کنترل ریسک با مدیریت فرایند

کنترل ریسک با مدیریت فرایند

در این مقاله به بررسی مدیریت کردن ریسک با استفاده از مدیریت فرایندها خواهیم پرداخت.

در انتها میتوانید علاوه بر تماشای ویدیو این مقاله فایل PDF آن را نیز دانلود کنید.

 

کنترل ریسک با مدیریت فرایند

مدیریت ریسک یک عمل ضروری و اساسی برای هر شغلی می‌باشد.

حال اینکه بعضی از سازمان‌ها مسیر درست را انتخاب کرده و  مدیریت ریسک را در فرهنگ سازمانی خود ادغام و یکپارچه کرده‌اند.

اکنون ما باهم میخواهیم بررسی کنیم ببینیم که چگونه مدیریت فرایندها به ما در مقابله با خطرات گوناگون کمک می‌کند.

مدیریت فرایندها کمک می‌کند کارهایی را امروز انجام دهیم، تا برای چالش‌های آینده آماده شویم.

 

همچنین می‌توانی مقاله مدیریت فرایندهای کسب و کار چیست؟ (BPM) را در اینجا مطالعه کنید!

 

مدیریت ریسک در یک بحران

یکی از کم سابقه‌ترین بحران‌هایی که جهان به خود دیده است بیماری کرونا یا همان COVID-19 است.

این بحران که همه‌ی دنیا با آن دست و پنجه نرم کرده‌اند به خوبی اهمیت و ضرورت مدیریت ریسک را به ما نشان داد.

همچنین به ما نشان داده بعضی از اتفاقاتی وجود دارد و یا رخ می‌دهد که نمی‌توانیم برای آن برنامه‌ریزی کنیم.

اما واقعاً بهترین جواب به این گونه بحران‌ها چیست؟

جواب کاملاً واضح است، ایجاد یک چارچوب دقیق برای مدیریت ریسک که بتواند فرایندهای بحرانی را در وظایف ویا عملکرد سازمان ما در نظر بگیرد.

اما باید توجه کرد که این چارچوب فرآیندی انعطاف‌پذیری و قدرت کافی را برای مقابله با این تغییرات را داشته باشد.

این ترکیب به ما قدرتی می‌دهد تا بتوانیم با استفاده از مدیریت فرایندها ریسک‌ها را کنترل کنیم.

بحران سلامتی خطری هست که همه افراد را درگیر خود می‌کند درواقع می‌توان گفت بحران‌های سلامتی یک خطر محیطی هستند.

وقتی صحبت از یک خطر محیطی می‌شود، یعنی یک رویداد بزرگ، سریع و با پیامدهای متعدد که بر روی همه صنایع و شرکت‌ها با هر ابعادی، کوچک ویا بزرگ تأثیر می‌گذارد.

همان طور که خودتان مشاهده کردید اولین اتفاقی که می‌افتد گارگران و کارمندان در حالت تعطیل شدن قرار می‌گیرند.

از طرفی سازمان‌ها علاوه بر پاسخ‌گویی به تغییرات ناگهانی رخ داده باید بتوانند از سلامتی و ایمنی کارکنان خود اطمینان داشته باشند
و همچنین تاجایی که امکان دارد تداوم کسب و کار خود را باید حفظ کنند.

درنتیجه COVID-19 باعث شده است تا مدیریت ریسک در کانون بحث و گفتگوی شرکت‌ها در سراسر دنیا قرار بگیرد.

در این مواقع بحرانی سازمان‌ها مجبور به کارکردن هستند تا از:

• اتلاف پول و وقت
• کاهش خدمات
• آسیب رسیدن به شهرت
• در بدترین حالت از تأثیرات مستقیمی که بر کارکنان می‌گذارد جلوگیری کنند.

درواقع وجود یک چارچوب خوب برای مدیریت ریسک به ما کمک می‌کند تا بتوانیم ریسک را کاهش دهیم و کسب و کار خود را به یک تعادل مناسبی برسانیم.

 

 

خطرات متعدد برای شرکت‌ها 

وقتی در یک کسب و کار از ریسک صحبت می‌شود، احتمال وقوع یک رویداد خاص و پیامدهای آن را در نظر می‌گیرند.

سپس عوامل کنترلی را ایجاد کرده تا از خطرات جلوگیری کنیم و یا میزان خسارت را به حداقل برسانیم
و همچنین از تداوم کسب و کار اطمینان داشته باشیم.

بنابراین مدیریت ریسک یک نیروی واقعی برای کاهش پیامدهای بحران‌هایی مانند COVID-19 در سازما‌ن‌ها بوده و هست.

مدیریت ریسک به ما کمک می‌کند تا خطرات موجود در فرآیندهای مهم کسب و کار خود را شناسایی کرده
و کنترل‌های لازم برای کاهش آن‌ها را اعمال کنیم.
همچنین این عمل باعث می‌شود که تصمیم‌گیری عملیاتی و استراتژیک تسهیل یا همان آسان شود.

مدیریت ریسک با استفاده از یک چشم‌انداز جهانی نسبت به خطرات ایجاد شده،
عملکرد عملیاتی و مالی را در سازمان تضمین می‌کند.

میتوان این طور بیان کرد که مدیریت ریسک یکی از ستون‌های اساسی و یا بنیادی هر سازمانی است.

درک این که چگونه مدیریت فرایندها می‌تواند به ما کمک کند تا بتوانیم دربرابر خطرات ویا ریسک‌ها مقابله کنیم
باید جزئی از فرهنگ سازمان ما باشد و باید به همه کارکنان گفته شده باشد درواقع ابلاغ شده باشد.

 

همچنین می‌توانی مقاله راضی کردن مدیران برای اجرای BPM را در اینجا مطالعه کنید!

 

چگونه مدیریت فرایندها به ما دربرابر ریسک‌ها کمک می‌کند!

سازمان‌ها با انواع مختلفی از خطرات روبه‌رو هستند که می‌تواند بر کارکرد سازمان ما تأثیرگذار باشد.

ریسک‌ها با توجه به شکل و فرم خاص خود بر روی بخش‌های مختلفی از کسب و کار ما تأثیر می‌گذارند.

ریسک‌ها را به طور کلی می‌توان به 5 دسته زیر تقسیم کرد:

1. مالی
2. عملیاتی
3. انطباقی
4. کارمندی
5. سلامتی و ایمنی

در ادامه به بررسی نحوه مدیریت کردن فرایندها در هریک از این بخش‌ها خواهیم پرداخت.

 

ریسک مالی

ریسک‌های موجود در این بخش مربوط به وابستگی‌های متخلف مالی سازمان ما می‌باشد.

درواقع فرایندهایی که نقدینگی در کسب و کار ما ایجاد می‌کند مانند خریدن در ازاء پرداخت یا خیلی ساده همان جریان پولی سازمان ما می‌باشد.

همان طور که خودتان می‌دانید بسیاری از سازمان‌ها و کسب و کارها از نظر اقتصادی تحت تأثیر COVID-19 قرار گرفتند.

حال این که کسب و کار ما هم می‌تواند جزئی از همین دسته از مشاغل قرار بگیرد.

برای یک شروع قوی ما می‌توانیم از شبیه‌سازها برای پیش‌بینی‌های مالی استفاده کنیم.

اما مدیریت فرایندها به ویژه استخراج فرایندهای مؤثر می‌تواند به ما در شناسایی هرگونه آسیب‌پذیری مربوط به جنبه‌های مالی کسب و کار ما کمک کند.

استخراج و مدلسازی فرایندها می‌تواند به ما کمک کند تا از روند جریان فرایندهای مالی خود در حالت کاملاً واقعی پرده برداریم.

همچنین باعث می‌شود تا ما بتوانیم عواملی را که بیشترین تأثیر را در جریان نقدینگی داخلی ما دارد را اندازه‌گیری کنیم.

سؤالاتی مانند:

• آیا به گروه کوچکی از مشتریان خود وابسته هستیم و آن‌ها به طور نامنظم به جریان نقدی ما کمک می‌کنند؟
• آیا مشتریان ما معتبر هستند؟
• آیا مشتریان و تأمین کنندگان ما تحت تأثیر وضعیت بحرانی هستند؟ و چه تأثیری بر تعامل آن‌ها با ما خواهد گذاشت؟
• آیا شما پرداخت‌های خود را سر زمان خود وصول می‌کنید؟

استخراج فرآیندهای مؤثر اطلاعاتی را در اختیار ما قرار میدهد تا بفهمیم چه میزان ریسک ویا خطر در قلب فرایندهای بخش مالی ما وجود دارد.
سپس با استفاده از بهینه‌سازی فرایند می‌توانیم اطمینان حاصل کنیم که
نقاط کنترلی مناسب را مانند نقاط تأیید، نظارت مدیریتی ویا اعلان‌های خودکار ایجاد کرده‌ایم تا
مطمئن شویم که برای بدترین حالت‌های ممکن آماده هستیم.

 

همچنین می‌توانی مقاله ویژگی رهبران موفق کسب و کار را در اینجا مطالعه کنید!

 

ریسک عملیاتی

در این بخش میخواهیم سازمانی را مثال بزنیم که براثر بحران COVID-19 زنجیره ارزش آن دچار مشکل شده است.

یک شرکت را درنظر بگیرید که برای تولید محصول خود وابسته به یک تأمین کننده اصلی می‌باشد.

اگر آن تأمین کننده دیگر نتواند تضمین کند که تقاضای ما را تأمین می‌کند شرکت ما دچار بحران جدیدی خواهد شد.

این خطری هست که ما باید از قبل بروز چنین مشکلی را پیش‌بینی کرده باشیم و آماده مقابله با آن باشیم.

یعنی این که راه‌کارها را از قبل باید مشخص کرده باشیم مانند:

• مدیریت موجودی
• تأمین کننده جایگزین که محصول مشابه ویا معادل آن را ارائه دهد

نکته مهم این است که اطمینان حاصل کنیم که این راه‌حل‌ها در مواقع لزوم به درستی عمل خواهند کرد.

یکی از راه‌های اطمینان از این موضوع شفاف‌سازی می‌باشد.

این موضوع نیاز دارد که ما درک درستی از مدل فرایندی خود در حال حاضر داشته باشیم
و در کل سازمان به اشتراک گذاشته شده باشد و توسط سایر افراد هم به خوبی درک شود.

هر مقدار که ما بتوانیم مدل‌ها را به خوبی درک کنیم و در کل سازمان خود بیشتر انتشار دهیم تا دیگران هم به خوبی آن را درک کنند،
باعث می‌شود از ریسک‌های ایجاد اختلال و تأثیر آن بر زنجیره ارزش جلوگیری کنیم و آن را کاهش دهیم.

 

 

ریسک انطباق

مدیریت کردن ریسک با قوانین و مقرراتی که کسب و کار ما با آن درگیر است ارتباط دارد.

حتی در شرایط بحرانی هم حفظ رضایت تنظیم کنندگان این قوانین و مقررات باید در اولویت ما باشد.

با استفاده درست از فناوری مدیریت فرایندها، ما می‌توانیم سریع و آسان و با استفاده از داده‌هایی که در دست داریم انطباق‌ها را بررسی کنیم.

با مقایسه فرایندی که اجرا می‌شود و فرایندی که باید اجرا شود درواقع همان وضع موجود و وضع مطلوب نقض‌های انطباق را می‌توان شناسایی کرد و اقدامات لازم را فوراً انجام دهیم.

حتی این رویداد می‌تواند به ما کمک کند که تعهدات گزارشی خود را به صورت خودکار انجام دهیم و گزارش‌دهی دستی و پیچیده را برای همیشه فراموش کنیم.

این امر باعث می‌شود ریسک و کنترل‌های مربوط به آن نسبت به کارگران مسئول برای نظارت و پاسخ به آن خطرات شفاف‌تر شود.

مقررات و سایر الزامات را میتوان به طور مستقیم در تصمیم‌گیری‌های عملیاتی برای کارکنان تفسیر کرد و بیان شود که هر روز باید اجرا شوند.

همچنین باید مدیریت ریسک را در کار خود وارد کنند.

 

همچنین می‌توانی مقاله BPMS چیست؟ را در اینجا مطالعه کنید!

 

ریسک کارمندان

سازمان و یا کسب و کار ما مجبور است تعداد کافی از کارکنان را برای انجام شدن فعالیت‌های خود حفظ کند،
با در نظر گرفتن و ایجاد شرایط ایمن برای آن‌ها.

همچنین میتوانیم مهارت‌های کارمندان را برای انجام کارهای روزانه خود به صورت کارآمد اضافه کنیم،
طبق قوانینی که در سازمان و صنعت ما وجود دارد.

یک چارچوب فرایندی که از پیش از اتوماسیون فرایندی ویا روباتیک پشتیبانی می‌کند در شرایطی بحرانی فواید بسیاری برای ما دارد.

زیرا این بدان معنی است که برخی کارهای روزمره کسب و کار ما میتواند با حداقل نظارت انسانی انجام شود.

این به کارمندان ما کمک می‌کند تا بتوانند تمرکز خود را برروی وظایف مهم‌تری قرار دهند و به طور مستقیم به اثرات بحران به وجود آمده پاسخ دهند.

 

ریسک سلامتی و ایمنی

در زمینه بحران COVID-19، برای اطمینان از تداوم مشاغل و ایمنی و سلامت کارمندان باید اقدامات بهداشتی رعایت شود:

• پوشیدن اجباری تجهیزات محافظت فردی(PPE)
• اجرای فاصله اجتماعی در محیط کار

درواقع مدیریت فرایند نمی‌تواند برای این بخش از مدیریت ریسک، به عنوان راه‌حل مستقیم استفاده شود.

اما استانداردسازی کمک می‌کند تا ما بتوانیم اطلاعات مورد نیاز کارمندان را به طور سریع انتشار دهیم.

 

 

مدیریت ریسک و مدیریت فرایندها

برای جمع‌بندی شاید بیان نقل قول زیر از شروین توفیقیان مشاوره تیم رهبری MEE کافی باشد.

اگر می خواهید کسب و کار خود را:

• بهبود ببخشید
• کیفیت خدمات خود را تقویت کنید
• از بروز بحران جلوگیری کنید

باید این را درک کنیم و مشخص کنیم چه زمانی می‌توانیم با ریسک‌ها و انواع آن‌ها روبرو شویم.

این خطرات را مدیریت کنیم و به منظور جلوگیری، احتمال وقوع آن‌ها را کاهش دهیم.ا

این بهترین دارایی برای ما هست! این تلاشی است که ما الان انجام می‌دهیم اما نتایج خود را در دراز مدت نشان می‌دهد.

 

ویدیو کنترل ریسک با مدیریت فرایند

 

آنچه گذشت

در مقاله کنترل ریسک با مدیریت فرایند به بررسی چگونگی مدیریت کردن ریسک‌ها در کسب و کارها پرداختیم.

متوجه شدیم که چگونه مدیریت فرایندها به مدیریت ریسک کمک می‌کند تا در شرایط بحرانی مانند COVID-19 ما بتوانیم از بحران خارج شویم و یا آسیب‌های ممکن را کاهش دهیم.

 
  

با تشکر تیم همیار فرایند کسب و کار (HBP)

 

⇓لینک دانلود pdf مقاله⇓

 

نظرت چیه!

(1 رای, میانگین: 5,00 از 5)

Loading...