بهبود فرایند‌ها

بهبود فرایند‌ها چیست (BPI)؟

 

 

این فرایند که معمولاً پروسه‌ کسب ‌وکارها را مجدداً طراحی می‌کند بانام اختصاری لاتین BPI شناخته می‌شود.

یکی از ارکان اصلی در مدیریت فرآیند و روند کسب‌وکارها بهبود فرآیند کسب‌وکار هست. این مهم اقدام به بررسی، تحلیل، کنکاش و درنهایت بهبود بخشیدن به فرآیندها در شرکت‌ها و سازمان‌های گوناگون می‌کند.

در این مقاله قصد داریم با یکدیگر روند انجام این بررسی‌ها و نحوه پیاده‌سازی آن‌ها را بررسی کنیم.

اما در ابتدا لازم است تا بامعنا و مفهوم بهبود فرآیندهای کسب‌وکار آشنا شویم.

 

تعریف بهبود فرایند‌ها

بهبود عملکرد کسب‌وکار یا بهبود فرآیندهای کسب‌وکار درواقع مجموعه‌ای از تمام اعمال،
روش‌ها و همچنین ابزارها و وسایلی است که مدیران و مسئولان یک کسب‌وکار از آن‌ها استفاده می‌کنند تا بتوانند سطح کاری زیردستان و شرکت خود را ارتقا ببخشند.

همان‌طور که از نام این موضوع یعنی بهبود فرایند‌ها برمی‌آید؛
بهبود فرآیندهای کسب‌وکار به معنی ارتقا بخشیدن یا کیفیت بخشیدن به فرآیندهای انجام‌شده در کسب‌وکار است تا بتوان از آن‌ها بهترین بهره را برد.

این مهم به حالت‌ها و صورت‌های مختلف در شرکت‌ها و مجموعه‌های بزرگ اجرا می‌شود.

 

همچنین می‌توانی مقاله مدیریت فرایندهای کسب و کار چیست؟ را در اینجا مطالعه کنید!

 

ویژگی سازمان‌های دارای برنامه بهبود فرایند کسب‌و‌کار

در ادامه قصد داریم ویژگی‌های سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگی که از بهبود فرآیندهای کسب‌وکار استفاده می‌کنند را معرفی کنیم.

یکی از ویژگی‌های این‌گونه سازمان‌ها این است که تمامی مدیران و اعضای مشغول به کار در آن فرایندهای کسب‌وکار را به‌دقت می‌شناسند و می‌دانند که در این فرایند باید به چه صورتی هر یک از کارها را انجام بدهند.

مدیران کسب‌وکارها و تجارت‌های بزرگ پس از هر فرایند میزان خروجی و در شروع فرایند ورودی‌ها را به‌دقت می‌سنجند تا میزان کارایی یک فرآیند را محاسبه کنند.

درنهایت مدیرانی که در رأس قرار دارند مانند مدیران ارشد آن تجارت و مجموعه وظیفه‌دارند که به‌صورت رسمی بر روحی عناوین هر یک از فرایندها سرمایه‌گذاری انجام بدهند؛
که این سرمایه‌گذاری می‌تواند بر روی پروژه‌ها و فرآیندهای فعلی باشد و همچنین می‌تواند بر روی فرایندهایی باشد که برای رشد آن سازمان در مقایسه با سایر رقبا انجام می‌گیرد.

البته سازمان‌هایی وجود دارند که هیچ‌یک از برنامه‌های بهبود فرآیند کسب‌وکار را اجرا نمی‌کنند و حتی با آن آشنایی ندارند اما موارد بالا را به‌صورت سیستمیک رعایت می‌کنند.

برنامه‌های بهبود فرآیند کسب‌وکار محدود به هیچ طبقه یا موقعیت خاص از سازمان نمی‌شود بلکه هر یک از کارکنان و نیروها می‌توانند به‌اندازه‌ی خود در هر موقعیتی از سازمان که قرار دارند آن را اجرا کنند.

  • به‌عنوان‌مثال یک مدیر ارشد در سطح کلی سازمان و یک مدیر دون‌پایه در سطح جایگاه خود می‌توانند از برنامه‌های بهبود فرآیند کسب‌وکار استفاده کنند و آن‌ را در محدوده‌ی اختیارات خود پیاده‌سازی کنند؛
    اما مهم‌ترین مسئله‌ای که وجود دارد این است که یک مجموعه بتواند به‌صورت کلی این برنامه را به حالت یکپارچه و هماهنگ در کل سازمان خود پیاده کند.

 

بهبود فرایند‌ها سازمان

 

علل احساس نیاز به برنامه بهبود فرآیندهای کسب‌وکار

به دلایل مختلفی ممکن است یک سازمان نیاز به وجود برنامه‌ای برای بهبود فرایند‌ها را احساس کند.

یکی از دلایل می‌تواند عدم سوددهی مناسب شرکت باوجود تلاش‌های بی‌وقفه کارکنان آن باشد.

  • به‌عنوان‌مثال اگر دو شرکت را در نظر بگیریم که یکی از آن‌ها از برنامه‌های بهبود فرآیندهای کسب‌وکار استفاده می‌کند و آن‌یکی استفاده نمی‌کند
    شرکتِ الف می‌تواند با ساعت کاری و میزان فعالیت مشابه با شرکت ب سودی برابر یا حتی بیشتر از آن داشته باشد. در این مرحله است که شرکت به نیز تغییرات را بر خود لازم می‌‌بیند.

همچنین یکی دیگر از دلایلی که یک شرکت به این برنامه احتیاج پیدا می‌کند تغییرات ناگهانی و در ابعاد بزرگ هست.

  • به‌عنوان‌مثال تغییراتی که ما به موضوع به‌وفور در عصر حاضر شاهد هستیم تغییرات مشاغل از سنتی به صنعتی و اینترنتی شدن آن‌ها است. این تغییر بزرگ بدون برنامه و به‌صورت ناگهانی امکان‌پذیر نیست؛ درنتیجه نیاز به برنامه بهبود فرایند کسب‌وکارها به‌شدت احساس می‌شود.

حال که با فواید و مزایای داشتن برنامه بهبود کسب‌وکار آشنا شدیم بهتر است تا با مراحل آن آشنا شویم و وجه‌هایی که برای رسیدن به آن نیاز است را بشناسیم.

 

همچنین می‌توانی مقاله عوامل موفقیت پیاده سازی ‌BPM چیست؟ را در اینجا مطالعه کنید!

 

برنامه ‌ریزی برای بهبود فرایند کسب‌و‌کار

نه‌تنها در بهبود فرایند‌ها بلکه برای شروع هر کاری ما به یک برنامه‌ریزی درست و اصولی نیاز داریم.

برای داشتن یک برنامه جهت بهبود بخشیدن به فرآیندهای کسب‌وکار نیز احتیاج به برنامه‌ریزی محکمی داریم.

برای شروع برنامه‌ریزی در ابتدا باید با مشکلات کم‌وکاستی‌های کسب‌و‌کار آشنا شویم و در قدم بعد بتوانیم برنامه‌ای درست و مدون برای بهبود آن نقص طراحی کنیم.

در قدم بعدی هدف نهایی را مشخص می‌کنیم زمانی که طی آن مدت پروژه باید به اتمام برسد را نیز نوشته
و همچنین یک تیم زبده از افراد و کارکنان آن مجموعه را جهت انجام کار برگزیده و درنهایت باید مطمئن شد که تمامی این افراد وظیفه محول شده خود را درست به‌درستی انجام بدهند.

بررسی و کنکاش برنامه

در طی مرحله بعدی، وظیفه‌داریم تا برنامه اجراشده را بار دیگر تحلیل و بررسی کنیم.

طی این تحلیل ما نحوه انجام فرآیند و نتیجه‌ی حاصله از آن را بررسی می‌کنیم.

حتی می‌توانیم از افراد ذی‌نفع در شرکت مانند سهام‌داران و یا حتی کارکنان مشورت بگیریم و نتیجه کار را با بازدهی سایر شرکت‌ها مقایسه کنیم.

در این مرحله می‌توانیم هرکجای برنامه که به نظر سود ده و مناسب نبوده است را تغییر بدهیم و یا از سایر ابزارهای کمکی استفاده کنیم.

می‌توانیم به‌وسیله آزمون‌وخطا ایده‌ها و نظرات سایر افراد تیم را نیز پیاده کنیم.

البته این اتفاق باید با توجه به مستندسازی و در نظر گرفتن تمامی عواقب طرح‌های موجود صورت بگیرد.

 

بهبود فرایند‌ها کسب و کار

 

در نظر گرفتن منابع و اجرا

در طی برنامه‌نویسی و اجرای برنامه فرآیند بهبود کسب‌وکار شما باید تمامی منابع مالی و همچنین نیروهای انسانی و اطلاعات موجود را در نظر بگیرید تا بتوانید برنامه‌ای قابل‌اجرا و بدون نقص طراحی کنید.

درنهایت پس از در نظر گرفتن تمامی موارد فوق زمان اجرا و پیاده‌سازی برنامه فرامی‌رسد.

بررسی مداوم

به‌منظور به‌روز نگه‌داشتن فرایند بهبود کسب‌وکار و همچنین رفع نقص‌های احتمالی شما باید به‌صورت مداوم تمامی نتایج حاصله را بررسی کنی
و در صورت هرگونه ایراد برنامه‌های اصلاحی را چیده و با استفاده از ابزارهای موجود در جهت رفع این نواقص تلاش کنید.

 

 

آنچه گذشت

درنهایت باید گفت آنچه از مقاله بهبود فرایند‌ها چیست (BPI)؟ متوجه شدیم این است که همه برنامه‌های بهبود فرایندهای کسب‌وکار شامل تمامی مراحل ذکرشده نمی‌شوند
بلکه هر شرکت و یا سازمان باید بسته به ابعاد و اندازه خود و نوع فعالیتی که می‌کند موارد مدنظر خود را استخراج کرده و آن‌ها را پیاده‌سازی کنند.

بعضاً دیده‌شده که هر یک از این شش مرحله می‌توانند به‌صورت هم‌زمان در کنار یکدیگر اتفاق بیافتند.

امیدوارم مقاله مقاله بهبود فرایند‌ها به شما برای آشنایی ابتدایی با این مفهوم کمک کرده باشد.

 

با تشکر تیم همیار فرایند کسب و کار (HBP)

عوامل موفقیت پیاده سازی ‌BPM چیست؟

⇓لینک دانلود pdf مقاله ⇓

لینک دانلود مخصوص اعضا

لطفا اول وارد شوید!

 

نظرت چیه!

(1 رای, میانگین: 5,00 از 5)
Loading...       

سیستم سازی کسب و کار

سیستم سازی کسب و کار

 

 

هیولایی به اسم سیستم‌سازی

کلمه سیستم‌سازی شاید عجیب غریب باشد و به نظر انجام اینکار به سختی امکان‌پذیر باشد.

اما درواقع همه ما از همان دوران کودکی درحال سیستم‌سازی هستیم حال ممکن است
تا قبل از مطالعه این مقاله هم، با این مفهوم آشنا نشده باشید اما در خیلی موارد درحال استفاده از آن باشید.

ساده‌ترین و شاید قابل فهم‌ترین سیستم‌سازی که ما با آن دست و پنجه‌نرم کرده‌ایم تیم‌های فوتبال می‌باشد.

در یک تیم فوتبال باید سیستم‌سازی صورت بگیرد و هر مقدار اینکار دقیق‌تر و بهتر انجام شود نتیجه مطلوب‌تری را دریافت می‌کنیم.

 

با یک داستان شروع کنیم!

در زمان نوجوانی که در یک تیم باشگاهی درحال فعالیت بودم متوجه یک نظم و همانگی خاصی شده بودم
به‌طوری که اکثر کارها حتی بدون حضور سرمربی هم انجام می‌گرفت اما آن زمان متوجه نبودم که به اینکار سیستم‌سازی می‌گویند.

به‌طور مثال بسیاری از تمرینات بدون حضور سرمربی توسط مربیان صورت می‌گرفت درواقع سرمربی برای هر بخش خاصی مربی قرار داده بود برای

  • بدن‌سازی مربی متخصص
  • برای دروازبان‌ها مربی خاص خودش

 از طرفی نیازی به آوردن توپ، موانع و یا حتی آب هم نبود چون این وظایف به تیم تدارکات سپرده شده بود.

با نگاه دقیق‌تر متوجه این موضوع شدم که یک تیم فقط کار آنالیز را انجام می‌دهد و گزارش آنالیز را فقط، تحویل سرمربی می‌دادند و سرمربی درگیر کارهای آنالیز نمی‌شود.

همیشه یک فضایی برای تمرین کردن از قبل آماده شده بود و تیم بعد از ورود به زمین شروع به استفاده از ابزارهای فیزیکی درون زمین می‌کرد مثل زمین چمن، سالن و تیر دروازه‌ها و سایر موارد.

اما بعد از همه‌ی این ماجراها نوبت به فوتبال بازی کردن می‌رسید جایی که سایر افراد کنار زمین قرار می‌گرفتند و نوبت ما بود که بخشی از کار را انجام دهیم
سرمربی این‌بار بازیکنان را با توجه به مهارتشان و نوع سیستم تیم کنار یک دیگر قرار می‌داد، سرمربی به هریک از بازیکنان باتوجه به مهارتشان و نوع پستی که بازی می‌کردند
فقط نکاتی را یادآوری می‌کرد و بازی شروع می‌شد.

بله دقیقاً نکته همین است سرمربی تیم نباید وقت خود را برای هر کاری بگذارد، سرمربی به عنوان مغز متفکر تیم زمان و فکر خود را روی کارهای مهم‌تر تیم قرار می‌دهد
وظیفه سرمربی هدایت تیم برای دستیابی به اهداف مورد نظر می‌باشد.

به این موارد و موارد مشابه در فوتبال یک نوع سیستم‌سازی است.

حالا با هم بریم یکم تخصصی‌تر سیستم‌سازی را بررسی کنیم.

 

سیستم سازی در کسب و کار اثر موفقیت

 

قبل از هرچیزی سیستم چیست؟

سیستم مجموعه‌ای از اجزای به‌ هم پیوسته است که دارای

  • ورودی مشخص
  • فرایند مشخص
  • خروجی مشخص
  • بازخورد می‌باشد.

یا می‌توان گفت سیستم مجموعه‌ای از عناصر هماهنگ، همسو شده و به هم پیوسته است که برای تحقق هدفی خاص متمرکز شده‌اند.

 

سیستم کسب و کار چیست؟

درواقع کسب و کار، ‌خود یک نوع سیستم است که داری ورودی‌های مشخص(نرم، سخت و اطلاعاتی) می‌باشد.

این ورودی‌ها پس از قرار گرفتن در فرایند کسب و کار به ما خروجی مشخصی را می‌دهد.

این خروجی می‌تواند سود یا هر ارزش افزوده دیگری باشد که براساس آن ما بازخورد دریافت می‌کنیم.

این بازخوردها به ما می‌گویند چه میزان ورودی‌ها و فرایندها، ما را به خروجی مورد نظر رسانده است.

 

سیستم سازی کسب و کار چیست و چگونه کار می‌کند؟

با توجه به تغییراتی که در محیط کاری ایجاد می‌شود، کسب و کارهایی که بتوانند خود را با تغییرات جدید تطبیق دهند،
به موفقیت دست پیدا می‌کنند. در همین راستا، سیستم سازی کسب و کار اهمیت پیدا می‌کند.

سیستم سازی کسب و کار در واقع مجموعه‌ای از فرآیندهایی است که موجب انجام کارها به صورت موثرتر و کارآمدتر می‌شود.

به عبارت دیگر، به مجموعه‌ای از:

  • چارچوب‌ها
  • سیاست‌ها
  • روش‌های کاری و تجاری

که موجب بهبود انجام کارها و وظایف در یک کسب و کار می‌شوند را سیستم‌سازی می‌گویند.

 

سیستم‌های کسب و کار

سیستم کسب و کار شامل:

  • کارمندان
  • تجهیزات مختلف مانند:
    • کامپیوتر
    • تلفن
    • فکس
    • و غیره
  • دستورالعمل‌هایی برای انجام کارها

اکثر کسب و کارها دارای چنین سیستمی هستند. با این وجود، بهینه‌سازی این سیستم موجب بهبود عملکرد می‌شود.

یکی از روش‌های بهینه‌سازی سیستم کسب و کار از طریق سیستم‌سازی آن است.

از جمله سیستم سازی کسب و کار می‌توان به:

  • سیستم‌های موجودی
  • سیستم‌های ارزیابی
  • سیستم‌های آموزشی
  • سیستم‌های پشتیبانی
  • سیستم‌های استخدام
  • سیستم‌های فروش اشاره کرد.

به طور کلی، سیستم‌های کسب و کار را می‌توان به سه دسته تقسیم کرد:

  • سیستم نرم:

استفاده از:

    • ایده‌ها
    • کارمندان
    • خودمان
    • تمام افرادی که به نحوی درگیر فرایندهای کاری ما به منظور تکمیل کارها و وظایف می‌باشند.

 

  • سیستم سخت:

استفاده از:

    • تجهیزات فیزیکی مانند:
      • وب‌سایت
      • سیستم ارتباطی
      • کامپیوتر
      • سایر موارد به منظور افزایش بهره‌وری سیستم.

 

  • سیستم اطلاعاتی:

استفاده از فرآیندهای فناوری اطلاعات جهت جمع‌آوری اطلاعات لازم برای انجام مقایسه و ارائه بهترین روش برای مشخص شدن:

    • چشم‌اندازها
    • مأموریت‌ها
    • مزیت‌های رقابتی
    • سایر موراد می‌باشد.

 

ایجاد هماهنگی و پیاده‌سازی این سیستم‌ها نیاز به یک طرح کلی و چارچوب‌بندی دارد که به طور کلی به آن سیستم سازی کسب و کار می‌گویند.

به این ترتیب، سیستم کسب و کار حتی بدون حضور مدیران نیز می‌تواند به صورت کارآمد عمل کند.

 

سیستم سازی در کسب و کار دمینگ

 

مزایای سیستم سازی کسب و کار

سیستم سازی کسب و کار دارای مزایای بسیار زیادی است. برخی از مهم‌ترین این مزایا عبارتند از:

  • خطاهای انسانی کمتر در پیاده‌سازی فرآیندها؛
  • سرعت و بهره‌وری بیشتر؛
  • عملکرد بهبود یافته؛
  • دسترسی ساده به اطلاعات و تجزیه و تحلیل داده‌ها؛
  • افزایش ارزش و قیمت کسب و کار شما در زمان فروش؛
  • تفویض اختیار ؛

همچنین می‌توانی مقاله  تفویض اختیار را در اینجا مطالعه کنید!

  • تمرکز مدیران برای توسعه کسب و کار؛
  • مدیریت دانش؛
  • برون‌سپاری کارها؛
  • کیفیت کاری بهتر؛
  • کار کمتر؛
  • سیستماتیک و خودکار شدن کارها؛
  • آزادتر شدن وقت مدیر؛
  • پرداختن به کارهای مدیریتی؛
  • درک بهتر از فرآیندهای کسب و کار؛
  • ارائه خدمات بهتر به مشتریان؛
  • بهبود کیفیت محصولات یا خدمات؛
  • رشد کسب و کار به صورت یک پارچه؛

 

برخی از افراد ممکن است فکر کنند که انواع خاصی از فرآیندهای کسب و کار نباید سیستم‌سازی شوند.

به عنوان مثال، یک طراح ممکن است بر این باور باشد که کارهای خلاقانه را نمی‌توان سیستم‌سازی کرد
زیرا چنین کارهای بر مبنای تفکر و خود انگیختگی غیرخطی صورت می‌گیرند.

با این وجود، حتی کارهای خلاقانه نیز دارای اهدافی هستند و از یک فرآیند تکرارپذیر پیروی می‌کنند.

از آنجایی که چنین فرآیندهایی قابل تکرار هستند، می‌توان آن‌ها را سیستم‌سازی کرد.

در اصل، مرکز سیستم سازی کسب و کار شامل:

  • طرح‌ریزی
  • مستندسازی
  • دنبال کردن یک جریان کاری تکرارپذیر است.

به‌طور مثال هر زمان که شما قصد ماشین سواری را داشته باشید همیشه کاربرد ابزارهای مانند:

  • فرمان
  • دنده
  • پدال گاز
  • سایر موارد ثابت و تکرار پذیر می‌باشد.

 

آیا ما هم نیاز به سیستم‌سازی داریم؟

برای پاسخ به آن کافی است سؤالات زیر را از خودمان بپرسیم:

  1. کار می‌کنم زیادم کار می‌کنم اما پیشرفت خاصی ندارم؟
  2. فقط دارم کار می‌کنم، دیگه کار لذتی برای من نداره؟
  3. کسب و کارم به حضور من وابسته هست؟
  4. با همه این کار کردن‌ها هنوز هم کلی کار دیگه دارم؟

اگر پاسخ شما بله است بنابراین شما نیاز به سیستم‌سازی در کسب و کار خود دارید.

برعکس این باور غلط که شاید اکثر ما آن را در فیلم‌ها مشاهده کرده‌ایم
مدیران موفق و کارآفرینان موفق زیاد کار نمی‌کنند و این چنین نمی‌باشد که در طول روز زمان کم بیاورند.

آن‌ها از زمان خود به بهترین شکل ممکن استفاده می‌کنند و کارهای زمان‌بر را به عهده سایر افراد موجود در سیستم کسب و کار خود می‌سپارند.

 

آزمون سریع نیاز یا عدم نیاز به سیستم‌سازی در کسب و کار

  1. زمان‌بندی

آیا زمانیکه شما در حال انجام فعالیت‌های جاری هستید، می‌توانید کارهای پیچیده‌ی دیگری برای توسعه کسب و کارتان انجام دهید؟

  1. تداوم زمان

اگر برای چند هفته نتوانید با کسب و کارتان هیچگونه ارتباطی داشته باشید آیا کسب و کارتان به مسیر خود ادامه می‌دهد؟

یا این که شما جزء جدایی ناپذیر کسب و کارتان هستید؟

اگر پاسخ شما منفی است یعنی شما در کسب و کارتان نیاز به سیستم‌سازی دارید.

 

انواع سیستم سازی کسب و کار

 

یک اشتباه رایج در سیستم‌سازی

کسب و کارها فکر می‌کنند به طور همزمان در همه بخش‌های کسب و کار باید سیستم ایجاد کنند
در صورتی که نقطه شروع برای ایجاد سیستم‌سازی از بخشی می‌باشد که اوضاع وخیم‌تری دارد.

 

وحشت مدیران از سیستم‌سازی کسب و کار!

اغلب مدیران از سیستم‌سازی کسب و کار خود به دلیل:

  • ترس داشتن، از تکنولوژی‌های جدید

هنوز که هنوز خیلی از مدیران به روش‌های سنتی تکیه کرده‌اند و اعتقاد دارند این روش‌ها بهتر جواب می‌دهد.

بهتر است این ترس را کنار گذاشته و کارها را از حالت دستی انجام دادن خارج کرده و از تکنولوژی‌های جدید استفاده شود.

ما در عصر اطلاعات و سرعت زندگی می‌کنیم بنابراین باید از ابزارهای مناسب استفاده کنیم
تا از سرعت لازم برای پاسخ‌گویی برخوردار باشیم و همچنین استفاده از ابزارهایی که به ما در جمع‌آوری و دسته‌بندی حجم زیاد اطلاعات کمک کند.

 

  • عدم تمایل واگذاری‌ کارها به دیگران

همیشه یک توهم بین ما‌ها به‌خصوص برخی از مدیران وجود دارد
که همیشه فکر می‌کنیم ما بهترین هستیم و در زمینه کاری کسی نمی‌تواند مانند ما عمل کند و کارها را به خوبی به سرانجام برساند.

یا این که قدرت ما در این هست که همه کارها را خودمان انجام دهیم و دیگران اگر انجام دهند باعث کم ارزش شدن ما می‌شوند.

باید یادبگیریم که کارها را تفویض کنیم.

 

  • ایده‌آل گرایی برای انجام کارها

صفر تا صد ماجرا را با جزئیات باید بدانم و بعد اقدام کنم.

این یعنی ایده‌آل‌گرایی یعنی این که کلی زمان بگذاریم و برنامه‌ریزی کنیم اما چیزی اجرایی نمی‌شود
چون همچنان به همه جوانب پرداخت نشده است و به‌نظر می‌رسد همچنان باید بررسی بیشتری انجام شود
و این یکی از مشکلات بزرگ افراد ایده‌آل‌گرا می‌باشد.

  • همیشه درگیر کار هستند و وقت ندارند

سرم شلوغه، وقت نمی‌کنم، کلی کار دارم و خیلی از این موارد مشابه که خیلی از مدیران در دام این مشکلات افتاده‌اند و نمی‌توانند خود را رها کنند.

یادمان باشد که مدیر موفق نباید مشغله کاری زیادی برای خودش ایجاد کند زیرا مدیران نیاز به زمان برای تفکر، ایجاد استراتژی، برنامه‌ریزی و سایر موارد دارند.

 

ویدیو سیستم سازی کسب و کار

 

 

تفکر سیستمی

تفکر سیستمی از  زمان پروفسور جی فورستر (Jay Forrester) که گروه سیستم‌های دینامیک را در دانشکده مدیریت MIT در سال 1956 تأسیس کرد ایجاد شد.

تفکر سیستمی یک نگرش برای تجزیه و تحلیل است.

تمرکز اصلی آن بر نحوه ارتباطات مابین بخش‌های گوناگون یک سیستم است.

همچنین در طول زمان نحوه کارکرد یک سیستم را بررسی می‌کند.

درواقع تفکر سیستمی با شکستن سیستم به عناصر جداگانه آن را مطالعه می‌کند.

تفکر سیستمی در زمینه‌های مختلفی مانند:

  • سرمایه انسانی
  • پزشکی
  • سیستم‌‎های آموزشی
  • سیاسی
  • محیط زیست
  • اقتصادی
  • توسعه کسب و کار به کار گرفته می‌شود.

دریافت بازخورد و توجه به آن در تفکر سیستمی ضروری می‌باشد.

 

چرا داشتن تفکر سیستمی در کسب و کار مهم است؟

این مورد شاید برای ما ایرانی‌ها بسیار قابل درک‌تر از هر فردی در جهان باشد.

دنیای هر کسب‌وکاری دارای پیچیدگی منحصر به فرد خود می‌باشد که با وجود تکنولوژی‌های نوظهور بر پیچیدگی‌های آن هم افروده شده است.

این یعنی وظیفه مدیران کسب‌وکار می‌باشد که با وجود تغییرات ناگهانی در تکنولوژی یا تصمیمات جهانی که ما ایرانی‌ها با آن همیشه دست و پنجه‌نرم می‌کنیم مانند تحریم‌ها بهترین تصمیم را بگیرند.

مدیران با استفاده از تفکر سیستمی می‌توانند تصمیمات مؤثری برای کسب‌وکار خود بگیرند.

 

اصول یازده‌گانه تفکرسیستمی

 

  • پیوستگی

در جهان هستی همه چیز به هم وابسته می‌باشد.

  • دیدگاه عمیق

همیشه به‌دنبال آسان‌ترین راه نباشیم، مدیر در حل مسائل باید دیدگاه عمیق‌تری داشته باشد.

  • مشکالت امروز حاصل تصمیمات گذشته

نباید با گرفتن تصمیمات سطحی مشکلات فردا ایجاد کنیم.

  • دنبال تنها یک مقصر نباشید

درسیستم‌های پیچیده همه چیز به هم پیوسته است بنابراین دنبال یک مقصر نباشید.

  • هر جزء بخشی از یک کل پیچیده

هرچیز کوچک و یا بزرگی خودش جزء یک مجموعه بزرگ‌تر است. در یک سیستم عناصر از هم جدا نیستند.

  • مشکلات پیچیده ≠ راه حل ساده

نمی‌توان مشکلات پیچیده را با راه حل‌های ساده حل کرد. اینکار فقط مشکلات را در سیستم از جایی به جایی دیگر انتقال می‌دهد.

  • اثر مرکب

اقدامات کوچک و برنامه‌ریزی شده می‌تواند در بلند مدت منجر به تغییرات بزرگ و یا قابل توجه‌ای شود.

  • ایمان به سیستم طبیعت

انسان‌ها با ایجاد سیستم‌های خطی سعی به مقابله با سیستم چرخه‌ای یا دایره‌ای طبیعت را دارند.

درصورتی که با پیروی از سیستم طبیعت ما می‌توانیم محصولات و خدماتی ر ا ارائه دهیم که بتوانند بعد از پایین چرخه مجدداً خود را احیاء کند.

  • رابطه مستقیم پیچیدگی و زمان

با گذر زمان پدیده‌ها خود به خود پیچیده‌تر می‌شوند.

  • شکست، تهدید = راه کشف ناشناخته‌‌ها، فرصت‌ها

با بررسی شکست‌ها و تهدید‌های به وجود آمده فرصتی برای شناخت بهتر مسائل ایجاد می‌شود.

  • علت و معلول، در زمان و فضا متفاوت هستند

بین علت یک ایراد به وجود آمده و نتیجه حاصله‌ از آن یک تأخیر زمانی وجود دارد.

بنابراین برای حل ریشه‌ای مشکلات در سیستم‌های پیچیده باید همیشه به پشت سر نگاه کنیم.

 

سیستم سازی کسب و کار جدید

 

تمرکز تفکر سیستمی

تفکر سیستمی یک رشته در حال رشد است که تمرکز و تأکید این نگرش بر این می‌باشد که قبل از راه حل، مشکل یا مشکلات به‌طور کامل و با دقت بررسی شوند که شامل:

  • کسب‌وکار یک کل است
  • تعملات به صورت کلی نه جزیره‌ای
  • چگونگی اثرگذاری بازخوردها بر روی بخش‌ها مختلف
  • مد نظر بودن تغییرات زمانی
  • در نظر نگرفتن رویدادهای تکی
  • تمرکز بر رویدادهای تکرار شونده
  • روش تأثیر سیستم‌های مختلف بر روی یکدیگر می‌باشد

 

هدف از پیاده‌سازی تفکر سیستمی در کسب و کار 

مدیران کسب‌وکار به تفکر سیستمی روی می‌آورند چون آن‌ها  متوجه شده‌اند که تفکر خطی یا  سنتی به تمامی سؤالات آن‌ها نمی‌تواند جواب دهد.

تفکر خطی می‌گوید شما دیر به محل کار رسیده‌اید (اثر) چون دیر از خواب بیدار شده‌اید (علت).

برای برطرف شدن این مشکل کافی است زودتر از خواب بیدار شوید با سر وقت به محل کار خود برسید.

تفکر خطی در حل این مسئله به راحتی به ما کمک کرده است.

اما جهان هستی شامل تعداد زیادی از روابط و ارتباطات پیچیده می‌باشد.

تفکر سیستمی در کسب‌وکار به ما چشم‌انداز می‌دهد که می‌توانیم روابط اجزای مختلف بر یکدیگر را در نظر بگیریم.

قطع درخت برای تولید کاغذ و جبران کمبود کاغذ به نظر منطقی می‌رسد اما عوارض جانبی آن مانند آسیبی که به اکوسیستم طبیعت وارد می‌شود را نیز باید در نظر گرفت.

 

تثبیت تفکر سیستمی در کسب و کار

همان طور که متوجه شدید کسب‌وکارها باید تلاش کنند تا تفکر سیستمی را در کسب‌وکار خود تثبیت کنند.

زیرا می‌توانند بسیار از مشکلات را به صورت ریشه‌ای درمان کند.

ما با استفاده از تفکر سیستمی می‌توانیم برای چالش‌های جدید راه‌حل‌های نوآورانه‌ای پیدا کنیم.

 

اصول تثبیت تفکر سیستم

  • تمرین
  • صبور
  • مدیریت شایسته محور
  • تیم‌های چند منظوره مورد حمایت قرار گیرند
  • ایجاد فرهنگ صداقت
  • شنیدن و دریافت عقاید سایر افراد

 

ویدیو سیستم سازی کسب و کار

 

 

چگونه می‌توان کسب و کار خود را سیستم‌سازی کرد؟

می‌توانیم از فرآیند زیر برای سیستم‌سازی کسب و کار خود استفاده کنیم که به زبان ساده بیان شده است:

باید به این باور برسیم که ارزش‌ها و باورها ریشه کسب‌وکار شما هستند.

ارزش‌ها همان ستون و زیربنای هویتی سازمان می‌باشد.

تمامی کسب‌وکارها دارای مجموعه‌ای منحصر به فرد از ارزش‌ها هستنند که مشخص کننده چشکمانداز کسب‌وکار ما می‌باشد.

 

  • تعیین اهداف فرآیند

پیش از تعریف فرآیند اصلی، بهتر است که ابتدا اهداف فرآیند مشخص شوند.

به عنوان مثال، در صورتی که کارشناس منابع انسانی به دنبال طراحی مکانیزم جذب نیرو است، پس اهداف زیر باید در نظر گرفته شوند:

    • ادغام کارمندان جدید در دپارتمان‌های مربوطه؛
    • معرفی محیط کار، شرکت و فرهنگ سازمانی حاکم به کارمندان جدید؛
    • تکمیل مزایا، توافق‌ها و اسناد و مدارک؛
    • مشخص کردن انتظارات؛
    • ایجاد برنامه‌ی زمانی آموزشی برای کارمندان جدید.

به طور طبیعی، هر کارشناس منابع انسانی، اهداف منحصر به فردی برای طراحی مکانیزم جذب نیروی خود دارد.

به همین دلیل است که تعیین اهداف فرآیند یکی از مهم‌ترین مراحل سیستم سازی کسب و کار به شمار می‌رود.

 

سیستم سازی کسب و کار و تفکر سیستمی

 

  • شناسایی سیستم‌های وضع موجود

در ادامه گام‌ها قبل باید فرایندها و زیرسیستم‌ها را مشخص کنیم.

در این گام باید مشخص کنیم در کجا قرار داریم و کسب‌وکار ما شامل چه سیستم‌های می‌شود.

درواقع ما باید سیستم‌هایی که در کسب‌وکار ما وجود دارد را فقط شناسایی کنیم.

 

  • مدلسازی سيستم‌های وضع موجود

بعد از شناسایی سیستم‌های موجود حال آن‌ها را باید مدل‌سازی کنیم.

در این گام با استفاده از مدل‌سازی ارتباط سیستم‌ها با یکدیگر را شناسایی می‌کنیم.

 

همچنین می‌توانی مقاله مدل‌سازی یا استاندارد مدل‌سازی چیست در اینجا مرور کنید!

 

  • طرح‌ریزی وظایف تکرارپذیر

اغلب فرآیندها شامل فهرست بسیار مشابهی از وظایف هستند.

به منظور ساده‌سازی و بهبود فرآیندها، تبدیل این وظایف به چک لیست، الگو یا نقشه راه ایده‌ی خوبی به نظر می‌رسد.

به این ترتیب، یک سند قابل پیگیری برای پیاده‌سازی جریان کاری ایجاد می‌شود.

به عنوان مثال، چک لیست طراحی مکانیزم جذب نیرو به شرح زیر است:

    • آشنایی با اداره؛
    • معرفی کارمندان جدید به مدیران دپارتمان مربوطه؛
    • تکمیل مزایای شغلی؛
    • راه‌اندازی حساب‌های نرم افزاری

به طور کلی، ایده‌ی خوبی است که این رویه‌ها را با همان توالی که اجرا خواهند شد، مستند کرد.

به عنوان مثال، مدیران در طول فرایند جذب نیرو معمولاً با برنامه‌ی آموزش محور شروع می‌کنند.

 

  • استخراج لیست فرایندهای وضع موجود

در ادامه گام قبل ما جزئیات هر سیستم را مشخص می‌کنیم.

یعنی ما یک سیستم را انتخاب کرده و آن را به مراحل اصلی تشکیل دهنده آن تقسیم می‌کنیم.

به‌طور مثال سیستم جذب شامل آگهی استخدام، بررسی اولیه رزومه، مصاحبه آنلاین، مصاحبه حضور و سایر موارد می‌باشد.

این‌کار را باید برای تمامی فرآیندها انجام دهیم.

 

  • مدلسازی فرایندهای وضع موجود

براساس لیست ایجاد شده در گام قبل فرایندهای کسب‌وکار خود را مدل می‌کنیم.

 

همچنین می‌توانی مقاله آموزش رایگان مدل‌سازی را در اینجا مرور کنید!

 

  • تحلیل و بهبود فرایندهای موجود

همان طور که در بالا اشاره شد تمامی فرایندها را مورد پایش باید قرار دهیم.

فرایندهایی که نیاز به بهبود دارند را شناسایی می‌کنیم و مشکل و یا مشکلات به وجود آمده را برطرف می‌کنیم.

یادمان باشد که همیشه همه فرایندها نیاز به بهبود ندارند.

 

  • استخراج فرایندهای مطلوب

در این مرحله فرایندهای مطلوب مورد نیاز برای رشد کسب‌وکار ما شناسایی می‌شود.

این فرایندها درحال حاضر در کسب‌وکار ما وجود ندارند و ما برای اولین بار در حال شناسایی و طراحی آنان هستیم.

 

  • پیاده‌سازی

زمانی که فرآیند مستند شده است، زمان آن رسیده که فرآیند را پیاده‌سازی کرد.

این سیستم در مراحل اول ممکن است چندان کارآمد نباشد اما به مرور زمان نیاز به تغییر و اصلاح خواهد داشت.

با این وجود، سیستم اغلب با گذشت زمان، کارآمدتر می‌شود.

با فرض اینکه اهداف فرآیند بدون تغییر باقی بمانند، جریان کاری باید در نهایت به آرامی اجرا شود
و سازمان‌دهی و تکمیل موفقیت‌آمیز وظایف به آسانی صورت گیرد.

 

همچنین می‌توانی مقاله شناسنامه فرایندها برای مستند‌سازی را در اینجا مرور کنید!

 

  • پایش

سیستم‌ها و فرایندها کسب‌وکار خود را در بازده‌های زمانی مشخص باید اندازه‌گیری کنیم.

 

ابزارهای کاربردی برای سیستم سازی کسب و کار

همانطور که گفته شد، مستندسازی فرآیندها موجب می‌شود که بتوان آن‌ها را به راحتی دنبال کرد.

خواه این مستندسازی برای خود فرد باشد یا کارمندان، در نظر گرفتن پروتکل‌ها یک مرحله‌ی ضروری برای سیستم سازی کسب و کار به شمار می‌رود.

در ادامه، چندین ابزاری که در فرآیند سیستم‌سازی بکار می‌روند را معرفی می‌‌کنیم:

  • چک لیست‌ها
  • الگوها
  • نقشه راه
  • نقشه سفر
  • تقویم
  • نمودارها
  • راهنمایی‌های فرآیند

در محیط کاری امروزی، فرآیندهای سیستم سازی کسب و کار با ابزارهای نام برده بسیار ساده است زیرا بسیاری از نرم افزارها شامل ویژگی‌های مذکور هستند.

برنامه‌های نرم افزاری بسیار زیادی به منظور ساده‌سازی جریان کاری وجود دارد.

در برخی از موارد، بهتر است از یک ابزار عمومی مانند مدیریت وظیفه استفاده شود.

در موارد دیگر، استفاده از یک ابزار تخصصی مانند پلتفرم منابع انسانی مناسب‌تر خواهد بود.

گاهی اوقات نیز استفاده‌ همزمان از چند ابزار کارآمد خواهد بود.

یک سند مرجع یا جریان کاری در اپلیکیشن مدیریت وظیفه، ممکن است به چندین چک لیست و الگو مرتبط باشد.

اگرچه، این ممکن است کمی پیچیده به نظر رسد اما مزایای سیستم سازی کسب و کار فراتر از این پیچیدگی است.

در واقع، هر چه این فرآیند پیچیده‌تر باشد، سیستم‌سازی آن ضروری‌تر و مفیدتر خواهد بود.

در مجموع، سهو و خطا در فرآیندهای پیچیده، بیشتر است. در نتیجه، ایجاد راهنمایی‌ها و دنبال کردن فرآیندهای گام به گام ضروری‌تر خواهد بود.

 

ویدیو سیستم سازی کسب و کار

 

 

آنچه گذشت

سیستم‌سازی به ما کمک می‌کنند که:

  1. برای مالک و مدیر کسب و کار، مشخص است که چگونه هر بخش از کسب و کار را هدایت کند.
  2. کسب و کار تحت مدیریت، فعالیت‌ها را اجرا می‌کند.
  3. مطمئن می‌شوید همه کارکنان درک کرده‌اند چه چیزی لازم است انجام دهند.
  4. به ارزش و دارائی‌های سازمان می‌افزایید.
  5. باعث افزایش سرعت کسب و کار می‌شوید.
  6. می‌توانید علت چالش‌ها را شناسایی کنید که آیا به دلیل سیستم است یا کارکنان!
  7. قبل از این که شرایط خیلی وخیم شود شما می‌توانید مشکلات را شناسایی کنید.
  8. کارکنان جدید راحت‌تر وارد کسب و کار شما می‌شوند.

 

با تشکر تیم همیار فرایند کسب و کار (HBP)

عوامل موفقیت پیاده سازی ‌BPM چیست؟

⇓لینک دانلود pdf مقاله ⇓

لینک دانلود مخصوص اعضا

لطفا اول وارد شوید!

 

نظرت چیه!

(1 رای, میانگین: 5,00 از 5)
Loading...       

شناسنامه فرایندهای کسب و کار

شناسنامه فرایندهای کسب و کار (Process Identification)

 

شناسنامه فرایندهای کسب و کار

 

در این مقاله به بررسی چیستی شناسنامه فرایندها می‌پردازیم و علت استفاده از این شناسنامه‌ها در مستندسازی را بررسی می‌خواهیم کرد.

همچنین چند نمونه شناسنامه در پایان مقاله برای دانلود قرار داده شده است.

در پایان شما می‌توانید فایل ‌PDF مقاله را دانلود و ویدیو مروبط به شناسنامه فرایندهای کسب و کار را مشاهده کنید.

 

شناسنامه چیست؟

معنای لغوی شناسنامه، ورقه یا کتابچه‌ای است که در آن خصوصیات شخص ثبت می‌شود و توسط مرجع مربوطه صادر می‌شود.

شناسنامه یک سند رسمی است که مامور مربوطه آن را مطابق مقررات قانونی تنظیم می‌نماید.

مهمترین اوصاف احوال شخصیه در شناسنامه مندرج است.

در واقع شناسنامه ورقه هویتی است که بیان کننده اوصاف و خصوصیات درباب احوال شخصیه می‌باشد.

 

خرید شناسنامه فرایندی کامل با توضیحات به همراه ویدیو آموزشی کلیک کنید!

 

شناسنامه فرایندهای کسب و کار چیست؟

شناسنامه فرایندی چک‌لیستی است که مشخصات فرایندی کسب‌وکار ما در آن ثبت می‌شود.

درواقع ما در شناسنامه فرایندی خصوصیات موجود در فرایند را به عنوان یک سندرسمی و مستند در سازمان ثبت می‌کنیم.

همان طور که در یک شناسنامه خصوصیات مهم ثبت می‌شود در شناسنامه فرایندی هم مهم‌ترین ویژگی‌های آن فرایند ثبت می‌شود.

همان طور که گفته شده است شناسنامه یک ورقه هویتی است که این موضوع شامل شناسنامه فرایندی هم می‌شود.

یعنی این‌که شناسنامه فرایندی هویت وجودی یک فرایند را در سازمان برای افراد مختلف مانند تحلیل‌گران فرایند مشخص می‌کند.

 

همچنین می‌توانی مقاله مدیریت فرایندهای کسب و کار را در اینجا مطالعه کنید!

 

 کاربرد شناسنامه فرایندی!

زمانی که از شناسنامه برای فرایندها در کسب و کار خود استفاده می‌کنیم باید این موضوع را بدانیم که هیچ الزامی برای اینکار وجود ندارد.

درواقع هیچ اجباری برای اینکار وجود ندارد اما با توجه به نکاتی که در ادامه به آن اشاره می‌کنیم متوجه خواهید شد
با اینکه اجباری وجود ندارد ما باید از این شناسنامه‌ها در سازمان خود استفاده کنیم.

به این نکات توجه کنید:

  1. سازمان‌ها مستندات برایشان بسیار مهم می‌باشد به خصوص در کشور ما یعنی ایران.
  2. دربسیاری از سازمان‌ها افراد نمی‌توانند مدل فرایندی را بخوانند اما به راحتی با مطالعه شناسنامه می‌توانند با فرایند آشنا شوند.
  3. در شناسنامه شما جزئیات بیشتری را در مورد فرایند بیان می‌کنید که داخل مدل به راحتی قابل تشخیص نباشد.
  4. در شناسنامه شما جزئیاتی وجود دارد که در شناسنامه فرایندی باید آن‌ها را معرفی و بیان کنید.
  5.  وجود شناسنامه به تحلیل‌گران در امر تجزیه و تحلیل بسیار کمک می‌کند.
  6. شناسنامه در امر بهبود فرایند به تحلیل‌گران بسیار کمک می‌کند.
  7. شناسنامه فرایندی در استانداردهای ایزو کاربرد دارد مانند:
    1. بند 4-4 سیستم مدیریت کیفیت و فرآیندهای آن استاندارد ISO 9001:2015
    2. بند 4-4-1 سیستم مدیریت کیفیت و فرآیندهای آن در استاندارد IATF 16949:2016
    3. بند 4-1-3 الزامات عمومی برای هر فرآیند سیستم مدیریت کیفیت در استاندارد ISO 13485:2016

 

شناسنامه فرایندهای کسب و کار نمونه شناسنامه

 

برخی اطلاعات موجود در شناسنامه فرایندی

هر شناسنامه فرایندی دارای یک سری فیلدهای اطلاعاتی می‌باشد که این فیلدها می‌تواند شامل:

  • عنوان فرآیند
    • اولین موردی که باید مشخص شود نام فرایند مورد نظر می‌باشد.
  • مدیر فرآیند
    • باید مالک فرایند مورد نظر ما حتماً مشخص شده باشد.
  • هدف فرایند
    • علت اجرای این فرایند در سازمان ما باید مشخص شود.
  •  قوانین و مقررات تاثیرگذار در فرایند
    • مشخص کردن چارچوب‌های مورد نظر فرایند
  • شاخص‌های کلیدی عملکرد فرایند
    • مشخص کردن KPIها فرایند
  • نقاظ ضعف، مشکلات و خلاء های فرایند
    • شناسایی این نقاط بسیار دارای اهمیت می‌باشد چون به ما در بهبود فرایند بسیار کمک می‌کند.
  • منابع مورد استفاده در اجرای فرایند
    • باید مشخص شود از چه تجهیزات، نیروی‌انسانی و یا سایر موارد مشابه برای این فرایند استفاده می‌شود.
  • مجریان و صاحب فرایند
    • کسانی که اجرا کننده فرایند می‌باشند باید مشخص شوند.
  • ایده‌های بهبود فرایند
    • بیان راه‌حل برای بهبود فرایند موجود.
  • نتیجه فرایند
    • نتیجه اجرایی شدن این فرایند.
  • دامنه کاربرد
    • مشخص کردن محدوده به کارگیری فرایند
  • ورودی‌ها
    • تعیین کردن ورودی‌های هر فعالیت و یا علل رخ دادن یک فرایند یا فعالیت آن.
  • خروجی‌های
    • خروجی‌هایی که در انتهای فرایند و یا این که بعد از هر فعالیت اتفاق می‌افتد.
  • مشتری
    • مشتری فرایند یا همان خروجی فرایند ما که می‌توان درون سازمانی یا برون سازمانی باشد.
  • تامین‌کننده
    • اگر فرایند مورد نظر توسط عوامل درون سازمانی یا برون‌سازمانی ما تأمین می‌شود با مشخص شود.
  • مستندات مرتبط
    • سایر مستنداتی که در ارتباط با فرایند مورد نظر وجود دارد را می‌توانیم به کار ببریم.
  • دانش مورد نیاز
    • دانش و یا مهارت‌های مورد نیاز این فرایند برای اجرای بهینه.
  • معیارهای پایش و اندازه‌گیری فرآیند
    • باید شاخص‌های اندازه‌گیری فرایند مورد نظر برای پایش و اندازه‌گیری فرآیند مشخص شود.
  • ریسک‌ها و فرصت‌های مرتبط با فرآیند
    • با اجرایی شدن فرایند مورد نظر باید مشخص کنیم چه ریسک‌ها و فرصت‌هایی برای فرایند ما ایجاد می‌شود.

 

همچنین می‌توانی مقاله BPMN یا استاندارد مدل سازی را در اینجا مطالعه کنید!

 

سیپوک(SIPOC) چیست؟

همان طور که در قسمت فیلدهای اطلاعاتی شناسنامه فرایند مشاهده کردید 5 مورد:

  1. تأمین کننده
  2. ورودی
  3. فرایند
  4. خروجی
  5. مشتری

وجود دارد که این موارد براساس نمودار سیپوک می‌باشد که به شناسنامه فرایندی اضافه شده است.

هدف نمودار سیپوک تشخیص و تعیین عناصر مربوط به یک فرآیند می‌باشد.

درواقع سیپوک به ما کمک تا به سؤالات زیر پاسخ دهیم:

  • چه کسی ورودی فرآیند را آماده و ارایه می‌دهد(تأمین کننده)؟
  • چه چیزی وارد فرآیند می‌شود(ورودی)؟
  • چگونه ورودی‌ها به خروجی‌ها تبدیل می‌شوند(فرایند)؟
  • چه نتیجه‌ای از فرآیند حاصل می‌شود(خروجی)؟
  • چه کسی خروجی‌های فرآیند را دریافت می‌کند(مشتری)؟

 

شناسنامه فرایندهای کسب و کار

 

چه زمانی از شناسنامه فرایندی باید استفاده کنیم؟

مرحله اول در چرخه مدیریت فرایندهای کسب و کار طراحی و مدل‌سازی می‌باشد.

اما نکته قابل توجه این است که این فاز فقط محدود به ترسیم مدل براساس استانداردها نمی‌باشد.

بلکه علاوه بر آن باید اطلاعات گوناگونی را از مصاحبه شوندگان دریافت کرد که این اطلاعات در شناسنامه فرایندی ثبت می‌شود.

از این اطلاعات بعدها در فاز پیاده‌سازی، تجزیه و تحلیل و پایش فرایند استفاده می‌شود.

 

ویدیو شناسنامه فرایندهای کسب و کار (Process Identification)

 

 

آنچه گذشت

در این مقاله ابتدا به تعارفی از شناسنامه پرداختیم و در ادامه به بررسی شناسنامه فرایندی پرداخته شد.

متوجه شدیم که شناسنامه فرایندی چک‌لیستی است که مشخصات فرایندی کسب‌وکار ما در آن ثبت می‌شود.

همچنین با کاربرد آن در جاهای مختلف مانند مستندسازی، استانداردها و سایر موارد آشنا شدیم.

به بررسی تعدادی از فیلدهای موجود در شناسنامه فرایندی پرداختیم.

در انتها هم سیپوک و زمان استفاده شناسنامه فرایندی را بررسی کردیم.

 
 

با تشکر تیم همیار فرایند کسب و کار (HBP)

عوامل موفقیت پیاده سازی ‌BPM چیست؟

⇓لینک دانلود pdf مقاله و نمونه شناسنامه‌ها⇓

لینک دانلود مخصوص اعضا

لطفا اول وارد شوید!

 

نظرت چیه!

(3 رای, میانگین: 5,00 از 5)
Loading...       

آموزش رایگان بیزاجی (Bizagi Studio)

آموزش رایگان بیزاجی (Bizagi Studio)

آموزش رایگان بیزاجی (Bizagi Studio)

در این مقاله چرخه کامل نرم افزار بیزاجی استدیو را برای مکانیزاسیون یا اتوماسیون‌سازی بررسی می‌کنیم.

در پایان مقاله می‌توانید فایل PDF مقاله و ویدیو آموزشی آن را مشاهده و دانلود کنید.

 

تفاوت Bizagi Modeler با Bizagi Studio

قبل از شروع به آموزش بهتر است با تفاوت این دو نرم‌افزار شرکت بیزاجی آشنا شویم.‌
شرکت بیزاجی در زمینه مدیریت فرایندها نرم‌افزارهای گوناگونی دارد که معروف‌ترین‌های آن‌ها Bizagi Modeler با Bizagi Studio می‌باشد.
Bizagi Modeler فقط برای بحث مدل‌سازی کردن می‌باشد که با استفاده از استاندارد BPMN این کار انجام می‌شود.
اما ما در مدیریت فرایندها یک فاز به نام پیاده‌سازی داریم که برای این کار باید از نرم‌افزارهای BPMS استفاده کنیم.
حال اینکه نرم‌افزار Bizagi Studio یکی از نرم‌افزارهایی است که این کار را برای ما انجام می‌دهد.
درواقع ما با این نرم‌افزار فرایندهای خود را به یک موجود زنده تبدیل خواهیم کرد.
یعنی این که فرایندها تبدیل به یک اتوماسیون اداری خواهد شد.
 
 
 

چرخه ۷ مرحله‌ای بیزاجی

در این چرخه ۷ مرحله‌ای تمامی ابزارهای مورد نیاز برای طراحی و پیاده‌سازی در اختیار کاربر قرار داده می‌شود.

این ۷ مرحله شامل:

  1. مدل سازی   MODEL PROCESS
  2. مدل داده    MODEL DATA
  3. فرم‌ساز   DEFINE FORMS
  4. قواعد کسب‌وکار   BUSINESS ROLE
  5. ایفا کنندگان   PERFORMERS
  6. یکپارچه‌ساز  INTEGRATE
  7. اجرا   EXECUTE

می‌باشد که در ادامه به بررسی ۷ مرحله خواهیم پرداخت.

 

مدل سازی   MODEL PROCESS

مدلسازی فرآیند رویکردی گرافیکی جهت نمایش جریان کار می‌باشد.

استانداردهای گوناگونی در این زمینه وجود دارد که معروفترین آن‌ها استاندارد BPMN2.0 هست که مورد استفاده Bizagi می‌باشد.

 

همچنین می‌توانی مقاله BPMN یا استاندارد مدل سازی چیست؟ را در اینجا مطالعه کنید!

 

این ابزار بسیار ساده است چرا که شامل سه نماد اصلی دایره، مستطیل و لوزی است.

این ابزار بسیار پر کاربرد است چرا که هر کدام از نمادهای اصلی به تعداد زیادی نماد فرعی تبدیل می‌شوند.

 

آموزش رایگان بیزاجی مدل سازی

 

مدل داده    MODEL DATA

مکانی برای تعریف فیلدهای اطلاعاتی مورد استفاده فرآیند می باشد.

فیلدهای اطلاعاتی در Entityها یا نهاد ایجاد می‌شوند.

همواره شامل یک Entity یا نهاد اصلی تحت عنوان Main Entity بوده و سایر Entityها.

انواع فیلدهای اطلاعاتی:

    • (Boolean (Yes or No
    • Currency
    • Data time
    • File
    • Image
    • Integer
    • String
    • Entity
    • Collection

 

آموزش رایگان بیزاجی مدل داده

 

فرم‌ساز   DEFINE FORMS

فرم‌های هر نماد فرم پذیر، با استفاده از داده‌های تعریف شده در مرحله قبلی طراحی می‌شود.

این فرم‌ها بصورت عمده دارای قابلیت‌های گوناگونی از قبیل تنظیمات مرئی بودن، قابل ویرایش بودن و اجباری بودن و سایر تنظیمات مربوط به فیلدهای اطلاعاتی موجود در آن بسته به نوع فیلد می‌باشد.

انواع فرم‌ها:

    • فرم ساده
    • فرم قابل استفاده مجدد

 

آموزش رایگان بیزاجی (Bizagi Studio) فرم سازها

 

قواعد کسب‌وکار   BUSINESS ROLE

قواعد و قوانین حاکم بر فرآیند هستند که دستورات مورد نیاز را در مکان های مناسب به فرآیند اعمال می کنند.

انواع قواعد کسب و کار:

    • قواعد تعریف مسیر
    • قواعد عملیات فعالیت ها
    • محاسبات درون فرم ها

 

آموزش رایگان بیزاجی (Bizagi Studio) قواعد کسب و کار

 

ایفا کنندگان   PERFORMERS

ایفا کنندگان هر کدام از نمادهای دارای فرم و قابل تخصیص به منابع انسانی، در این بخش تعریف می‌شود.

ایفا کنندگان می‌توانند یک نقش سازمانی یا یک فرد تعریف شده بعنوان کاربر باشند.

انواع تعریف ایفا کننده با استفاده از مشخصات کاربر:

    • Expression
    • Data source یا Data binding

 

آموزش رایگان بیزاجی (Bizagi Studio) ایفا کنندگان

 

یکپارچه‌ساز  INTEGRATE

در این بخش ما این قابلیت را داریم که سایر سیستم‌ها و یا فرایندها را به یکدیگر متصل کنیم.

انواع یکپارچه‌سازی:

    • یکپارچه سازی با سایر سیستم های اطلاعاتی
    • یکپارچه سازی با سایر فرآیند های موجود در یک پروژه

 

آموزش رایگان بیزاجی (Bizagi Studio) یکپارچه ساز

 

اجرا   EXECUTE

در آخرین مرحله ما فرایند خود را به اجرا در خواهیم آورد.

در صورتی که تمامی مراحل قبل را به درستی انجام داده باشیم فرایند ما بدون هیچ ایرادی اجرا خواهد شد.

در صورت اجرا نشدن و خطا دادن باید مجددا به نرم‌افزار برگشته و خطای مورد نظر را رفع کنیم.

 

آموزش رایگان بیزاجی (Bizagi Studio) اجرا

 

ویدیو آموزش رایگان بیزاجی

 

آنچه گذشت

در مقاله آموزش رایگان بیزاجی به بررسی ۷ مرحله چرخه نرم‌افزار بیزاجی برای پیاده‌سازی پرداختیم.

متوجه شدیم که بیزاجی برای پیاده‌سازی شامل ۷ مرحله زیر می‌باشد:

  1. مدل سازی   MODEL PROCESS
  2. مدل داده    MODEL DATA
  3. فرم‌ساز   DEFINE FORMS
  4. قواعد کسب‌وکار   BUSINESS ROLE
  5. ایفا کنندگان   PERFORMERS
  6. یکپارچه‌ساز  INTEGRATE
  7. اجرا   EXECUTE

ما می‌توانیم با انجام این ۷ مرحله به فرایندهای خود جان دهیم تا به صورت پویا و زنده باشند.

 

با تشکر تیم همیار فرایند کسب و کار (HBP)

عوامل موفقیت پیاده سازی ‌BPM چیست؟

⇓لینک دانلود pdf مقاله⇓

لینک دانلود مخصوص اعضا

لطفا اول وارد شوید!

 

نظرت چیه!

(1 رای, میانگین: 5,00 از 5)
Loading...      

 

عوامل موفقیت پیاده سازی ‌BPM چیست؟

عوامل موفقیت پیاده سازی ‌BPM چیست؟

در این مقاله به بررسی عوامل موفقیت در پیاده‌سازی BPM خواهیم پرداخت.

در انتها علاوه بر دریافت فایل ‌PDF می‌توانید ویدیو مقاله را هم تماشا کنید.

 

عوامل موفقیت پیاده سازی ‌BPM چیست؟

 

قبل از شروع

مدیریت فرایندهای کسب و کار یا BPM کمک می‌کند بهره‌وری کارکنان را در سازمان خود افزایش دهیم.

یعنی این که کارایی، اثربخشی و سودآوری در فعالیت‌های کسب و کار ما بهبود پیدا می‌کند.

اما برای تحقق این موضوع نیاز به یک برنامه متمرکز داریم تا افراد با فرایند‌ها و تکنولوژی باهم یکی شوند.

 

سهولت در پذیرش و استفاده

برای پیاده‌سازی موفق مدیریت فرایندهای کسب و کار، باید این پیاده‌سازی با سهولت و آسانی در سازمان ما مورد پذیرش قرار بگیرد.

شاید این موضوع کاملاً پیش‌پاافتاده و روتین به نظر برسد.

اما واقعیت این است زمانی که کارمندان احساس می‌کنند استفاده از ابزار جدید، کار را برای آنان دشوار می‌کند
و درک آن برای آنان سخت می‌باشد امکان شکست پروژه‌های BPM بسیار افزایش پیدا می‌کند.

به‌طور مثال:

  • استفان مهندس شرکت Swissgrid یک شرکت تولید کننده انرژی
  • مایکل یک مشاور فناوری اطلاعات داخلی در شرکت Interseroh GmbH
  • مارک رئیس عملکرد عالی جهانی در یک شرکت رسانه‌ای

این افراد اعتقاد دارند استفاده از ابزارها BPM باید آسان باشد زیرا این امر باعث می‌شود کارمندان به راحتی آموزش ببینند و این ابزارها را بپذیرند.

در ادامه آن‌ها اعتقاد دارند که استفاده از ابزارهای گرافیکی به درک بیشتر کارمندان کمک می‌کند.

 

همچنین می‌توانی مقاله مدیریت فرایندهای کسب و کار چیست؟ را در اینجا مطالعه کنید!

 

بازگشت سرمایه و پس‌انداز

اگر BPM به درستی پیاده‌سازی شود باید نتایج مالی کاملاً مشخص و ملموسی را داشته باشد.

بنابراین اگر پیاده‌سازی آن موفق باشد امکان صرفه‌جویی و حفظ پول و یا زمان یا هردوی آن‌ها کاملاً به صورت واضح مشخص می‌شود.

اندرو مدیرعامل یک شرکت مشاوره‌ای، اعتقاد دارد که BPM راه‌حل بسیار خوبی برای ایجاد ارزش برای پول است.

مارکوس مدیر یک شرکت مشاوره‌ای، بیان می‌کند که یک شرکت تأمین کننده آلمانی با استفاده از BPM موفق شد در هر فصل ۷۷ هزاردلار صرفه‌جویی کنند.

استنتون که معمارگر فرایندهای کسب و کار در شرکت MET می‌باشد از طرف یک شرکت دولتی بیان می‌کند
که این موضوع به آن‌ها کمک کرد تا در زمان خود به شدت صرفه‌جویی کنند.

همچنین باعث شد بتوانند با استفاده از شبیه‌سازها فرایندهای جاری خود را بهبود ببخشند و هزینه‌های خود را کاهش و کیفیت و سرعت را افزایش دهند.

استفان اعتقاد دارد در صنعت انرژی و خدمات اساسی پس‌انداز جزء چشم‌اندازهای کسب و کار می‌باشد.

وی اعتقاد دارد فرایندهای ما باید به درستی درک و اجرا شوند تا از هزینه‌های اضافی جلوگیری شود.

 

عوامل موفقیت پیاده سازی ‌BPM چیست؟ دربازگشت سرمایه

 

همکاری و یک ذهنیت فرآیند محور

یک BPM اثربخش باید بتواند همکاری بین افراد و تیم‌های مختلف را در سازمان ما بهبود ببخشد.

بنابراین زمانی پیاده‌سازی BPM موفق است که ما بتوانیم بین افراد سازمان خود یک ذهنیت فرایند محور ایجاد کنیم.

جان رهبر تیم مدیریت فرایندهای کسب و کار در شرکت Laepple AG بیان می‌کند که با استفاده از BPM می‌توان
اطلاعات زیادی در ارتبط با فرایندها و وظایف بدست آورد.

یعنی درک در سازمان ما بالا می‌رود و می‌توانیم ذهنیت فرایند محور را در سازمان خود ایجاد کنیم.

همچنین اریک بیان دارد یکی از ویژگی‌هایی که ابزارهای BPM دارند این است که در آن هر کاربر یا هر کارمندی می‌تواند روند کار را به طور کلی مشاهده کند.

این بسیار مهم است زیرا این شفافیت را به گونه‌ای می‌افزاید که همه می‌توانند همین فرایند را ببینند و بحث کنند.

از طرفی ما می توانیم فرایند را تغییر دهیم و این تغییر برای همه جریان می‌یابد.

استفان بیان می‌کند کارمندان او برای درک فرایندها کافی است به ایزارهای BPM مراجعه کنند.

در ادامه بیان کرد آن‌ها دقیقاً می‌دانند كه چه كاری را انجام دهند،‌ چگونه آن را انجام دهند، روند کار چیست و در صورت لزوم چه فرم‌هایی را باید استفاده کنند.

مارک اعتقاد دارد که BPM و ابزارهای آن به ما کمک می‌کند تا کل چرخه عمر بهبود فرایند را در یک مرکز مشترک انجام دهیم.

از طرفی می‌توان تمام مدل‌های فرایند را با سایر همکاران به اشتراک گذاشت.

همان طور که متوجه شدید تمامی آنچه بیان شد بیان دارد که ابزارهای BPM به ما کمک می‌کند تا همکاری و یک ذهنیت فرآیند محور را در سازمان خود ایجاد کنیم.

 

همچنین می‌توانی مقاله 5 راه کمکی BPM در بحران ها را در اینجا مطالعه کنید!

 

بهبود روزهای کاری کارمندان

زمانی می‌توانیم بگوییم پیاده‌سازی BPM موفقیت‌آمیز بوده است که کارمندان پذیرای آن باشند.

این اتفاق زمانی رخ می‌دهد که پیشرفت‌های کاملاً ملموسی را در کارهای روزمره خود احساس کنند.

آلخاندرو رهبر تدارکات در یک شرکت خدمات فناوری با بیش از 10،000 کارمند، بیان دارد که BPM باعث بهبود کارهای روزانه کارمندان شده است.

وی در ادامه بیان دارد که ابزارهای BPM باعث شده‌اند که:

  • تنگناها کاهش پیدا کنند
  • دوباره کاری کاهش پیدا کنند
  • اشتباهات کم شود
  • کاهش فعالیت‌های غیرضروری
  • افزایش تمرکز کارمندان برای افزودن ارزش بیشتر
  • از بین بردن یا حداقل کاهش فعالیت‌های غیر ارزش افزوده

وی در ادامه اظهار داشت که ویژگی‌های مشترک به تیم ما کمک می کند تا یک ذهنیت مبتنی بر فرآیند را ایجاد کنیم
زیرا هیچ فرآیندی در هیچ شرکتی وجود ندارد که عملکردی متقابل نداشته باشد.

یعنی هر فرآیند عملکرد دیگری را لمس می‌کند ویا تأثیر می‌گیرد.

به طور مثال باعث بهبود همکاری برای تأمین کالا از تأمین کننده تا بخش خرید و حسابداری می‌شود.

این امر با حداقل تلاش میسر می‌شود زیرا تنگناهایی که قبلاً وجود داشت دیگر وجود ندارد.

درواقع ما با استفاده از BPM فرایندهای ناب در سازمان خود ایجاد کرده‌ایم.

 

ویدیو عوامل موفقیت پیاده سازی ‌BPM چیست؟

 

آنچه گذشت

در مقاله عوامل موفقیت پیاده سازی ‌BPM چیست؟ به بررسی کامل این موضوع پرداختیم و مثال‌هایی را از افراد مختلف بیان کردیم.

درواقع پیاده‌سازی موفق BPM یعنی اینکه کارمندان ما می‌توانند در سریع‌ترین زمان ممکن نسبت به تغییرات واکنش نشان دهند.

همچینن این امر باعث می‌شود ساخت اتوماسیون بسیار سریع شود و متناسب با تغییرات ما هم بتوانیم واکنش نشان دهیم.

عوامل موفقیت پیاده سازی ‌BPM چیست؟

عوامل موفقیت پیاده سازی ‌BPM چیست؟

با تشکر تیم همیار فرایند کسب و کار (HBP)

عوامل موفقیت پیاده سازی ‌BPM چیست؟

⇓لینک دانلود pdf مقاله⇓

لینک دانلود مخصوص اعضا

لطفا اول وارد شوید!

 

نظرت چیه!

(به این مطلب چنتا ستاره میدی)
Loading...      

5 راه کمکی BPM در بحران ها

5 راه کمکی BPM در بحران ها

در این مقاله به بررسی 5 راهی که مدیریت فرایندهای کسب و کار به تجارت ما در شرایط بحرانی کمک می‌کند خواهیم پرداخت.

در انتهای مقاله علاوه بر مشاهده ویدیو این مقاله می‌توانید فایل PDF آن را نیز دانلود کنید.

 

5 راه کمکی BPM در بحران ها

 

زنده نگه داشتن کسب و کار با مدیریت فرایندها

در پی ایجاد یا وقوع هر بحرانی در هر سطحی که بتواند به کسب و کار ما آسیب برساند اعم از بحران‌های:

  • سلامتی
  • محیطی
  • طبیعی
  • غیرطبیعی

یکی از اولین کارهای که توسط مسئول هر کسب و کاری باید صورت بگیرد توجه به نیروی کار خود می‌باشد.

دراین شرایط افراد مسئول باید از قبل پیش‌بینی‌های لازم را برای ایجاد امنیت و ایمنی کارکنان خود در نظر گرفته باشند.

همچنین زمانی که با شرایط بحرانی مواجه می‌شوند باید همان پیش‌بینی‌های خود را به کار ببرند.

یکی از این عوامل که در شرایط بحرانی مانند ویروس کرونا می‌تواند به ما کمک کند در نظر گرفتن دور کاری برای کارکنان می‌باشد.

برای چنین کاری باید مقدمات آن از قبل ایجاد شده باشد یا حتی نوبت‌بندی کارکنان برای حضور در محل کار می‌تواند راه گشا باشد.

 سؤال مهمی که اینجا مطرح می‌شود این است که چگونه می‌توانیم از کسب و کار خود محافظت کنیم؟

در این شرایط هیچ راهی برای خوب جلوه دادن و ظاهرسازی وجود ندارد.

وقتی صحبت از فرایندهای بهبود یافته و خوب در سازمان‌ها می‌شود منظور این است که
فرایندهای بهتر به ما این توانایی را می‌دهند تا بتوانبم حوادث غیرمنتظره را کنترل کنیم.

درواقع سازمان‌هایی که از قبل بر روی درک و بهینه‌سازی فرایندها در سازمان‌ها خود به خوبی کار کرده‌اند
می‌توانند جلوی تأثیر بحران‌ها را برروی کسب و کار خود بگیرند و یا تأثیر آن‌ها را کاهش دهند.

حتی این سناریو وجود دارد، کسب و کارهایی که در زمینه مدیریت فرایندها قوی کار کرده‌اند بعد از گذر از بحران بسیار قوی‌تر از گذشته خواهند شد.

نقل قولی از دکتر Gero Decker:

ایشان بیان می‌کنند که می‌توان از بحران‌ها فرصت‌هایی ایجاد کرد.

بحران‌ها وضعیت دشواری را برای ما به وجود می‌آورند اما می‌توانند مهارت‌های جدیدی را هم به وجود ‌آورند.

همچنین بعضی از بحران‌ها این توانایی را دارند که وضع موجود را در سطح جهانی و کسب و کار ما به چالش بکشند.

دگرگونی‌ بنیادی جامعه یا در اصطلاح تحول رادیکال در وسط یک طوفان فقط امکان‌پذیر است.

اما این تنها با درک، افراد باهوش و تمایل به تغییر نیازهای مورد نیاز انجام می‌شود.

یعنی این که ما باید از بحران‌های به وجود آمده نهایت استفاده را کنیم.

حال اینکه سازمان‌هایی که از مدیریت فرایندها استفاده می‌کنند می‌توانند بسیار بهتر عمل کنند.

 

5 راه کمکی BPM در بحران ها برای زنده نگه داشتن کسب و کار

 

5 راهی که مدیریت فرایندها در شرایط بحرانی به کسب و کار ما کمک می‌کند

همان طور که بیان شد ما یکسری برنامه‌ها برای استمرار کسب و کار خود داریم، که بحران‌ها ما را به مقابله با آن‌ها فرا می‌خوانند.

حتی اگر مواردی که در ادامه گفته می‌شود برای سازمان ما دیر شده باشد، اما باز هم می‌توانیم با این روش‌ها فرایند‌های مهم کسب و کار خود را شناسایی کنیم.

این موضوع به ما کمک می‌کند تا اطمینان حاصل کنیم که فرایندهای مورد نظر ما به صورت قوی عمل می‌کنند
و در صورت لزوم به سرعت تغییر کرده و واکنش نشان می‌دهند.

درواقع چند عنصر کلیدی وجود دارد که سازمان ما می‌تواند با استفاده از مدیریت فرایندها به تداوم فعالیت خود ادامه دهد.

در ادامه به بررسی این 5 راه خواهیم پرداخت.

 

همچنین می‌توانی مقاله مدیریت فرایندهای کسب و کار چیست؟ را در اینجا مطالعه کنید!

 

درک ما از کسب و کارمان

یک مدیریت فرایند قوی همراه با یک ابزار تجزیه و تحلیل قوی فرایندها اطلاعاتی را در اختیار ما قرار می‌دهند تا
نحوه کار و فعالیت خود را درک کنیم، نه اینکه فقط بدانیم یک کاری چگونه انجام می‌شود.

درواقع این درک در سطوح پایین سازمان ما باید وجود داشته باشد نه فقط در سطوح بالا، به این دلیل که ما برای شناسایی آسیب‌پذیری‌ها به آن نیاز داریم.

یعنی زمانی که یک اشتباهی در سطح کلان سازمان ما رخ می‌دهد برای شناسایی آسیب پذیری نیاز است این درک در سطح خرد سازمان ما وجود داشته باشد.

این عامل به ما کمک می‌کند در سریع‌ترین زمان ممکن تغییرات مورد نیاز را اعمال کنیم.

یادمان باشد که در شرایط بحرانی زمان یکی از مهم‌ترین عوامل است.

 

تضمین استمرار کسب و کار

شرایط بحرانی لحظات حساسی را به وجود می‌آورند که در بسیاری از موارد می‌تواند بسیار طاقت فرسا باشد.

در بیشتر مواقع این اتفاقات و حوادث بسیار سریع به وقوع می‌پیوندند.

حال وظیفه ما این است که در یک محیط عدم قطعیت بتوانیم به سرعت به این حوادث پاسخ درست را بدهیم.

اما مهم‌ترین کار در این شرایط حفظ تدام فعالیت کسب و کار ما به هر نحوی می‌باشد.

برای این کار لازم است که فرایندهای پشتیبانی و زیربنایی ما بتوانند در مقابل این اختلال‌ها مقاومت کنند.

یک چارچوب قوی مدیریت فرآیند به این معنی است که فعالیت‌های کلیدی کسب و کار ما
توسط کلیه کارکنان مشاغل ما بطور واضح و شفاف مدل‌سازی و درک ‌شوند.

این بدان معناست که ما قادر خواهیم بود تجربه مثبت و خوب مشتری را حتی در شرایط دشوار حفظ کنیم.

بنابراین با این کار می‌توانیم باعث کاهش ریزش مشتری شویم.

 

همچنین می‌توانی مقاله کنترل ریسک با مدیریت فرایند را در اینجا مطالعه کنید!

 

حفظ ارتباطات شفاف

در این شرایط حفظ همکاری برای مدیریت مؤثر فرایندها دارای اهمیت ویژه‌ای می‌باشد.

استفاده از ابزارهای ارتباطی با سایر همکاران و ارتباط کارکنان در مناطق مختلف جغرافیایی یا تجاری با یکدیگر
برای بحث و بهینه سازی فرایندهای کسب و کار بسیار مهم است.

این همکاری حتی زمانی اهمیت بیشتری پیدا می‌کند که کل سازمان شما از راه دور فعالیت کند.

درواقع وجود یک منبع واحد درست بر روی نحوه عملکرد در هنگام و بلافاصله بعد از یک بحران می‌تواند
سازمان‌هایی که رونق پیدا کرده‌اند را از سازمان‌هایی که فقط زنده مانده‌اند جدا کند.

 

5 راه کمکی BPM در بحران ها به کسب و کار ما

 

انعطاف‌پذیری و سازگاری

یکی از ویژگی‌های مدیریت فرایندها افزایش چابکی است.

اگر درک و فهم روشنی از چگونگی عملکرد فرایندهای کسب و کار خود نداشته باشیم سازگاری فرایندهای کسب و کار ما دشوار است.

یا حتی اطمینان کافی از این که می‌توانیم در برابر تغییرات انعطاف‌پذیر باشیم را نداریم.

درواقع در صورت عدم وجود انعطاف‌پذیری و سازگاری کسب و کار ما در شرایطی بحرانی به یک چالش بزرگی کشیده می‌شود.

اما اگر ما این اطمینان را داشته باشیم که فرایندهای ما بهبود یافته‌اند و کارایی مؤثری دارند
می‌توانیم از فرصت‌های به وجود آمده نهایت استفاده را ببریم.

همچنین می‌توانیم در برابر چالش‌های جدید مقاومت کرده و با آن‌ها روبه‌رو شویم.

 

برنامه‌ریزی برای آینده

بحران‌ها به مرور تأثیرات خودشان را بر روی کسب و کار ما نشان می‌دهند.

انتخاب‌هایی که ما امروز در شرایط بحرانی می‌کنیم بطور قطع پیامدهای بلندمدتی را برروی کسب و کار ما می‌گذارد.

بنابراین بسیار مهم است که ما اطلاعات لازم را در زمان مناسب برای تصمیم‌گیری داشته باشیم.

حال اینکه استخراج فرایندها ابزار مناسبی برای پیش‌بینی کردن می‌باشد.

علاوه بر این که بینش لازم را برای راه حل‌های بهینه‌سازی فرایندها به ما می‌دهد
در ادامه با استفاده از ابزارهای شبیه‌سازی کمک می‌کند تا این راه حل‌ها را مورد سنجش قرار دهیم.

درواقع استخراج فرایندها به ما کمک می‌کند تا از غیرقابل پیش‌بینی بودن فرایندهای کاری خود بکاهیم.

 

ویدیو 5 راه کمکی BPM در بحران

 

آنچه گذشت

همان طور که متوجه شدید مقاله 5 راه کمکی BPM در بحران به ما کمک می‌کند از قبل برای مقابله با بحران‌ها آمده شویم.

همچنین تأثیرات مدیریت فرایندها بر هر یک از این ۵ راه:

  • درک ما از کسب و کارمان
  • تضمین استمرار کسب و کار
  • حفظ ارتباطات شفاف
  • انعطاف‌پذیری و سازگاری
  • برنامه‌ریزی برای آینده

را بررسی کردیم.

 
  

با تشکر تیم همیار فرایند کسب و کار (HBP)

 

⇓لینک دانلود pdf مقاله⇓

لینک دانلود مخصوص اعضا

لطفا اول وارد شوید!

 

نظرت چیه!

(1 رای, میانگین: 5,00 از 5)
Loading...      

کنترل ریسک با مدیریت فرایند

کنترل ریسک با مدیریت فرایند

در این مقاله به بررسی مدیریت کردن ریسک با استفاده از مدیریت فرایندها خواهیم پرداخت.

در انتها میتوانید علاوه بر تماشای ویدیو این مقاله فایل PDF آن را نیز دانلود کنید.

 

کنترل ریسک با مدیریت فرایند

کنترل ریسک با مدیریت فرایند

مدیریت ریسک یک عمل ضروری و اساسی برای هر شغلی می‌باشد.

حال اینکه بعضی از سازمان‌ها مسیر درست را انتخاب کرده و  مدیریت ریسک را در فرهنگ سازمانی خود ادغام و یکپارچه کرده‌اند.

اکنون ما باهم میخواهیم بررسی کنیم ببینیم که چگونه مدیریت فرایندها به ما در مقابله با خطرات گوناگون کمک می‌کند.

مدیریت فرایندها کمک می‌کند کارهایی را امروز انجام دهیم، تا برای چالش‌های آینده آماده شویم.

 

همچنین می‌توانی مقاله مدیریت فرایندهای کسب و کار چیست؟ (BPM) را در اینجا مطالعه کنید!

 

مدیریت ریسک در یک بحران

یکی از کم سابقه‌ترین بحران‌هایی که جهان به خود دیده است بیماری کرونا یا همان COVID-19 است.

این بحران که همه‌ی دنیا با آن دست و پنجه نرم کرده‌اند به خوبی اهمیت و ضرورت مدیریت ریسک را به ما نشان داد.

همچنین به ما نشان داده بعضی از اتفاقاتی وجود دارد و یا رخ می‌دهد که نمی‌توانیم برای آن برنامه‌ریزی کنیم.

اما واقعاً بهترین جواب به این گونه بحران‌ها چیست؟

جواب کاملاً واضح است، ایجاد یک چارچوب دقیق برای مدیریت ریسک که بتواند فرایندهای بحرانی را در وظایف ویا عملکرد سازمان ما در نظر بگیرد.

اما باید توجه کرد که این چارچوب فرآیندی انعطاف‌پذیری و قدرت کافی را برای مقابله با این تغییرات را داشته باشد.

این ترکیب به ما قدرتی می‌دهد تا بتوانیم با استفاده از مدیریت فرایندها ریسک‌ها را کنترل کنیم.

بحران سلامتی خطری هست که همه افراد را درگیر خود می‌کند درواقع می‌توان گفت بحران‌های سلامتی یک خطر محیطی هستند.

وقتی صحبت از یک خطر محیطی می‌شود، یعنی یک رویداد بزرگ، سریع و با پیامدهای متعدد که بر روی همه صنایع و شرکت‌ها با هر ابعادی، کوچک ویا بزرگ تأثیر می‌گذارد.

همان طور که خودتان مشاهده کردید اولین اتفاقی که می‌افتد گارگران و کارمندان در حالت تعطیل شدن قرار می‌گیرند.

از طرفی سازمان‌ها علاوه بر پاسخ‌گویی به تغییرات ناگهانی رخ داده باید بتوانند از سلامتی و ایمنی کارکنان خود اطمینان داشته باشند
و همچنین تاجایی که امکان دارد تداوم کسب و کار خود را باید حفظ کنند.

درنتیجه COVID-19 باعث شده است تا مدیریت ریسک در کانون بحث و گفتگوی شرکت‌ها در سراسر دنیا قرار بگیرد.

در این مواقع بحرانی سازمان‌ها مجبور به کارکردن هستند تا از:

  • اتلاف پول و وقت
  • کاهش خدمات
  • آسیب رسیدن به شهرت
  • در بدترین حالت از تأثیرات مستقیمی که بر کارکنان می‌گذارد جلوگیری کنند.

درواقع وجود یک چارچوب خوب برای مدیریت ریسک به ما کمک می‌کند تا بتوانیم ریسک را کاهش دهیم و کسب و کار خود را به یک تعادل مناسبی برسانیم.

 

کنترل ریسک با مدیریت فرایند در یک بحران

 

خطرات متعدد برای شرکت‌ها 

وقتی در یک کسب و کار از ریسک صحبت می‌شود، احتمال وقوع یک رویداد خاص و پیامدهای آن را در نظر می‌گیرند.

سپس عوامل کنترلی را ایجاد کرده تا از خطرات جلوگیری کنیم و یا میزان خسارت را به حداقل برسانیم
و همچنین از تداوم کسب و کار اطمینان داشته باشیم.

بنابراین مدیریت ریسک یک نیروی واقعی برای کاهش پیامدهای بحران‌هایی مانند COVID-19 در سازما‌ن‌ها بوده و هست.

مدیریت ریسک به ما کمک می‌کند تا خطرات موجود در فرآیندهای مهم کسب و کار خود را شناسایی کرده
و کنترل‌های لازم برای کاهش آن‌ها را اعمال کنیم.
همچنین این عمل باعث می‌شود که تصمیم‌گیری عملیاتی و استراتژیک تسهیل یا همان آسان شود.

مدیریت ریسک با استفاده از یک چشم‌انداز جهانی نسبت به خطرات ایجاد شده،
عملکرد عملیاتی و مالی را در سازمان تضمین می‌کند.

میتوان این طور بیان کرد که مدیریت ریسک یکی از ستون‌های اساسی و یا بنیادی هر سازمانی است.

درک این که چگونه مدیریت فرایندها می‌تواند به ما کمک کند تا بتوانیم دربرابر خطرات ویا ریسک‌ها مقابله کنیم
باید جزئی از فرهنگ سازمان ما باشد و باید به همه کارکنان گفته شده باشد درواقع ابلاغ شده باشد.

 

همچنین می‌توانی مقاله راضی کردن مدیران برای اجرای BPM را در اینجا مطالعه کنید!

 

چگونه مدیریت فرایندها به ما دربرابر ریسک‌ها کمک می‌کند!

سازمان‌ها با انواع مختلفی از خطرات روبه‌رو هستند که می‌تواند بر کارکرد سازمان ما تأثیرگذار باشد.

ریسک‌ها با توجه به شکل و فرم خاص خود بر روی بخش‌های مختلفی از کسب و کار ما تأثیر می‌گذارند.

ریسک‌ها را به طور کلی می‌توان به 5 دسته زیر تقسیم کرد:

  1. مالی
  2. عملیاتی
  3. انطباقی
  4. کارمندی
  5. سلامتی و ایمنی

در ادامه به بررسی نحوه مدیریت کردن فرایندها در هریک از این بخش‌ها خواهیم پرداخت.

 

ریسک مالی

ریسک‌های موجود در این بخش مربوط به وابستگی‌های متخلف مالی سازمان ما می‌باشد.

درواقع فرایندهایی که نقدینگی در کسب و کار ما ایجاد می‌کند مانند خریدن در ازاء پرداخت یا خیلی ساده همان جریان پولی سازمان ما می‌باشد.

همان طور که خودتان می‌دانید بسیاری از سازمان‌ها و کسب و کارها از نظر اقتصادی تحت تأثیر COVID-19 قرار گرفتند.

حال این که کسب و کار ما هم می‌تواند جزئی از همین دسته از مشاغل قرار بگیرد.

برای یک شروع قوی ما می‌توانیم از شبیه‌سازها برای پیش‌بینی‌های مالی استفاده کنیم.

اما مدیریت فرایندها به ویژه استخراج فرایندهای مؤثر می‌تواند به ما در شناسایی هرگونه آسیب‌پذیری مربوط به جنبه‌های مالی کسب و کار ما کمک کند.

استخراج و مدلسازی فرایندها می‌تواند به ما کمک کند تا از روند جریان فرایندهای مالی خود در حالت کاملاً واقعی پرده برداریم.

همچنین باعث می‌شود تا ما بتوانیم عواملی را که بیشترین تأثیر را در جریان نقدینگی داخلی ما دارد را اندازه‌گیری کنیم.

سؤالاتی مانند:

  • آیا به گروه کوچکی از مشتریان خود وابسته هستیم و آن‌ها به طور نامنظم به جریان نقدی ما کمک می‌کنند؟
  • آیا مشتریان ما معتبر هستند؟
  • آیا مشتریان و تأمین کنندگان ما تحت تأثیر وضعیت بحرانی هستند؟ و چه تأثیری بر تعامل آن‌ها با ما خواهد گذاشت؟
  • آیا شما پرداخت‌های خود را سر زمان خود وصول می‌کنید؟

استخراج فرآیندهای مؤثر اطلاعاتی را در اختیار ما قرار میدهد تا بفهمیم چه میزان ریسک ویا خطر در قلب فرایندهای بخش مالی ما وجود دارد.
سپس با استفاده از بهینه‌سازی فرایند می‌توانیم اطمینان حاصل کنیم که
نقاط کنترلی مناسب را مانند نقاط تأیید، نظارت مدیریتی ویا اعلان‌های خودکار ایجاد کرده‌ایم تا
مطمئن شویم که برای بدترین حالت‌های ممکن آماده هستیم.

 

همچنین می‌توانی مقاله ویژگی رهبران موفق کسب و کار را در اینجا مطالعه کنید!

 

ریسک عملیاتی

در این بخش میخواهیم سازمانی را مثال بزنیم که براثر بحران COVID-19 زنجیره ارزش آن دچار مشکل شده است.

یک شرکت را درنظر بگیرید که برای تولید محصول خود وابسته به یک تأمین کننده اصلی می‌باشد.

اگر آن تأمین کننده دیگر نتواند تضمین کند که تقاضای ما را تأمین می‌کند شرکت ما دچار بحران جدیدی خواهد شد.

این خطری هست که ما باید از قبل بروز چنین مشکلی را پیش‌بینی کرده باشیم و آماده مقابله با آن باشیم.

یعنی این که راه‌کارها را از قبل باید مشخص کرده باشیم مانند:

  • مدیریت موجودی
  • تأمین کننده جایگزین که محصول مشابه ویا معادل آن را ارائه دهد

نکته مهم این است که اطمینان حاصل کنیم که این راه‌حل‌ها در مواقع لزوم به درستی عمل خواهند کرد.

یکی از راه‌های اطمینان از این موضوع شفاف‌سازی می‌باشد.

این موضوع نیاز دارد که ما درک درستی از مدل فرایندی خود در حال حاضر داشته باشیم
و در کل سازمان به اشتراک گذاشته شده باشد و توسط سایر افراد هم به خوبی درک شود.

هر مقدار که ما بتوانیم مدل‌ها را به خوبی درک کنیم و در کل سازمان خود بیشتر انتشار دهیم تا دیگران هم به خوبی آن را درک کنند،
باعث می‌شود از ریسک‌های ایجاد اختلال و تأثیر آن بر زنجیره ارزش جلوگیری کنیم و آن را کاهش دهیم.

 

مدیریت ریسک با مدیریت فرایندها برای انواع ریسک ها

 

ریسک انطباق

مدیریت کردن ریسک با قوانین و مقرراتی که کسب و کار ما با آن درگیر است ارتباط دارد.

حتی در شرایط بحرانی هم حفظ رضایت تنظیم کنندگان این قوانین و مقررات باید در اولویت ما باشد.

با استفاده درست از فناوری مدیریت فرایندها، ما می‌توانیم سریع و آسان و با استفاده از داده‌هایی که در دست داریم انطباق‌ها را بررسی کنیم.

با مقایسه فرایندی که اجرا می‌شود و فرایندی که باید اجرا شود درواقع همان وضع موجود و وضع مطلوب نقض‌های انطباق را می‌توان شناسایی کرد و اقدامات لازم را فوراً انجام دهیم.

حتی این رویداد می‌تواند به ما کمک کند که تعهدات گزارشی خود را به صورت خودکار انجام دهیم و گزارش‌دهی دستی و پیچیده را برای همیشه فراموش کنیم.

این امر باعث می‌شود ریسک و کنترل‌های مربوط به آن نسبت به کارگران مسئول برای نظارت و پاسخ به آن خطرات شفاف‌تر شود.

مقررات و سایر الزامات را میتوان به طور مستقیم در تصمیم‌گیری‌های عملیاتی برای کارکنان تفسیر کرد و بیان شود که هر روز باید اجرا شوند.

همچنین باید مدیریت ریسک را در کار خود وارد کنند.

 

همچنین می‌توانی مقاله BPMS چیست؟ را در اینجا مطالعه کنید!

 

ریسک کارمندان

سازمان و یا کسب و کار ما مجبور است تعداد کافی از کارکنان را برای انجام شدن فعالیت‌های خود حفظ کند،
با در نظر گرفتن و ایجاد شرایط ایمن برای آن‌ها.

همچنین میتوانیم مهارت‌های کارمندان را برای انجام کارهای روزانه خود به صورت کارآمد اضافه کنیم،
طبق قوانینی که در سازمان و صنعت ما وجود دارد.

یک چارچوب فرایندی که از پیش از اتوماسیون فرایندی ویا روباتیک پشتیبانی می‌کند در شرایطی بحرانی فواید بسیاری برای ما دارد.

زیرا این بدان معنی است که برخی کارهای روزمره کسب و کار ما میتواند با حداقل نظارت انسانی انجام شود.

این به کارمندان ما کمک می‌کند تا بتوانند تمرکز خود را برروی وظایف مهم‌تری قرار دهند و به طور مستقیم به اثرات بحران به وجود آمده پاسخ دهند.

 

ریسک سلامتی و ایمنی

در زمینه بحران COVID-19، برای اطمینان از تداوم مشاغل و ایمنی و سلامت کارمندان باید اقدامات بهداشتی رعایت شود:

  • پوشیدن اجباری تجهیزات محافظت فردی(PPE)
  • اجرای فاصله اجتماعی در محیط کار

درواقع مدیریت فرایند نمی‌تواند برای این بخش از مدیریت ریسک، به عنوان راه‌حل مستقیم استفاده شود.

اما استانداردسازی کمک می‌کند تا ما بتوانیم اطلاعات مورد نیاز کارمندان را به طور سریع انتشار دهیم.

 

مدیریت ریسک با مدیریت فرایندها برای کاهش خطرات

 

مدیریت ریسک و مدیریت فرایندها

برای جمع‌بندی شاید بیان نقل قول زیر از شروین توفیقیان مشاوره تیم رهبری MEE کافی باشد.

اگر می خواهید کسب و کار خود را:

  • بهبود ببخشید
  • کیفیت خدمات خود را تقویت کنید
  • از بروز بحران جلوگیری کنید

باید این را درک کنیم و مشخص کنیم چه زمانی می‌توانیم با ریسک‌ها و انواع آن‌ها روبرو شویم.

این خطرات را مدیریت کنیم و به منظور جلوگیری، احتمال وقوع آن‌ها را کاهش دهیم.ا

این بهترین دارایی برای ما هست! این تلاشی است که ما الان انجام می‌دهیم اما نتایج خود را در دراز مدت نشان می‌دهد.

 

ویدیو کنترل ریسک با مدیریت فرایند

 

آنچه گذشت

در مقاله کنترل ریسک با مدیریت فرایند به بررسی چگونگی مدیریت کردن ریسک‌ها در کسب و کارها پرداختیم.

متوجه شدیم که چگونه مدیریت فرایندها به مدیریت ریسک کمک می‌کند تا در شرایط بحرانی مانند COVID-19 ما بتوانیم از بحران خارج شویم و یا آسیب‌های ممکن را کاهش دهیم.

 
  

با تشکر تیم همیار فرایند کسب و کار (HBP)

 

⇓لینک دانلود pdf مقاله⇓

لینک دانلود مخصوص اعضا

لطفا اول وارد شوید!

 

نظرت چیه!

(1 رای, میانگین: 5,00 از 5)
Loading...     

 
 

راضی کردن مدیران برای اجرای BPM

راضی کردن مدیران برای اجرای BPM

در این مقاله به بررسی چگونگی راضی کردن مدیران برای اجرای BPM در سازمان‌ها خواهیم پرداخت.

در پایان این مقاله علاوه بر ویدیو این مقاله می‌تواند فایل PDF مقاله را هم دانلود کنید.

 

چگونه راضی کردن مدیران برای اجرای BPM

 

مدیران ارشد به دنبال چه چیزی هستند؟

در سازمان‌ها و یا در هر شغلی مدیران ارشد یا عالی سازمان چشم اندازهای کسب و کار را مشخص می‌کنند.

درواقع مدیران ارشد به دنبال:

  • افزایش کیفیت
  • کاهش هزینه‌ها
  • ارائه خدمات بهتر
  • افزایش رضایت مشتری
  • شفافیت
  • کاهش زمان ارائه خدمات و یا تولید
  • افزایش کارایی و اثربخشی
  • افزایش سرعت عمل سازمان یا همان چابک کردن
  • افزایش انعطاف‌پذیری سازمان در برابر عوامل داخلی و خارجی

و بسیاری از موارد مشابه دیگر.
حال با استفاده از BPM یا همان مدیریت فرایندهای کسب و کار ما هم می‌توانیم از آن به عنوان یک روش برای بهبود فعالیت‌های روزانه استفاده کنیم
و یا به عنوان ابزاری برای خودکارسازی و یا نظارت بر فرایندهای کسب و کار از آن استفاده کنیم.

 

BPM چه کمکی به ما می‌کند!

زمانی که مدیریت فرایندهای کسب و کار به طور صحیح اجرا شود، هر دوجنبه تحلیلی و ابزاری را دربر می‌گیرد.

درنظر گرفتن هر دو جنبه در کسب و کار به ما کمک می‌کند تا بتوانیم به نیازهای اساسی کسب و کار خود پاسخ دهیم.

BPM به دلیلی ایجاد مزیت رقابتی واقعی، به عنوان یک تحول بزرگ در کسب و کار به شمار می‌رود.

BPM دارای انعطاف‌پذیری بسیار بالای می‌باشد.

به طوری که در سازمان می‌توان آن را از بالا به پایین و یا از پایین به بالا اجرا و پیاده‌سازی کرد.

حتی BPM این قابلیت را دارد تا فقط در یک بخش خاص اجرا شود و یا توسعه پیدا کند.

درواقع BPM باعث توانمندی کارمندان در بخش‌های مختلف یک سازمان می‌شود.

تمامی رده‌های سازمانی از BPM بهره می‌برند اما نکته بسیار مهم موافقت و حمایت همه جانبه مدیران ارشد سازمان می‌باشد.

حال ما با دست گذاشتن بر روی نگرانی‌های مدیران ارشد مانند عملیاتی، اجرایی، بازاریابی، مالی، منابع انسانی و سایر موارد
می‌توانیم به هدف خود دست پیدا کنیم که در ادامه به بررسی آن خواهیم پرداخت.

 

همچنین می‌توانی مقاله مدیریت فرایندهای کسب و کار چیست؟ (BPM) را در اینجا مطالعه کنید!

 

کنترل هوشمندانه سازمان با استفاده از BPM

 

BPM کمک به اندازه‌گیری، آموزش، برنامه ریزی مداوم، اجرا و بهبود می‌کند.

کمک می‌کند فرایندهای تکرارپذیر را شناسایی کرده.

BPM را می‌توان در تمامی بخش‌ها استفاده کرد، در کوچکترین و ساده‌ترین تا بزرگترین و پیچیده‌ترین فرایندها استفاده می‌شود.

نکته بسیار مهم ارتباط بین BPM و IT می‌باشد به طوری که حتی می‌توان به صورت مستقیم به عنوان یک ابزار IT از آن استفاده کرد.

بدون شک استفاده از BPM کمک می‌کند هزینه‌ها را کاهش داده و فعالیت‌های تکراری را حذف کنیم.

اگر خیلی ساده بخواهیم بیان کنیم با استفاده از BPM فرایندهای موجود را اصلاح کرده.

این عمل باعث کاهش هزینه‌ها، افزایش کیفیت، افزایش کیفیت ارائه خدمات و به دنبال آن افزایش رضایت مشتری خواهد شد
که تمامی این موارد می‌تواند منجر به افزایش فروش شود.

ما با استفاده از BPM می‌توانیم فرایندهای موجود را اندازه‌گیری کرده و گزارش‌های لازم را بدست آورده و براساس آن‌ها میزان کارایی و اثربخشی را در سازمان خود بررسی کنیم.

درواقع BPM با قرار دادن ابزارهای مورد نیاز در اختیار کارمندان می‌تواند باعث افزایش عملکرد آنان شده.

همچنین این احساس را در بین آنان به وجود آورد که نقش بسیاری مهمی برای سازمان دارند.

که این اتفاق باعث تحت تأثیر قرار گرفتن تمامی ابعاد هزینه، درآمد، انگیزه و سایر موارد مشابه در سازمان می‌شود.

 

آیا راضی کردن مدیران برای اجرای BPM ممکن است

 

سیستم‌های گذشته نمی‌توانند همه جوانب سازمان را دربر بگیرند

امروزه، سازمان‌ها بسیاری دارای سیستم‌های:

  • ERP (سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی)
  • CRM (سیستم مدیریت ارتباط با مشتری)
  • CMS (سیستم مدیریت محتوا)
  • HRIS (سیستم اطلاعات منابع انسانی)

و بسیاری از سیستم‌های مشابه هستند که برای پشتیبانی فعالیت‌های کسب و کار خود از آن‌ها استفاده می‌کنند.

برخی از این سیستم‌های بسیار پیچیده و نیاز به تخصص، هزینه بالا و زمان زیاد برای نصب و راه اندازی
و همچنین بعد از اجرا، نیاز به زمان و هزینه اضافی برای ایجاد تغییرات، به منظور انطباق بهتر با سازمان ما را دارند.

اکثر این سیستم‌ها بدون ایجاد تغییرات و اصلاحات زیاد، بخصوص اگر متعلق به یک شرکت نرم افزاری نباشند، با یکدیگر ارتباط برقرار نخواهند کرد.

سیستم‌ها و نرم‌افزارها در سطح جهانی ممکن است در زمان اجرا دچار مشکلات بسیاری شوند مخصوصاً در کشور ایران به دلیل  وجود تفاوت‌های زیاد در فرایندهای داخلی با سایر کشورهای.

اجرای یک ماژول جدید یا ایجاد تغییرات سفارشی شده در سیستم ERP یک شرکت به طور قطع هزینه بسیار سنگین و زمان بسیاری را صرف خواهد کرد.

بنابراین سیستم‌هایی که تنها به منظور یک کار خاص نصب می شوند به آسانی نمی‌توان از آن‌ها برای پشتیبانی فعالیت‌های دیگر استفاده کرد.

نتیجه این کار بعد از چند سال مشخص می‌شود به طوری که بعد از چند سال شرکت به دیتابیس‌ها و نرم‌افزارهای متعددی وابسته است که با یکدیگر ارتباطی ندارند.

کارکنان از عدم ارتباط آسان سیستم‌های مختلف با یکدیگر و انجام کارهای زیادی به صورت دستی برای استخراج و کامل سازی داده‌ها ناراضی هستند.

در آخر شرکت ما با سیستمی روبرو می شود که فوق‌العاده پیچیده ولی غیرعملی و ناکارآمد است.

این عمل باعث ایجاد شکاف‌ بین تمامی این سیستم‌ها خواهد شد.

درواقع اینجا BPM یا همان مدیریت فرایندهای کسب و کار وارد عمل خواهد شد.

BPM یک روش مدیریت کسب وکار می‌باشد که کمک می‌کند نگرشی و طرز تفکر جدیدی در رابطه با عملکرد سازمان بدست آوریم.

 

پر کردن شکاف‌ها با BPM

زمانی که براساس BPM قصد داریم نحوه انجام فرایندها را ترسیم کنیم افرادی کلیدی در سازمان با هم همکاری می‌کنند.

برتری BPM این می‌باشد که می‌توانیم از سیستم‌های مانند ERP، CRM و سایر سیستم‌های مشابه در کنار BPM استفاده کنیم.

براساس BPM وظایف مختلف را که در سازمان صورت می‌گیرد با توجه به ماهیت آن‌ها می‌توانیم خودکار کرده و یا به صورت دستی با ایجاد بهبود در آن‌ها اجرا کنیم.

نکته مهم این است که در پایان تمامی این سیستم‌ها با یکدیگر در ارتباط خواهند بود.

بدین ترتیب مدیران ارشد سازمان و یا رده بالای سازمان می‌توانند آنچه در حال رخ دادن می‌باشد را کنترل کنند.

 

متمایز کردن سازمان

با استفاده از BPM نتایج بدست آمده در بخش‌های مختلف سازمان را می‌توانیم مورد بررسی قرار دهیم.

بنابراین با استفاده از این روش، فرایندهای موفق در بخش‌های مختلف را می‌توانیم در سایر بخش‌ها هم تکرار کنیم.

زمانی که مشکلات مختلفی به وجود می‌آیند می توانیم به سرعت آن‌ها را شناسایی، دلایل اصلی شکل‌گیری مشکلات به وجود آمده را شناسایی و اصلاح کنیم.

با استفاده از چرخه BPM ما به صورت مستمر فرایندها را اصلاح و بهینه خواهیم کرد که به بهترین شکل در خدمت اهداف سازمان قرار گیرند.

این امر می‌تواند منجر به برتری عملیاتی عالی و سطح بیشتر رضایت مشتری شود.

همچنین مدیران اجرایی و مدیران بازاریابی می‌توانند فرآیندها خود را با تمرکز بر ارائه ارزش و حذف موارد غیرضروری ساده‌سازی کرده  و ساختار مناسب را ایجاد کنند.

از طرفی آن‌ها می‌توانند فرآیندها مناسب را شناسایی کنند که منجر به متمایزسازی فعالیت‌ یا وظایف کسب و کار و افزایش آگاهی مشتری شود.

تمامی این موارد باعث برتری عملیاتی خواهد شد.

به علاوه سازمان را به یک سازمان چابک و آگاه تبدیل خواهیم کرد.

این امر باعث می‌شود که سازمان به سرعت خود را، با محیط امروزه که همه چیز به سرعت درحال تغییر است وفق دهد.

 

راضی کردن مدیران برای اجرای BPM جدید

 

چابکی عامل کلیدی موفقیت امروزه سازمان‌ها

در سطح جهانی اقتصاد، رقبای جدید به همراه مدل‌های کسب و کار جدید در گوشه کنار دنیا ظاهر می‌شوند.

امروزه به دلیل رشد و سرعت بالای انتقال اطلاعات،
می‌تواند خیلی سریع‌تر از آنچه فکرش را می‌کنیم کسب و کارهای جدید ایجاد شوند و تمامی قوانین سابق را دست خوش تغییر کنند.

بنابراین سازمان ما باید از این مزیت رقابتی که قادر به پیش‌بینی این تغییرات و نشان دادن عکس العمل در زمان مناسب، برخوردار باشد.

اگر فرآیندهای کسب و کار مشخص، شفاف و برنامه‌ریزی برای آن‌ها صورت گرفته باشد
کسب و کار ما آمادگی کامل برای رویارویی با این چالش‌ها را دارد.

درواقع BPM با در اختیار گذاشتن چارچوب کاری دقیق و تعریف دقیق گام‌های کسب و کار، ما را برای کسب فرصت‌های جدید کسب و کار در بهترین موقعیت‌ها قرار می‌دهد.

 

مثال شرکت کداک

ایستمن کداک یک شرکت چند ملیتی سازندهٔ تجهیزات، مواد خام و خدمات عکاسی است.

دفتر مرکزی آن در شهر روچستر در ایالت نیویورک ایالات متحده واقع شده و توسط جورج ایستمن در سال ۱۸۹۲ تأسیس شد.

این شرکت مخترع اولین دوربین‌های عکاسی دستی بود که موجب عمومیت یافتن هنر عکاسی شد.

از قدیمی‌ترین و معروف‌ترین تولیدکنندگان تجهیزات و مواد عکاسی در جهان به‌شمار می‌رفت.

تصاویر نخستین فرود انسان بر کره ماه توسط یکی از دوربین‌های این شرکت تصویربرداری شد.

کداک که مشهورترین شرکت عکاسی قرن بیستم محسوب می‌شد در سال ۲۰۱۲ اعلام ورشکستگی کرد.

علت ورشکستگی کداک عدم توانایی در تطبیق با پیشرفت‌ها و تحولات بنیادین دنیای عکاسی در پی ورود دوربین‌های دیجیتال بوده است.

این وضعیت باعث شده بود تا ارزش سهام کداک در پانزده سال از ۳۱ میلیارد دلار به کمتر از ۱۵۰ میلیون دلار کاهش یابد.

همچنین تعداد کارکنان آن در مرکز اصلی شرکت هم از ۶۰ هزار نفر به هفت هزار نفر کاهش پیدا کند.

علت اصلی این ماجرا عدم توانایی کداک در تشخیص به موقع تغییراتی محیطی بوده است.

زمانی که مردم احساس نیازهای جدیدی داشتند کداک به درستی این نیاز را نتوانست شناسایی کند.

از طرفی به دلیل انعطاف‌پذیری پایین نتوانست خود را با تغییرات محیط منطبق کند و باعث ورشکستگی آنان شد.

 

راضی کردن مدیران برای اجرای BPM برای چابکی بیشتر

 

افزایش انگیزه در کارکنان

بدون شک ایجاد انگیزه مثبت در محیط کسب و کار نتایج بسیار خوبی را به همراه دارد.

اما بسیاری از کسب و کارها برای ایجاد کردن چنین انگیزه‌ای درمحیط کار و در بین کارمندان خود با مشکل روبه‌رو هستند.

با کاهش تعهد کارکنان نسبت به شرکت، ناگزیر عملکرد کسب و کار و به تبع آن میزان رضایت مشتری کاهش می‌یابد.

بیشتر مواقع علت این مشکلات از درون خود سازمان می‌باشد.

کارکنان یک کسب و کار ممکن است احساس دلگرمی و امنیت شغلی کمتری داشته باشند
به دلیل این که احساس می‌کنند مدیران به آنان توجه نمی‌کنند.

در بعضی مواقع احساس می‌کنند مدیران از آن‌ها به خوبی حمایت نمی‌کند.

به دلیل اینکه مسئولیت‌ها و نقش‌ها شفاف، فرایندها  و ابزارهای مناسب را در اختیار آنان قرار نمی‌دهند.

در ابتدای امر آنان سعی می‌کنند کمبودهای موجود در سازمان را جبران کنند اما بعد از گذشت مدتی به آسانی بی‌توجه می‌شوند.

زمانی که کارکنان این حس را داشته باشند، سازمانی که در آن مشغول به فعالیت هستند بهترین محل برای کار نیست بدون شک به دنبال فرصت‌های شغلی جدیدی می‌گردند.

 

اما بعد از ورود BPM

همان طور که قبل‌تر هم بیان شد BPM شکاف‌ها ایجاد شده و مشکلات کسب و کار را شناسایی می‌کند.

به دنبال آن فرآیندهای ساده‌تر، شفاف و خودکار شده‌ای را جایگزین آن‌ها می‌کند.

BPM کمک می‌کند که کار برای کارکنان و بخش مدیریتی کسب و کار آسان‌تر شود.

همچنین BPM با در اختیار قراردادن فرآیندهای کارآمدتر و ایجاد رضایت بیشتر برای مشتری، مدیران را با مشکلات کمتری مواجه خواهد کرد.

درواقع BPM وظایف بی‌معنی که بدون دلیل خاصی اجرا می‌شدند را حذف می‌کند.

همچنین کمک می‌کند به صورت هوشمندانه محیطی پرانرژی و پرانگیزه‌ای را برای کارمندان ایجاد می‌کند.

محیطی که در آن به کارمندان توجه بیشتری از سمت مدیریت می‌شود.

با استفاده از BPM، می‌توانیم کاملاً مشخص کنیم که از هرکدام از کارکنان چه انتظاری داریم و در پی آن خود کارمندان از تأثیر کار خود بر اهداف کسب و کار آگاه می‌شوند.

بنابراین با این کار ما احساس ارزشمند بودن را به کارکنان می‌دهیم که باعث می‌شود در انجام وظایف خود بیشترین سعی و تلاش را کنند.

 

همچنین می‌توانی مقاله مدیریت بر مبنای هدف (MBO) چیست؟ را در اینجا مطالعه کنید!

 

مزایا برای مدیران و کارکنان:

مدیران

  • به خوبی وظایف کاری را بین تمامی کارکنان تقسیم می‌کنند.
  • به صورت بسیار دقیق‌تر می‌توانند شاخص‌های کلیدی عملکرد را مشخص کنند.
  • به کارکنان توجه بیشتری دارند.
  • زمان بیشتری را می‌توانند به کارمندان و محیط کاری خود اختصاص دهند.

 

کارکنان

  • زمان آزاد بیشتری دارند که از آن می‌شود هدفمندتر استفاده کرد.
  • امکان تعامل بیشتر با سایر کارکنان و مدیران برای آنان فراهم می‌شود.
  • به دلیل شفافیت بالای فرایندهای کاری استرس کمتری وجود دارد و به بهترین شکل می‌توانند زمان را مدیریت کنند.
  • خدمات بهتری را به مشتریان ارائه خواهند کرد.
  • دیدگاه بهتری نسبت به کسب و کار و سایر همکاران خود در محیط کار خواهد داشت.

 

راضی کردن مدیران برای اجرای BPM و مزایای آن برای کارمندان و مدیران

 

کاهش ریسک‌های مالی و حقوقی

کسب و کارها با توجه به حوزه‌ای که در آن فعالیت می‌کنند ممکن است تحت الشعاع قوانین سخت و پیچیده قرار بگیرند.

BPM کمک می‌کند تا بین سیستم‌ها و تمامی فرآیندها موجود ارتباط قوی برقرار شود.

در نتیجه امکان ردیابی فرآیندها وجود دارد، بنابراین سازمان طبق استانداردها و قوانین موجود در حوزه تجاری، بهترین عملکرد را از خود نشان می‌دهد.

اما BPM کمک می‌کند ریسک‌های کاری دیگر مانند:

  • مقاومت در برابر تغییرات جدید
  • فراموشی بعضی مراحل در زمان اجرا

و سایر موارد مشابه با ایجاد:

  • ساختار مشخص
  • مکانیزه شدن
  • شفافیت

و بسیاری از موارد دیگر کاهش پیدا کند.

بسیاری از کسب و کارها به دلیل عدم توانایی در کنترل فرایندهای کسب و کار خود با مشکلات بسیاری مانند:

  • سفارش اشتباه در تعداد و نوع خرید محصولات.
  • فروش اشتباه در تعداد و نوع محصولات.
  • سفارش و یا فروش محصولات توسط شخصی که دارای صلاحیت لازم برای این کار نیست.
  • انجام کارها بدون دریافت تأییده مورد نیاز.
  • استخدام اشتباه فردی که دقیقاً نمی‌تواند نیاز ما را رفع کند.
  • عدم توانایی افراد جدید در دنبال کردن تخصص کارکنان قبلی.
  • با خروج افراد از سازمان تخصص آن‌ها از سازمان خارج می‌شود.
  • نیاز به صرف زمان و هزینه زیاد برای یادگیری نیروی متخصص جدید.

و بسیاری از موارد مشابه دیگر که با بکارگیری BPM می‌توانیم تمامی این مشکلات را اصلاح کرده و در آن‌ها بهبود ایجاد کنیم.

 

استفاده از سیستم IT

در سازمان‌ها بخش‌ها و گروه‌های مختلف با یکدیگر تعامل دارند،
اما بعد از مدتی مشاهده می‌شود که این تعامل‌ها هر روز درحال کاهش می‌باشد
به طوری که بعد از مدتی به نظر می‌رسد هر شخصی به صورت جداگانه درحال فعالیت می‌باشد.

حال ما برای افزایش تعامل در سازمان از سیستم‌های IT استفاده خواهیم کرد
که خود این سیستم‌ها می‌تواند عامل افزایش شکاف شود.

درواقع زمانی که واحدهای سازمانی احساس نیاز می‌کنند شروع به درخواست برای سیستم‌های IT از بخش IT خواهند.

اما ایراد کار بعد از پیاده‌سازی این سیستم‌ها شروع می‌شود.

زمانی که واحدهای سازمانی درحال استفاده از این سیستم‌ها هستند و برای اولین بار با ایراد و مشکلات جدیدی روبه‌رو خواهند شد که خود قادر به برطرف کردن آن نیستند.

اما نرم افزارهای BPM به نحوی طراحی شده‌اند که از همکاری مستقیم پشتیبانی می‌کند.

همچنین افراد را به انجام آن دعوت می کند یعنی افراد واحد کسب وکار و IT بر روی یک ابزار همزمان کار می‌کنند.

وجود ابزارهای گرافیکی و استانداردهای مشخص باعث می‌شود آن‌ها با یک زبان مشترک باهم صحبت کنند که باعث می‌شود از سوءتفاهم‌ها جلوگیری شود.

سیستم‌های BPM به اندازه کافی انعطاف پذیر هستند که اجازه اجرای تغییرات را بدون نیاز به یک تیم IT را بدهند.

درواقع BPM به بخش IT کمک می‌کند به جای این که سیستم‌های مختلف و جداگانه‌ای در سازمان به وجود آورند یک سیستم مشترک در سازمان ایجاد کنند.

این امر باعث می‌شود ما بتوانیم از فرایندهای مؤثر در تمامی بخش‌های سازمان خود استفاده کنیم.

همچنین در صورد به وجود آمدن ایراد خود واحدها توانایی برطرف کردن آن را داشته باشند.

 

راضی کردن مدیران برای اجرای BPM برای IT

 

انعطاف‌پذیری و چابکی با BPM

BPM کمک می‌کند به درستی و با سرعت تغییر لازم را در کسب و کار ایجاد کنیم.

همان طور که قبل‌تر هم اشاره شد ایجاد تغییرات اساسی و پروژه‌های بزرگ IT زمان بر هستند و همیشه دارای ریسک می‌باشند.

اما BPM خیلی نیازی به ایجاد تغییرات بنیادی در سازمان ندارد.

بلکه ما می‌توانیم از فرآیندهای فعلی کسب و کار شروع کرده و آنها را در جهت کسب بهترین نتایج، اصلاح، بهبود، اجرا و خودکارسازی کنیم.

این امر می‌تواند ما را به سرعت به موفقیت برساند حتی زمانی که در حال آماده‌سازی گام‌های بعدی هستیم.

حال این امکان وجود دارد هرچقدر که نیاز باشد این فرآیندهای موفق را تکرار کنیم.

نکته حائز اهمیت این می‌باشد که این تکرارهای مداوم درهم آمیخته نمی‌شوند.

آن هم به دلیل انعطاف‌پذیری بالای نرم‌افزارها BPM.

 

سازمان ما نیاز به یک سیستم ERP دارد!

باتوجه به نوع، اندازه، پیچیدگی و بسیاری از موارد دیگر یک سازمان ممکن است نیاز به یک سیستم ERP داشته و یا نداشته باشد.

 

همچنین می‌توانی مقاله ERP یا برنامه‌ریزی منابع سازمانی چیست؟ را در اینجا مطالعه کنید!

 

اگر خیلی خلاصه بخواهیم به سیستم‌های ERP اشاره کنیم باید بگوییم که این سیستم‌ها:

  • گران قیمت
  • زمان‌ زیادی صرف پیاده‌سازی باید شود
  • متناسب شرکت‌های بسیار بزرگ و به بلوغ کامل رسیده
  • عدم‌ کارایی بعضی از قسمت‌ها و یا نبود قسمت‌ها مورد نیاز در نرم‌افزارهای خارجی و حتی داخلی
  • انعطاف‌پذیری بسیار پایین

حال راه چاره برای سازمان‌هایی که کوچک‌تر هستند و نیاز دارند و یا بهتر است بگوییم که باید فرایندهای سازمان خود را ساختاربندی کنند BPM می‌باشد.

با استفاده از بسته‌های نرم‌افزاری BPM که بسیار ارزان‌تر، ساده‌تر و قابل توسعه هستند می‌توانیم به هدف خود با حداقل هزینه، زمان و نیروی متخصص دست پیدا کنیم.

کافی است برای اینکار ابتدا فرایندهای موجود را استخراج کرده و در آن‌ها بهبود ایجاد کنیم.

سپس با بررسی فرایندهای بهبود یافته‌ آن‌هایی را که نیاز به خودکارسازی دارند را استفاده از ابزارهای BPM مانند BPMSها خودکار خواهیم کرد.

 

همچنین می‌توانی مقاله تفاوت BPMS و ERP چیست؟ را در اینجا مطالعه کنید!

 

درواقع با استفاده از BPM کسب و کار ما به:

  • افزایش خدمات
  • افزایش کیفیت
  • کاهش هزینه‌ها
  • کاهش زمان
  • چابکی
  • شفافیت
  • اندازه‌گیری
  • گزارش‌گیری

و بسیاری از موارد دیگر دست پیدا خواهد کرد.

 

ویدیو راضی کردن مدیران برای اجرای BPM

 

آنچه گذشت

بعد از مطالعه مقاله راضی کردن مدیران برای اجرای BPM متوجه شدیم با بیان چه عبارات و جملاتی می‌توانیم سازمان مورد نظر را متقاعد کنیم.

در این بخش از مقاله راضی کردن مدیران برای اجرای BPM به بیان خلاصه‌ای از آنچه به آن اشاره داشتیم خواهیم پرداخت.

آنچه در مقاله راضی کردن مدیران برای اجرای BPM مشخص شد این می‌باشد به طور کلی باعث افزایش کارایی و اثربخشی خواهد شد.

BPM می‌تواند با حداقل هزینه و زمان بیشترین تأثیر مثبت را بر مدیریت و کارکنان بگذارد.

متوجه شدیم برخلاف سایر سیستم‌ها BPM دارای انعطاف‌پذیری بسیار بالایی می‌باشد و باعث می‌شود کسب و کار ما چابک شود.

متوجه شدیم پیاده‌سازی سیستم‌های BPM کمک می‌کند به کارمندان کسب و کار خود هویت دهیم.

همچنین احساس ارزشمند بود را به آن‌ها تزریق کنیم تا با انگیزه و تعهد بیشتری نسبت به کسب و کار فعالیت کنند.

از طرفی با افزایش روحیه کارمندان باعث خواهیم شد تا خدمات بهتری را ارائه دهند که باعث می‌شود مشتریان راضی‌تری داشته باشیم.

متوجه شدیم با استفاده از BPM می‌توانیم فرایندها را به خوبی شناسایی کرده و می‌توانیم آن‌ها را خودکار کنیم.

 کافی است مدیران را نسبت به مزایای BPM نسبت به سایر سیستم‌ها آگاه کنیم.
 
  

با تشکر تیم همیار فرایند کسب و کار (HBP)

 

⇓لینک دانلود pdf مقاله⇓

لینک دانلود مخصوص اعضا

لطفا اول وارد شوید!

 

نظرت چیه!

(1 رای, میانگین: 5,00 از 5)
Loading...     

 
 

مقایسه دقیق پروسس میکر و بیزاجی

مقایسه دقیق پروسس میکر و بیزاجی

بعد از مرور این مقاله با تفاوت این دو نرم افزار در حوزه BPMSها یا نیمه خودکار کردن فرایندها کاملاً آشنا خواهید شد.

همچنین با دیدگاه جهانی که در مورد این دو نرم افزار وجود دارد آشنا خواهید شد.

از طرفی اگر قصد انتخاب یکی از این دو نرم افزار را دارید این مقاله کمک زیادی در انتخاب درست‌تر به شما می‌کند.

همچنین در پایان می‌توانید ویدیو تفاوت این دو نرم افزار را مشاهده کنید و فایل PDF آن را دانلود کنید.

 

مقایسه دقیق پروسس میکر و بیزاجی

 

نگاه کلی به ماجرا

در این قسمت می‌خواهیم ببینیم که واقعاً کارایی این دو نرم افزار در چه زمینه‌ای می‌باشد.

هر دو نرم افزار در حوزه BPMSها فعالیت دارند.

درواقع هر دو نرم افزار تلاش می‌کنند تا فرایندهای سازمان را از حالت سنتی و یا دستی به حالت اتوماسیونی یا نیمه خودکار در آورند.

در کلیات تقریباً هر دو نرم افزار درحال انجام یک کار می‌باشند اما در جزئیات با هم دارای تفاوت‌های می‌باشند.

درواقع زمانی که شما قصد دارید که فرایند سازمان خود را با استفاده از این نرم افزارهای پیاده‌سازی کنید
تازه متوجه این تفاوت‌ها خواهید شد.

 

همچنین می‌توانی مقاله BPMS چیست؟ را در اینجا مطالعه کنید!

 

 پروسس میکر (ProcessMaker)

پروسس میکر جریان داده بین سیستم‌ها و افراد را سازماندهی می‌کند.

پروسس میکر با خودکار کردن گردش کار و نحوه گردش اطلاعات بین داده‌ها و سیستم‌ها در سازمان ما بهبود ایجاد می‌کند.

پروسس میکر جزء نرم افزارهای مقرون به صرفه، کاربرد آسان و متن باز برای استفاده در مدیریت فرایندهای کسب و کار می‌باشد.

 

همچنین می‌توانی مقاله پروسس میکر (ProcessMaker) چیست؟ را در اینجا مطالعه کنید!

 

بیزاجی (Bizagi)

واژه bizagi از دو واژه کسب و کار (business)و چابکی (agility)به وجود آمده است.

بیزاجی (Bizagi)یک مجموعه کامل مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM suite)را برای اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار به صورت سه محصول ارائه می‎دهد.

نرم افزار بیزاجی به صورت متن باز نمی‌باشد و هزینه زیادی بابت خریداری آن باید پرداخت شود.

 

همچنین می‌توانی مقاله نرم افزار بیزاجی (Bizagi) چیست؟ را در اینجا مطالعه کنید!

 

مقایسه بیزاجی و پروسس میکر در نمودار

در نمودار زیر مشخص می‌شود که هر یک از نرم افزارها در کدام بخش عملکرد بهتری دارند.

 

مقایسه دقیق پروسس میکر و بیزاجی

 

همان طور که از نمودار بالای مشخص است این بیزاجی می‌باشد که در تمامی بخش‌ها برنده این رقابت بوده است.

همین امر باعث شده است که این نرم افزار دارای قیمت بسیار بالاتری نسبت به پروسس میکر باشد.

در ادامه به صورت جزئی‌تر هر یک از این موارد را بررسی می‌کنیم.

 

20 شاخص بین بیزاجی و پروسس میکر

در این قسمت به بررسی این 20 مورد در جدول زیر خواهیم پرداخت:

 

شاخص مقایسه بررسی مقایسه دقیق پروسس میکر و بیزاجی چیست مقایسه دقیق پروسس میکر و بیزاجی چیست
امکان تغییر تاریخ هدف و زمان‌های مربوط به وضعیت و متغیرهای گردش کار ×
طراحی فرایند
طراحی فرم واکنش‌گرا ×
ذخیره اسم، گروه، نقش‌ها، نویسنده، تاریخ و زمان در ورژن گردش کار ×
REST API ×
شبیه‌سازی فرایند ×
تعامل فناوری اطلاعات و کسب کار ×
ابزارهای تعامل اجتماعی ×
شاخص‌های کلیدی عملکرد ×
موتور ساخت قوانین کسب و کار ×
داشبورد یا میزکار
پشتیبانی از معماری سرویس گرا ×
ایجاد اسناد خروجی ×
پرتال کاربری ×
مدیریت کاربر ×
مدیریت محتوا ×
ران کردن فرایند ×
پشتیبانی از زبان مدل‌سازی
اجرای مدل ×
گزارش‌های استاندارد ×

 

بررسی 8 حوزه مقایسه‌ای بین بیزاجی و پروسس میکر

 

  1. مدل‌سازی فرایند
    با یک نگاه به هردو این نرم افزارها می‌توانیم متوجه شویم که بیزاجی از نظر ویژگی‌ها و کارکردهایی که دارد نسبت به پروسس میکر برتر می‌باشد.
  2. مدیریت امنیت
    با تجزیه و تحلیل‌هایی که از نظر امکانات و عملکردی صورت گرفته است، کاملاً مشخص است که بیزاجی نسبت به پروسس میکر یک سر و گردن بالاتر می‌باشد.
  3. تعاملات فرایندی
    در این بخش هم بیزاجی به میزان قابل توجهی بالاتر از پروسس میکر قرار می‌گیرد.
    تعامل فرایندها و یکپارچه نمودن آن‌ها جزء مهم‌ترین اقدامات در پروژه‌های مدیریت فرایند است
    که نرم افزاهای BPMS نیز باید قادر باشند از آن پشتیبانی کنند.
  4. مدیریت فرم
    از نظر ویژگی‌های فرم و عملکرد بیزاجی به مراتب گزینه خیلی بهتری نسبت به پروسس میکر می‌باشد.
  5. پرتال گردش کار
    زمانی که به بررسی و ارزیابی ویژگی‌های پرتال گردش کار پرداخته می‌شود،
    می‌توانید مشاهده کنید که بیزاجی به طرز چشمگیری بر رقیب خود حکم فرمایی می‌کند.
  6. مدیریت و نظارت
    در این قسمت هم به مانند بخش‌های قبلی این بیزاجی می‌باشد که نسبت به پروسس میکر قوی‌تر عمل می‌کند.
    بیزاجی با استفاده از ابزارهایی که در اختیار کاربران قرار می‌کند به صورت حرفه‌ای این کار را انجام می‌دهد.
  7. تجزیه و تحلیل فرایند
    در ماژول تجزیه و تحلیل فرایند بیزاجی نسبت به پروسس میکر یک پیشرو به حساب می‌آید.
  8. فناوری محصول
    در بحث فناوری هم همان طور که در تصویر هم مشاهده می‌کنید به نظر کاربران بیزاجی بسیار قوی‌تر از پروسس میکر می‌باشد.

 

مقایسه دقیق پروسس میکر و بیزاجی

 

سایر موارد مقایسه‌ای بین Bizagi و ProcessMaker

در جدول زیر سایر موارد را در این دو نرم افزار بررسی می‌کنیم:

عنوان بررسی مقایسه دقیق پروسس میکر و بیزاجی چیست مقایسه دقیق پروسس میکر و بیزاجی چیست
امتیاز کسب شده در نظر سنجی عمومی 8/3 8/6
رضایت مشتری 98% 100
زبان‌های قابل پشتیبانی English English
ادغام یا یکپارچگی MS sharepoint

SAP

ECM

ندارد
متناسب برای سازمان‌های کوچیک

متوسط

بزرگ

کوچیک

متوسط

پشتیبانی تلفن

تیکت

تلفن

ایمیل

 

نظر همیار فرایند کسب و کار

همان طور که از مطالب بالا مشخص است کفه ترازو به سمت نرم افزار بیزاجی سنگین می‌باشد.

لازم به ذکر می‌باشد نتایج عدد و درصدی بیان شده توسط سایت‌های معتبری همچون finances online و مشابه آن بیان شده است.

اما این که واقعاً کدام یک از این دو نرم افزار برای ما بهتر می‌باشد به بسیاری از عوامل دیگر هم بستگی دارد.

اگر به دید آموزش به این دو نرم افزار نگاه کنیم مطمئناً نرم افزار بیزاجی برای شروع بسیار مناسب‌تر می‌باشد.

اما اگر دید ما سازمانی باشد و ما قصد خرید نرم افزار را داشته باشیم ماجرا به طور کلی تغییر خواهد کرد.

آن وقت سازمان ما باید سایر موارد را مانند ریسک‌پذیری، توسعه‌پذیری، زمان، هزینه و بسیاری از موارد دیگر را هم در نظر بگیرد.

یعنی علاوه بر تمام موارد گفته شده باید سازمان به نسبت شرایط خود به این موارد هم توجه لازم را داشته باشد.

این موارد بسیار به آینده‌نگر بودن و یا نبودن سازمان مرتبط است.

از طرفی سازمان‌ها باید شرایط داخل کشور را هم در نظر بگیرند.

نرم افزاری مانند بیزاجی علاوه بر داشتن قیمت بالا در کشور ما تحریم می‌باشد و این کار را برای سازمان در زمان اجرا سخت می‌کند.

مطمئناً می‌دانید زمانی که شرکت‌های ایرانی اقدام می‌کنند این نرم افزارها را ارائه دادن و دستکاری کردن، خود عامل به وجود آمدن ایرادهای جدید می‌باشد.

همچنین با تحریم کردن شرکت اصلی کار سخت‌تر از گذشته هم خواهد شد که سازمان‌ها را دچار چالش‌های جدیدی می‌کند.

اما آنچه تجربه و زمان ثابت کرده است نرم افزار بیزاجی مناسب برای سازمان‌ها بزرگ می‌باشد.

اما نرم افزار پروسس میکر مناسب سازمان‌های کوچک می‌باشد.

 

ویدیو مقایسه دقیق پروسس میکر و بیزاجی

 

آنچه گذشت

بعد از مرور مقاله مقایسه دقیق پروسس میکر و بیزاجی به طور کامل با تفاوت این دو نرم افزار آشنا شدیم.

متوجه شدیم که بیزاجی نسبت به پروسس میکر برتر می‌باشد.

اما نرم افزار بیزاجی بسیار گران قیمت‌تر نسبت به پروسس میکر می‌باشد.

از طرفی پروسس میکر متن باز می‌باشد در صورتی که بیزاجی این چنین نیست.

در آخر این که بیزاجی برای شرکت‌های بزرگ و پروسس میکر برای شرکت‌های کوچک مناسب می‌باشد.

 

  

با تشکر تیم همیار فرایند کسب و کار (HBP)

 

⇓لینک دانلود pdf مقاله⇓

لینک دانلود مخصوص اعضا

لطفا اول وارد شوید!

 

نظرت چیه!

(1 رای, میانگین: 5,00 از 5)
Loading...     

نرم افزار بیزاجی (Bizagi) چیست؟

نرم افزار بیزاجی (Bizagi) چیست؟

بعد از مرور این مقاله به طور کامل با بیزاجی آشنا خواهید شد.

همچنین در انتها می‌توانید ویدیو مربوط به مقاله را مشاهده و فایل PDF آن را دانلود کنید.

 

نرم افزار بیزاجی (Bizagi) چیست؟

 

داستان کمپانی بیزاجی

جالبه که در ابتدا به تحولاتی که در طول زمان برای این شرکت اتفاق افتاده است نگاهی بیندازیم.

داستان این شرکت بر میگرده به بیش از 25 سال قبل یعنی سال 1980 میلادی.

این شرکت در آن زمان متوجه شده بود که خیلی از راه کارهایی که پیشنهاد می‌شود برای فرایندهای سازمان دارای چابکی لازم نمی‌باشند.

در صورتی که شرکت‌ها، بخصوص شرکت‌های در حال رشد نیاز به تمرکز دقیق بر روی فرایندهای کاری خود داشتند.

بسیاری از این شرکت‌ها به دنبال تغییر در طراحی و برنامه‌نویسی‌ها سخت برای فرایندهای خود بودند.

که همین امر باعث شروع ماجرای کمپانی بیزاجی شد.

  • 1989
    بیزاجی در این سال توانست برنده اولین پروژه خود شود و پروژه توسعه ERP برای شرکت اَپل را دریافت کند.
  • 1993
    جزء یکی از اولین شرکای ماکروسافت در کلمبیا تبدیل می‌شود.
  • 1996
    برنده جایزه به عنوان شریک ماکروسافت در کلمبیا شد.
  • 1998
    اولین قرارداد بین المللی خود را با یک شرکت آلمانی به اسم Novodata امضا کرد.
  • 2000
    راه‌اندازی شبکه اجتماعی آنلاین برای دانش آموزان به اسم universitarius.com
  • 2004
    تعداد کارمندان به 100 نفر رسید.
  • 2005
    دفتر خود را در انگلستان افتتاح کرد.
  • 2008
    بیزاجی مدلر برای اولین بار در این سال منتشر شد.
    همچنین افتتاح دفتر جدید در کشور اسپانیا.
  • 2010
    تعداد مشتریان در 30 کشور به 130 شرکت رسید.
    معرفی بیزاجی مربع جادویی گارتنر برای BPMSها
  • 2013
    افتاح اولین دفتر خود در آمریکا.
    دو شرکت Adidas و Colpensiones  برنده جایزه WfMC BPM شدند.
  • 2014
    به عنوان 100 شرکت برتر نرم افزاری در مجله Red Herring معرفی شده است.
    دو شرکت AgFirst and Generali هم برنده جایزه WfMC BPM شدند.
  • 2015
    بیزاجی مدلر به 3 میلیون دانلود دست پیدا کرد.
  • 2016
    راه‌اندازی Bizagi11 به عنوان پلدفرم کسب و کار دیجیتال.
    معرفی به عنوان پیشرو در توسعه نرم افزارهای کم کد (Low-Code).
    معرفی در مربع جادویی گارتنر در ربع چالش برانگیزان در بحث iBPMSها.
    معرفی به عنوان 100 شرکت برتر در نوآوری در مجله Red Herring.
  • 2018
    راه‌اندازی انجمن جهانی برای کاربران بیزاجی مدلر.
    میزبان اجتماع جهانی در میامی.
  • 2019
    Forrester بیزاجی را به عنوان یک رهبر در اتوماسیون فرایندهای دیجیتالی معرفی کرد.

 

بررسی نرم افزار بیزاجی (Bizagi) چیست؟

 

آنچه بیزاجی به دنبال آن است!

الکس ویو مدیرعامل مجله رد هیرینگ بیان می‌کند که بیزاجی اکوسیستم فناوری‌های بزرگ را دچار دگرگونی کرده است.
بیزاجی با ایجاد خلاقیت و نوآوری‌های خود ارزش زیادی برای سازمان به وجود آورده است.

 

  • چشم انداز
    بیزاجی اعتقاد دارد درحال حاضر دنیا وارد عصر اتوماسیون هوشمند شده است.
    همچنین باور دارند که سرعت این اتفاق بسیار بیشتر از انقلاب صنعتی می‌باشد.
    چشم انداز بیزاجی ایجاد پلدفرم اتوماسیون فرایندهای برای افزایش چابکی سازمان‌ها و افزایش توانایی رقابتی آن‌ها می‌باشد.
  • مأموریت
    کمک به سازمان‌ها تا سریع‌تر بتوانند کسب و کار خود را دیجیتالی کنند.

آن‌ها با ارائه رایگان نرم افزار بیزاجی مدلر به دنبال این می‌باشند که به کسب و کارها این فرصت را دهند تا فرایندهای خود را بهبود ببخشند.

فلسفه بیزاجی آن طور که خودشان بیان می‌کنند بسیار ساده است.
آن‌ها محصولات عالی می‌سازند و آن را رایگان در اختیار کاربران قرار می‌دهند.
همچنین با ابزارهای مورد نظر کاربران را تجهیز می‌کنند و کمک می‌کنند تا منحنی یادگیری برای افراد کوتاه و کوتاه‌تر شود.

از طرفی با تجربه‌ی زیاد این شرکت و کاربران زیادی که در سراسر دنیا دارند و بازخوردهای فراوانی که دریافت می‌کنند
روز به روز محصولات آن‌ها درحال پیشرفت می‌باشد.

 

همچنین می‌توانی مقاله مدیریت فرایندهای کسب و کار چیست؟ (BPM) را در اینجا مطالعه کنید!

 

نرم افزار بیزاجی (Bizagi) چیست؟ در همیار فرایند کسب و کار

 

تعریف بیزاجی

بیزاجی یک بسته نرم افزاری می‌باشد که از 3 محصول تشکیل شده است.

بیزاجی در BPMها و BPMSها مورد استفاده قرار می‌گیرد.

بسته نرم افزاری بیزاجی به ما کمک می‌کند
فرایند خود را طراحی و آن را تبدیل به یک اتوماسیون اداری بدون دانش کدنویسی و یا با حداقل دانش کدنویسی تبدیل کنیم.

 

همچنین می‌توانی مقاله BPMS چیست؟ را در اینجا مطالعه کنید!

 

بیزاجی چیست؟

واژه bizagi از دو واژه کسب و کار (business)و چابکی (agility)به وجود آمده است.

نرم افزار بیزاجی جزء نرم‎افزار طراحی و توسعه برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM)بحساب می‌آید.

بیزاجی (Bizagi)یک مجموعه کامل مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM suite)را برای اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار به صورت سه محصول ارائه می‎دهد.

این سه محصول شامل:

  • Bizagi BPMN Modeler
    شما با استفاده از این نرم افزار می‌توانید به صورت رایگان فرایندهای خود را مدل‌سازی کنید.
    همچنین این نرم افزار از زبان مدل‌سازی BPMN پشتیبانی می‌کند.
    از طرفی امکان تهیه خروجی‌های مختلف و اشتراک گذاری فرایندها در سازمان ممکن است.

 

همچنین می‌توانی مقاله BPMN یا استاندارد مدل سازی چیست؟ را در اینجا مطالعه کنید!

 

  • Bizagi Studio
    با استفاد از این نرم افزار ما می‌توانیم فرایندهای خود را پیاده‌سازی کنیم.
    یعنی اینکه فرایندهای خود را تبدیل به اتوماسیون اداری کرده یا درواقع فرایندهای سازمان را نیمه خودکار کنیم.
  • Bizagi Engine 
    با استفاده از این نرم افزارها ما دسترسی لازم را با سایر دستگاه‌ها مانند موبایل را خواهیم داشت.
    همچنین می‌توانیم بسیاری از تحلیل ‌ها را در آن مشاهده کنیم.

بیزاجی بیشتر در:

  • مدیریت فرآیندهای کسب و کار
  • مدل سازی فرآیند
  • اتوماسیون فرآیند
  • تبدیل کسب و کار
  • توسعه اپلیکیشنهای کم-کد (low-code)
  • مدیریت موردی

کاربرد دارد و مورد استفاده قرار می‌گیرد.

بیزاجی یک فرآیند یادگیری الکترونیکی (e-learning)فراگیر ارائه می‎دهد
که برای هر شرکت کوچک و بزرگی که می خواهد رشد پایدار داشته باشد مفید است.

زمانی که فرایندها در فاز اجرا قرار گرفتند فقط لازم است برای این نرم افزار هزینه پرداخت کنید.

بیزاجی به مشتریان جدید خود از طریق دموهای زنده و وبینارها آموزش داده و کمک می‎کند.

بیزاجی کمک می‌کند هزینه‌ها را کاهش داده و فرآیندها را کارآمدتر از قبل کنید.

بیزاجی براساس قوانین موجود در کسب و کار ما کار می‌کند.

همچنین تلاش می‌کند تا به‌جای تغییر دادن باعث ارتقاء آن‌ها شود.

 

همچنین می‌توانی مقاله تفاوت BPM و BPMN و BPMS چیست؟ را در اینجا مطالعه کنید!

 

تحلیل نرم افزار بیزاجی (Bizagi) چیست؟

 

مزیت‌های بیزاجی

  • بیزاجی با بکارگیری دانشگران، فرایندها، داده‌ها و دستگاه‌ها به تحول دیجیتالی سرعت می‌بخشد.
  • مدیریت فرایندهای کسب و کار در سطح گسترده.
  • افزایش سرعت و کارآمدی فرایندهای اتوماتیک.
  • انعطاف پذیری
  • توسعه سریع
  • نسبت قابل توجه سود به هزینه
  • امنیت
  • خدمات عالی به مشتریان

 

ویژگی‌های بیزاجی

  • طراحی فرایند
  • موتور قوانین کسب و کار
  • اجرای فرایند
  • سازنده فرم
  • ابزارهای مشارکت اجتماعی
  • گزارش‌های استاندارد
  • مدیریت محتوا
  • شبیه‌سازی فرایند
  • پشتیبانی از SOA (معماری سرویس‌گرا)
  • پشتیبانی از زبان‌های مدل‌سازی
  • اجرای مدل
  • داشبورد یا همان میز کار
  • گزارش‌های سفارشی
  • همکاری فناوری اطلاعات و کسب و کار

 

نرم افزار بیزاجی (Bizagi) چیست؟

 

معایب بیزاجی

  • انتقال از نسخه‌های قدیمی به نسخه های جدیدتر Bizagi با مشکلاتی همراه است.
  • امکان یا قابلیت سفارشی‌سازی مخصوص به سازمان ما برای اضافه کردن به آن وجود ندارد.
  • نسخه متن باز آن ارائه نشده است (برای انجام تست‌های امنیتی و بومی‌سازی).
  • تحریم و عدم پشتیبانی به دلیل وجود تحریم‌ها
  • مجموعه نسبتاً ضعیف شرکت‌های همکار (باعث عدم ارائه نرم افزارهای جانبی می‌شود).

 

نظر همیار فرایند کسب و کار در مورد بیزاجی

بدون شک بیزاجی جزء نرم افزارهای بسیار مطرح در زمینه BPMSها و یا تبدیل فرایندها با حداقل دانش کدنویسی به اتوماسیون اداری می‎‌باشد.

همان طور که مشاهده کردید بیزاجی دارای سه محصول می‌باشد.

که بیزاجی مدلر به دلیل رایگان بودن آن در کشور عزیز ما یعنی ایران بیشتر مورد توجه است.

اما به طور کلی بیزاجی در بحث مدل‌سازی نمی‌تواند با نرم افزارهایی مانند ویژوال پارادایم رقابت کند
به دلیل کمتر بودن امکانات آن در مورد مدل‌سازی کردن.

اما بیزاجی در BPMSها بسیار قدرتمند عمل می‌کند و جزء بهترین‌ها می‌باشد.

اما برعکس نرم افزار بیزاجی مدلر نرم افزار Bizagi Studio رایگان نمی‌باشد.

درواقع سازمان‌ها بعد از این که فرایند خود را به اتوماسیون تبدیل کردند برای پیاده‌سازی نیاز به خریداری این نرم افزار دارند.

این کمپانی محدودیت کاربر بر روی این نرم افزار قرار داده است تا سازمان مجبور به تهیه و خرید آن باشد.

از طرفی این نرم افزار در حال حاضر یعنی در سال 2020 میلادی و یا 1398 شمسی در کشور ما تحریم می‌باشد.

یعنی امکان خریداری آن به صورت مستقیم وجود ندارد.

این شاید یکی از بزرگترین ایرادهای آن درحال حاضر در کشور ما باشد، به‌طوری که سازمان‌ها دیگر نمی‌توانند از آن استفاده کنند.

درواقع اگر سازمانی قصد مستندسازی دارد به نظر ما نرم افزاری مانند ویژوال پارادایم بسیار کاربردی‌تر می‌باشد.

حتی برای یادگیری و شروع کار در مدیریت فرایندهای کسب و کار بهترین انتخاب برای مدل‌سازی ویژوال پارادایم است.

اما اگر کسی قصد ورود به بحث BPMSها را دارد برای شروع بهترین انتخاب بیزاجی می‌باشد.

این نرم افزار تا حد امکان سعی کرده است تا همه چیز برای کاربر قابل فهم و آسان باشد.

بعد از فراگیری افرادی که علاقه و قصد درآمدزایی دارند می‌توانند از سایر نرم افزارهای مشابه استفاده کنند.

شابد برای شروع کار در بحث BPMSها سایر نرم افزارها کمی سخت به نظر برسند.

 

ویدیو نرم افزار بیزاجی (Bizagi) چیست؟

 

آنچه گذشت

بعد از مطالعه مقاله نرم افزار بیزاجی (Bizagi) چیست؟ مطمئناً با کلیات آن آشنایت کافی را پیدا کرده‌اید.

متوجه شدیم که بیزاجی یک بسته نرم افزاری می‌باشد که شامل سه محصول است.

همچنین متوجه شدیم که بیزاجی قابلیت مدل‌سازی و تبدیل آن به اتوماسیون را دارد.

متوجه شدیم که کار با بیزاجی نیاز به حداقل دانش کد نویسی دارد.

از طرفی نرم افزار مدل‌سازی آن رایگان است اما Bizagi Studio که می‌شود با آن اتوماسیون طراحی کرد دارای محدودیت است.

در آخر بعد از مطالعه مقاله نرم افزار بیزاجی (Bizagi) چیست؟ متوجه شدیم برای شروع به کار در بحث BPMSها جزء بهترین انتخاب‌ها می‌باشد.

 
 
  

با تشکر تیم همیار فرایند کسب و کار (HBP)

 

⇓لینک دانلود pdf مقاله⇓

لینک دانلود مخصوص اعضا

لطفا اول وارد شوید!

 

نظرت چیه!

(1 رای, میانگین: 5,00 از 5)
Loading...