شناسنامه فرایندهای کسب و کار (Process Identification)

 

 

در این مقاله به بررسی چیستی شناسنامه فرایندها می‌پردازیم و علت استفاده از این شناسنامه‌ها در مستندسازی را بررسی می‌خواهیم کرد.

همچنین چند نمونه شناسنامه در پایان مقاله برای دانلود قرار داده شده است.

در پایان شما می‌توانید فایل ‌PDF مقاله را دانلود و ویدیو مروبط به شناسنامه فرایندهای کسب و کار را مشاهده کنید.

 

شناسنامه چیست؟

معنای لغوی شناسنامه، ورقه یا کتابچه‌ای است که در آن خصوصیات شخص ثبت می‌شود و توسط مرجع مربوطه صادر می‌شود.

شناسنامه یک سند رسمی است که مامور مربوطه آن را مطابق مقررات قانونی تنظیم می‌نماید.

مهمترین اوصاف احوال شخصیه در شناسنامه مندرج است.

در واقع شناسنامه ورقه هویتی است که بیان کننده اوصاف و خصوصیات درباب احوال شخصیه می‌باشد.

 

خرید شناسنامه فرایندی کامل با توضیحات به همراه ویدیو آموزشی کلیک کنید!

 

شناسنامه فرایندهای کسب و کار چیست؟

شناسنامه فرایندی چک‌لیستی است که مشخصات فرایندی کسب‌وکار ما در آن ثبت می‌شود.

درواقع ما در شناسنامه فرایندی خصوصیات موجود در فرایند را به عنوان یک سندرسمی و مستند در سازمان ثبت می‌کنیم.

همان طور که در یک شناسنامه خصوصیات مهم ثبت می‌شود در شناسنامه فرایندی هم مهم‌ترین ویژگی‌های آن فرایند ثبت می‌شود.

همان طور که گفته شده است شناسنامه یک ورقه هویتی است که این موضوع شامل شناسنامه فرایندی هم می‌شود.

یعنی این‌که شناسنامه فرایندی هویت وجودی یک فرایند را در سازمان برای افراد مختلف مانند تحلیل‌گران فرایند مشخص می‌کند.

 

همچنین می‌توانی مقاله مدیریت فرایندهای کسب و کار را در اینجا مطالعه کنید!

 

 کاربرد شناسنامه فرایندی!

زمانی که از شناسنامه برای فرایندها در کسب و کار خود استفاده می‌کنیم باید این موضوع را بدانیم که هیچ الزامی برای اینکار وجود ندارد.

درواقع هیچ اجباری برای اینکار وجود ندارد اما با توجه به نکاتی که در ادامه به آن اشاره می‌کنیم متوجه خواهید شد
با اینکه اجباری وجود ندارد ما باید از این شناسنامه‌ها در سازمان خود استفاده کنیم.

به این نکات توجه کنید:

1. سازمان‌ها مستندات برایشان بسیار مهم می‌باشد به خصوص در کشور ما یعنی ایران.
2. دربسیاری از سازمان‌ها افراد نمی‌توانند مدل فرایندی را بخوانند اما به راحتی با مطالعه شناسنامه می‌توانند با فرایند آشنا شوند.
3. در شناسنامه شما جزئیات بیشتری را در مورد فرایند بیان می‌کنید که داخل مدل به راحتی قابل تشخیص نباشد.
4. در شناسنامه شما جزئیاتی وجود دارد که در شناسنامه فرایندی باید آن‌ها را معرفی و بیان کنید.
5.  وجود شناسنامه به تحلیل‌گران در امر تجزیه و تحلیل بسیار کمک می‌کند.
6. شناسنامه در امر بهبود فرایند به تحلیل‌گران بسیار کمک می‌کند.
7. شناسنامه فرایندی در استانداردهای ایزو کاربرد دارد مانند:
   1. بند 4-4 سیستم مدیریت کیفیت و فرآیندهای آن استاندارد ISO 9001:2015
   2. بند 4-4-1 سیستم مدیریت کیفیت و فرآیندهای آن در استاندارد IATF 16949:2016
   3. بند 4-1-3 الزامات عمومی برای هر فرآیند سیستم مدیریت کیفیت در استاندارد ISO 13485:2016

 

 

برخی اطلاعات موجود در شناسنامه فرایندی

هر شناسنامه فرایندی دارای یک سری فیلدهای اطلاعاتی می‌باشد که این فیلدها می‌تواند شامل:

• عنوان فرآیند
  • اولین موردی که باید مشخص شود نام فرایند مورد نظر می‌باشد.
• مدیر فرآیند
  • باید مالک فرایند مورد نظر ما حتماً مشخص شده باشد.
• هدف فرایند
  • علت اجرای این فرایند در سازمان ما باید مشخص شود.
•  قوانین و مقررات تاثیرگذار در فرایند
  • مشخص کردن چارچوب‌های مورد نظر فرایند
• شاخص‌های کلیدی عملکرد فرایند
  • مشخص کردن KPIها فرایند
• نقاظ ضعف، مشکلات و خلاء های فرایند
  • شناسایی این نقاط بسیار دارای اهمیت می‌باشد چون به ما در بهبود فرایند بسیار کمک می‌کند.
• منابع مورد استفاده در اجرای فرایند
  • باید مشخص شود از چه تجهیزات، نیروی‌انسانی و یا سایر موارد مشابه برای این فرایند استفاده می‌شود.
• مجریان و صاحب فرایند
  • کسانی که اجرا کننده فرایند می‌باشند باید مشخص شوند.
• ایده‌های بهبود فرایند
  • بیان راه‌حل برای بهبود فرایند موجود.
• نتیجه فرایند
  • نتیجه اجرایی شدن این فرایند.
• دامنه کاربرد
  • مشخص کردن محدوده به کارگیری فرایند
• ورودی‌ها
  • تعیین کردن ورودی‌های هر فعالیت و یا علل رخ دادن یک فرایند یا فعالیت آن.
• خروجی‌های
  • خروجی‌هایی که در انتهای فرایند و یا این که بعد از هر فعالیت اتفاق می‌افتد.
• مشتری
  • مشتری فرایند یا همان خروجی فرایند ما که می‌توان درون سازمانی یا برون سازمانی باشد.
• تامین‌کننده
  • اگر فرایند مورد نظر توسط عوامل درون سازمانی یا برون‌سازمانی ما تأمین می‌شود با مشخص شود.
• مستندات مرتبط
  • سایر مستنداتی که در ارتباط با فرایند مورد نظر وجود دارد را می‌توانیم به کار ببریم.
• دانش مورد نیاز
  • دانش و یا مهارت‌های مورد نیاز این فرایند برای اجرای بهینه.
• معیارهای پایش و اندازه‌گیری فرآیند
  • باید شاخص‌های اندازه‌گیری فرایند مورد نظر برای پایش و اندازه‌گیری فرآیند مشخص شود.
• ریسک‌ها و فرصت‌های مرتبط با فرآیند
  • با اجرایی شدن فرایند مورد نظر باید مشخص کنیم چه ریسک‌ها و فرصت‌هایی برای فرایند ما ایجاد می‌شود.

 

همچنین می‌توانی مقاله BPMN یا استاندارد مدل سازی را در اینجا مطالعه کنید!

 

سیپوک(SIPOC) چیست؟

همان طور که در قسمت فیلدهای اطلاعاتی شناسنامه فرایند مشاهده کردید 5 مورد:

1. تأمین کننده
2. ورودی
3. فرایند
4. خروجی
5. مشتری

وجود دارد که این موارد براساس نمودار سیپوک می‌باشد که به شناسنامه فرایندی اضافه شده است.

هدف نمودار سیپوک تشخیص و تعیین عناصر مربوط به یک فرآیند می‌باشد.

درواقع سیپوک به ما کمک تا به سؤالات زیر پاسخ دهیم:

• چه کسی ورودی فرآیند را آماده و ارایه می‌دهد(تأمین کننده)؟
• چه چیزی وارد فرآیند می‌شود(ورودی)؟
• چگونه ورودی‌ها به خروجی‌ها تبدیل می‌شوند(فرایند)؟
• چه نتیجه‌ای از فرآیند حاصل می‌شود(خروجی)؟
• چه کسی خروجی‌های فرآیند را دریافت می‌کند(مشتری)؟

 

 

چه زمانی از شناسنامه فرایندی باید استفاده کنیم؟

مرحله اول در چرخه مدیریت فرایندهای کسب و کار طراحی و مدل‌سازی می‌باشد.

اما نکته قابل توجه این است که این فاز فقط محدود به ترسیم مدل براساس استانداردها نمی‌باشد.

بلکه علاوه بر آن باید اطلاعات گوناگونی را از مصاحبه شوندگان دریافت کرد که این اطلاعات در شناسنامه فرایندی ثبت می‌شود.

از این اطلاعات بعدها در فاز پیاده‌سازی، تجزیه و تحلیل و پایش فرایند استفاده می‌شود.

 

ویدیو شناسنامه فرایندهای کسب و کار (Process Identification)

 

 

آنچه گذشت

در این مقاله ابتدا به تعارفی از شناسنامه پرداختیم و در ادامه به بررسی شناسنامه فرایندی پرداخته شد.

متوجه شدیم که شناسنامه فرایندی چک‌لیستی است که مشخصات فرایندی کسب‌وکار ما در آن ثبت می‌شود.

همچنین با کاربرد آن در جاهای مختلف مانند مستندسازی، استانداردها و سایر موارد آشنا شدیم.

به بررسی تعدادی از فیلدهای موجود در شناسنامه فرایندی پرداختیم.

در انتها هم سیپوک و زمان استفاده شناسنامه فرایندی را بررسی کردیم.

 
 

با تشکر تیم همیار فرایند کسب و کار (HBP)

عوامل موفقیت پیاده سازی ‌BPM چیست؟

⇓لینک دانلود pdf مقاله و نمونه شناسنامه‌ها⇓

 

نظرت چیه!

(3 رای, میانگین: 5,00 از 5)
Loading...