چگونه با اطمینان تفویض اختیار کنیم

چگونه با اطمینان تفویض اختیار کنیم

بعد از مرور این مقاله با مفهوم تفویض اختیار به طور کامل آشنا می‌شوید.

همچنین در انتها می‌توانید فایل PDF مقاله را دانلود کنید.

 

 

چیستی تفویض اختیار کردن!

آیا شده تا بحال از کسی بخواهید کاریی را برای شما انجام دهد اما بعد از انجام کار احساس کنید اگر خودتان آن کار را انجام می‌دادید بهتر بود؟

یا شده بخاطر ترس از دست دادن کنترل امور، مجبور باشید همه کارها را خودتان انجام دهید؟

بیشتر صاحبان مشاغل و صاحبانی که کسب و کار آن‌ها در حال رشد و بزرگ شدن می‌باشد
با این موارد مواجه می‌شوند و برای انجام امور مختلف به دیگران اعتماد می‌کنند.

همان طور که همه ما می‌دانیم در هر کسب و کاری بخصوص کسب و کارهای درحال رشد
ما نمی‌توانیم همه کارها را خودمان انجام دهیم و نباید اصلاً چنین کاری را انجام دهیم.

ما باید یادبگیریم در بسیاری از مواقع کارهای را تفویض کنیم در واقع یادبگیریم تفویض اختیار کنیم.

خداروشکر تفویض اختیار علم موشکی نیست
و با کمی تمرکز برروی اصول آن می‌توانیم یادبگیریم چگونه به درستی تفویض اختیار کنیم
و زمان از دست رفته خود را پس بگیریم.

 

همچنین می‌توانی مقاله 3 سوال کارآفرینان قبل از تصمیم‌گیری‌های سخت، که باید از خود بپرسند را در اینجا مطالعه کنید!

 

تعریف تفویض اختیار

تفویض اختیار یا Delegation of Authority یکی از مهارت‌های ویژه در مدیریت می‌باشد.

لغت تفویض به معنای واگذار کردن می‌باشد و زمانی که از تفویض اختیار صحبت می‌شود منظورمان این می‌باشد که یک فرد، اختیارت خود را در یک اقدام یا تصمیم‌گیری به فرد دیگری واگذار کند.

یا می‌توان گفت تفویض اختیار یعنی تقسیم مجدد اختیار و قدرت به سمت پایین یعنی به زیردستان.

درواقع یعنی در سازمان  یک مدیر بخشی از اختیارات خود را به فردی که در رده پایین‌تری نسبت به او قرار دارد واگذار کند.

 

 

چه چیزهایی باید و چه چیزهایی نباید تفویض شود!

تفویض اختیار دارای دو جنبه می‌باشد:

• با اطمینان اولویت‌بندی کردن
• تشخیص اینکه چه چیزی باید واگذار شود

 

سؤالاتی که باید از خودمان بپرسیم برای اینکه تشخیص دهیم باید تفویض اختیار کنیم یا نه؟

1. آیا نیاز به انجام آن کار می‌باشد؟اگر واقعاً نیازی به انجام آن کار نباشد بدترین کاری که می‌توانیم انجام دهیم واگذاری آن کار می‌باشد.
   زیرا این فقط اتلاف وقت و هزینه می‌باشد.
   همان طور که پیتر دراکر می‌گوید: هیچ کاری کاملاً بی فایده نیست اگر با کارآمدی زیادی صورت گیرد،
   حتی کاری که اصلاً نباید انجام شود.
2. آیا یک کار تکراری است؟اگر یک کاری تکراری می‌باشد باید به دنبال اتوماسیون کردن یا خودکار کردن آن به‌طور کامل یا بخشی از آن باشیم.
   نه این که بخواهیم آن کار را تفویض اختیار کنیم.
3. آیا شخص دیگری می‌تواند این کار را انجام دهد؟اگر جواب شما بله می‌باشد.
   پس صد در صد باید آن کار تفویض شود. زیرا این کار باعث می‌شود زمان شما برای انجام کارهای مهم‌تر آزاد شود.
4. آیا شما بهترین شخص برای انجام این کار هستید؟اگر جواب شما بله است.
   پس حتماً باید این کار را خودتان انجام دهید.
   البته بسته به پاسخ شما به مرور زمان پاسخ شما به این سؤال تغییر می‌کند.

 

مثلث تفویض اختیار!

هنگامی که شما متوجه شدید توفیض اختیار  بهترین راهکار می‌باشد و اینکه چه وظایفی را باید واگذار کنید،
شما آماده هستید که یک فرایند تفویض اختیار قوی را ایجاد کنید.

مثلث تفویض اختیار می‌تواند ما را در مسیر مورد نظر نگه داشته
همچنین انتخاب وظابفی که باید واگذار شود را آسان‌تر می‌کند.

این مثلث شامل سه اصل زیر می‌باشد:

1. چه کسی
2. چه چیزی
3. چه زمانی

چه کسی!

ما باید نسبت به اینکه چه کسی مسئول انجام یک کار است پاسخگو باشیم.
فقط نگوییم سلام من برای انجام این کار به کمک نیاز دارم.

پاسخ‌گو بودن یعنی آمادگی برای ارائه‌ی توضیح درباره‌ی هر گونه انحراف از عملکرد مورد نظر و از پیش تعیین شده.

پاسخ‌گویی بر خلاف اختیار قابل تفویض نیست.

یعنی اگر شخصی اول اختیارات خود را به شخص دوم تفویض کرده باشد
کسی که در ارتباط با عملکرد باید پاسخگو باشد شخص اول است.

در سازمان‌ها هر قدر درجه افراد بالاتر باشد میزان پاسخگویی  آن‌ها بیشتر می‌باشد.

 

همچنین می‌توانی مقاله ویژگی رهبران موفق کسب و کار را در اینجا مطالعه کنید!

 

چه چیزی!

تصویری روشن از نتیجه مورد نظر خود باید ایجاد کنیم.

باید مطمئن شوید این موضوع به همان اندازه که برای شما روشن است برای دیگران هم روشن باشد
تا دیگر نیازی به دوباره کاری نباشد.

 

چه زمانی!

باید برای انجام آن کار یک زمان کاملاً مشخص و واقع بینانه‌ای را مشخص کنیم.

 

 

رکن‌های تفویض اختیار

تفویض اختیار دارای سه رکن اصلی می‌باشد که ما در بالا به طور غیر مستقیم به آن اشاره کرده‌ایم.

این سه رکن شامل:

1. اختیار
   اختیار در واقع همان قدرت و حق انتخاب برای انجام کارها می‌باشد.
   در سازمان‌ها مدیران ارشد بیشترین اختیارات را در دست دارند.
   اختیارات همیشه از بالای سازمان به پایین سازمان تفویض می‌شود.
   اختیارات باید به خوبی تعریف شود به طوری که هر فرد از میزان اختیارات خود به خوبی آگاه باشد.
   همچنین باید مطمئن باشیم که آن فرد یا افراد از اختیارات سوء استفاده نمی‌کنند.
2. مسئولیت
   وظیفه تمام کردن کار یا مأموریتی می‌باشد که به فرد محول شده است.
   افرادی که مسئولیت را قبول می‌کنند باید از وظایف خود کاملاً آگاه باشند.
   در صورتی که به فردی مسئولیتی داده می‌شود حتماً باید اختیارات لازم هم به فرد داده شود.
   افرادی که مسئولیت را می‌پذیرند موظف هستند مسئولیت خود را به بهترین شکل ممکن به انجام برسانند
   درواقع زمانی که مسئولیت توسط فرد پذیرفته می‌شود جای هیچ عذر و بهانه‌ای برای عدم انجام آن وجود ندارد.
3. پاسخگویی
   افراد باید برای عملکرد خود بخصوص عملکرد نادرست خود پاسخگو باشند.
   پاسخگویی قابل تفویض کردن نمی‌باشد یعنی اگر مدیر اختیارات خود را به کارمند زیر دست خود داده باشد
   در صورتی که کارمند به درستی کار خود را انجام ندهد این مدیر او می‌باشد که باید پاسخگو باشد.

 

همچنین می‌توانی مقاله مدیریت بر مبنای هدف (MBO) چیست؟ را در اینجا مطالعه کنید!

 

مراحل تفویض اختیار کردن

1. واگذار کردن وظایف
   در اولین گام باید وظایفی که قرار است به زیردست خود داده شود را به‌طور کامل برای او تعریف کند.
   همچنین در این مرحله باید نتایج مورد انتظار را برای او تعیین کند.
2. واگذاری اختیار
   در این مرحله مدیران بالای سازمان اختیارات و قدرت خود را به زیردستان خود تفویض می‌کنند.
   یعنی قدرت و اختیارات خود را در سطح سازمان بین کارمندان تقسیم می‌کنند.
   این عمل باعث می‌شود کارمندان اختیارات لازم را برای انجام وظایف واگذار شده داشته باشند.
3. واگذاری مسئولیت
   در این بخش مدیران مسئولیت‌ها را به زیردستان خود واگذار می‌کنند.
   این عمل بسیار مهم می‌باشد به دلیل این کارمند بداند موظف به انجام وظایفی می‌باشد که به آن واگذار شده است.
   درواقع یعنی مسئولیت انجام آن وظیف به عهده آن شخص یا کارمندی می‌باشد که وظیفه به آن واگذار شده است.
   نکته مهم این می‌باشد که بین مسئولیت واگذار شده و میزان اختیارات باید تعادل وجود داشته باشد.
   واگذاری مسئولیت بدون داشتن اختیارات لازم بی‌فایده می‌باشد.

 

ویدیو چگونه با اطمینان تفویض اختیار کنیم

 

آنچه گذشت

بعد از مرور مقاله چگونه با اطمینان تفویض اختیار کنیم متوجه شدیم، شما و تیمتان به هر میزان در طول زمان بهتر و درست‌تر در این زمینه عمل کنید، خیلی بیشتر به یکدیگر اعتماد می‌کنید.

با ایجاد یک فرایند برای تفویض اختیار به راحتی تعیین می‌کنید چه وظایفی باید تفویض شوند
همچنین چه انتظاراتی از وظایف تفویض شده دارید.

این باعث می‌شود با اطمینان و اعتماد بالا شروع به تفویض اختیار کنید و بهترین نتیجه را از تیم خود بدست آورید.

این موضوع باعث می‌شود زمان شما آزاد شود و اطمینان پیدا کنید با رشد کسب و کار خود در تنگنا قرار نمی‌گیرید.

 

 
 

با تشکر تیم همیار فرایند کسب و کار (HBP)

 

⇓لینک دانلود pdf مقاله⇓

 

نظرت چیه!

(به این مطلب چنتا ستاره میدی)

Loading...