ERP یا برنامه‌ریزی منابع سازمانی چیست؟

در این مقاله با مفهوم ERP آشنا خواهیم شد. همچنین با مرور آن به مزایا و معایب آن پی‌خواهیم برد.

در پایان هم می‌توانید ویدیو مربوط آن را مشاهده کنید و فایل PDF مقاله را دانلود کنید.

 

 

تاریخچه ERP

شروع استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی به جنگ جهانی دوم برمیگردد و به تدریج استفاده از این سیستم‌ها در شرکت‌ها و سازمان‌ها عمومیت پیدا کرد.

در دهه ۶۰ میلادی شرکت IBM سیستم کنترل انبار و برنامه‌ریزی تأمین مواد MRPI را پیاده‌سازی کرد

سپس در دهه ۷۰ میلادی شرکت SAP ERP مفهوم دقیق‌تری از MRP I و سپس MRP II را در سیستم‌های خود طراحی و پیاده‌سازی کرد.

کم کم در کنار این سیستم‌ها، سیستم‌های دیگری چون سیستم‌های مالی، فروش، نگهداری و تعمیرات، منابع انسانی طراحی و در سازمان‌ها مورد استفاده قرار گرفتند.

اما جزیره‌ای بودن آن‌ها باعث بروز مشکلات بسیار زیادی در سازمان‌ها شده بود.

از طرف دیگر طراحی این سیستم‌ها به صورت وظیفه گرا یا همان Function Oriented بود عدم نگاه فرایندی مشکلات دیگری در سازمان‌ها به وجود آورده بود.

شرکت آلمانی SAP اولین شرکتی بود که مفهوم دقیق ERP را با نگاه یکپارچه و فرایند محور در تمام حوزه‌های عملیاتی و برای صنایع مختلف طراحی و در هزاران شرکت تراز اول دنیا پیاده‌سازی کرد.

 

تعریف ERP

• ERP درواقع یک بسته نرم افزاری کاربردی درون سازمانی است
که جامع و سازمان نگر، ماژولار، استاندارد و شامل یک مجموعه از ماژول‌های یکپارچه، آماده راه اندازی، از پیش طراحی شده و از پیش مهندسی شده اما قابل تنظیم و پیکربندی بر اساس نیازهای سازمان‌ است.

• یک راه حل نرم ‌افزاری می‌باشد که اکثر فعالیت‌های موجود در واحدهای مختلف سازمان را به طور یکپارچه در یک سیستم نرم‌افزاری واحد تعریف و ایجاد می‌کند.

• ERP درواقع یک علم و فن برای مدیریت منابع سازمانی می‌باشد.

• یک بسته نرم‌ افزاری تجاری می‌باشد که وظیفه آن یکپارچگی اطلاعاتی و ایجاد برقراری جریان اطلاعات بین تمامی ‏واحدهای سازمان از جمله مالی، منابع انسانی، فروش و بازاریابی، تولید و مدیریت مشتریان است.

 

 

چیستی ERP

ERP یا برنامه‌ریزی منابع سازمانی که اختصار شده Enterprise resource planning می‌باشد.

ERP طیف گسترده‌ای از فعالیت‌های مختلفی را شامل می شود.

هدف آن گردآوری تمام داده‌ها و فرایندهای یک سازمان در یک سیستم واحد می‌باشد.

که در نهایت منجر به بهبود عملکرد سازمان می‌شود.

در واقع ERP یک سامانه‌ یکپارچه می‌باشد که دارای اهداف، اجزاء و محدوده مشخص و معینی است.
یک ERP مناسب باید تمام داده‌ها و فرآیندهای سازمان را در یک سیستم واحد جمع می‌کند.

برای دستیابی به این اهداف، ERP از اجزای سخت افزاری و نرم افزاری گوناگونی برای دستیابی به این مجموعه عظیم اطلاعات استفاده می‌کند.

برنامه‌ریزی منابع سازمان تقریباً جزء ابزارهای موجود و تکامل یافته سیستم‌های اطلاعات مدیریت است.

مبنای کارکرد ERP همان طور که بیان شد تفکر فرآیندی به جای ساختارهای وظیفه‌ای است

همچنین ERP بدنبال تبدیل خواسته‌های مشتری به داده‌‌های کمی در جهت افزایش رضایت مشتریان است.

ERP، سیستم‌های کامپیوتری مستقل و قدیمی سازمان‌ها نظیر:

• بخش های مالی
• منابع انسانی (HR)
• تولید و انبار

را در قالب یک برنامه نرم افزاری یکپارچه و متحد، به یکدیگر مرتبط می‌کند.

در واقع پس از نصب ERP بخش‌های مالی، تولید و انبار همچنان نرم افزارهای مخصوص به خود را در اختیار دارند
با این تفاوت که با کمک ERP، سیستم‌های کامپیوتری بخش‌های مختلف با یکدیگر مرتبط شده‌اند.

در سال‌های اخیر با به وجود آمدن:

• مدیریت زنجیره تامین (SCM)
• مدیریت روابط مشتری (CRM)
• مدیریت فرآیند (Workflow)
• هوش تجاری (BI)
• تجارت الکترونیک (E-commerce)

توانسته‌اند به ERP مفهوم کامل‌تری را بدهند که برخی آن را ERPII می‌نمایند.

 

ویژگی‌های ERP

• فراهم نمودن یکپارچگی کامل سیستم‌ها نه فقط بین واحدهای یک سازمان بلکه بر تمامی شعبه‌های موجود یا زیر مجموعه‌های سازمان با مدیرت واحد.
• بهبود و اصلاح فرآیندهای کسب‌وکار (البته نه به معنی کاری که مدیریت فرایندهای کسب و کار می‌کند)

 

همچنین می‌توانی مقاله مدیریت فرایندهای کسب و کار چیست؟ را در اینجا مطالعه کنید!

 

• انجام فعالیت‌های مهم و افزایش خدمات به مشتری
• اجازه دادن به ورود خودکار آخرین فناوری مانند انتقال الکترونیکی وجه، اینترنت، ویدئوکنفرانس و بسیاری از موارد دیگر
• ارائه راه‌حل برای مدیریت بهتر پروژه
• از میان برداشتن مشکلات کسب‌وکار از قبیل تمام شدن مواد، مشکلات موجودی، تحویل فوری و سایر موارد
• برطرف کردن یا عبور از شکاف‌های اطلاعاتی موجود در سازمان
• ارائه یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه در سطح تمام سازمان که حیطه‌های وظایف مانند تولید، خرید، حساب‌های پرداختنی و دریافتنی، موجودی و غیره را پوشش خواهد داد.

 

 

تفاوت سیستم‌های اطلاعات مدیریت با ERP

همانطور که می‌دانید برای یک سازمان هم می توان از یک سیستم مدیرت اطلاعات (MIS)استفاده کرد
و هم می توان برای این سازمان از سیستم ERP استفاده نمود.

در اینجا به تعدادی از تفاوت‌های این دو سیستم اشاره می‌کنیم:

•  بسته‌های نرم افزاری ERP بر مبنای اجزای وظیفه‌ای کسب و کار نیستند بلکه بر مبنای فرآیندهای کسب و کار هستند
  و این مهم‌ترین تفاوت آن‌ها با سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت یا همان MIS به حساب می‌آید.
• بسته‌های نرم افزاری ERP درون یک سازمان ایجاد نمی‌شوند بلکه از تولید کنندگان آن خریداری می‌شود و بخش بزرگی از یک سازمان را پوشش می‌دهد و جریان اطلاعات را در تمام طول سازمان بهبود می‌بخشد.
• تکنولوژی تولید و محیط توسعه بسته‌های ERP تقریباً یکسان و مشابه است کارایی آن‌ها متفاوت می‌باشد
  اما در MIS هر بخش ممکن است در محیط و بستر جداگانه‌ای تهیه و اجرا شود.
•  ERP فقط از یک پایگاه داده باید استفاده کند این در حالی است که MIS‌ها ممکن است پایگاه داده‌های مختلفی داشته باشد که  لزوماً با هم نباید در ارتباط باشند.
• سیستم‌های ERP به صورت بسته‌‌های نرم افزاری مرتبط به هم و مجتمع به دلیل یکپارچگی آن می‌باشد در حالی که MIS‌ها ممکن است چنین نباشند.

 

اجزای ERP

یک سیستم ERP معمولاً شامل اجزای زیر باید باشد:

• مالی – حسابداری
• مدیریت زنجیره تامین (SCM)
• مدیریت منابع انسانی (HRM)
• ساخت و تولید
• مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
• مدیریت پروژه
• کنترل دسترسی
• انبار داده‌ها

 

علت شکست سیستم ERP

به منظور بهره‌برداری بهتر ار نرم‌افزار ERP باید افرادی در سازمان وجود داشته باشند که روش‌های کاری را با نرم‌افزار تطبیق دهند.

اگر افراد در واحدهای مختلف درباره روش‌های کاری لحاظ شده در نرم‌افزار نسبت به روش‌هایی که آن‌ها در حال حاضر استفاده می‌کنند به توافق نرسند، برای استفاده از نرم‌افزار مقاومت نشان می‌دهند.

به همین دلیل معمولاً سیستم‌های ERP در رسیدن به اهداف خود ناکام می‌مانند.

این که سازمان مورد نظر تمایلی به رها کردن فرایندهای کاری کهنه و ناسازگار با سیستم‌های ERP نداشته باشد
و اصرار دارند تا این فرایندها از طریق سیستم جدید قابل اجرا باشند.

برخی سازمان‌ها نیز در رها کردن سیستم‌های جزیره‌ای قدیمی خود که در گذشته عملکرد خوبی داشته‌اند، تمایلی از خود نشان نداده و ترجیح می‌دهند تا بخشی از کار از طریق همان سیستم‌ها بدون ایجاد یکپارچگی با سیستم جدید انجام شود.

از طرفی اگر از واحد تکنولوژی اطلاعات درخواست کنند تا نرم‌افزاری تهیه نماید که متناسب با روش‌های کاری آنان باشد، پروژه ERP شکست می‌خورد.

همچنین به یاد داشته باشید که  سفارشی‌سازی نرم‌افزار ERP، آن را ناپایدارتر و نگهداری از آن را دشوارتر می‌کند.

در صورتی که سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان با دقت کافی پیاده سازی نشود، امکان تحمیل هزینه‌های اضافی و سنگین برای سازمان وجود دارد.

به‌طور معمول یک سیستم ERP نمی تواند تمام ضعف‌ها و مشکلات یک سازمان را حذف کند.

سازمان باید در ارتباط با نحوه عملکرد و فرایندهای موجود در سازمان خود تجدید نظر کرده و به صورت مستمر در پی بهبود آن‌ها باشد.

در غیر این صورت ممکن است در پایان کار خیلی نتیجه مثبتی را نتوانند کسب کنند.

 

 

مهم‌ترین چلش‌های ERP

با تمام مزایایی که می‌تواند یک سیستم ERP داشته باشد جزء سیستم‌هایی می‌باشد که پیاده‌سازی آن به شدت چالش بر انگیز می‌باشد:

• عدم حمایت مدیران ارشد و مدیران بخش‌های متفاوت سازمان
• مقاومت افراد‌ برای‌ استفاده از نرم‌افزار و تغییرات جدید با توجه به راهکار جدید
• تخمین نادرست سطح مورد‌ نیاز‌ منابع‌ جهت‌ اجرای سـیستم در سطح سازمان

 

مزایای ERP

• کاهش هزینه عملیات مالی
• کاهش هزینه‌های انبار
• کاهش هزینه سفارش
• بهبود ارسال به موقع
• کاهش هزینه تولید
• افزایش قابلیت متناسب سازی برای مشتری
• افزایش رضایت‌مندی مشتری
• افزایش شفافیت فرایند برای مشتری
• کاهش هزینه حمل و نقل
• کاهش حجم مورد نیاز سرمایه گذاری
• کاهش هزینه های ناشی از توقف خط تولید
• کاهش زمان تکمیل و نهایی کردن محصول
• همچنین افزایش فروش و در نهایت رشد سازمان
• کاهش هزینه خطاهای ناشی از عدم هماهنگی یا هماهنگی ضعیف بین واحدهای مختلف سازمان

 

معیاب ERP

• نصب و نگهداری این سیستم‌ها بسیارگران است بنابراین برای سازمان‌های بزرگ بیشتر کارایی دارد.
• استفاده از این سیستم‌ها بخصوص اگر بومی‌سازی شده نباشد دشوار است و نیاز به آموزش جامع کاربران دارد.
•  مقاومت افراد برای به اشتراک گذاشتن برخی از اطلاعات حساس که برای یک فرایند ضروری است.
• استقرار ERP بسیار وقت گیر است طوری که پروژه‌ها ممکن است 1تا3 سال (یا بیشتر) طول بکشد تا تکمیل و کاملاً کاربردی شوند.
• سفارش‌سازی کم سیستم ERP ممکن است باعث عدم ادغام با فرایندهای کسب و کار ما شود
  از طرفی سفارش‌سازی زیاد باعث کندی پروژه و یا آسیب رسیدن به پروژه می‌شود.
• بازگشت سرمایه بلافاصله بعد از پیاده‌سازی ERP خود را نشان نمی‌دهد و اندازه‌گیری آن سخت می‌باشد.
• ممکن است به دلیل اجرای ERP هزینه‌های غیرمستقیم دیگری وجود داشته باشد مانند زیرساخت‌های جدید فناوری اطلاعات و سایر موارد دیگر.
• انتقال داده‌های موجود به سیستم‌های جدید ERP برای دسترسی به آن‌ها کاری دشوار یا غیرممکن است.
  ادغام سیستم‌های ERP با دیگر سیستم‌های نرم افزاری مستقل در صورت امکان به همان اندازه دشوار است.
  انجام این کارها ممکن است وقت، پول و منابع زیادی را مصرف کند.
• ارزیابی قبل از اجرای سیستم ERP بسیار مهم است.
  اگر این مرحله به درستی انجام نشود و منابع فنی و تجاری مناسب در هنگام ارزیابی در دسترس نباشند،
  پیاده‌سازی‌های ERP می توانند به یک شکست تبدیل شوند.

 

 

همچنین می‌توانی مقاله تفاوت BPMS و ERP چیست؟ را در اینجا مطالعه کنید!

 

 

ERP داخلی و خارجی

ERP نیز مانند بسیاری از نرم افزارهای کاربردی مورد استفاده شرکت‌ها قرار می‌گیرد و بدون شک کشور ماهم شامل این موضوع می‌شود.

اما طبق اطلاعات منتشر شده برخلاف بسیاری از سازمان‌های خارجی که استفاده از ERP باعث
بهبود چشم‌گیری در آن سازمان‌ها شده است.

در کشور ما چنین کارایی را نداشته است و موفقیت خیلی زیادی نداشته است.

این امر دلایل بسیار زیادی دارد که یکی از آن‌ها عدم تغییر نگاه وظیفه‌گرایی به فرایندگرایی می‌باشد.

یکی از چالش‌های بزرگ سازمان‌ها انتخاب ERP داخلی یا خارجی می‌باشد.

نمونه‌های موفق ERPهای خارجی در کشور ما بسیار کم می‌باشد.

که یکی از دلایل آن تفاوت‌هایی است که سازمان‌های ما از نظری فرهنگی و قوانینی با سایر کشورها دارند.

از طرفی هزینه تهیه این نرم افزارها بسیار بالا و همچنین هزینه پیاده‌سازی و نگهداری از آن به شدت زیاد می‌باشد.

همچنین این سیستم‌ها به زمان بیشتری برای پیاده‌سازی نیاز دارند.

اما ERPهای داخلی هزینه بسیار کمتری دارند.

همچنین به دلیل بومی‌سازی شدن آن‌ها کار با آن‌ها ساده‌تر می‌باشد و سازگاری بیشتری با فرهنگ و قوانین کشوری دارند.

زمان کمتری هم برای پیاده‌سازی نسبت به مشابه‌های خارجی دارند.

اما اگر واقع بینانه به قضیه نگاه کنیم.

نرم‌افزارهای ERP ایرانی کارایی نرم افزارهای خارجی را که پیشرو در این صنعت هستند را ندارند.

به‌طور مثال قطعاً این نرم افزارها قابل مقایسه با نرم افزارهای شرکت SAP نمی‌باشند.

همچنین شرکت‌هایی اصولاً از ERP استفاده باید کنند که به بلوغ رسیده باشند
بنابراین این سازمان‌ها بسیار بزرگ و مطرح هستند در سطح کشور و خارج از کشور.

همین امر باعث می‌شود به دلیل روابط مختلفی که دارند در داخل و خارج از کشور در صورت استفاده از ERP باوجود
تمام این هزینه‌ها از نمونه‌های خارجی و مطرح استفاده کنند.
به‌دلیل قوی بودن و مطرح بودن برندهای خارجی این امر برای این سازمان‌ها بسیار مطرح است.

حال این که سازمان‌ها دسته داخلی یا خارجی را انتخاب می‌کنند تماماً به راهبردهای مدیران ارشد آن سازمان بستگی دارد.

 

ویدیو ERP یا برنامه‌ریزی منابع سازمانی چیست؟

 

آنچه گذشت

بعد از مطالعه مقاله ERP یا برنامه‌ریزی منابع سازمانی چیست؟ با مفهوم آن کاملاً آشنا شدیم.

بعد از مرور مقاله ERP یا برنامه‌ریزی منابع سازمانی چیست؟ متوجه شدیم که
در واقع ERP یک بسته نرم افزاری می‌باشد که توسط شرکت‌های زیادی از جمله داخلی و خارجی ارائه می‌شود.

همچنین متوجه شدیم که ERPها به دنبال ایجاد یکپارچگی در سازمان‌ها هستند.

از طرفی مشاهده کردیم که پیاده‌سازی ERPها در سازمان نیاز به هزینه‌های سنگینی دارد و بسیار وقت‌گیر می‌باشد.

همچنین مشخص شد که پیاده‌سازی ERPها سازمان را با چالش‌هایی روبه‌رو می‌کند.

متوجه شدیم که ERPها مزایایی زیادی دارند اما در نقطه مقابل آن معایبی هم دارند.

در آخر هم متوجه شدیم که سازمان‌ها برای انتخاب نرم افزار داخلی و یا خارجی تکیه بر راهبردهای سازمان می‌کنند.

 

  

با تشکر تیم همیار فرایند کسب و کار (HBP)

 

⇓لینک دانلود pdf مقاله⇓

 

نظرت چیه!

(1 رای, میانگین: 5,00 از 5)
Loading...