تفاوت BPMS و ERP چیست؟

بعد از مرور این مقاله متوجه تفاوت BPMS و ERP در سازمان‌های مختلف خواهی شد.

همچنین متوجه خواهی شد که چرا بعضی سازمان از BPMS و سایر سازمان‌ها از ERP استفاده می‌کنند.

از طرفی با هم بررسی می‌کنیم کدایم یک از این دو برای سازمان‌ها بهتر هستند.

 

 

تعریف BPMS و ERP

• برنامه‌ریزی منابع سازمانی یا ERP

ERP که مخفف عبارت Enterprise Resource Planning می‌باشد به معنی برنامه‌ریزی منابع سازمانی است.

ERP یک سیستم سازمانی است که امکان پرداخت یکپارچه، نظام‌مند و منسجمی به مسائل مختلف کسب و کار
و تصمیم‌گیری‌های کاملاً آگاهانه در ارتباط با مسائل گوناگون سازمان را فراهم می‌کند.

• سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار یا BPMS

BPMS مخفف Business Process Management System، Business Process Management Software یا حتی Business Process Management Suite می‌باشد.

یک نوع ابزار نرم‌افزای می‌باشد که از طریق تعریف، اتوماسیون و تجزیه و تحلیل باعث بهبود فرایندهای کسب و کار در سازمان ما می‌شود.

همچنین این سیستم باید توانایی:

مدل‌سازی، ایجاد، ویرایش، اجرا کردن و توانایی جمع‌آوری داده‌ها و تجزیه و تحلیل آن‌ها را داشته باشد.

 

همچنین می‌توانی مقاله BPMS چیست؟ را در اینجا مطالعه کنید!

 

حال باهم به بررسی تفاوت BPMS و ERP می‌پردازیم

• ERP

ERP درواقع یک سیستم از پیش تعریف شده می‌باشد.

به طوری که ماژول‌های آن از قبل تعریف  شده‌اند.

ماژول‌ها شامل منابع انسانی، بازاریابی و فروش، مالی و تولید می‌باشند.

در سیستم ERP هر یک از این ماژول‌ها بر اساس Best Practices یا همان بهترین‌های هر صنعت انتخاب و طراحی شده‌اند.

به طور مثال تمام شرکت‌های بیمه را در نظر گرفته‌اند و سپس براساس فرایندهای مختلفی که هر یک از این شرکت‌های بیمه دارند،
بهترین‌ها را انتخاب کرده و در کنار هم قرار داده‌اند و سیستم ERP را به وجود آورده‌اند.

اما این عمل دارای مزایا و معایبی هم می‌باشد:

مزایا

1. 1. فرایندهای موجود در سیستم ERP بهترین‌های صنعت ما هستند
   2. از قبل تمام فرایندهای ما تعریف شده‌اند و دیگر نیازی نیست ما اینکار را انجام دهیم
   3. کاهش زمان تاخیر تا 60 درصد
   4. ارسال به موقع فرآورده در 99 درصد مواد
   5. افزایش سرعت گردش موجودی کالا تا بیش از 30 درصد
   6. کاهش زمان چرخه تا 80 درصد
   7. کاهش WIP (کالای در جریان ساخت)تا 70 درصد
   8. افزایش دقت اطلاعات
   9. بهبود توانایی تصمیم‌گیری

معایب

1. 1. فرایندهای از پیش تعریف شده به احتمال خیلی زیاد با فرایندهای سازمان ما مطابقت نداشته باشند
   2. تغییر در فرایندهای از پیش تعریف شده بسیار دشوار می‌باشد
   3. کارایی بهتر برای سازمان‌های بسیار بزرگ و به بلوغ رسیده
   4. هزینه‌های بسیار سنگین برای خرید نرم‌افزار
   5. هزینه‌های بسیار سنگین برای پیاده‌سازی سیستم
   6. پیاده‌سازی به احتمال زیاد ماه‌ها زمان نیاز داشته باشد به دلیل عدم مطابقت ERP با سازمان ما
   7. زمان‌بر بودن
   8. استفاده از بهترین سیستم‌های ERP دنیا در ایران بسیار دشوار و هزینه بر است به دلیل عدم کارایی لازم
   9. عدم انعطاف‌پذیری

 

• BPMS

نرم‌افزاری است که یک محیط گرافیکی را در اختیار کاربر قرار می‌دهد.

که این محیط گرافیکی دارای ویژگی:

1. 1. طراحی مدل فرایندی
   2. طراحی مدل داده
   3. طراحی فرم
   4. طراحی قوانین کسب و کار
   5. تعریف اجرا کنندگان فرایند
   6. یکپارچه سازی

BPMS یک سیستم از پیش تعریف شده نمی‌باشد.

ماژول‌ها یا فرایندها در این سیستم از پیش تعریف شده نمی‌باشند.

که این شامل یک سری مزایا و معایبی می‌باشد

مزایا

1. 1. چابکی سازمان
   2. حذف فرایندهای تکراری
   3. انعطاف‌پذیری زیاد سازمان
   4. خودکارسازی اجرای فرایند
   5. نظارت دقیق‌تر مدیران بر فرایند
   6. گزارش‌های آماری دقیق
   7. بهبود مستمر
   8. فرایندهای اجرایی سازمان را می‌توان بدون نیاز چندان به دانش برنامه نویسی پیاده‌سازی کرد
   9. در سریع‌ترین زمان ممکن می‌توان تغییرات لازم را ایجاد کرد
   10. افزایش سرعت گردش کار
   11. افزایش رضایت مشتری به دلیل افزایش سرعت انجام کارها
   12. یکپارچه‌سازی تمام نرم‌افزارها

معایب

1. 1. فرایندها از قبل در سیستم وجود ندارد
   2. فرایندهای شما جزء بهترین‌های صنعت شما نمی‌باشد (البته این موضوع با استفاده از مدل‌های مرجع قابل رفع کردن می‌باشد)
   3. نیاز به تعریف فرایند است
   4. نیاز به مدل‌سازی فرایند می‌باشد

 

اما به زبان ساده تفاوت BPMS و ERP چیست؟

برای درک بهتر می‌توانیم از دو منطق گردش کار و وظیفه‌ای استفاده کنیم.

هر دو منطق هم گردش کار و هم وظیفه‌ای در هر دو سیستم یعنی ERP و BPMS وجود دارد.

• • وظیفه‌ای: منظور فعالیت‌های مشخص می‌باشد به طور مثال مشخصات و سوابق مشتری
  • گردش کار: منظور ترکیب تعداد زیادی فعالیت برای رفع مسائل پیچیده مانند گردش کار مستندات یا خدمات مشتری

اما تفاوت در نوع وجود آن دو در این دو سیستم می‌باشد.

در ERP این دو منطق تعبیه شده است یا ساده‎تر جاسازی شده‌اند.

اما در BPMS این دو منطق به صورت جداگانه به طوری که برای کاربر کاملاً محسوس می‌باشد به کار رفته است.

اگر بخواهیم خیلی ساده‌تر بیان کنیم یعنی

ERP همه چیز را در خود از قبل و با استفاده از اطلاعات و داده‌های از پیش تعیین شده قرار داده است.

که شاید بسیاری از آن‌ها حتی برای کاربر محسوس نباشد اما به کار برده است.

در واقع زمانی که شما از ERP استفاده می‌کنید
این وظیفه سازمان شما است که بتواند خود را با سیستم ERP مورد نظر هماهنگ و یکپارچه کند.

اما BPMS چیزی را از پیش و با استفاده از اطلاعات و داده‌ در خود قرار نداده است.

این سازمان است که به BPMS می‌گوید براساس چه اطلاعات و داده‌هایی باید آماده بکارگیری شود.

در واقع این وظیفه BPMS می‌باشد که خود را با سازمان ما هماهنگ و یکپارچه کند.

 

همچنین می‌توانی مقاله تفاوت BPM و BPMN و BPMS چیست؟ را در اینجا مطالعه کنید!

 

حال با هم بررسی کنیم ببینیم آیا می‌شود از هر دو سیستم استفاده کرد!

در این زمینه افرادی که مشغول به فعالیت هستند نظرات متفاوتی دارند.

بعضی از افراد بر این اعتقاد هستند که این دو نباید در سازمان همزمان مورد استفاده قرار بگیرد.

اما تعدادی از افراد هم بر این باور هستند که در صورت نیاز و یا اینکه درحال استفاده از یک سیستم ERP در سازمان هستیم
بهتر است از BPMS در کنار آن استفاده کنیم.

همچنین بیشتر افراد فعال در این حوزه بر این باور هستند

در صورت استفاده از سیستم  BPMS نیازی به استفاده از سایر سیستم‌های مکمل نیست
به شرط آن که BPMS کاملاً حرفه‌ای پیاده‌سازی شده باشد و به صورت مستمر در آن بهبود ایجاد شود.

اما تعدادی از فعالان دیگر هم بر این باور هستند که این دو سیستم مکمل یکدیگر هستند
و بکارگیری آن‌ها درکنار یکدیگر کارایی هر دو سیستم را افزایش می‌دهد.

این که نظر کدام یک از فعالان این حوزه کاملاً درست می‌باشد.

واقعاً نمی‌شود به صورت 100% بیان کرد، می‌شود گفت تمامی این نظریات درست می‌باشند.

اما اینکه کدام یک برای سازمان ما درست‌تر می‌باشد تماماً بستگی به محیط و شرایط سازمان ما دارد.

در واقع ما براساس شرایط و محیط سازمان خود و با استفاده از مشاوران فعال در این حوزه باید از یکی از این نظریات استفاده کنیم.

 

 

آیا ERP بهتر است یا BPMS برای کسب و کار ما!

همان طور که بیان شد انتخاب هر کدام و یا حتی استفاده همزمان از هر دو آن‌ها بستگی به سازمان ما دارد.

به مواردی مانند:

• مقدار هزینه مورد نظر برای این کار
• مقدار زمان مورد نظر برای این کار
• میزان انعطاف پذیری مورد نظر ما
• اندازه سازمان ما
• میزان پذیرش ریسک برای پیاده‌سازی

و بسیاری از موارد دیگر را می‌شود در نظر گرفته.

پیشنهاد تیم همیار فرآیند کسب و کار به شما این می‌باشد که از یک مشاوره فعال در این حوزه حتماً استفاده کنید.

مقداری هزینه برای مشاور در ابتدای کار اصلاً قابل مقایسه با هزینه‌های سنگین در آینده نمی‌باشد.

 

ویدیو بررسی تفاوت BPMS و ERP چیست؟

 

 

کلام پایانی

با مرور این مقاله مطمئناً تا الان متوجه تفاوت بین BPMS با ERP شده‌ای.

نکته پایانی این که طبق قانون 70/30 مدیریت فرایندها تنها 70 درصد از فرایندهای سازمان ما ثابت هستند و 30 درصد باقی مانده فرایندهای مهمی هستند که دائماً درحال تغییر می‌باشند.

یا حتی طبق قانون 80/20 تنها 20 درصد کارهای سازمان هستند که 80 درصد ارزش برای سازمان ما به ارمغان می‌آورند که این 20 درصد از کارها همیشه درحال تغییر هستند.

بنابریان اگر سازمان شما به بلوغ لازم دست پیدا نکرده است یا این که جزء کسب و کارهای کوچک می‌باشد بهتر است از BPM و به طبع آن از BPMS در سازمان خود استفاده کنید.

اما اگر جزء سازمان‌های کاملاً بلوغ یافته می‌باشید می‌توانید از ERP استفاده کرده و برای افزایش انعطاف‌پذیری این سیستم بهتر است در کنار آن از BPMS هم استفاده کنید.

 
 

با تشکر تیم همیار فرایند کسب و کار (HBP)

 

⇓لینک دانلود pdf مقاله⇓

 

نظرت چیه!

 

(1 رای, میانگین: 5,00 از 5)
Loading...