر است بگوییم که باید فرایندهای سازمان خود را ساختاربندی کنند BPM می‌باشد.
با استفاده از بسته‌های نرم‌افزاری BPM که بسیار ارزان‌تر، ساده‌تر و قابل توسعه هستند میتوانیم به هدف خود با حداقل هزینه، زمان و نیروی متخصص دست پیدا کنیم.
کافی است برای اینکار ابتدا فرایندهای موجود را استخراج کرده و در آنها بهبود ایجاد کنیم.
سپس با بررسی فرایندهای بهبود یافته آن‌هایی را که نیاز به خودکارسازی دارند را استفاده از ابزارهای BPM مانند BPMSها خودکار خواهیم کرد.
بعد از مطالعه مقاله راضی کردن مدیران برای اجرای BPM متوجه شدیم با بیان چه عبارات و جملاتی میتوانیم سازمان مورد نظر را متقاعد کنیم.
در این بخش از مقاله راضی کردن مدیران برای اجرای BPM به بیان خلاصه‌ای از آنچه به آن اشاره داشتیم خواهیم پرداخت.
آنچه در مقاله راضی کردن مدیران برای اجرای BPM مشخص شد این می‌باشد به طور کلی باعث افزایش کارایی و اثربخشی خواهد شد.
BPM میتواند با حداقل هزینه و زمان بیشترین تأثیر مثبت را بر مدیریت و کارکنان بگذارد.
متوجه شدیم برخلاف سایر سیستم‌ها BPM دارای انعطاف‌پذیری بسیار بالایی می‌باشد و باعث می‌شود کسب و کار ما چابک شود.
متوجه شدیم پیاده‌سازی سیستم‌های BPM کمک می‌کند به کارمندان کسب و کار خود هویت دهیم.
همچنین احساس ارزشمند بود را به آنها تزریق کنیم تا با انگیزه و تعهد بیشتری نسبت به کسب و کار فعالیت کنند.
از طرفی با افزایش روحیه کارمندان باعث خواهیم شد تا خدمات بهتری را ارائه دهند که باعث می‌شود مشتریان راضی‌تری داشته باشیم.
متوجه شدیم با استفاده از BPM میتوانیم فرایندها را به خوبی شناسایی کرده و میتوانیم آنها را خودکار کنیم.
کافی است مدیران را نسبت به مزایای BPM نسبت به سایر سیستم‌ها آگاه کنیم.
با تشکر تیم همیار فرایند کسب و کار (HBP)
⇓لینک دانلود pdf مقاله⇓
لینک دانلود مخصوص اعضا
لطفا اول وارد شوید!
نظرت چیه!
(1 رای, میانگین: 5,00 از 5) Loading...
https://hamyarbp.com/wp-content/uploads/2020/06/1-1.jpg500500Aidin Gholamihttps://hamyarbp.com/wp-content/uploads/2021/08/10.pngAidin Gholami2020-06-06 14:46:292020-06-12 10:28:06راضی کردن مدیران برای اجرای BPM
در نمودار زیر مشخص می‌شود که هر یک از نرم افزارها در کدام بخش عملکرد بهتری دارند.
همان طور که از نمودار بالای مشخص است این بیزاجی می‌باشد که در تمامی بخش‌ها برنده این رقابت بوده است.
همین امر باعث شده است که این نرم افزار دارای قیمت بسیار بالاتری نسبت به پروسس میکر باشد.
در ادامه به صورت جزئی‌تر هر یک از این موارد را بررسی می‌کنیم.
20 شاخص بین بیزاجی و پروسس میکر
در این قسمت به بررسی این 20 مورد در جدول زیر خواهیم پرداخت:
شاخص مقایسه
امکان تغییر تاریخ هدف و زمان‌های مربوط به وضعیت و متغیرهای گردش کار
√
×
طراحی فرایند
√
√
طراحی فرم واکنش‌گرا
×
√
ذخیره اسم، گروه، نقش‌ها، نویسنده، تاریخ و زمان در ورژن گردش کار
√
×
REST API
×
√
شبیه‌سازی فرایند
√
×
تعامل فناوری اطلاعات و کسب کار
√
×
ابزارهای تعامل اجتماعی
√
×
شاخص‌های کلیدی عملکرد
×
√
موتور ساخت قوانین کسب و کار
√
×
داشبورد یا میزکار
√
√
پشتیبانی از معماری سرویس گرا
√
×
ایجاد اسناد خروجی
×
√
پرتال کاربری
×
√
مدیریت کاربر
×
√
مدیریت محتوا
√
×
ران کردن فرایند
√
×
پشتیبانی از زبان مدلسازی
√
√
اجرای مدل
√
×
گزارش‌های استاندارد
√
×
بررسی 8 حوزه مقایسه‌ای بین بیزاجی و پروسس میکر
مدلسازی فرایند
با یک نگاه به هردو این نرم افزارها میتوانیم متوجه شویم که بیزاجی از نظر ویژگی‌ها و کارکردهایی که دارد نسبت به پروسس میکر برتر می‌باشد.
مدیریت امنیت
با تجزیه و تحلیل‌هایی که از نظر امکانات و عملکردی صورت گرفته است، کاملاً مشخص است که بیزاجی نسبت به پروسس میکر یک سر و گردن بالاتر می‌باشد.
تعاملات فرایندی
در این بخش هم بیزاجی به میزان قابل توجهی بالاتر از پروسس میکر قرار می‌گیرد.
تعامل فرایندها و یکپارچه نمودن آنها جزء مهمترین اقدامات در پروژه‌های مدیریت فرایند است
که نرم افزاهای BPMS نیز باید قادر باشند از آن پشتیبانی کنند.
مدیریت فرم
از نظر ویژگی‌های فرم و عملکرد بیزاجی به مراتب گزینه خیلی بهتری نسبت به پروسس میکر می‌باشد.
پرتال گردش کار
زمانی که به بررسی و ارزیابی ویژگی‌های پرتال گردش کار پرداخته می‌شود،
میتوانید مشاهده کنید که بیزاجی به طرز چشمگیری بر رقیب خود حکم فرمایی می‌کند.
مدیریت و نظارت
در این قسمت هم به مانند بخش‌های قبلی این بیزاجی می‌باشد که نسبت به پروسس میکر قوی‌تر عمل می‌کند.
بیزاجی با استفاده از ابزارهایی که در اختیار کاربران قرار می‌کند به صورت حرفه‌ای این کار را انجام میدهد.
تجزیه و تحلیل فرایند
در ماژول تجزیه و تحلیل فرایند بیزاجی نسبت به پروسس میکر یک پیشرو به حساب می‌آید.
فناوری محصول
در بحث فناوری هم همان طور که در تصویر هم مشاهده می‌کنید به نظر کاربران بیزاجی بسیار قوی‌تر از پروسس میکر می‌باشد.
سایر موارد مقایسه‌ای بین Bizagi و ProcessMaker
در جدول زیر سایر موارد را در این دو نرم افزار بررسی می‌کنیم:
عنوان
امتیاز کسب شده در نظر سنجی عمومی
8/3
8/6
رضایت مشتری
98%
100
زبان‌های قابل پشتیبانی
English
English
ادغام یا یکپارچگی
MS sharepoint
SAP
ECM
ندارد
متناسب برای سازمان‌های
کوچیک
متوسط
بزرگ
کوچیک
متوسط
پشتیبانی
تلفن
تیکت
تلفن
ایمیل
نظر همیار فرایند کسب و کار
همان طور که از مطالب بالا مشخص است کفه ترازو به سمت نرم افزار بیزاجی سنگین می‌باشد.
لازم به ذکر می‌باشد نتایج عدد و درصدی بیان شده توسط سایت‌های معتبری همچون finances online و مشابه آن بیان شده است.
اما این که واقعاً کدام یک از این دو نرم افزار برای ما بهتر می‌باشد به بسیاری از عوامل دیگر هم بستگی دارد.
اگر به دید آموزش به این دو نرم افزار نگاه کنیم مطمئناً نرم افزار بیزاجی برای شروع بسیار مناسب‌تر می‌باشد.
اما اگر دید ما سازمانی باشد و ما قصد خرید نرم افزار را داشته باشیم ماجرا به طور کلی تغییر خواهد کرد.
آن وقت سازمان ما باید سایر موارد را مانند ریسک‌پذیری، توسعه‌پذیری، زمان، هزینه و بسیاری از موارد دیگر را هم در نظر بگیرد.
یعنی علاوه بر تمام موارد گفته شده باید سازمان به نسبت شرایط خود به این موارد هم توجه لازم را داشته باشد.
این موارد بسیار به آینده‌نگر بودن و یا نبودن سازمان مرتبط است.
از طرفی سازمانها باید شرایط داخل کشور را هم در نظر بگیرند.
نرم افزاری مانند بیزاجی علاوه بر داشتن قیمت بالا در کشور ما تحریم می‌باشد و این کار را برای سازمان در زمان اجرا سخت می‌کند.
مطمئناً می‌دانید زمانی که شرکت‌های ایرانی اقدام می‌کنند این نرم افزارها را ارائه دادن و دستکاری کردن، خود عامل به وجود آمدن ایرادهای جدید می‌باشد.
همچنین با تحریم کردن شرکت اصلی کار سخت‌تر از گذشته هم خواهد شد که سازمانها را دچار چالش‌های جدیدی می‌کند.
اما آنچه تجربه و زمان ثابت کرده است نرم افزار بیزاجی مناسب برای سازمانها بزرگ می‌باشد.
اما نرم افزار پروسس میکر مناسب سازمان‌های کوچک می‌باشد.
ویدیو مقایسه دقیق پروسس میکر و بیزاجی
آنچه گذشت
بعد از مرور مقاله مقایسه دقیق پروسس میکر و بیزاجی به طور کامل با تفاوت این دو نرم افزار آشنا شدیم.
متوجه شدیم که بیزاجی نسبت به پروسس میکر برتر می‌باشد.
اما نرم افزار بیزاجی بسیار گران قیمت‌تر نسبت به پروسس میکر می‌باشد.
از طرفی پروسس میکر متن باز می‌باشد در صورتی که بیزاجی این چنین نیست.
در آخر این که بیزاجی برای شرکت‌های بزرگ و پروسس میکر برای شرکت‌های کوچک مناسب می‌باشد.
با تشکر تیم همیار فرایند کسب و کار (HBP)
⇓لینک دانلود pdf مقاله⇓
لینک دانلود مخصوص اعضا
لطفا اول وارد شوید!
نظرت چیه!
(1 رای, میانگین: 5,00 از 5) Loading...
https://hamyarbp.com/wp-content/uploads/2020/03/1-4.jpg500500Aidin Gholamihttps://hamyarbp.com/wp-content/uploads/2021/08/10.pngAidin Gholami2020-03-09 11:38:302020-03-11 07:35:45مقایسه دقیق پروسس میکر و بیزاجی
بعد از مرور این مقاله با نرم افزار ویژوال پارادایم آشنا خواهید شد.
همچنین در ارتباط با ویژگی‌های منحصر به فرد این نرم افزار آشنا می‌شوید.
در آخر هم میتوانید فایل pdf مقاله را دانلود کنید و به لینک آموزش زبان اصلی آن دسترسی پیدا کنید.
همچنین به لینک دانلود نرم افزار دسترسی خواهید داشت.
بررسی چیستی نرم افزار ویژوال پارادایم
در حیطه فعالیت مدیریت فرایندهای کسب و کار یا BPM
نرم‌افزارهای مختلفی جهت مدلسازی، تجزیه و تحلیل و طراحی وجود دارد که visual paradigm یکی از آنها می‌باشد.
بدون تردید اگر از نرم افزارهای این حوزه استفاده نشود حداقل اتفاقی که ممکن است پیش آید، مدیریت فرایندها در زمان پیاده‌سازی دچار اشتباه و دوباره کاری خواهد شد.
به ابزارهای که برای تجزیه و تحلیل فرایند استفاده می‌شود به اصطلاح Case-Tools گفته می‌شود.
از ویژوال پارادایم ما برای مدلسازی و طراحی استفاده می‌کنیم بنابراین این نرم افزار برای پیاده‌سازی به تنهایی کاربردی ندارد.
ابزارهای مناسب جهت تحلیل و مستندسازی در نرم افزار ویژوال پارادایم:
شبیه سازی دیاگرام‌های فرایند
انیمیشن سازی
خروجی‌های Html
خروجی PDF
خروجی Word
ماتریس CRUD: از این ماتریس برای فرم‌ها و داده‌ها استفاده می‌شود.
ماتریس RACI: مسئولیت‌های افراد، تیم‌ها، دپارتمان‌ها و سایر واحدهای کاری را در تکمیل فعالیت‌های کسب و کار نمایش میدهد.
خروجی‌های مناسب جهت مستندسازی
مدلسازی داده‌ها:
تحلیلگران کسب و کار یا تحلیلگران فرایند، فرایندهای موجود را با استفاده از نمودار فرایندهای کسب و کار یا BPD که مخفف عبارت Business process design می‌باشد مدلسازی می‌کنند.
سپس داده‌های تولید شده یا مورد استفاده فرایندها را با استفاده از نمودار رابطه موجودیت یا ERD که مخفف عبارت Entity Relationship Diagram در قالب موجودیت‌ها و نحوه ارتباط آنها را مدل کرده و به نمایش در می‌آورد.
دیدگاه های ویژوال پارادایم:
دیدگاه داده‌ای
دیدگاه سازمانی
دیدگاه کنترلی
دیدگاه محصولی
دیدگاه کارکردی
ابزار واژه‌نامه پروژه:
ثبت اصطلاحات و لغت، تا هر شخص بتواند به تفسیر آنها به صورت متنی دسترسی داشته باشد.
باعث هماهنگی بین کاربران می‌شود تا انتظارات بی مورد ایجاد نشود.
همکاری تیمی:
برای افراد و سازمان‌هایی مناسب می باشد که به صورت تیمی کار می‌کنند. با استفاده از:
CVS
Subversion
Perforce
ClearCase
یا استفاده از خود سرور ویژوال پارادایم که نیاز به فعالسازی دارد
ارتباط ویژوال پارادایم با نرم افزارهای دیگر:
نرم افزار
ورودی
خروجی
Microsoft Excel
*
*
XML
*
*
فرمت خود ویژوال پارادایم
*
*
JPG, PNG, SVG, EMF, PDF
*
BPEL برای موتور گردش کاری Oracle
*
Visio
*
BPEL برای موتور گردش کاری JBoss
*
مدلسازی UML:
طراحی انواع نمودارهای UML:
نمودار کلاس (Class Diagram): ساختار سیستم را به وسیله نمایش کلاس‌ها، خصوصیات کلاس‌ها و روابط بین آنها توصیف خواهد کرد.
نمودار ساختار مرکب (Composite Structure Diagram): ساختار داخلی کلاس‌ها و هماهنگی‌هایی ممکن را توصیف می‌کند.
نمودار به کارگیری (Deployment Diagram): سخت‌افزار بکار رفته در پیاده‌سازی سیستم را توصیف می‌کند همچنین به توصیف محیط‌های اجرا و سایر اجزایی که باید بر روی این سخت‌افزار قرار گیرند هم می‌پردازد.
نمودار شی (Object Diagram): یک دید کامل یا جزیی از ساختار سیستم مدل شده در یک زمان مشخص را نشان میدهد.
نمودار بسته‌بندی (Package Diagram): به توصیف چگونگی تقسیم سیستم به گروه بندی‌های منطقی با نمایش وابستگی‌ها بین این گروه بندی‌ها می‌پردازد.
نمودار فعالیت (Activity Diagram): نمودار فعالیت برای توصیف قدم به قدم گردش کار تجاری و عملیاتی مؤلفه‌های سیستم استفاده می‌شود و گردش کنترل را در سرتاسر سیستم توصیف می‌کند.
نمودار ماشین وضعیت (UML State Machine Diagram): وضعیت‌های مختلف سیستم و انتقال بین وضعیت‌ها را به نمایش در می‌آورد.
نمودار مورد کاربرد (Use Case Diagram): کارکرد ارائه شده توسط یک سیستم را در قالب بازیگران (Actor) واهداف آنها که به صورت مورد کاربرد نمایش داده می‌شوند و له مدلسازی وابستگی بین موردهای کاربرد می‌پردازد.
نمودار ارتباطات (Communication Diagram): به نمایش بر همکنش بین اشیاء یا اجزاء را در قالب توالی پیام‌های مبادله شده می‌پردازد. این نمودار نمایانگر ترکیبی از اطلاعات به دست آمده از نمودارهای کلاس، توالی و مورد کاربرد می‌باشد و هر دو ساختار ایستا و رفتار پویای سیستم را در نظر می‌گیرد.
نمودارکلی برهمکنش (Interaction Overview Diagram): یک دید کلی ارائه میدهد که در آن گره‌ها بیانگر نمودارهای بر همکنش هستند.
نمودار توالی (Sequence Diagram): نشان میدهد که اشیاء چگونه با یکدیگر در قالب پیام‌هایی متوالی ارتباط بر قرار می‌کنند.
نمودارهای زمانبندی (Timing Diagrams): بر روی محدودیت‌های زمانبندی تمرکز دارند.
خلاصه‌ای از برخی از ویژگی‌های ویژوال پارادایم
تبدیل مدل‌های فرایند ساخته شده به کد BPEL که برای Oracle و JBoss قابل استفاده می‌باشد.
ویژگی مدلسازی نرم‌افزار از جمله فرایندهای کسب و کار، نمودارهای UML و…
ایجاد محدودیت برای مدلسازی فرایندهای کسب و کار، امکان برقراری ارتباط فرایندها، تولید کدهای مختلف
ویژگی استفاده در بستر و سیستم عامل‌های ویندوز، لینوکس و سیستم عامل مک.
ایجاد ارتباط با بسیاری از نرم افزارهای مشابه جهت تبادل اطلاعات.
تهیه خروجی‌های متفاوت از سیستم.
شبیه سازی اجرای فرایندها جهت بهبود فرایند کسب و کار
ایجاد و مدیریت ابزار واژه‌نامه پروژه برای اصطلاحات و لغات پروژه.
امکان مدلسازی بصورت مشارکتی و تیمی.
توانایی ترسیم انواع نمودارها، زنجیره فرایند رویداد_محور (EPC)، زنجیره ارزش پورتر، جریان داده (DFD)، نمودار فرایند کسب و کار، نقشه فرایند، چارت سازمانی برای مدلسازی کردن فرایند کسب و کار.
توضیحات تکمیلی Visual Paradigm for UML
این نرم افزار با چهار ویرایش مختلف ارائه شده است.
کامل‌ترین ویرایش نرم افزار با عنوان Enterprise می‌باشد.
این برنامه با نام VP-UML نیز مطرح شده بود اما از نسخه‌ی 11.1 به بعد عبارت for UML از نام آن حذف شده است و با نام Visual Paradigm به بازار ارائه می‌شود.
از نسخه 10 به بعد امکان کرک کردن آن وجود ندارد و کرک‌ها به درستی عمل نمی‌کنند.
در صورت نصب نسخه جدید باید بعد از مهلت استفاده آزمایشی پاک شود و دوباره نصب شود.
حداقل سیستم مورد نیاز
امکان استفاده با سیستم‌های ضعیف‌تر هم وجود دارد
مخصوصاً در ورژن‌ها قدیمی‌تر اما برنامه در زمان اجرا کمی کند می‌شود.
Intel Pentium 4 at 2.0 GHz or higher
Minimum 2.0 GB RAM, but 4.0 GB is recommended
(Minimum 4GB disk space (NOT include project space
(Microsoft Windows (XP/Vista/7/8), Microsoft Windows Server (2000/2003/2008/2012
ویدیو معرفی نرم افزار ویژوال پارادایم
کلام پایانی
با مرور مقاله معرفی نرم افزار ویژوال پارادایم تا به اینجا مطمئناً آشناییت لازم را نرم افزار ویژوال پارادایم بدست آوردیه‌اید.
بنابراین متوجه شدیم قبل از پیاده‌سازی فرایندها در سازمان
ما نیاز به یک مدلسازی فرایند داریم تا از دوباره کاری‌ها و اشتباهات آتی جلوگیری کنیم.
حال برای این کار نیاز به ابزارهای مختلف می‌باشد
که یکی از کامل‌ترین و پیشرفته‌ترین ابزارهای حال حاضر برای این کار ویژوال پارادایم می‌باشد.
با تشکر تیم همیار فرایند کسب و کار (HBP)
⇓لینک دانلود pdf مقاله⇓
⇓لینک دانلود آخرین ورژن نرم افزار ویژوال پارادایم ⇓
بعد از مرور این مقاله شما آشنایت لازم را با اِلمان‌ها یا علائم BPMN یا همان BPMN2.0 پیدا خواهید کرد.
بعد از مرور متوجه خواهید شد که این استاندارد دارای چه نوع نشانه گذاری‌هایی می‌باشد.
همچنین متوجه خواهید شد که کدام نمادها اصلی می‌باشند.
از طرفی متوجه خواهید شد هر کدام از این نمادهای اصلی از چه زیر نمادهای دیگری تشکیل شده‌اند.
در ابتدا به بررسی چیستی BPMN یا BPMN2.0؟
BPMN مخفف عبارت Business Process Model & Notation است که به معنی مجموعه‌ای از علائم و نشانه‌ها برای مدل سازی فرایند می‌باشد.
BPMN استانداردی برای مدل سازی، نمایش و یا به تصویر درآوردن فرایندهای کسب و کار می‌باشد.
درواقع برای این که فرایندهای مدل سازی شده برای تمامی افراد در سازمان ما
مانند تحلیل‌گر فرایند، کارکنان بخش IT، مدیران عملیاتی، مدیران اجرایی و یا حتی مدیران سطح بالا قابل درک باشد
باید در زمان مدل سازی از یک زبان مشترک استفاده کرد.
آن زبان مشترک در BPMیا مدیریت فرایندهای کسب و کار استاندارد BPMN می‌باشد.
در ادامه مقاله فقط می‌گوییم BPMN به دلیل این که BPMN و BPMN2.0 یکی هستند.
تنها تفاوت ورژن آنها می‌باشد که آخرین ورژن BPMN2.0 است و همه بر اساس این ورژن فعالیت می‌کنند.
بنابراین زمانی که گفته می‌شود BPMN منظور همان آخرین ورژن می‌باشد.
جعبه‌هایی برای جدا کردن شرکا در فرایند استفاده می‌شود.
به طور مثال مشتری و شرکت ما هر کدام یک pool جداگانه هستند (مثال می‌باشد یعنی میتواند اینگونه هم نباشد).
نام
نماد
Lane (مسیر یا خط سیر)
برای سازماندهی و طبقه‌بندی کردن فعالیت‌ها در فرایندها استفاده می‌شود که در درون یک pool قرار می‌گیرد.
انواع Artifact یا مصنوعات
نام
نماد
Data Object (شئ داده‌ها)
برای نمایش درخواست و یا تولیده داده‌ها یا همان اطلاعات فرم‌ها و فرم‌ها در فرایند استفاده می‌شود.
نام
نماد
Group (گروه)
تأثیر خاصی بر فرایندهای ما ندارد بیشتر به دلیل مستندسازی در آیند و یا تجزیه و تحلیل مورد استفاده قرار می‌گیرد.
نام
نماد
Annotation (حاشیه نویسی)
بیشتر به منظور توضیحات متنی برای سایر افراد در مدلسازی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
نام
نماد
Data Store (مخزن داده)
مخزن داده‌ها که میتواند نشان از یک دیتابیس برای درج اطلاعات باشد.
حالا با هم به بررسی Event یا همان رخدادها می‌پردازیم
Start یا رویداد آغازین
در زمان شروع هر فرایند ما باید از یک Start Event استفاده کنیم.
نوع
نماد
شرح
ساده Non
زمانی که نحوه شروع فراینده مشخص نشده باشد یا برای شروع زیرفرایندها استفاده می‌شود.
پیام Message
فرایند با دریافت یک نوع پیام آغاز می‌شود.
زمان Timer
با شرط زمان شروع می‌شود مثل زمان ثبت نام برای کنکور
چندگانه Multiple
زمانی که با چندین راه مختلف ممکن است فرایند آغاز شود مثلا هم با ارسال پیام و هم رأس ساعت 12 شب
سیگنال Signal
با دریافت سیگنال از یک منبع شروع می‌شود.
شرط Canditional
براساس پیش شرط‌ها آغاز می‌شود، مثلا برای درخواست‌های بالای 5 میلیون تومان
موازی چندگانه Parallel Multiple
برای فرایندهایی کاربرد دارد که با رخدادهای موازی شروع می‌شود.
Intermediate یا رخداد میانی
برای مدلسازی رویدادی که در طی اجرای یک فعالیت ممکن است رخ دهد رویداد میانی استفاده می‌شود.
نوع
نماد
شرح
ساده Non
تغییر حالت جریان فرایند به صورت عادی
پیام Massages
وقتی در فرایند انتظار ارسال یا دریافت فرایند می‌باشد.
زمان Timer
اگر قرار باشد در میان فرایند اتفاق خاصی رخ دهد در زمان مشخص مثلا ساعت 12 شب
جبران خسارت Compensation
نشان دهنده نیاز به جبران خسارت در میان فرایند
پیوند Link
در فرایندهای پیچیده جهت ساده سازی فرایند استفاده می‌شود.
متوقف Cancel
فقط در زیر فرایند استفاده می‌شود و زمانی استفاده می‌شود که اتفاقی مانند پیام Cancel افتاده باشد.
سیگنال Signal
برای ارسال و دریافت سیگنال بین poolها یا نمودارهای فرایندهای کسب و کار.
چندگانه Multiple
چندین رویداد میانی زمانی که وجود داشته باشد در میان فرایند از آن استفاده می‌کنیم.
خطا Error
بیشتر در زیرفرایندها مورد استفاده قرار می‌گیرد. یعنی به دلیل یک خطا مسیر اصلی زیرفرایند، یک مسیر دیگر هم در نظر گرفته می‌شود.
منظور از Catching و Throwing چیست؟
Catching به معنی دریافت و Throwing به معنی ارسال می‌باشد.
در بعضی جاها نوع‌ها به دو صورت توخالی و توپر هستند مثلا نوع پیام در رخداد میانی هم نوع پاکت خالی وجود دارد
که نمونه‌اش را قرار دادیم و هم پات توپر که داخل آن مشکی است.
هر کدام از این نوع‌ها توپر باشند به معنی ارسال می‌باشند و هر کدام که خالی باشند معنی دریافت را می‌دهند.
در جدول زیر یکی از آنها را نشان می‌ذهیم بقیه هم به همین صورت می‌باشند
در تعریف فقط، ارسال کننده یا دریافت کننده بودن آن تغییر می‌کند.
نام
نوع
سیگنال Signal
End یا رخداد پایانی
این رخداد نشان از پایان فرایند می‌باشد.
نوع
نماد
شرح
ساده Non
زمانی که نوع پایان فرایند مشخص نباشد و یا این که پایان زیرفرایند و برگشت به فرایند اصلی را نشان میدهد.
پیام Massages
در پایان پیامی برای شخص مورد نظر فرستاده می‌شود.
جبران خسارت Compensation
پایان فرایند و باید جبران خسارت فعال شود.
پیوند Link
از این طریق آن فرایند به یک pool یا فرایند دیگر ارسال می‌شود.
لغو Cancel
مسیری از فرایند که ناموفق بوده است.
سیگنال Signal
برای ارسال و دریافت سیگنال بین poolها یا نمودارهای فرایندهای کسب و کار.
چندگانه Multiple
وقتی چند فعالیت موجب پایان فرایند می‌شوند.
خطا Error
پایان فرایند به دلیل وجود خطا
پایان دادن Terminate
نشان میدهد که تمام فعالیت‌ها در یک فرایند به پایان رسیده‌اند.
حال باهم به بررسی Activity یا فعالیت می‌پردازیم
فعالیت‌ها، کارهایی هستند که در یک فرآیند کسب‌وکار انجام می‌شود.
نام
نماد
شرح
وظیفه Task
فعالیت ساده یک عمل ساده در فرآیند را نشان میدهد که قابل شکست به سطوح پایین‌تر فرآیند، نمی‌باشد.
زیرفرایند Sub-process
زمانی که قصد داریم یک کار غیر اتمیک (تجزیه پذیر)و پیچیده را مدلسازی و آن را به کارهای کوچکتر تقسیم کنیم از Sub-Process استفاده می‌کنیم.
Task یا وظیفه
نام
نماد
شرح
خودکار Service
زماتی که وظیفه به صورت خودکار انجام می‌شود از وب سرویس‌ها استفاده می‌شود.
ارسال Send
زمانی که یک پیام را ارسال می‌کنیم.
دریافت Receive
زمانی که یک پیام را دریافت می کنیم.
نیمه خودکار User
یک وظیفه به وسیله یک عامل انسانی و یک نرم افزار یا اتوماسیون انجام می‌شود.
دستی Manual
فقط توسط یک عامل انسانی انجام می‌شود چیز دیگری دخیل نمی‌باشد.
نقش یا قوانین کسب و کار Business Rule
ورودی و خروجی را در فرایند مشخص و محاسبه می‌کند.
متن یا سند Script
متن‌های تهیه شده به زبان ماشین‌های فرایندی که در زمان اجرای وظیفه توسط ماشین خوانده و نمایش داده می‌شود.
ارجاع Reference
این نوع وظیفه به یک وظیفه دیگر ارجاع داده می‌شود.
Sub-process یا زیرفرایند
نام
نماد
شرح
مشمول شدن Embedded
مختص همان فرآیندی است که در آن استفاده شده است.
تکرار شونده Reusable
فرآیندهای تکرار شونده درون سازمان هستند. یعنی هم در مالی و هم در عملیات چنین زیرفرآیندی وجود دارد.
زیرفرایند مرجع Reference
یک بار درسازمان در فرآیند مادر ترسیم می‌شود سایر فرآیندها باید برای استفاده از این زیر فرآیند به فرآیند مادر مراجع کنند.
در این بخش Gateway یا درگاه را مورد بررسی قرار خواهیم داد
درگاه‌ها مسئول کنترل چگونگی جریان یافتن فرآیندهای کسب‌وکار هستند.
نام
نماد
شرح
Exclusive
or
هرگاه بخواهیم از چند مسیر فقط یکی را انتخاب کنیم از این دروازه استفاده می‌کنیم.
Event-based
از این درگاه برای مدلسازی مسیرهای جایگزین مبتنی بر رویدادها استفاده می شود.
Inclusive
شرایط تمامی جریان‌ها ارزیابی می‌گردد. تمامی جریان‌های دارای نتیجه مثبت پیموده خواهند شد.
Complex
این دروازه مسئول رسیدگی به وضعیت‌هایی را دارد که سایر دروازه‌ها از آن پشتیبانی نمی‌کنند.
Parallel
این دروازه را هنگامی به کار می‌بریم که بخواهیم چند فعالیت به
بعد از مرور این مقاله به طور کامل آشنایی مقدماتی با استاندارد BPMN را بدست خواهی آورد.
در ادامه متوجه خواهی شد منظور از مدل سازی فرایندهای کسب و کار چیست.
همچنین چرایی استفاده از استانداردها برای مدل سازی را هم متوجه خواهی شد.
پر از انرژی و انگیزه بریم که باهم بررسی کنیم.
BPMN چیست؟
BPMN مخفف عبارت Business Process Model & Notation است به معنی مجموعه‌ای از علائم و نشانه‌ها برای مدل سازی فرایند می‌باشد.
BPMN استانداردی برای مدل سازی، نمایش و یا به تصویر درآوردن فرایندهای کسب و کار می‌باشد.
درواقع برای این که فرایندهای مدل سازی شده برای تمامی افراد در سازمان ما
مانند تحلیل‌گر فرایند، کارکنان بخش IT، مدیران عملیاتی، مدیران اجرایی و یا حتی مدیران سطح بالا قابل درک باشد
باید در زمان مدل سازی از یک زبان مشترک استفاده کرد.
آن زبان مشترک در BPM یا مدیریت فرایندهای کسب و کار استاندارد BPMN می‌باشد.
زمانی که شما داخل این تصاویر از نمادها یا اِلمان‌های مختلفی استفاده می‌کنید
باید این اِلمان‌ها برای سایر افراد هم قابل درک کردن باشد.
استاندارد برای این نمادها به همین منظور ایجاد شده است.
در غیر این صورت هر فردی متناسب با سلیقه‌ی خود اقدام به مدل سازی می‌کرد
که در این صورت مدل او حتی برای افراد همان سازمان هم قابل فهم نمی‌باشد چه برسد به خارج از سازمان.
اما زمانی که یک استاندارد تعریف می‌شود کافی است افراد همان استاندارد را یاد بگیرند
آن وقت آنها در سازمان، خارج از سازمان و در سطح دنیا در حال استفاده از یک زبان مشترک برای ترسیم هستند.
این کار باعث می‌شود مدل شما در هر کجای دنیا مدل سازی شده باشد توسط سایر افراد قابل فهم باشد.
به طور مثال
در ایران زبان‌های مختلفی وجود دارد مانند پارسی، ترکی، کردی و عربی و سایر موارد
اما زبان واحد برای این که افراد از اقوام مختلف بتوانند با هم ارتباط برقرار کنند پارسی می‌باشد.
در سطح دنیا هم برای این که بتوانند افراد با هم ارتباط برقرار کنند درحال حاضر از زبان انگلیسی استفاده می‌شود.
حال برای مدل سازی فرایندها هم از یک زبان واحد و استانداردی به نام BPMN استفاده می‌شود.
در سطح دنیا استانداردهای مختلفی وجود دارد که یکی از آنها که بسیار هم مورد توجه است BPMN می‌باشد.
همچنین در ادامه بعضی دیگر از این استانداردها را معرفی می‌کنیم.
BPMN دارای ورژن‌های متفاوتی می‌باشد که به آخرین ورژن آن BPMN2.0 گفته می‌شود.
دارای بیش از 100 اِلمان و در یک کتاب بیش از 500 صفحه توسط OMG معرفی شده است.
معرفی سایر استانداردها و روش‌های نشانه گذاری
در جدول زیر برخی از استاندارهای موجود و سایر روش‌های نشانه گذاری معرفی شده‌اند:
استانداردها و نشانه گذاری‌ها
شرح
Swim Lanes
این شیوه نشانه گذاری به سایر سیستم‌های نشانه گذاری اضافه می‌شود و کمک به بهتر نشان دادن دسته‌های مختلف در فرایند می‌کند به تنهایی کاربردی ندارد.
Flow Charting
تایید شده توسط ANSI می‌باشد که شامل نمادهای ساده و کمی می‌باشد. البته این نماد استاندارد سازی نشده است. این نمادها یک تصویر سریع و کلی از جریان فرایند را تسهیل می‌نماید.
(Event Process Chanin (EPC
توسعه یافته توسط ARIS که رویدادها مانند محرک‌ها می‌داند یا خروجی‌های حاصل از یک مرحله از فرایند را در نظر می‌گیرد درواقع این استاندارد براساس رُخدا، فعالیت عمل می‌کند. بیشتر برای مدل سازی مجموعه‌های دارای فرایندهای پیچیده مفید است.
(Unified Modeling Language (UML
این استاندرد توسط گروه مدیریت شیء‌گرا پشتیبانی می‌شود. مجموعه‌ای استاندارد از تکنیک‌های نموداری می‌باشد. از این نشانه گذاری‌ها در اصل برای سیستم‌های اطلاعاتی استفاده می‌شود.
Integrated Definition Language
(IDEF)
استاندارد پردازش اطلاعات فدرال که تمامی خروجی‌ها، ورودی‌ها، مکانیسم‌ها و کنترل‌های فرایند مورد نظر را مورد توجه قرار میدهد. همچنین به طور شفاف، فرایندها را در سطوح مختلفی از جزئیات به یکدیگر مرتبط می‌سازد.
Value Stream Mapping
سرچشمه‌ی آن تولید ناب می‌باشد. مجموعه‌ای از نمادهای ساده که برای افزودن زمان و هزینه منابع به مدل فرایندها استفاده می‌شود تا کارایی فرایند را نشان دهد.
XPDL
XPDL توسط Workflow Management Coalition یا WFMC تعریف شده است. XPDL زبانی است که بر اساس استاندارد XML برای توصیف طراحی مدل های فرایندی ایجاد شده است.
مزایای استفاده از BPMN
زبان مشترک در دنیا
هرجای دنیا بر اساس این استاندار مدل سازی کرده باشید برای افرادی که با این استاندارد آشنا هستند
قابل فهم می‌باشد دارای محدودیت جغرافیایی نیست.
زبان مشترک برای سازمانی
با استفاده از این استاندارد تمامی افراد درگیر در پروژه‌های فرایندی به راحتی با هم می‌توانند مکاتبه کنند.
بهترین استاندارد
درحال حاضر بهترین استاندارد در سطح دنیا می‌باشد.
باهوش بودن
این استاندارد با اِلمان‌هایی که دارد هر فرایندی را میتواند به تصویر در بیاورد.
مورد پذیرش مخاطبان
مخاطبان به راحتی می‌توانند این استاندارد را فرا بگیرند به دشواری زبان‌های برنامه نویسی نمی‌باشد.
نرم‌افزارهای مناسب
بسیاری از نرم‌افزارهای رایگان و غیررایگان با قیمت مناسب برای این استاندارد وجود دارد که برای سازمان بسیار به صرفه می‌باشد.
قابل استفاده در BPMSها
این استاندارد خوراک اولیه ابزارهای BPMS می‌باشد.
در آخر این که بعد از مرور مقاله BPMN یا استاندارد مدل سازی چیست؟
متوجه علت استفاده از استانداردها در سطح جهان شده‌ای.
همچنین متوجه علت این که چرا از استاندارد BPMN هم استفاده می‌شود شده‌ای.
بنابراین BPMN یک نوع از هزاران نوع استاندارد می‌باشد
اما BPMN امروزه بیشتر مورد استقبال قرار گرفته است.
از طرفی ما با استفاده از BPMN یک زبان مشترک بین خود و سایر افراد در سطح دنیا ایجاد می‌کنیم.
با تشکر تیم همیار فرایند کسب و کار (HBP)
⇓لینک دانلود pdf مقاله⇓
⇓لینک دانلود pdf کتاب اصلی BPMN⇓
لینک دانلود مخصوص اعضا
لطفا اول وارد شوید!
نظرت چیه!
(2 رای, میانگین: 4,50 از 5) Loading...
https://hamyarbp.com/wp-content/uploads/2020/01/2-4.jpg500500Aidin Gholamihttps://hamyarbp.com/wp-content/uploads/2021/08/10.pngAidin Gholami2020-01-26 10:19:092020-01-29 07:19:53BPMN یا استاندارد مدل سازی چیست؟
بعد از مرور این مقاله متوجه تفاوت BPMS و ERP در سازمان‌های مختلف خواهی شد.
همچنین متوجه خواهی شد که چرا بعضی سازمان از BPMS و سایر سازمانها از ERP استفاده می‌کنند.
از طرفی با هم بررسی می‌کنیم کدایم یک از این دو برای سازمانها بهتر هستند.
تعریف BPMS و ERP
برنامه‌ریزی منابع سازمانی یا ERP
ERP که مخفف عبارت Enterprise Resource Planning می‌باشد به معنی برنامه‌ریزی منابع سازمانی است.
ERP یک سیستم سازمانی است که امکان پرداخت یکپارچه، نظام‌مند و منسجمی به مسائل مختلف کسب و کار
و تصمیم‌گیری‌های کاملاً آگاهانه در ارتباط با مسائل گوناگون سازمان را فراهم می‌کند.
سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار یا BPMS
BPMS مخفف Business Process Management System، Business Process Management Software یا حتی Business Process Management Suite می‌باشد.
یک نوع ابزار نرم‌افزای می‌باشد که از طریق تعریف، اتوماسیون و تجزیه و تحلیل باعث بهبود فرایندهای کسب و کار در سازمان ما می‌شود.
همچنین این سیستم باید توانایی:
مدلسازی، ایجاد، ویرایش، اجرا کردن و توانایی جمع‌آوری داده‌ها و تجزیه و تحلیل آنها را داشته باشد.
ماژول‌ها شامل منابع انسانی، بازاریابی و فروش، مالی و تولید می‌باشند.
در سیستم ERP هر یک از این ماژول‌ها بر اساس Best Practices یا همان بهترین‌های هر صنعت انتخاب و طراحی شده‌اند.
به طور مثال تمام شرکت‌های بیمه را در نظر گرفته‌اند و سپس براساس فرایندهای مختلفی که هر یک از این شرکت‌های بیمه دارند،
بهترین‌ها را انتخاب کرده و در کنار هم قرار داده‌اند و سیستم ERP را به وجود آورده‌اند.
اما این عمل دارای مزایا و معایبی هم می‌باشد:
مزایا
فرایندهای موجود در سیستم ERP بهترین‌های صنعت ما هستند
از قبل تمام فرایندهای ما تعریف شده‌اند و دیگر نیازی نیست ما اینکار را انجام دهیم
کاهش زمان تاخیر تا 60 درصد
ارسال به موقع فرآورده در 99 درصد مواد
افزایش سرعت گردش موجودی کالا تا بیش از 30 درصد
کاهش زمان چرخه تا 80 درصد
کاهش WIP (کالای در جریان ساخت)تا 70 درصد
افزایش دقت اطلاعات
بهبود توانایی تصمیم‌گیری
معایب
فرایندهای از پیش تعریف شده به احتمال خیلی زیاد با فرایندهای سازمان ما مطابقت نداشته باشند
تغییر در فرایندهای از پیش تعریف شده بسیار دشوار می‌باشد
کارایی بهتر برای سازمان‌های بسیار بزرگ و به بلوغ رسیده
هزینه‌های بسیار سنگین برای خرید نرم‌افزار
هزینه‌های بسیار سنگین برای پیاده‌سازی سیستم
پیاده‌سازی به احتمال زیاد ماه‌ها زمان نیاز داشته باشد به دلیل عدم مطابقت ERP با سازمان ما
زمان‌بر بودن
استفاده از بهترین سیستم‌های ERP دنیا در ایران بسیار دشوار و هزینه بر است به دلیل عدم کارایی لازم
عدم انعطاف‌پذیری
BPMS
نرم‌افزاری است که یک محیط گرافیکی را در اختیار کاربر قرار میدهد.
که این محیط گرافیکی دارای ویژگی:
طراحی مدل فرایندی
طراحی مدل داده
طراحی فرم
طراحی قوانین کسب و کار
تعریف اجرا کنندگان فرایند
یکپارچه سازی
BPMS یک سیستم از پیش تعریف شده نمی‌باشد.
ماژول‌ها یا فرایندها در این سیستم از پیش تعریف شده نمی‌باشند.
که این شامل یک سری مزایا و معایبی می‌باشد
مزایا
چابکی سازمان
حذف فرایندهای تکراری
انعطاف‌پذیری زیاد سازمان
خودکارسازی اجرای فرایند
نظارت دقیق‌تر مدیران بر فرایند
گزارش‌های آماری دقیق
بهبود مستمر
فرایندهای اجرایی سازمان را میتوان بدون نیاز چندان به دانش برنامه نویسی پیاده‌سازی کرد
در سریع‌ترین زمان ممکن میتوان تغییرات لازم را ایجاد کرد
افزایش سرعت گردش کار
افزایش رضایت مشتری به دلیل افزایش سرعت انجام کارها
یکپارچه‌سازی تمام نرم‌افزارها
معایب
فرایندها از قبل در سیستم وجود ندارد
فرایندهای شما جزء بهترین‌های صنعت شما نمی‌باشد (البته این موضوع با استفاده از مدل‌های مرجع قابل رفع کردن می‌باشد)
نیاز به تعریف فرایند است
نیاز به مدلسازی فرایند می‌باشد
اما به زبان ساده تفاوت BPMS و ERP چیست؟
برای درک بهتر میتوانیم از دو منطق گردش کار و وظیفه‌ای استفاده کنیم.
هر دو منطق هم گردش کار و هم وظیفه‌ای در هر دو سیستم یعنی ERP و BPMS وجود دارد.
وظیفه‌ای: منظور فعالیت‌های مشخص می‌باشد به طور مثال مشخصات و سوابق مشتری
گردش کار: منظور ترکیب تعداد زیادی فعالیت برای رفع مسائل پیچیده مانند گردش کار مستندات یا خدمات مشتری
اما تفاوت در نوع وجود آن دو در این دو سیستم می‌باشد.
در ERP این دو منطق تعبیه شده است یا ساده‌تر جاسازی شده‌اند.
اما در BPMS این دو منطق به صورت جداگانه به طوری که برای کاربر کاملاً محسوس می‌باشد به کار رفته است.
اگر بخواهیم خیلی ساده‌تر بیان کنیم یعنی
ERP همه چیز را در خود از قبل و با استفاده از اطلاعات و داده‌های از پیش تعیین شده قرار داده است.
که شاید بسیاری از آنها حتی برای کاربر محسوس نباشد اما به کار برده است.
در واقع زمانی که شما از ERP استفاده می‌کنید این وظیفه سازمان شما است که بتواند خود را با سیستم ERP مورد نظر هماهنگ و یکپارچه کند.
اما BPMS چیزی را از پیش و با استفاده از اطلاعات و داده در خود قرار نداده است.
این سازمان است که به BPMS می‌گوید براساس چه اطلاعات و داده‌هایی باید آماده بکارگیری شود.
در واقع این وظیفه BPMS می‌باشد که خود را با سازمان ما هماهنگ و یکپارچه کند.
حال با هم بررسی کنیم ببینیم آیا می‌شود از هر دو سیستم استفاده کرد!
در این زمینه افرادی که مشغول به فعالیت هستند نظرات متفاوتی دارند.
بعضی از افراد بر این اعتقاد هستند که این دو نباید در سازمان همزمان مورد استفاده قرار بگیرد.
اما تعدادی از افراد هم بر این باور هستند که در صورت نیاز و یا اینکه درحال استفاده از یک سیستم ERP در سازمان هستیم
بهتر است از BPMS در کنار آن استفاده کنیم.
همچنین بیشتر افراد فعال در این حوزه بر این باور هستند
در صورت استفاده از سیستم BPMS نیازی به استفاده از سایر سیستم‌های مکمل نیست
به شرط آن که BPMS کاملاً حرفه‌ای پیاده‌سازی شده باشد و به صورت مستمر در آن بهبود ایجاد شود.
اما تعدادی از فعالان دیگر هم بر این باور هستند که این دو سیستم مکمل یکدیگر هستند
و بکارگیری آنها درکنار یکدیگر کارایی هر دو سیستم را افزایش میدهد.
این که نظر کدام یک از فعالان این حوزه کاملاً درست می‌باشد.
واقعاً نمی‌شود به صورت 100% بیان کرد، می‌شود گفت تمامی این نظریات درست می‌باشند.
اما اینکه کدام یک برای سازمان ما درست‌تر می‌باشد تماماً بستگی به محیط و شرایط سازمان ما دارد.
در واقع ما براساس شرایط و محیط سازمان خود و با استفاده از مشاوران فعال در این حوزه باید از یکی از این نظریات استفاده کنیم.
آیا ERP بهتر است یا BPMS برای کسب و کار ما!
همان طور که بیان شد انتخاب هر کدام و یا حتی استفاده همزمان از هر دو آنها بستگی به سازمان ما دارد.
به مواردی مانند:
مقدار هزینه مورد نظر برای این کار
مقدار زمان مورد نظر برای این کار
میزان انعطاف پذیری مورد نظر ما
اندازه سازمان ما
میزان پذیرش ریسک برای پیاده‌سازی
و بسیاری از موارد دیگر را می‌شود در نظر گرفته.
پیشنهاد تیم همیار فرآیند کسب و کار به شما این می‌باشد که از یک مشاوره فعال در این حوزه حتماً استفاده کنید.
مقداری هزینه برای مشاور در ابتدای کار اصلاً قابل مقایسه با هزینه‌های سنگین در آینده نمی‌باشد.
ویدیو بررسی تفاوت BPMS و ERP چیست؟
کلام پایانی
با مرور این مقاله مطمئناً تا الان متوجه تفاوت بین BPMS با ERPشده‌ای.
نکته پایانی این که طبق قانون 70/30 مدیریت فرایندها تنها 70 درصد از فرایندهای سازمان ما ثابت هستند و 30 درصد باقی مانده فرایندهای مهمی هستند که دائماً درحال تغییر می‌باشند.
یا حتی طبق قانون 80/20 تنها 20 درصد کارهای سازمان هستند که 80 درصد ارزش برای سازمان ما به ارمغان می‌آورند که این 20 درصد از کارها همیشه درحال تغییر هستند.
بنابریان اگر سازمان شما به بلوغ لازم دست پیدا نکرده است یا این که جزء کسب و کارهای کوچک می‌باشد بهتر است از BPM و به طبع آن از BPMS در سازمان خود استفاده کنید.
اما اگر جزء سازمان‌های کاملاً بلوغ یافته می‌باشید میتوانید از ERP استفاده کرده و برای افزایش انعطاف‌پذیری این سیستم بهتر است در کنار آن از BPMS هم استفاده کنید.
با تشکر تیم همیار فرایند کسب و کار (HBP)
⇓لینک دانلود pdf مقاله⇓
لینک دانلود مخصوص اعضا
لطفا اول وارد شوید!
نظرت چیه!
(1 رای, میانگین: 5,00 از 5) Loading...
https://hamyarbp.com/wp-content/uploads/2020/01/2-3.jpg500500Aidin Gholamihttps://hamyarbp.com/wp-content/uploads/2021/08/10.pngAidin Gholami2020-01-23 14:14:092020-01-27 10:51:29تفاوت BPMS و ERP چیست؟
Loading... 
or 
