زمانی که از شناسنامه برای فرایندها در کسب و کار خود استفاده می‌کنیم باید این موضوع را بدانیم که هیچ الزامی برای اینکار وجود ندارد.
درواقع هیچ اجباری برای اینکار وجود ندارد اما با توجه به نکاتی که در ادامه به آن اشاره می‌کنیم متوجه خواهید شد با اینکه اجباری وجود ندارد ما باید از این شناسنامه‌ها در سازمان خود استفاده کنیم.
به این نکات توجه کنید:
سازمانها مستندات برایشان بسیار مهم می‌باشد به خصوص در کشور ما یعنی ایران.
دربسیاری از سازمانها افراد نمی‌توانند مدل فرایندی را بخوانند اما به راحتی با مطالعه شناسنامه می‌توانند با فرایند آشنا شوند.
در شناسنامه شما جزئیات بیشتری را در مورد فرایند بیان می‌کنید که داخل مدل به راحتی قابل تشخیص نباشد.
در شناسنامه شما جزئیاتی وجود دارد که در شناسنامه فرایندی باید آنها را معرفی و بیان کنید.
وجود شناسنامه به تحلیل‌گران در امر تجزیه و تحلیل بسیار کمک می‌کند.
شناسنامه در امر بهبود فرایند به تحلیل‌گران بسیار کمک می‌کند.
شناسنامه فرایندی در استانداردهای ایزو کاربرد دارد مانند:
بند 4-4 سیستم مدیریت کیفیت و فرآیندهای آن استاندارد ISO 9001:2015
بند 4-4-1 سیستم مدیریت کیفیت و فرآیندهای آن در استاندارد IATF 16949:2016
بند 4-1-3 الزامات عمومی برای هر فرآیند سیستم مدیریت کیفیت در استاندارد ISO 13485:2016
برخی اطلاعات موجود در شناسنامه فرایندی
هر شناسنامه فرایندی دارای یک سری فیلدهای اطلاعاتی می‌باشد که این فیلدها میتواند شامل:
عنوان فرآیند
اولین موردی که باید مشخص شود نام فرایند مورد نظر می‌باشد.
مدیر فرآیند
باید مالک فرایند مورد نظر ما حتماً مشخص شده باشد.
هدف فرایند
علت اجرای این فرایند در سازمان ما باید مشخص شود.
قوانین و مقررات تاثیرگذار در فرایند
مشخص کردن چارچوب‌های مورد نظر فرایند
شاخص‌های کلیدی عملکرد فرایند
مشخص کردن KPIها فرایند
نقاظ ضعف، مشکلات و خلاء های فرایند
شناسایی این نقاط بسیار دارای اهمیت می‌باشد چون به ما در بهبود فرایند بسیار کمک می‌کند.
منابع مورد استفاده در اجرای فرایند
باید مشخص شود از چه تجهیزات، نیروی‌انسانی و یا سایر موارد مشابه برای این فرایند استفاده می‌شود.
مجریان و صاحب فرایند
کسانی که اجرا کننده فرایند می‌باشند باید مشخص شوند.
ایده‌های بهبود فرایند
بیان راه‌حل برای بهبود فرایند موجود.
نتیجه فرایند
نتیجه اجرایی شدن این فرایند.
دامنه کاربرد
مشخص کردن محدوده به کارگیری فرایند
ورودی‌ها
تعیین کردن ورودی‌های هر فعالیت و یا علل رخ دادن یک فرایند یا فعالیت آن.
خروجی‌های
خروجی‌هایی که در انتهای فرایند و یا این که بعد از هر فعالیت اتفاق می‌افتد.
مشتری
مشتری فرایند یا همان خروجی فرایند ما که میتوان درون سازمانی یا برون سازمانی باشد.
تامین‌کننده
اگر فرایند مورد نظر توسط عوامل درون سازمانی یا برون‌سازمانی ما تأمین می‌شود با مشخص شود.
مستندات مرتبط
سایر مستنداتی که در ارتباط با فرایند مورد نظر وجود دارد را میتوانیم به کار ببریم.
دانش مورد نیاز
دانش و یا مهارت‌های مورد نیاز این فرایند برای اجرای بهینه.
معیارهای پایش و اندازه‌گیری فرآیند
باید شاخص‌های اندازه‌گیری فرایند مورد نظر برای پایش و اندازه‌گیری فرآیند مشخص شود.
ریسک‌ها و فرصت‌های مرتبط با فرآیند
با اجرایی شدن فرایند مورد نظر باید مشخص کنیم چه ریسک‌ها و فرصت‌هایی برای فرایند ما ایجاد می‌شود.
این ابزار بسیار ساده است چرا که شامل سه نماد اصلی دایره، مستطیل و لوزی است.
این ابزار بسیار پر کاربرد است چرا که هر کدام از نمادهای اصلی به تعداد زیادی نماد فرعی تبدیل می‌شوند.
مدل داده MODEL DATA
مکانی برای تعریف فیلدهای اطلاعاتی مورد استفاده فرآیند می باشد.
فیلدهای اطلاعاتی در Entityها یا نهاد ایجاد می‌شوند.
همواره شامل یک Entity یا نهاد اصلی تحت عنوان Main Entity بوده و سایر Entityها.
انواع فیلدهای اطلاعاتی:
(Boolean (Yes or No
Currency
Data time
File
Image
Integer
String
Entity
Collection
فرم‌ساز DEFINE FORMS
فرم‌های هر نماد فرم پذیر، با استفاده از دادههای تعریف شده در مرحله قبلی طراحی می‌شود.
این فرم‌ها بصورت عمده دارای قابلیت‌های گوناگونی از قبیل تنظیمات مرئی بودن، قابل ویرایش بودن و اجباری بودن و سایر تنظیمات مربوط به فیلدهای اطلاعاتی موجود در آن بسته به نوع فیلد می‌باشد.
انواع فرم‌ها:
فرم ساده
فرم قابل استفاده مجدد
قواعد کسب‌وکار BUSINESS ROLE
قواعد و قوانین حاکم بر فرآیند هستند که دستورات مورد نیاز را در مکان های مناسب به فرآیند اعمال می کنند.
انواع قواعد کسب و کار:
قواعد تعریف مسیر
قواعد عملیات فعالیت ها
محاسبات درون فرم ها
ایفا کنندگان PERFORMERS
ایفا کنندگان هر کدام از نمادهای دارای فرم و قابل تخصیص به منابع انسانی، در این بخش تعریف می‌شود.
ایفا کنندگان می‌توانند یک نقش سازمانی یا یک فرد تعریف شده بعنوان کاربر باشند.
انواع تعریف ایفا کننده با استفاده از مشخصات کاربر:
Expression
Data source یا Data binding
یکپارچه‌ساز INTEGRATE
در این بخش ما این قابلیت را داریم که سایر سیستم‌ها و یا فرایندها را به یکدیگر متصل کنیم.
انواع یکپارچه‌سازی:
یکپارچه سازی با سایر سیستم های اطلاعاتی
یکپارچه سازی با سایر فرآیند های موجود در یک پروژه
اجرا EXECUTE
در آخرین مرحله ما فرایند خود را به اجرا در خواهیم آورد.
در صورتی که تمامی مراحل قبل را به درستی انجام داده باشیم فرایند ما بدون هیچ ایرادی اجرا خواهد شد.
در صورت اجرا نشدن و خطا دادن باید مجددا به نرم‌افزار برگشته و خطای مورد نظر را رفع کنیم.
ویدیو آموزش رایگان بیزاجی
آنچه گذشت
در مقاله آموزش رایگان بیزاجی به بررسی ۷ مرحله چرخه نرم‌افزار بیزاجی برای پیاده‌سازی پرداختیم.
متوجه شدیم که بیزاجی برای پیاده‌سازی شامل ۷ مرحله زیر می‌باشد:
مدل سازی MODEL PROCESS
مدل داده MODEL DATA
فرم‌ساز DEFINE FORMS
قواعد کسب‌وکار BUSINESS ROLE
ایفا کنندگان PERFORMERS
یکپارچه‌ساز INTEGRATE
اجرا EXECUTE
ما میتوانیم با انجام این ۷ مرحله به فرایندهای خود جان دهیم تا به صورت پویا و زنده باشند.
در این مقاله به بررسی عوامل موفقیت در پیاده‌سازی BPMخواهیم پرداخت.
در انتها علاوه بر دریافت فایل PDF میتوانید ویدیو مقاله را هم تماشا کنید.
قبل از شروع
مدیریت فرایندهای کسب و کار یا BPM کمک می‌کند بهره‌وری کارکنان را در سازمان خود افزایش دهیم.
یعنی این که کارایی، اثربخشی و سودآوری در فعالیت‌های کسب و کار ما بهبود پیدا می‌کند.
اما برای تحقق این موضوع نیاز به یک برنامه متمرکز داریم تا افراد با فرایندها و تکنولوژی باهم یکی شوند.
سهولت در پذیرش و استفاده
برای پیاده‌سازی موفق مدیریت فرایندهای کسب و کار، باید این پیاده‌سازی با سهولت و آسانی در سازمان ما مورد پذیرش قرار بگیرد.
شاید این موضوع کاملاً پیش‌پاافتاده و روتین به نظر برسد.
اما واقعیت این است زمانی که کارمندان احساس می‌کنند استفاده از ابزار جدید، کار را برای آنان دشوار می‌کند و درک آن برای آنان سخت می‌باشد امکان شکست پروژه‌های BPM بسیار افزایش پیدا می‌کند.
به‌طور مثال:
استفان مهندس شرکت Swissgrid یک شرکت تولید کننده انرژی
مایکل یک مشاور فناوری اطلاعات داخلی در شرکت Interseroh GmbH
مارک رئیس عملکرد عالی جهانی در یک شرکت رسانه‌ای
این افراد اعتقاد دارند استفاده از ابزارها BPM باید آسان باشد زیرا این امر باعث می‌شود کارمندان به راحتی آموزش ببینند و این ابزارها را بپذیرند.
در ادامه آنها اعتقاد دارند که استفاده از ابزارهای گرافیکی به درک بیشتر کارمندان کمک می‌کند.
اگر BPM به درستی پیاده‌سازی شود باید نتایج مالی کاملاً مشخص و ملموسی را داشته باشد.
بنابراین اگر پیاده‌سازی آن موفق باشد امکان صرفه‌جویی و حفظ پول و یا زمان یا هردوی آنها کاملاً به صورت واضح مشخص می‌شود.
اندرو مدیرعامل یک شرکت مشاوره‌ای، اعتقاد دارد که BPM راه‌حل بسیار خوبی برای ایجاد ارزش برای پول است.
مارکوس مدیر یک شرکت مشاوره‌ای، بیان می‌کند که یک شرکت تأمین کننده آلمانی با استفاده از BPM موفق شد در هر فصل ۷۷ هزاردلار صرفه‌جویی کنند.
استنتون که معمارگر فرایندهای کسب و کار در شرکت MET می‌باشد از طرف یک شرکت دولتی بیان می‌کند که این موضوع به آنها کمک کرد تا در زمان خود به شدت صرفه‌جویی کنند.
همچنین باعث شد بتوانند با استفاده از شبیه‌سازها فرایندهای جاری خود را بهبود ببخشند و هزینه‌های خود را کاهش و کیفیت و سرعت را افزایش دهند.
استفان اعتقاد دارد در صنعت انرژی و خدمات اساسی پس‌انداز جزء چشم‌اندازهای کسب و کار می‌باشد.
وی اعتقاد دارد فرایندهای ما باید به درستی درک و اجرا شوند تا از هزینه‌های اضافی جلوگیری شود.
همکاری و یک ذهنیت فرآیند محور
یک BPM اثربخش باید بتواند همکاری بین افراد و تیم‌های مختلف را در سازمان ما بهبود ببخشد.
بنابراین زمانی پیاده‌سازی BPM موفق است که ما بتوانیم بین افراد سازمان خود یک ذهنیت فرایند محور ایجاد کنیم.
جان رهبر تیم مدیریت فرایندهای کسب و کار در شرکت Laepple AG بیان می‌کند که با استفاده از BPM میتوان اطلاعات زیادی در ارتبط با فرایندها و وظایف بدست آورد.
یعنی درک در سازمان ما بالا می‌رود و میتوانیم ذهنیت فرایند محور را در سازمان خود ایجاد کنیم.
همچنین اریک بیان دارد یکی از ویژگی‌هایی که ابزارهای BPM دارند این است که در آن هر کاربر یا هر کارمندی میتواند روند کار را به طور کلی مشاهده کند.
این بسیار مهم است زیرا این شفافیت را به گونه‌ای می‌افزاید که همه می‌توانند همین فرایند را ببینند و بحث کنند.
از طرفی ما می توانیم فرایند را تغییر دهیم و این تغییر برای همه جریان می‌یابد.
استفان بیان می‌کند کارمندان او برای درک فرایندها کافی است به ایزارهای BPM مراجعه کنند.
در ادامه بیان کرد آنها دقیقاً می‌دانند كه چه كاری را انجام دهند، چگونه آن را انجام دهند، روند کار چیست و در صورت لزوم چه فرم‌هایی را باید استفاده کنند.
مارک اعتقاد دارد که BPM و ابزارهای آن به ما کمک می‌کند تا کل چرخه عمر بهبود فرایند را در یک مرکز مشترک انجام دهیم.
از طرفی میتوان تمام مدل‌های فرایند را با سایر همکاران به اشتراک گذاشت.
همان طور که متوجه شدید تمامی آنچه بیان شد بیان دارد که ابزارهای BPM به ما کمک می‌کند تا همکاری و یک ذهنیت فرآیند محور را در سازمان خود ایجاد کنیم.
زمانی میتوانیم بگوییم پیاده‌سازی BPM موفقیت‌آمیز بوده است که کارمندان پذیرای آن باشند.
این اتفاق زمانی رخ میدهد که پیشرفت‌های کاملاً ملموسی را در کارهای روزمره خود احساس کنند.
آلخاندرو رهبر تدارکات در یک شرکت خدمات فناوری با بیش از 10،000 کارمند، بیان دارد که BPM باعث بهبود کارهای روزانه کارمندان شده است.
وی در ادامه بیان دارد که ابزارهای BPM باعث شده‌اند که:
تنگناها کاهش پیدا کنند
دوباره کاری کاهش پیدا کنند
اشتباهات کم شود
کاهش فعالیت‌های غیرضروری
افزایش تمرکز کارمندان برای افزودن ارزش بیشتر
از بین بردن یا حداقل کاهش فعالیت‌های غیر ارزش افزوده
وی در ادامه اظهار داشت که ویژگی‌های مشترک به تیم ما کمک می کند تا یک ذهنیت مبتنی بر فرآیند را ایجاد کنیم زیرا هیچ فرآیندی در هیچ شرکتی وجود ندارد که عملکردی متقابل نداشته باشد.
یعنی هر فرآیند عملکرد دیگری را لمس می‌کند ویا تأثیر می‌گیرد.
به طور مثال باعث بهبود همکاری برای تأمین کالا از تأمین کننده تا بخش خرید و حسابداری می‌شود.
این امر با حداقل تلاش میسر می‌شود زیرا تنگناهایی که قبلاً وجود داشت دیگر وجود ندارد.
درواقع ما با استفاده از BPM فرایندهای ناب در سازمان خود ایجاد کرده‌ایم.
ویدیو عوامل موفقیت پیاده سازی BPM چیست؟
آنچه گذشت
در مقاله عوامل موفقیت پیاده سازی BPM چیست؟ به بررسی کامل این موضوع پرداختیم و مثال‌هایی را از افراد مختلف بیان کردیم.
درواقع پیاده‌سازی موفق BPM یعنی اینکه کارمندان ما می‌توانند در سریع‌ترین زمان ممکن نسبت به تغییرات واکنش نشان دهند.
همچینن این امر باعث می‌شود ساخت اتوماسیون بسیار سریع شود و متناسب با تغییرات ما هم بتوانیم واکنش نشان دهیم.
در این مقاله به بررسی 5 راهی که مدیریت فرایندهای کسب و کار به تجارت ما در شرایط بحرانی کمک می‌کند خواهیم پرداخت.
در انتهای مقاله علاوه بر مشاهده ویدیو این مقاله میتوانید فایل PDF آن را نیز دانلود کنید.
زنده نگه داشتن کسب و کار با مدیریت فرایندها
در پی ایجاد یا وقوع هر بحرانی در هر سطحی که بتواند به کسب و کار ما آسیب برساند اعم از بحران‌های:
سلامتی
محیطی
طبیعی
غیرطبیعی
یکی از اولین کارهای که توسط مسئول هر کسب و کاری باید صورت بگیرد توجه به نیروی کار خود می‌باشد.
دراین شرایط افراد مسئول باید از قبل پیش‌بینی‌های لازم را برای ایجاد امنیت و ایمنی کارکنان خود در نظر گرفته باشند.
همچنین زمانی که با شرایط بحرانی مواجه می‌شوند باید همان پیش‌بینی‌های خود را به کار ببرند.
یکی از این عوامل که در شرایط بحرانی مانند ویروس کرونا میتواند به ما کمک کند در نظر گرفتن دور کاری برای کارکنان می‌باشد.
برای چنین کاری باید مقدمات آن از قبل ایجاد شده باشد یا حتی نوبت‌بندی کارکنان برای حضور در محل کار میتواند راه گشا باشد.
سؤال مهمی که اینجا مطرح می‌شود این است که چگونه میتوانیم از کسب و کار خود محافظت کنیم؟
در این شرایط هیچ راهی برای خوب جلوه دادن و ظاهرسازی وجود ندارد.
وقتی صحبت از فرایندهای بهبود یافته و خوب در سازمانها می‌شود منظور این است که فرایندهای بهتر به ما این توانایی را می‌دهند تا بتوانبم حوادث غیرمنتظره را کنترل کنیم.
درواقع سازمان‌هایی که از قبل بر روی درک و بهینه‌سازی فرایندها در سازمانها خود به خوبی کار کرده‌اند می‌توانند جلوی تأثیر بحران‌ها را برروی کسب و کار خود بگیرند و یا تأثیر آنها را کاهش دهند.
حتی این سناریو وجود دارد، کسب و کارهایی که در زمینه مدیریت فرایندها قوی کار کرده‌اند بعد از گذر از بحران بسیار قوی‌تر از گذشته خواهند شد.
نقل قولی از دکتر Gero Decker:
ایشان بیان می‌کنند که میتوان از بحران‌ها فرصت‌هایی ایجاد کرد.
بحران‌ها وضعیت دشواری را برای ما به وجود می‌آورند اما می‌توانند مهارت‌های جدیدی را هم به وجود آورند.
همچنین بعضی از بحران‌ها این توانایی را دارند که وضع موجود را در سطح جهانی و کسب و کار ما به چالش بکشند.
دگرگونی بنیادی جامعه یا در اصطلاح تحول رادیکال در وسط یک طوفان فقط امکان‌پذیر است.
اما این تنها با درک، افراد باهوش و تمایل به تغییر نیازهای مورد نیاز انجام می‌شود.
یعنی این که ما باید از بحران‌های به وجود آمده نهایت استفاده را کنیم.
حال اینکه سازمان‌هایی که از مدیریت فرایندها استفاده می‌کنند می‌توانند بسیار بهتر عمل کنند.
5 راهی که مدیریت فرایندها در شرایط بحرانی به کسب و کار ما کمک می‌کند
همان طور که بیان شد ما یکسری برنامه‌ها برای استمرار کسب و کار خود داریم، که بحران‌ها ما را به مقابله با آنها فرا می‌خوانند.
حتی اگر مواردی که در ادامه گفته می‌شود برای سازمان ما دیر شده باشد، اما باز هم میتوانیم با این روش‌ها فرایندهای مهم کسب و کار خود را شناسایی کنیم.
این موضوع به ما کمک می‌کند تا اطمینان حاصل کنیم که فرایندهای مورد نظر ما به صورت قوی عمل می‌کنند و در صورت لزوم به سرعت تغییر کرده و واکنش نشان می‌دهند.
درواقع چند عنصر کلیدی وجود دارد که سازمان ما میتواند با استفاده از مدیریت فرایندها به تداوم فعالیت خود ادامه دهد.
یک مدیریت فرایند قوی همراه با یک ابزار تجزیه و تحلیل قوی فرایندها اطلاعاتی را در اختیار ما قرار می‌دهند تا نحوه کار و فعالیت خود را درک کنیم، نه اینکه فقط بدانیم یک کاری چگونه انجام می‌شود.
درواقع این درک در سطوح پایین سازمان ما باید وجود داشته باشد نه فقط در سطوح بالا، به این دلیل که ما برای شناسایی آسیب‌پذیری‌ها به آن نیاز داریم.
یعنی زمانی که یک اشتباهی در سطح کلان سازمان ما رخ میدهد برای شناسایی آسیب پذیری نیاز است این درک در سطح خرد سازمان ما وجود داشته باشد.
این عامل به ما کمک می‌کند در سریع‌ترین زمان ممکن تغییرات مورد نیاز را اعمال کنیم.
یادمان باشد که در شرایط بحرانی زمان یکی از مهمترین عوامل است.
تضمین استمرار کسب و کار
شرایط بحرانی لحظات حساسی را به وجود می‌آورند که در بسیاری از موارد میتواند بسیار طاقت فرسا باشد.
در بیشتر مواقع این اتفاقات و حوادث بسیار سریع به وقوع می‌پیوندند.
حال وظیفه ما این است که در یک محیط عدم قطعیت بتوانیم به سرعت به این حوادث پاسخ درست را بدهیم.
اما مهمترین کار در این شرایط حفظ تدام فعالیت کسب و کار ما به هر نحوی می‌باشد.
برای این کار لازم است که فرایندهای پشتیبانی و زیربنایی ما بتوانند در مقابل این اختلال‌ها مقاومت کنند.
یک چارچوب قوی مدیریت فرآیند به این معنی است که فعالیت‌های کلیدی کسب و کار ما توسط کلیه کارکنان مشاغل ما بطور واضح و شفاف مدلسازی و درک شوند.
این بدان معناست که ما قادر خواهیم بود تجربه مثبت و خوب مشتری را حتی در شرایط دشوار حفظ کنیم.
بنابراین با این کار میتوانیم باعث کاهش ریزش مشتری شویم.
در این شرایط حفظ همکاری برای مدیریت مؤثر فرایندها دارای اهمیت ویژه‌ای می‌باشد.
استفاده از ابزارهای ارتباطی با سایر همکاران و ارتباط کارکنان در مناطق مختلف جغرافیایی یا تجاری با یکدیگر برای بحث و بهینه سازی فرایندهای کسب و کار بسیار مهم است.
این همکاری حتی زمانی اهمیت بیشتری پیدا می‌کند که کل سازمان شما از راه دور فعالیت کند.
درواقع وجود یک منبع واحد درست بر روی نحوه عملکرد در هنگام و بلافاصله بعد از یک بحران میتواند سازمان‌هایی که رونق پیدا کرده‌اند را از سازمان‌هایی که فقط زنده مانده‌اند جدا کند.
انعطاف‌پذیری و سازگاری
یکی از ویژگی‌های مدیریت فرایندها افزایش چابکی است.
اگر درک و فهم روشنی از چگونگی عملکرد فرایندهای کسب و کار خود نداشته باشیم سازگاری فرایندهای کسب و کار ما دشوار است.
یا حتی اطمینان کافی از این که میتوانیم در برابر تغییرات انعطاف‌پذیر باشیم را نداریم.
درواقع در صورت عدم وجود انعطاف‌پذیری و سازگاری کسب و کار ما در شرایطی بحرانی به یک چالش بزرگی کشیده می‌شود.
اما اگر ما این اطمینان را داشته باشیم که فرایندهای ما بهبود یافته‌اند و کارایی مؤثری دارند میتوانیم از فرصت‌های به وجود آمده نهایت استفاده را ببریم.
همچنین میتوانیم در برابر چالش‌های جدید مقاومت کرده و با آنها روبه‌رو شویم.
برنامه‌ریزی برای آینده
بحران‌ها به مرور تأثیرات خودشان را بر روی کسب و کار ما نشان می‌دهند.
انتخاب‌هایی که ما امروز در شرایط بحرانی می‌کنیم بطور قطع پیامدهای بلندمدتی را برروی کسب و کار ما می‌گذارد.
بنابراین بسیار مهم است که ما اطلاعات لازم را در زمان مناسب برای تصمیم‌گیری داشته باشیم.
حال اینکه استخراج فرایندها ابزار مناسبی برای پیش‌بینی کردن می‌باشد.
علاوه بر این که بینش لازم را برای راه حل‌های بهینه‌سازی فرایندها به ما میدهد در ادامه با استفاده از ابزارهای شبیه‌سازی کمک می‌کند تا این راه حل‌ها را مورد سنجش قرار دهیم.
درواقع استخراج فرایندها به ما کمک می‌کند تا از غیرقابل پیش‌بینی بودن فرایندهای کاری خود بکاهیم.
ویدیو 5 راه کمکی BPM در بحران
آنچه گذشت
همان طور که متوجه شدید مقاله 5 راه کمکی BPM در بحران به ما کمک می‌کند از قبل برای مقابله با بحران‌ها آمده شویم.
همچنین تأثیرات مدیریت فرایندها بر هر یک از این ۵ راه:
یکی از کم سابقه‌ترین بحران‌هایی که جهان به خود دیده است بیماری کرونا یا همان COVID-19 است.
این بحران که همه‌ی دنیا با آن دست و پنجه نرم کرده‌اند به خوبی اهمیت و ضرورت مدیریت ریسک را به ما نشان داد.
همچنین به ما نشان داده بعضی از اتفاقاتی وجود دارد و یا رخ میدهد که نمی‌توانیم برای آن برنامه‌ریزی کنیم.
اما واقعاً بهترین جواب به این گونه بحران‌ها چیست؟
جواب کاملاً واضح است، ایجاد یک چارچوب دقیق برای مدیریت ریسک که بتواند فرایندهای بحرانی را در وظایف ویا عملکرد سازمان ما در نظر بگیرد.
اما باید توجه کرد که این چارچوب فرآیندی انعطاف‌پذیری و قدرت کافی را برای مقابله با این تغییرات را داشته باشد.
این ترکیب به ما قدرتی میدهد تا بتوانیم با استفاده از مدیریت فرایندها ریسک‌ها را کنترل کنیم.
بحران سلامتی خطری هست که همه افراد را درگیر خود می‌کند درواقع میتوان گفت بحران‌های سلامتی یک خطر محیطی هستند.
وقتی صحبت از یک خطر محیطی می‌شود، یعنی یک رویداد بزرگ، سریع و با پیامدهای متعدد که بر روی همه صنایع و شرکت‌ها با هر ابعادی، کوچک ویا بزرگ تأثیر می‌گذارد.
همان طور که خودتان مشاهده کردید اولین اتفاقی که می‌افتد گارگران و کارمندان در حالت تعطیل شدن قرار می‌گیرند.
از طرفی سازمانها علاوه بر پاسخ‌گویی به تغییرات ناگهانی رخ داده باید بتوانند از سلامتی و ایمنی کارکنان خود اطمینان داشته باشند و همچنین تاجایی که امکان دارد تداوم کسب و کار خود را باید حفظ کنند.
درنتیجه COVID-19 باعث شده است تا مدیریت ریسک در کانون بحث و گفتگوی شرکت‌ها در سراسر دنیا قرار بگیرد.
در این مواقع بحرانی سازمانها مجبور به کارکردن هستند تا از:
اتلاف پول و وقت
کاهش خدمات
آسیب رسیدن به شهرت
در بدترین حالت از تأثیرات مستقیمی که بر کارکنان می‌گذارد جلوگیری کنند.
درواقع وجود یک چارچوب خوب برای مدیریت ریسک به ما کمک می‌کند تا بتوانیم ریسک را کاهش دهیم و کسب و کار خود را به یک تعادل مناسبی برسانیم.
خطرات متعدد برای شرکت‌ها
وقتی در یک کسب و کار از ریسک صحبت می‌شود، احتمال وقوع یک رویداد خاص و پیامدهای آن را در نظر می‌گیرند.
سپس عوامل کنترلی را ایجاد کرده تا از خطرات جلوگیری کنیم و یا میزان خسارت را به حداقل برسانیم و همچنین از تداوم کسب و کار اطمینان داشته باشیم.
بنابراین مدیریت ریسک یک نیروی واقعی برای کاهش پیامدهای بحران‌هایی مانند COVID-19 در سازمانها بوده و هست.
مدیریت ریسک به ما کمک می‌کند تا خطرات موجود در فرآیندهای مهم کسب و کار خود را شناسایی کرده و کنترل‌های لازم برای کاهش آنها را اعمال کنیم. همچنین این عمل باعث می‌شود که تصمیم‌گیری عملیاتی و استراتژیک تسهیل یا همان آسان شود.
مدیریت ریسک با استفاده از یک چشم‌انداز جهانی نسبت به خطرات ایجاد شده، عملکرد عملیاتی و مالی را در سازمان تضمین می‌کند.
میتوان این طور بیان کرد که مدیریت ریسک یکی از ستون‌های اساسی و یا بنیادی هر سازمانی است.
درک این که چگونه مدیریت فرایندها میتواند به ما کمک کند تا بتوانیم دربرابر خطرات ویا ریسک‌ها مقابله کنیم باید جزئی از فرهنگ سازمان ما باشد و باید به همه کارکنان گفته شده باشد درواقع ابلاغ شده باشد.
چگونه مدیریت فرایندها به ما دربرابر ریسک‌ها کمک می‌کند!
سازمانها با انواع مختلفی از خطرات روبه‌رو هستند که میتواند بر کارکرد سازمان ما تأثیرگذار باشد.
ریسک‌ها با توجه به شکل و فرم خاص خود بر روی بخش‌های مختلفی از کسب و کار ما تأثیر می‌گذارند.
ریسک‌ها را به طور کلی میتوان به 5 دسته زیر تقسیم کرد:
مالی
عملیاتی
انطباقی
کارمندی
سلامتی و ایمنی
در ادامه به بررسی نحوه مدیریت کردن فرایندها در هریک از این بخش‌ها خواهیم پرداخت.
ریسک مالی
ریسک‌های موجود در این بخش مربوط به وابستگی‌های متخلف مالی سازمان ما می‌باشد.
درواقع فرایندهایی که نقدینگی در کسب و کار ما ایجاد می‌کند مانند خریدن در ازاء پرداخت یا خیلی ساده همان جریان پولی سازمان ما می‌باشد.
همان طور که خودتان می‌دانید بسیاری از سازمانها و کسب و کارها از نظر اقتصادی تحت تأثیر COVID-19 قرار گرفتند.
حال این که کسب و کار ما هم میتواند جزئی از همین دسته از مشاغل قرار بگیرد.
برای یک شروع قوی ما میتوانیم از شبیه‌سازها برای پیش‌بینی‌های مالی استفاده کنیم.
اما مدیریت فرایندها به ویژه استخراج فرایندهای مؤثر میتواند به ما در شناسایی هرگونه آسیب‌پذیری مربوط به جنبه‌های مالی کسب و کار ما کمک کند.
استخراج و مدلسازی فرایندها میتواند به ما کمک کند تا از روند جریان فرایندهای مالی خود در حالت کاملاً واقعی پرده برداریم.
همچنین باعث می‌شود تا ما بتوانیم عواملی را که بیشترین تأثیر را در جریان نقدینگی داخلی ما دارد را اندازه‌گیری کنیم.
سؤالاتی مانند:
آیا به گروه کوچکی از مشتریان خود وابسته هستیم و آنها به طور نامنظم به جریان نقدی ما کمک می‌کنند؟
آیا مشتریان ما معتبر هستند؟
آیا مشتریان و تأمین کنندگان ما تحت تأثیر وضعیت بحرانی هستند؟ و چه تأثیری بر تعامل آنها با ما خواهد گذاشت؟
آیا شما پرداخت‌های خود را سر زمان خود وصول می‌کنید؟
استخراج فرآیندهای مؤثر اطلاعاتی را در اختیار ما قرار میدهد تا بفهمیم چه میزان ریسک ویا خطر در قلب فرایندهای بخش مالی ما وجود دارد. سپس با استفاده از بهینه‌سازی فرایند میتوانیم اطمینان حاصل کنیم که نقاط کنترلی مناسب را مانند نقاط تأیید، نظارت مدیریتی ویا اعلان‌های خودکار ایجاد کرده‌ایم تا مطمئن شویم که برای بدترین حالت‌های ممکن آماده هستیم.
در این بخش میخواهیم سازمانی را مثال بزنیم که براثر بحران COVID-19 زنجیره ارزش آن دچار مشکل شده است.
یک شرکت را درنظر بگیرید که برای تولید محصول خود وابسته به یک تأمین کننده اصلی می‌باشد.
اگر آن تأمین کننده دیگر نتواند تضمین کند که تقاضای ما را تأمین می‌کند شرکت ما دچار بحران جدیدی خواهد شد.
این خطری هست که ما باید از قبل بروز چنین مشکلی را پیش‌بینی کرده باشیم و آماده مقابله با آن باشیم.
یعنی این که راه‌کارها را از قبل باید مشخص کرده باشیم مانند:
مدیریت موجودی
تأمین کننده جایگزین که محصول مشابه ویا معادل آن را ارائه دهد
نکته مهم این است که اطمینان حاصل کنیم که این راه‌حل‌ها در مواقع لزوم به درستی عمل خواهند کرد.
یکی از راه‌های اطمینان از این موضوع شفاف‌سازی می‌باشد.
این موضوع نیاز دارد که ما درک درستی از مدل فرایندی خود در حال حاضر داشته باشیم و در کل سازمان به اشتراک گذاشته شده باشد و توسط سایر افراد هم به خوبی درک شود.
هر مقدار که ما بتوانیم مدل‌ها را به خوبی درک کنیم و در کل سازمان خود بیشتر انتشار دهیم تا دیگران هم به خوبی آن را درک کنند، باعث می‌شود از ریسک‌های ایجاد اختلال و تأثیر آن بر زنجیره ارزش جلوگیری کنیم و آن را کاهش دهیم.
ریسک انطباق
مدیریت کردن ریسک با قوانین و مقرراتی که کسب و کار ما با آن درگیر است ارتباط دارد.
حتی در شرایط بحرانی هم حفظ رضایت تنظیم کنندگان این قوانین و مقررات باید در اولویت ما باشد.
با استفاده درست از فناوری مدیریت فرایندها، ما میتوانیم سریع و آسان و با استفاده از داده‌هایی که در دست داریم انطباق‌ها را بررسی کنیم.
با مقایسه فرایندی که اجرا می‌شود و فرایندی که باید اجرا شود درواقع همان وضع موجود و وضع مطلوب نقض‌های انطباق را میتوان شناسایی کرد و اقدامات لازم را فوراً انجام دهیم.
حتی این رویداد میتواند به ما کمک کند که تعهدات گزارشی خود را به صورت خودکار انجام دهیم و گزارش‌دهی دستی و پیچیده را برای همیشه فراموش کنیم.
این امر باعث می‌شود ریسک و کنترل‌های مربوط به آن نسبت به کارگران مسئول برای نظارت و پاسخ به آن خطرات شفاف‌تر شود.
مقررات و سایر الزامات را میتوان به طور مستقیم در تصمیم‌گیری‌های عملیاتی برای کارکنان تفسیر کرد و بیان شود که هر روز باید اجرا شوند.
سازمان و یا کسب و کار ما مجبور است تعداد کافی از کارکنان را برای انجام شدن فعالیت‌های خود حفظ کند، با در نظر گرفتن و ایجاد شرایط ایمن برای آنها.
همچنین میتوانیم مهارت‌های کارمندان را برای انجام کارهای روزانه خود به صورت کارآمد اضافه کنیم، طبق قوانینی که در سازمان و صنعت ما وجود دارد.
یک چارچوب فرایندی که از پیش از اتوماسیون فرایندی ویا روباتیک پشتیبانی می‌کند در شرایطی بحرانی فواید بسیاری برای ما دارد.
زیرا این بدان معنی است که برخی کارهای روزمره کسب و کار ما میتواند با حداقل نظارت انسانی انجام شود.
این به کارمندان ما کمک می‌کند تا بتوانند تمرکز خود را برروی وظایف مهم‌تری قرار دهند و به طور مستقیم به اثرات بحران به وجود آمده پاسخ دهند.
ریسک سلامتی و ایمنی
در زمینه بحران COVID-19، برای اطمینان از تداوم مشاغل و ایمنی و سلامت کارمندان باید اقدامات بهداشتی رعایت شود:
پوشیدن اجباری تجهیزات محافظت فردی(PPE)
اجرای فاصله اجتماعی در محیط کار
درواقع مدیریت فرایند نمی‌تواند برای این بخش از مدیریت ریسک، به عنوان راه‌حل مستقیم استفاده شود.
اما استانداردسازی کمک می‌کند تا ما بتوانیم اطلاعات مورد نیاز کارمندان را به طور سریع انتشار دهیم.
مدیریت ریسک و مدیریت فرایندها
برای جمع‌بندی شاید بیان نقل قول زیر از شروین توفیقیان مشاوره تیم رهبری MEE کافی باشد.
اگر می خواهید کسب و کار خود را:
بهبود ببخشید
کیفیت خدمات خود را تقویت کنید
از بروز بحران جلوگیری کنید
باید این را درک کنیم و مشخص کنیم چه زمانی میتوانیم با ریسک‌ها و انواع آنها روبرو شویم.
این خطرات را مدیریت کنیم و به منظور جلوگیری، احتمال وقوع آنها را کاهش دهیم.ا
این بهترین دارایی برای ما هست! این تلاشی است که ما الان انجام می‌دهیم اما نتایج خود را در دراز مدت نشان میدهد.
ویدیو کنترل ریسک با مدیریت فرایند
آنچه گذشت
در مقاله کنترل ریسک با مدیریت فرایند به بررسی چگونگی مدیریت کردن ریسک‌ها در کسب و کارها پرداختیم.
متوجه شدیم که چگونه مدیریت فرایندها به مدیریت ریسک کمک می‌کند تا در شرایط بحرانی مانند COVID-19 ما بتوانیم از بحران خارج شویم و یا آسیب‌های ممکن را کاهش دهیم.
در این مقاله به بررسی چگونگی راضی کردن مدیران برای اجرای BPM در سازمانها خواهیم پرداخت.
در پایان این مقاله علاوه بر ویدیو این مقاله میتواند فایل PDF مقاله را هم دانلود کنید.
مدیران ارشد به دنبال چه چیزی هستند؟
در سازمانها و یا در هر شغلی مدیران ارشد یا عالی سازمان چشم اندازهای کسب و کار را مشخص می‌کنند.
درواقع مدیران ارشد به دنبال:
افزایش کیفیت
کاهش هزینه‌ها
ارائه خدمات بهتر
افزایش رضایت مشتری
شفافیت
کاهش زمان ارائه خدمات و یا تولید
افزایش کارایی و اثربخشی
افزایش سرعت عمل سازمان یا همان چابک کردن
افزایش انعطاف‌پذیری سازمان در برابر عوامل داخلی و خارجی
و بسیاری از موارد مشابه دیگر. حال با استفاده از BPM یا همان مدیریت فرایندهای کسب و کار ما هم میتوانیم از آن به عنوان یک روش برای بهبود فعالیت‌های روزانه استفاده کنیم و یا به عنوان ابزاری برای خودکارسازی و یا نظارت بر فرایندهای کسب و کار از آن استفاده کنیم.
BPM چه کمکی به ما می‌کند!
زمانی که مدیریت فرایندهای کسب و کار به طور صحیح اجرا شود، هر دوجنبه تحلیلی و ابزاری را دربر می‌گیرد.
درنظر گرفتن هر دو جنبه در کسب و کار به ما کمک می‌کند تا بتوانیم به نیازهای اساسی کسب و کار خود پاسخ دهیم.
BPMبه دلیلی ایجاد مزیت رقابتی واقعی، به عنوان یک تحول بزرگ در کسب و کار به شمار می‌رود.
BPM دارای انعطاف‌پذیری بسیار بالای می‌باشد.
به طوری که در سازمان میتوان آن را از بالا به پایین و یا از پایین به بالا اجرا و پیاده‌سازی کرد.
حتی BPM این قابلیت را دارد تا فقط در یک بخش خاص اجرا شود و یا توسعه پیدا کند.
درواقع BPM باعث توانمندی کارمندان در بخش‌های مختلف یک سازمان می‌شود.
تمامی رده‌های سازمانی از BPM بهره می‌برند اما نکته بسیار مهم موافقت و حمایت همه جانبه مدیران ارشد سازمان می‌باشد.
حال ما با دست گذاشتن بر روی نگرانی‌های مدیران ارشد مانند عملیاتی، اجرایی، بازاریابی، مالی، منابع انسانی و سایر موارد میتوانیم به هدف خود دست پیدا کنیم که در ادامه به بررسی آن خواهیم پرداخت.
BPM کمک به اندازه‌گیری، آموزش، برنامه ریزی مداوم، اجرا و بهبود می‌کند.
کمک می‌کند فرایندهای تکرارپذیر را شناسایی کرده.
BPM را میتوان در تمامی بخش‌ها استفاده کرد، در کوچکترین و ساده‌ترین تا بزرگترین و پیچیده‌ترین فرایندها استفاده می‌شود.
نکته بسیار مهم ارتباط بین BPM و IT می‌باشد به طوری که حتی میتوان به صورت مستقیم به عنوان یک ابزار IT از آن استفاده کرد.
بدون شک استفاده از BPM کمک می‌کند هزینه‌ها را کاهش داده و فعالیت‌های تکراری را حذف کنیم.
اگر خیلی ساده بخواهیم بیان کنیم با استفاده از BPM فرایندهای موجود را اصلاح کرده.
این عمل باعث کاهش هزینه‌ها، افزایش کیفیت، افزایش کیفیت ارائه خدمات و به دنبال آن افزایش رضایت مشتری خواهد شد که تمامی این موارد میتواند منجر به افزایش فروش شود.
ما با استفاده از BPM میتوانیم فرایندهای موجود را اندازه‌گیری کرده و گزارش‌های لازم را بدست آورده و براساس آنها میزان کارایی و اثربخشی را در سازمان خود بررسی کنیم.
درواقع BPM با قرار دادن ابزارهای مورد نیاز در اختیار کارمندان میتواند باعث افزایش عملکرد آنان شده.
همچنین این احساس را در بین آنان به وجود آورد که نقش بسیاری مهمی برای سازمان دارند.
که این اتفاق باعث تحت تأثیر قرار گرفتن تمامی ابعاد هزینه، درآمد، انگیزه و سایر موارد مشابه در سازمان می‌شود.
سیستم‌های گذشته نمی‌توانند همه جوانب سازمان را دربر بگیرند
امروزه، سازمانها بسیاری دارای سیستم‌های:
ERP (سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی)
CRM (سیستم مدیریت ارتباط با مشتری)
CMS (سیستم مدیریت محتوا)
HRIS (سیستم اطلاعات منابع انسانی)
و بسیاری از سیستم‌های مشابه هستند که برای پشتیبانی فعالیت‌های کسب و کار خود از آنها استفاده می‌کنند.
برخی از این سیستم‌های بسیار پیچیده و نیاز به تخصص، هزینه بالا و زمان زیاد برای نصب و راه اندازی و همچنین بعد از اجرا، نیاز به زمان و هزینه اضافی برای ایجاد تغییرات، به منظور انطباق بهتر با سازمان ما را دارند.
اکثر این سیستم‌ها بدون ایجاد تغییرات و اصلاحات زیاد، بخصوص اگر متعلق به یک شرکت نرم افزاری نباشند، با یکدیگر ارتباط برقرار نخواهند کرد.
سیستم‌ها و نرم‌افزارها در سطح جهانی ممکن است در زمان اجرا دچار مشکلات بسیاری شوند مخصوصاً در کشور ایران به دلیل وجود تفاوت‌های زیاد در فرایندهای داخلی با سایر کشورهای.
اجرای یک ماژول جدید یا ایجاد تغییرات سفارشی شده در سیستم ERP یک شرکت به طور قطع هزینه بسیار سنگین و زمان بسیاری را صرف خواهد کرد.
بنابراین سیستم‌هایی که تنها به منظور یک کار خاص نصب می شوند به آسانی نمی‌توان از آنها برای پشتیبانی فعالیت‌های دیگر استفاده کرد.
نتیجه این کار بعد از چند سال مشخص می‌شود به طوری که بعد از چند سال شرکت به دیتابیس‌ها و نرم‌افزارهای متعددی وابسته است که با یکدیگر ارتباطی ندارند.
کارکنان از عدم ارتباط آسان سیستم‌های مختلف با یکدیگر و انجام کارهای زیادی به صورت دستی برای استخراج و کامل سازی داده‌ها ناراضی هستند.
در آخر شرکت ما با سیستمی روبرو می شود که فوق‌العاده پیچیده ولی غیرعملی و ناکارآمد است.
این عمل باعث ایجاد شکاف بین تمامی این سیستم‌ها خواهد شد.
درواقع اینجا BPM یا همان مدیریت فرایندهای کسب و کار وارد عمل خواهد شد.
BPM یک روش مدیریت کسب وکار می‌باشد که کمک می‌کند نگرشی و طرز تفکر جدیدی در رابطه با عملکرد سازمان بدست آوریم.
پر کردن شکاف‌ها با BPM
زمانی که براساس BPM قصد داریم نحوه انجام فرایندها را ترسیم کنیم افرادی کلیدی در سازمان با هم همکاری می‌کنند.
برتری BPM این می‌باشد که میتوانیم از سیستم‌های مانند ERP، CRM و سایر سیستم‌های مشابه در کنار BPM استفاده کنیم.
براساس BPM وظایف مختلف را که در سازمان صورت می‌گیرد با توجه به ماهیت آنها میتوانیم خودکار کرده و یا به صورت دستی با ایجاد بهبود در آنها اجرا کنیم.
نکته مهم این است که در پایان تمامی این سیستم‌ها با یکدیگر در ارتباط خواهند بود.
بدین ترتیب مدیران ارشد سازمان و یا رده بالای سازمان می‌توانند آنچه در حال رخ دادن می‌باشد را کنترل کنند.
متمایز کردن سازمان
با استفاده از BPM نتایج بدست آمده در بخش‌های مختلف سازمان را میتوانیم مورد بررسی قرار دهیم.
بنابراین با استفاده از این روش، فرایندهای موفق در بخش‌های مختلف را میتوانیم در سایر بخش‌ها هم تکرار کنیم.
زمانی که مشکلات مختلفی به وجود می‌آیند می توانیم به سرعت آنها را شناسایی، دلایل اصلی شکل‌گیری مشکلات به وجود آمده را شناسایی و اصلاح کنیم.
با استفاده از چرخه BPM ما به صورت مستمر فرایندها را اصلاح و بهینه خواهیم کرد که به بهترین شکل در خدمت اهداف سازمان قرار گیرند.
این امر میتواند منجر به برتری عملیاتی عالی و سطح بیشتر رضایت مشتری شود.
همچنین مدیران اجرایی و مدیران بازاریابی می‌توانند فرآیندها خود را با تمرکز بر ارائه ارزش و حذف موارد غیرضروری ساده‌سازی کرده و ساختار مناسب را ایجاد کنند.
از طرفی آنها می‌توانند فرآیندها مناسب را شناسایی کنند که منجر به متمایزسازی فعالیت یا وظایف کسب و کار و افزایش آگاهی مشتری شود.
تمامی این موارد باعث برتری عملیاتی خواهد شد.
به علاوه سازمان را به یک سازمان چابک و آگاه تبدیل خواهیم کرد.
این امر باعث می‌شود که سازمان به سرعت خود را، با محیط امروزه که همه چیز به سرعت درحال تغییر است وفق دهد.
چابکی عامل کلیدی موفقیت امروزه سازمانها
در سطح جهانی اقتصاد، رقبای جدید به همراه مدل‌های کسب و کار جدید در گوشه کنار دنیا ظاهر می‌شوند.
امروزه به دلیل رشد و سرعت بالای انتقال اطلاعات، میتواند خیلی سریع‌تر از آنچه فکرش را می‌کنیم کسب و کارهای جدید ایجاد شوند و تمامی قوانین سابق را دست خوش تغییر کنند.
بنابراین سازمان ما باید از این مزیت رقابتی که قادر به پیش‌بینی این تغییرات و نشان دادن عکس العمل در زمان مناسب، برخوردار باشد.
اگر فرآیندهای کسب و کار مشخص، شفاف و برنامه‌ریزی برای آنها صورت گرفته باشد کسب و کار ما آمادگی کامل برای رویارویی با این چالش‌ها را دارد.
درواقع BPM با در اختیار گذاشتن چارچوب کاری دقیق و تعریف دقیق گام‌های کسب و کار، ما را برای کسب فرصت‌های جدید کسب و کار در بهترین موقعیت‌ها قرار میدهد.
مثال شرکت کداک
ایستمن کداک یک شرکت چند ملیتی سازندهٔ تجهیزات، مواد خام و خدمات عکاسی است.
دفتر مرکزی آن در شهر روچستر در ایالت نیویورک ایالات متحده واقع شده و توسط جورج ایستمن در سال ۱۸۹۲ تأسیس شد.
این شرکت مخترع اولین دوربین‌های عکاسی دستی بود که موجب عمومیت یافتن هنر عکاسی شد.
از قدیمی‌ترین و معروفترین تولیدکنندگان تجهیزات و مواد عکاسی در جهان به‌شمار می‌رفت.
تصاویر نخستین فرود انسان بر کره ماه توسط یکی از دوربین‌های این شرکت تصویربرداری شد.
کداک که مشهورترین شرکت عکاسی قرن بیستم محسوب می‌شد در سال ۲۰۱۲ اعلام ورشکستگی کرد.
علت ورشکستگی کداک عدم توانایی در تطبیق با پیشرفت‌ها و تحولات بنیادین دنیای عکاسی در پی ورود دوربین‌های دیجیتال بوده است.
این وضعیت باعث شده بود تا ارزش سهام کداک در پانزده سال از ۳۱ میلیارد دلار به کمتر از ۱۵۰ میلیون دلار کاهش یابد.
همچنین تعداد کارکنان آن در مرکز اصلی شرکت هم از ۶۰ هزار نفر به هفت هزار نفر کاهش پیدا کند.
علت اصلی این ماجرا عدم توانایی کداک در تشخیص به موقع تغییراتی محیطی بوده است.
زمانی که مردم احساس نیازهای جدیدی داشتند کداک به درستی این نیاز را نتوانست شناسایی کند.
از طرفی به دلیل انعطاف‌پذیری پایین نتوانست خود را با تغییرات محیط منطبق کند و باعث ورشکستگی آنان شد.
افزایش انگیزه در کارکنان
بدون شک ایجاد انگیزه مثبت در محیط کسب و کار نتایج بسیار خوبی را به همراه دارد.
اما بسیاری از کسب و کارها برای ایجاد کردن چنین انگیزه‌ای درمحیط کار و در بین کارمندان خود با مشکل روبه‌رو هستند.
با کاهش تعهد کارکنان نسبت به شرکت، ناگزیر عملکرد کسب و کار و به تبع آن میزان رضایت مشتری کاهش می‌یابد.
بیشتر مواقع علت این مشکلات از درون خود سازمان می‌باشد.
کارکنان یک کسب و کار ممکن است احساس دلگرمی و امنیت شغلی کمتری داشته باشند به دلیل این که احساس می‌کنند مدیران به آنان توجه نمی‌کنند.
در بعضی مواقع احساس می‌کنند مدیران از آنها به خوبی حمایت نمی‌کند.
به دلیل اینکه مسئولیت‌ها و نقش‌ها شفاف، فرایندها و ابزارهای مناسب را در اختیار آنان قرار نمی‌دهند.
در ابتدای امر آنان سعی می‌کنند کمبودهای موجود در سازمان را جبران کنند اما بعد از گذشت مدتی به آسانی بی‌توجه می‌شوند.
زمانی که کارکنان این حس را داشته باشند، سازمانی که در آن مشغول به فعالیت هستند بهترین محل برای کار نیست بدون شک به دنبال فرصت‌های شغلی جدیدی می‌گردند.
اما بعد از ورود BPM
همان طور که قبل‌تر هم بیان شد BPM شکاف‌ها ایجاد شده و مشکلات کسب و کار را شناسایی می‌کند.
به دنبال آن فرآیندهای ساده‌تر، شفاف و خودکار شده‌ای را جایگزین آنها می‌کند.
BPM کمک می‌کند که کار برای کارکنان و بخش مدیریتی کسب و کار آسان‌تر شود.
همچنین BPM با در اختیار قراردادن فرآیندهای کارآمدتر و ایجاد رضایت بیشتر برای مشتری، مدیران را با مشکلات کمتری مواجه خواهد کرد.
درواقع BPM وظایف بی‌معنی که بدون دلیل خاصی اجرا می‌شدند را حذف می‌کند.
همچنین کمک می‌کند به صورت هوشمندانه محیطی پرانرژی و پرانگیزه‌ای را برای کارمندان ایجاد می‌کند.
محیطی که در آن به کارمندان توجه بیشتری از سمت مدیریت می‌شود.
با استفاده از BPM، میتوانیم کاملاً مشخص کنیم که از هرکدام از کارکنان چه انتظاری داریم و در پی آن خود کارمندان از تأثیر کار خود بر اهداف کسب و کار آگاه می‌شوند.
بنابراین با این کار ما احساس ارزشمند بودن را به کارکنان می‌دهیم که باعث می‌شود در انجام وظایف خود بیشترین سعی و تلاش را کنند.
به خوبی وظایف کاری را بین تمامی کارکنان تقسیم می‌کنند.
به صورت بسیار دقیق‌تر می‌توانند شاخص‌های کلیدی عملکرد را مشخص کنند.
به کارکنان توجه بیشتری دارند.
زمان بیشتری را می‌توانند به کارمندان و محیط کاری خود اختصاص دهند.
کارکنان
زمان آزاد بیشتری دارند که از آن می‌شود هدفمندتر استفاده کرد.
امکان تعامل بیشتر با سایر کارکنان و مدیران برای آنان فراهم می‌شود.
به دلیل شفافیت بالای فرایندهای کاری استرس کمتری وجود دارد و به بهترین شکل می‌توانند زمان را مدیریت کنند.
خدمات بهتری را به مشتریان ارائه خواهند کرد.
دیدگاه بهتری نسبت به کسب و کار و سایر همکاران خود در محیط کار خواهد داشت.
کاهش ریسک‌های مالی و حقوقی
کسب و کارها با توجه به حوزه‌ای که در آن فعالیت می‌کنند ممکن است تحت الشعاع قوانین سخت و پیچیده قرار بگیرند.
BPM کمک می‌کند تا بین سیستم‌ها و تمامی فرآیندها موجود ارتباط قوی برقرار شود.
در نتیجه امکان ردیابی فرآیندها وجود دارد، بنابراین سازمان طبق استانداردها و قوانین موجود در حوزه تجاری، بهترین عملکرد را از خود نشان میدهد.
اما BPM کمک می‌کند ریسک‌های کاری دیگر مانند:
مقاومت در برابر تغییرات جدید
فراموشی بعضی مراحل در زمان اجرا
و سایر موارد مشابه با ایجاد:
ساختار مشخص
مکانیزه شدن
شفافیت
و بسیاری از موارد دیگر کاهش پیدا کند.
بسیاری از کسب و کارها به دلیل عدم توانایی در کنترل فرایندهای کسب و کار خود با مشکلات بسیاری مانند:
سفارش اشتباه در تعداد و نوع خرید محصولات.
فروش اشتباه در تعداد و نوع محصولات.
سفارش و یا فروش محصولات توسط شخصی که دارای صلاحیت لازم برای این کار نیست.
انجام کارها بدون دریافت تأییده مورد نیاز.
استخدام اشتباه فردی که دقیقاً نمی‌تواند نیاز ما را رفع کند.
عدم توانایی افراد جدید در دنبال کردن تخصص کارکنان قبلی.
با خروج افراد از سازمان تخصص آنها از سازمان خارج می‌شود.
نیاز به صرف زمان و هزینه زیاد برای یادگیری نیروی متخصص جدید.
و بسیاری از موارد مشابه دیگر که با بکارگیری BPM میتوانیم تمامی این مشکلات را اصلاح کرده و در آنها بهبود ایجاد کنیم.
استفاده از سیستم IT
در سازمانها بخش‌ها و گروه‌های مختلف با یکدیگر تعامل دارند، اما بعد از مدتی مشاهده می‌شود که این تعامل‌ها هر روز درحال کاهش می‌باشد به طوری که بعد از مدتی به نظر می‌رسد هر شخصی به صورت جداگانه درحال فعالیت می‌باشد.
حال ما برای افزایش تعامل در سازمان از سیستم‌های IT استفاده خواهیم کرد که خود این سیستم‌ها میتواند عامل افزایش شکاف شود.
درواقع زمانی که واحدهای سازمانی احساس نیاز می‌کنند شروع به درخواست برای سیستم‌های IT از بخش IT خواهند.
اما ایراد کار بعد از پیاده‌سازی این سیستم‌ها شروع می‌شود.
زمانی که واحدهای سازمانی درحال استفاده از این سیستم‌ها هستند و برای اولین بار با ایراد و مشکلات جدیدی روبه‌رو خواهند شد که خود قادر به برطرف کردن آن نیستند.
اما نرم افزارهای BPM به نحوی طراحی شده‌اند که از همکاری مستقیم پشتیبانی می‌کند.
همچنین افراد را به انجام آن دعوت می کند یعنی افراد واحد کسب وکار و IT بر روی یک ابزار همزمان کار می‌کنند.
وجود ابزارهای گرافیکی و استانداردهای مشخص باعث می‌شود آنها با یک زبان مشترک باهم صحبت کنند که باعث می‌شود از سوءتفاهم‌ها جلوگیری شود.
سیستم‌های BPM به اندازه کافی انعطاف پذیر هستند که اجازه اجرای تغییرات را بدون نیاز به یک تیم IT را بدهند.
درواقع BPM به بخش IT کمک می‌کند به جای این که سیستم‌های مختلف و جداگانه‌ای در سازمان به وجود آورند یک سیستم مشترک در سازمان ایجاد کنند.
این امر باعث می‌شود ما بتوانیم از فرایندهای مؤثر در تمامی بخش‌های سازمان خود استفاده کنیم.
همچنین در صورد به وجود آمدن ایراد خود واحدها توانایی برطرف کردن آن را داشته باشند.
انعطاف‌پذیری و چابکی با BPM
BPM کمک می‌کند به درستی و با سرعت تغییر لازم را در کسب و کار ایجاد کنیم.
همان طور که قبل‌تر هم اشاره شد ایجاد تغییرات اساسی و پروژه‌های بزرگ IT زمان بر هستند و همیشه دارای ریسک می‌باشند.
اما BPM خیلی نیازی به ایجاد تغییرات بنیادی در سازمان ندارد.
بلکه ما میتوانیم از فرآیندهای فعلی کسب و کار شروع کرده و آنها را در جهت کسب بهترین نتایج، اصلاح، بهبود، اجرا و خودکارسازی کنیم.
این امر میتواند ما را به سرعت به موفقیت برساند حتی زمانی که در حال آماده‌سازی گام‌های بعدی هستیم.
حال این امکان وجود دارد هرچقدر که نیاز باشد این فرآیندهای موفق را تکرار کنیم.
نکته حائز اهمیت این می‌باشد که این تکرارهای مداوم درهم آمیخته نمی‌شوند.
آن هم به دلیل انعطاف‌پذیری بالای نرم‌افزارها BPM.
سازمان ما نیاز به یک سیستم ERP دارد!
باتوجه به نوع، اندازه، پیچیدگی و بسیاری از موارد دیگر یک سازمان ممکن است نیاز به یک سیستم ERP داشته و یا نداشته باشد.
اگر خیلی خلاصه بخواهیم به سیستم‌های ERP اشاره کنیم باید بگوییم که این سیستم‌ها:
گران قیمت
زمان زیادی صرف پیاده‌سازی باید شود
متناسب شرکت‌های بسیار بزرگ و به بلوغ کامل رسیده
عدم کارایی بعضی از قسمت‌ها و یا نبود قسمت‌ها مورد نیاز در نرم‌افزارهای خارجی و حتی داخلی
انعطاف‌پذیری بسیار پایین
حال راه چاره برای سازمان‌هایی که کوچک‌تر هستند و نیاز دارند و یا بهتر است بگوییم که باید فرایندهای سازمان خود را ساختاربندی کنند BPM می‌باشد.
با استفاده از بستههای نرم‌افزاری BPM که بسیار ارزان‌تر، ساده‌تر و قابل توسعه هستند میتوانیم به هدف خود با حداقل هزینه، زمان و نیروی متخصص دست پیدا کنیم.
کافی است برای اینکار ابتدا فرایندهای موجود را استخراج کرده و در آنها بهبود ایجاد کنیم.
سپس با بررسی فرایندهای بهبود یافته آن‌هایی را که نیاز به خودکارسازی دارند را استفاده از ابزارهای BPM مانند BPMSها خودکار خواهیم کرد.
https://hamyarbp.com/wp-content/uploads/2020/06/1-1.jpg500500Aidin Gholamihttps://hamyarbp.com/wp-content/uploads/2019/12/5-2-300x75.pngAidin Gholami2020-06-06 14:46:292020-06-12 10:28:06راضی کردن مدیران برای اجرای BPM
در نمودار زیر مشخص می‌شود که هر یک از نرم افزارها در کدام بخش عملکرد بهتری دارند.
همان طور که از نمودار بالای مشخص است این بیزاجی می‌باشد که در تمامی بخش‌ها برنده این رقابت بوده است.
همین امر باعث شده است که این نرم افزار دارای قیمت بسیار بالاتری نسبت به پروسس میکر باشد.
در ادامه به صورت جزئی‌تر هر یک از این موارد را بررسی می‌کنیم.
20 شاخص بین بیزاجی و پروسس میکر
در این قسمت به بررسی این 20 مورد در جدول زیر خواهیم پرداخت:
شاخص مقایسه
امکان تغییر تاریخ هدف و زمان‌های مربوط به وضعیت و متغیرهای گردش کار
√
×
طراحی فرایند
√
√
طراحی فرم واکنش‌گرا
×
√
ذخیره اسم، گروه، نقش‌ها، نویسنده، تاریخ و زمان در ورژن گردش کار
√
×
REST API
×
√
شبیه‌سازی فرایند
√
×
تعامل فناوری اطلاعات و کسب کار
√
×
ابزارهای تعامل اجتماعی
√
×
شاخص‌های کلیدی عملکرد
×
√
موتور ساخت قوانین کسب و کار
√
×
داشبورد یا میزکار
√
√
پشتیبانی از معماری سرویس گرا
√
×
ایجاد اسناد خروجی
×
√
پرتال کاربری
×
√
مدیریت کاربر
×
√
مدیریت محتوا
√
×
ران کردن فرایند
√
×
پشتیبانی از زبان مدلسازی
√
√
اجرای مدل
√
×
گزارش‌های استاندارد
√
×
بررسی 8 حوزه مقایسه‌ای بین بیزاجی و پروسس میکر
مدلسازی فرایند با یک نگاه به هردو این نرم افزارها میتوانیم متوجه شویم که بیزاجی از نظر ویژگی‌ها و کارکردهایی که دارد نسبت به پروسس میکر برتر می‌باشد.
مدیریت امنیت با تجزیه و تحلیل‌هایی که از نظر امکانات و عملکردی صورت گرفته است، کاملاً مشخص است که بیزاجی نسبت به پروسس میکر یک سر و گردن بالاتر می‌باشد.
تعاملات فرایندی در این بخش هم بیزاجی به میزان قابل توجهی بالاتر از پروسس میکر قرار می‌گیرد. تعامل فرایندها و یکپارچه نمودن آنها جزء مهمترین اقدامات در پروژه‌های مدیریت فرایند است که نرم افزاهای BPMS نیز باید قادر باشند از آن پشتیبانی کنند.
مدیریت فرم از نظر ویژگی‌های فرم و عملکرد بیزاجی به مراتب گزینه خیلی بهتری نسبت به پروسس میکر می‌باشد.
پرتال گردش کار زمانی که به بررسی و ارزیابی ویژگی‌های پرتال گردش کار پرداخته می‌شود، میتوانید مشاهده کنید که بیزاجی به طرز چشمگیری بر رقیب خود حکم فرمایی می‌کند.
مدیریت و نظارت در این قسمت هم به مانند بخش‌های قبلی این بیزاجی می‌باشد که نسبت به پروسس میکر قوی‌تر عمل می‌کند. بیزاجی با استفاده از ابزارهایی که در اختیار کاربران قرار می‌کند به صورت حرفه‌ای این کار را انجام میدهد.
تجزیه و تحلیل فرایند در ماژول تجزیه و تحلیل فرایند بیزاجی نسبت به پروسس میکر یک پیشرو به حساب می‌آید.
فناوری محصول در بحث فناوری هم همان طور که در تصویر هم مشاهده می‌کنید به نظر کاربران بیزاجی بسیار قوی‌تر از پروسس میکر می‌باشد.
سایر موارد مقایسه‌ای بین Bizagi و ProcessMaker
در جدول زیر سایر موارد را در این دو نرم افزار بررسی می‌کنیم:
عنوان
امتیاز کسب شده در نظر سنجی عمومی
8/3
8/6
رضایت مشتری
98%
100
زبان‌های قابل پشتیبانی
English
English
ادغام یا یکپارچگی
MS sharepoint
SAP
ECM
ندارد
متناسب برای سازمان‌های
کوچیک
متوسط
بزرگ
کوچیک
متوسط
پشتیبانی
تلفن
تیکت
تلفن
ایمیل
نظر همیار فرایند کسب و کار
همان طور که از مطالب بالا مشخص است کفه ترازو به سمت نرم افزار بیزاجی سنگین می‌باشد.
لازم به ذکر می‌باشد نتایج عدد و درصدی بیان شده توسط سایت‌های معتبری همچون finances online و مشابه آن بیان شده است.
اما این که واقعاً کدام یک از این دو نرم افزار برای ما بهتر می‌باشد به بسیاری از عوامل دیگر هم بستگی دارد.
اگر به دید آموزش به این دو نرم افزار نگاه کنیم مطمئناً نرم افزار بیزاجی برای شروع بسیار مناسب‌تر می‌باشد.
اما اگر دید ما سازمانی باشد و ما قصد خرید نرم افزار را داشته باشیم ماجرا به طور کلی تغییر خواهد کرد.
آن وقت سازمان ما باید سایر موارد را مانند ریسک‌پذیری، توسعه‌پذیری، زمان، هزینه و بسیاری از موارد دیگر را هم در نظر بگیرد.
یعنی علاوه بر تمام موارد گفته شده باید سازمان به نسبت شرایط خود به این موارد هم توجه لازم را داشته باشد.
این موارد بسیار به آینده‌نگر بودن و یا نبودن سازمان مرتبط است.
از طرفی سازمانها باید شرایط داخل کشور را هم در نظر بگیرند.
نرم افزاری مانند بیزاجی علاوه بر داشتن قیمت بالا در کشور ما تحریم می‌باشد و این کار را برای سازمان در زمان اجرا سخت می‌کند.
مطمئناً می‌دانید زمانی که شرکت‌های ایرانی اقدام می‌کنند این نرم افزارها را ارائه دادن و دستکاری کردن، خود عامل به وجود آمدن ایرادهای جدید می‌باشد.
همچنین با تحریم کردن شرکت اصلی کار سخت‌تر از گذشته هم خواهد شد که سازمانها را دچار چالش‌های جدیدی می‌کند.
اما آنچه تجربه و زمان ثابت کرده است نرم افزار بیزاجی مناسب برای سازمانها بزرگ می‌باشد.
اما نرم افزار پروسس میکر مناسب سازمان‌های کوچک می‌باشد.
ویدیو مقایسه دقیق پروسس میکر و بیزاجی
آنچه گذشت
بعد از مرور مقاله مقایسه دقیق پروسس میکر و بیزاجی به طور کامل با تفاوت این دو نرم افزار آشنا شدیم.
متوجه شدیم که بیزاجی نسبت به پروسس میکر برتر می‌باشد.
اما نرم افزار بیزاجی بسیار گران قیمت‌تر نسبت به پروسس میکر می‌باشد.
از طرفی پروسس میکر متن باز می‌باشد در صورتی که بیزاجی این چنین نیست.
در آخر این که بیزاجی برای شرکت‌های بزرگ و پروسس میکر برای شرکت‌های کوچک مناسب می‌باشد.
بعد از مرور این مقاله به طور کامل با بیزاجی آشنا خواهید شد.
همچنین در انتها میتوانید ویدیو مربوط به مقاله را مشاهده و فایل PDF آن را دانلود کنید.
داستان کمپانی بیزاجی
جالبه که در ابتدا به تحولاتی که در طول زمان برای این شرکت اتفاق افتاده است نگاهی بیندازیم.
داستان این شرکت بر میگرده به بیش از 25 سال قبل یعنی سال 1980 میلادی.
این شرکت در آن زمان متوجه شده بود که خیلی از راه کارهایی که پیشنهاد می‌شود برای فرایندهای سازمان دارای چابکی لازم نمی‌باشند.
در صورتی که شرکت‌ها، بخصوص شرکت‌های در حال رشد نیاز به تمرکز دقیق بر روی فرایندهای کاری خود داشتند.
بسیاری از این شرکت‌ها به دنبال تغییر در طراحی و برنامه‌نویسی‌ها سخت برای فرایندهای خود بودند.
که همین امر باعث شروع ماجرای کمپانی بیزاجی شد.
1989 بیزاجی در این سال توانست برنده اولین پروژه خود شود و پروژه توسعه ERP برای شرکت اَپل را دریافت کند.
1993 جزء یکی از اولین شرکای ماکروسافت در کلمبیا تبدیل می‌شود.
1996 برنده جایزه به عنوان شریک ماکروسافت در کلمبیا شد.
1998 اولین قرارداد بین المللی خود را با یک شرکت آلمانی به اسم Novodata امضا کرد.
2000 راه‌اندازی شبکه اجتماعی آنلاین برای دانش آموزان به اسم universitarius.com
2004 تعداد کارمندان به 100 نفر رسید.
2005 دفتر خود را در انگلستان افتتاح کرد.
2008 بیزاجی مدلر برای اولین بار در این سال منتشر شد. همچنین افتتاح دفتر جدید در کشور اسپانیا.
2010 تعداد مشتریان در 30 کشور به 130 شرکت رسید. معرفی بیزاجی مربع جادویی گارتنر برای BPMSها
2013 افتاح اولین دفتر خود در آمریکا. دو شرکت Adidas و Colpensiones برنده جایزه WfMC BPM شدند.
2014 به عنوان 100 شرکت برتر نرم افزاری در مجله Red Herring معرفی شده است. دو شرکت AgFirst and Generali هم برنده جایزه WfMC BPM شدند.
2015 بیزاجی مدلر به 3 میلیون دانلود دست پیدا کرد.
2016 راه‌اندازی Bizagi11 به عنوان پلدفرم کسب و کار دیجیتال. معرفی به عنوان پیشرو در توسعه نرم افزارهای کم کد (Low-Code). معرفی در مربع جادویی گارتنر در ربع چالش برانگیزان در بحث iBPMSها. معرفی به عنوان 100 شرکت برتر در نوآوری در مجله Red Herring.
2018 راه‌اندازی انجمن جهانی برای کاربران بیزاجی مدلر. میزبان اجتماع جهانی در میامی.
2019 Forrester بیزاجی را به عنوان یک رهبر در اتوماسیون فرایندهای دیجیتالی معرفی کرد.
آنچه بیزاجی به دنبال آن است!
الکس ویو مدیرعامل مجله رد هیرینگ بیان می‌کند که بیزاجی اکوسیستم فناوری‌های بزرگ را دچار دگرگونی کرده است. بیزاجی با ایجاد خلاقیت و نوآوری‌های خود ارزش زیادی برای سازمان به وجود آورده است.
چشم انداز بیزاجی اعتقاد دارد درحال حاضر دنیا وارد عصر اتوماسیون هوشمند شده است. همچنین باور دارند که سرعت این اتفاق بسیار بیشتر از انقلاب صنعتی می‌باشد. چشم انداز بیزاجی ایجاد پلدفرم اتوماسیون فرایندهای برای افزایش چابکی سازمانها و افزایش توانایی رقابتی آنها می‌باشد.
مأموریت کمک به سازمانها تا سریع‌تر بتوانند کسب و کار خود را دیجیتالی کنند.
آنها با ارائه رایگان نرم افزار بیزاجی مدلر به دنبال این می‌باشند که به کسب و کارها این فرصت را دهند تا فرایندهای خود را بهبود ببخشند.
فلسفه بیزاجی آن طور که خودشان بیان می‌کنند بسیار ساده است. آنها محصولات عالی می‌سازند و آن را رایگان در اختیار کاربران قرار می‌دهند. همچنین با ابزارهای مورد نظر کاربران را تجهیز می‌کنند و کمک می‌کنند تا منحنی یادگیری برای افراد کوتاه و کوتاه‌تر شود.
از طرفی با تجربه‌ی زیاد این شرکت و کاربران زیادی که در سراسر دنیا دارند و بازخوردهای فراوانی که دریافت می‌کنند روز به روز محصولات آنها درحال پیشرفت می‌باشد.
بیزاجی یک بسته نرم افزاری می‌باشد که از 3 محصول تشکیل شده است.
بیزاجی در BPMها و BPMSها مورد استفاده قرار می‌گیرد.
بسته نرم افزاری بیزاجی به ما کمک می‌کند فرایند خود را طراحی و آن را تبدیل به یک اتوماسیون اداری بدون دانش کدنویسی و یا با حداقل دانش کدنویسی تبدیل کنیم.
واژه bizagi از دو واژه کسب و کار (business)و چابکی (agility)به وجود آمده است.
نرم افزار بیزاجی جزء نرم‌افزار طراحی و توسعه برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM)بحساب می‌آید.
بیزاجی (Bizagi)یک مجموعه کامل مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM suite)را برای اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار به صورت سه محصول ارائه میدهد.
این سه محصول شامل:
Bizagi BPMN Modeler شما با استفاده از این نرم افزار میتوانید به صورت رایگان فرایندهای خود را مدلسازی کنید. همچنین این نرم افزار از زبان مدلسازی BPMN پشتیبانی می‌کند. از طرفی امکان تهیه خروجی‌های مختلف و اشتراک گذاری فرایندها در سازمان ممکن است.
Bizagi Studio با استفاد از این نرم افزار ما میتوانیم فرایندهای خود را پیاده‌سازی کنیم. یعنی اینکه فرایندهای خود را تبدیل به اتوماسیون اداری کرده یا درواقع فرایندهای سازمان را نیمه خودکار کنیم.
Bizagi Engine با استفاده از این نرم افزارها ما دسترسی لازم را با سایر دستگاه‌ها مانند موبایل را خواهیم داشت. همچنین میتوانیم بسیاری از تحلیل ها را در آن مشاهده کنیم.
بیزاجی بیشتر در:
مدیریت فرآیندهای کسب و کار
مدل سازی فرآیند
اتوماسیون فرآیند
تبدیل کسب و کار
توسعه اپلیکیشنهای کم-کد (low-code)
مدیریت موردی
کاربرد دارد و مورد استفاده قرار می‌گیرد.
بیزاجی یک فرآیند یادگیری الکترونیکی (e-learning)فراگیر ارائه میدهد که برای هر شرکت کوچک و بزرگی که می خواهد رشد پایدار داشته باشد مفید است.
زمانی که فرایندها در فاز اجرا قرار گرفتند فقط لازم است برای این نرم افزار هزینه پرداخت کنید.
بیزاجی به مشتریان جدید خود از طریق دموهای زنده و وبینارها آموزش داده و کمک می‌کند.
بیزاجی کمک می‌کند هزینه‌ها را کاهش داده و فرآیندها را کارآمدتر از قبل کنید.
بیزاجی براساس قوانین موجود در کسب و کار ما کار می‌کند.
همچنین تلاش می‌کند تا به‌جای تغییر دادن باعث ارتقاء آنها شود.
درواقع پروسس میکر جریان داده بین سیستم‌ها و افراد را سازماندهی می‌کند.
تا از این طریق سازمانها به پتانسیل کامل خود دست پیدا کنند.
برایان ریل (Brian Reale)مدیر عامل این شرکت بیان می‌کند که:
ما میخواهیم کاری کنیم که فرایندهای پیچیده در سطوح مختلف سازمانی به راحتی تبدیل به اتوماسیون اداری شوند.
چیستی پروسس میکر
ProcessMaker یک برنامه نرم افزاری که به صورت آنلاین و آفلاین مورد استفاده قرار می‌گیرد.
پروسس میکر با خودکار کردن گردش کار و نحوه گردش اطلاعات بین داده‌ها و سیستم‌ها در سازمان ما بهبود ایجاد می‌کند.
پروسس میکر جزء نرم افزارهایی می‌باشد که یک رابطه دیداری خوب را برای کاربر ایجاد می‌کند.
همچنین جزء نرم افزارهایی می‌باشد که با کشیدن و رها کردن کار را برای تحلیل‌گران کسب و کار آسان کرده است.
پروسس میکر جزء نرم افزارهای مقرون به صرفه، کاربرد آسان و منبع باز برای استفاده در مدیریت فرایندهای کسب و کار می‌باشد.
چرا پروسس میکر
به دلیل توانایی در خودکارسازی فرایندهای کسب و کار.
همچنین به کاربران سازمان از مالی تا فناوری اطلاعات و منابع انسانی این توانایی را میدهد که بدون دانش کد نویسی و یا با داشتن حداقل دانش کد نویسی بتوانند گردش کار خود را طراحی و به اجرا درآورند.
کم کد (Low-Code)
به کاربران این توانایی را میدهد تا به راحتی و با استفاده از یک پلت فرم کم کد، کشیدن و رها کردن بتوانند گردش کار را طراحی و خودکار کنند.
افراد بجای این که ماه‌ها زمان برای این کار صرف کنند در چند هفته می‌توانند مشکلات سازمان خود را حل کنند.
تحول دیجیتالی
اگر هنوز درخواست‌ها را روی کاغذ پر می‌کنید؟
اگر دچار خطاهای ورود داده و رونویسی باعث کار مجدد شما می‌شوند؟
معیارهای غیر استاندارد برای درخواست‌ها و تصمیم‌گیری‌ها اعمال می‌شود؟
اگر چنین هست، فرایند شما آماده ایجاد تحول دیجیتالی با پروسس میکر می‌باشد.
گردش کار اتوماسیونی
کارشناسان فرآیند در هر سازمانی که وجود دارند.
آنها علاقه دارند که فناوری اتوماسیون فرآیند با کاربرد آسان و در عین حال نیرومند داشته باشند.
که آن سیستم بتواند با تغییر فرآیندهای سازمانی به سرعت سازگار و سفارشی شود.
این کاری است که آنها می‌توانند با پروسس میکر انجام دهند.
گسترش سیستم‌های قدیمی
پروسس میکر از طریق API به سایر سیستم‌های مانند جیمیل، SAP ERP، اکسل و بسیاری از موارد دیگر متصل می‌شود.
این کار روش کار افراد را به طور چشمگیری بهبود میدهد.
در این مقاله با مفهوم ERP آشنا خواهیم شد. همچنین با مرور آن به مزایا و معایب آن پی‌خواهیم برد.
در پایان هم میتوانید ویدیو مربوط آن را مشاهده کنید و فایل PDF مقاله را دانلود کنید.
تاریخچه ERP
شروع استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی به جنگ جهانی دوم برمیگردد و به تدریج استفاده از این سیستم‌ها در شرکت‌ها و سازمانها عمومیت پیدا کرد.
در دهه ۶۰ میلادی شرکت IBM سیستم کنترل انبار و برنامه‌ریزی تأمین مواد MRPI را پیاده‌سازی کرد
سپس در دهه ۷۰ میلادی شرکت SAP ERP مفهوم دقیق‌تری از MRP I و سپس MRP II را در سیستم‌های خود طراحی و پیاده‌سازی کرد.
کم کم در کنار این سیستم‌ها، سیستم‌های دیگری چون سیستم‌های مالی، فروش، نگهداری و تعمیرات، منابع انسانی طراحی و در سازمانها مورد استفاده قرار گرفتند.
اما جزیره‌ای بودن آنها باعث بروز مشکلات بسیار زیادی در سازمانها شده بود.
از طرف دیگر طراحی این سیستم‌ها به صورت وظیفه گرا یا همان Function Oriented بود عدم نگاه فرایندی مشکلات دیگری در سازمانها به وجود آورده بود.
شرکت آلمانی SAP اولین شرکتی بود که مفهوم دقیق ERP را با نگاه یکپارچه و فرایند محور در تمام حوزه‌های عملیاتی و برای صنایع مختلف طراحی و در هزاران شرکت تراز اول دنیا پیاده‌سازی کرد.
تعریف ERP
• ERP درواقع یک بسته نرم افزاری کاربردی درون سازمانی است که جامع و سازمان نگر، ماژولار، استاندارد و شامل یک مجموعه از ماژول‌های یکپارچه، آماده راه اندازی، از پیش طراحی شده و از پیش مهندسی شده اما قابل تنظیم و پیکربندی بر اساس نیازهای سازمان است.
• یک راه حل نرم افزاری می‌باشد که اکثر فعالیت‌های موجود در واحدهای مختلف سازمان را به طور یکپارچه در یک سیستم نرم‌افزاری واحد تعریف و ایجاد می‌کند.
• ERP درواقع یک علم و فن برای مدیریت منابع سازمانی می‌باشد.
• یک بسته نرم افزاری تجاری می‌باشد که وظیفه آن یکپارچگی اطلاعاتی و ایجاد برقراری جریان اطلاعات بین تمامی واحدهای سازمان از جمله مالی، منابع انسانی، فروش و بازاریابی، تولید و مدیریت مشتریان است.
چیستی ERP
ERP یا برنامه‌ریزی منابع سازمانی که اختصار شده Enterprise resource planning می‌باشد.
ERP طیف گسترده‌ای از فعالیت‌های مختلفی را شامل می شود.
هدف آن گردآوری تمام داده‌ها و فرایندهای یک سازمان در یک سیستم واحد می‌باشد.
که در نهایت منجر به بهبود عملکرد سازمان می‌شود.
در واقع ERP یک سامانه یکپارچه می‌باشد که دارای اهداف، اجزاء و محدوده مشخص و معینی است. یک ERP مناسب باید تمام داده‌ها و فرآیندهای سازمان را در یک سیستم واحد جمع می‌کند.
برای دستیابی به این اهداف، ERP از اجزای سخت افزاری و نرم افزاری گوناگونی برای دستیابی به این مجموعه عظیم اطلاعات استفاده می‌کند.
برنامه‌ریزی منابع سازمان تقریباً جزء ابزارهای موجود و تکامل یافته سیستم‌های اطلاعات مدیریت است.
مبنای کارکرد ERP همان طور که بیان شد تفکر فرآیندی به جای ساختارهای وظیفه‌ای است
همچنین ERP بدنبال تبدیل خواسته‌های مشتری به دادههای کمی در جهت افزایش رضایت مشتریان است.
ERP، سیستم‌های کامپیوتری مستقل و قدیمی سازمانها نظیر:
بخش های مالی
منابع انسانی (HR)
تولید و انبار
را در قالب یک برنامه نرم افزاری یکپارچه و متحد، به یکدیگر مرتبط می‌کند.
در واقع پس از نصب ERP بخش‌های مالی، تولید و انبار همچنان نرم افزارهای مخصوص به خود را در اختیار دارند با این تفاوت که با کمک ERP، سیستم‌های کامپیوتری بخش‌های مختلف با یکدیگر مرتبط شده‌اند.
در سال‌های اخیر با به وجود آمدن:
مدیریت زنجیره تامین (SCM)
مدیریت روابط مشتری (CRM)
مدیریت فرآیند (Workflow)
هوش تجاری (BI)
تجارت الکترونیک (E-commerce)
توانسته‌اند به ERP مفهوم کامل‌تری را بدهند که برخی آن را ERPII می‌نمایند.
ویژگی‌های ERP
فراهم نمودن یکپارچگی کامل سیستم‌ها نه فقط بین واحدهای یک سازمان بلکه بر تمامی شعبه‌های موجود یا زیر مجموعه‌های سازمان با مدیرت واحد.
بهبود و اصلاح فرآیندهای کسب‌وکار (البته نه به معنی کاری که مدیریت فرایندهای کسب و کار می‌کند)
اجازه دادن به ورود خودکار آخرین فناوری مانند انتقال الکترونیکی وجه، اینترنت، ویدئوکنفرانس و بسیاری از موارد دیگر
ارائه راه‌حل برای مدیریت بهتر پروژه
از میان برداشتن مشکلات کسب‌وکار از قبیل تمام شدن مواد، مشکلات موجودی، تحویل فوری و سایر موارد
برطرف کردن یا عبور از شکاف‌های اطلاعاتی موجود در سازمان
ارائه یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه در سطح تمام سازمان که حیطه‌های وظایف مانند تولید، خرید، حساب‌های پرداختنی و دریافتنی، موجودی و غیره را پوشش خواهد داد.
تفاوت سیستم‌های اطلاعات مدیریت با ERP
همانطور که می‌دانید برای یک سازمان هم می توان از یک سیستم مدیرت اطلاعات (MIS)استفاده کرد و هم می توان برای این سازمان از سیستم ERP استفاده نمود.
در اینجا به تعدادی از تفاوت‌های این دو سیستم اشاره می‌کنیم:
بستههای نرم افزاری ERP بر مبنای اجزای وظیفه‌ای کسب و کار نیستند بلکه بر مبنای فرآیندهای کسب و کار هستند و این مهمترین تفاوت آنها با سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت یا همان MIS به حساب می‌آید.
بستههای نرم افزاری ERP درون یک سازمان ایجاد نمی‌شوند بلکه از تولید کنندگان آن خریداری می‌شود و بخش بزرگی از یک سازمان را پوشش میدهد و جریان اطلاعات را در تمام طول سازمان بهبود می‌بخشد.
تکنولوژی تولید و محیط توسعه بستههای ERP تقریباً یکسان و مشابه است کارایی آنها متفاوت می‌باشد اما در MIS هر بخش ممکن است در محیط و بستر جداگانه‌ای تهیه و اجرا شود.
ERP فقط از یک پایگاه داده باید استفاده کند این در حالی است که MISها ممکن است پایگاه دادههای مختلفی داشته باشد که لزوماً با هم نباید در ارتباط باشند.
سیستم‌های ERP به صورت بستههای نرم افزاری مرتبط به هم و مجتمع به دلیل یکپارچگی آن می‌باشد در حالی که MISها ممکن است چنین نباشند.
اجزای ERP
یک سیستم ERP معمولاً شامل اجزای زیر باید باشد:
مالی – حسابداری
مدیریت زنجیره تامین (SCM)
مدیریت منابع انسانی (HRM)
ساخت و تولید
مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
مدیریت پروژه
کنترل دسترسی
انبار داده‌ها
علت شکست سیستم ERP
به منظور بهره‌برداری بهتر ار نرم‌افزار ERP باید افرادی در سازمان وجود داشته باشند که روش‌های کاری را با نرم‌افزار تطبیق دهند.
اگر افراد در واحدهای مختلف درباره روش‌های کاری لحاظ شده در نرم‌افزار نسبت به روش‌هایی که آنها در حال حاضر استفاده می‌کنند به توافق نرسند، برای استفاده از نرم‌افزار مقاومت نشان می‌دهند.
به همین دلیل معمولاً سیستم‌های ERP در رسیدن به اهداف خود ناکام می‌مانند.
این که سازمان مورد نظر تمایلی به رها کردن فرایندهای کاری کهنه و ناسازگار با سیستم‌های ERP نداشته باشد و اصرار دارند تا این فرایندها از طریق سیستم جدید قابل اجرا باشند.
برخی سازمانها نیز در رها کردن سیستم‌های جزیره‌ای قدیمی خود که در گذشته عملکرد خوبی داشته‌اند، تمایلی از خود نشان نداده و ترجیح می‌دهند تا بخشی از کار از طریق همان سیستم‌ها بدون ایجاد یکپارچگی با سیستم جدید انجام شود.
از طرفی اگر از واحد تکنولوژی اطلاعات درخواست کنند تا نرم‌افزاری تهیه نماید که متناسب با روش‌های کاری آنان باشد، پروژه ERP شکست می‌خورد.
همچنین به یاد داشته باشید که سفارشی‌سازی نرم‌افزار ERP، آن را ناپایدارتر و نگهداری از آن را دشوارتر می‌کند.
در صورتی که سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان با دقت کافی پیاده سازی نشود، امکان تحمیل هزینه‌های اضافی و سنگین برای سازمان وجود دارد.
به‌طور معمول یک سیستم ERP نمی تواند تمام ضعف‌ها و مشکلات یک سازمان را حذف کند.
سازمان باید در ارتباط با نحوه عملکرد و فرایندهای موجود در سازمان خود تجدید نظر کرده و به صورت مستمر در پی بهبود آنها باشد.
در غیر این صورت ممکن است در پایان کار خیلی نتیجه مثبتی را نتوانند کسب کنند.
مهمترین چلش‌های ERP
با تمام مزایایی که میتواند یک سیستم ERP داشته باشد جزء سیستم‌هایی می‌باشد که پیاده‌سازی آن به شدت چالش بر انگیز می‌باشد:
عدم حمایت مدیران ارشد و مدیران بخش‌های متفاوت سازمان
مقاومت افراد برای استفاده از نرم‌افزار و تغییرات جدید با توجه به راهکار جدید
تخمین نادرست سطح مورد نیاز منابع جهت اجرای سـیستم در سطح سازمان
مزایای ERP
کاهش هزینه عملیات مالی
کاهش هزینه‌های انبار
کاهش هزینه سفارش
بهبود ارسال به موقع
کاهش هزینه تولید
افزایش قابلیت متناسب سازی برای مشتری
افزایش رضایت‌مندی مشتری
افزایش شفافیت فرایند برای مشتری
کاهش هزینه حمل و نقل
کاهش حجم مورد نیاز سرمایه گذاری
کاهش هزینه های ناشی از توقف خط تولید
کاهش زمان تکمیل و نهایی کردن محصول
همچنین افزایش فروش و در نهایت رشد سازمان
کاهش هزینه خطاهای ناشی از عدم هماهنگی یا هماهنگی ضعیف بین واحدهای مختلف سازمان
معیاب ERP
نصب و نگهداری این سیستم‌ها بسیارگران است بنابراین برای سازمان‌های بزرگ بیشتر کارایی دارد.
استفاده از این سیستم‌ها بخصوص اگر بومی‌سازی شده نباشد دشوار است و نیاز به آموزش جامع کاربران دارد.
مقاومت افراد برای به اشتراک گذاشتن برخی از اطلاعات حساس که برای یک فرایند ضروری است.
استقرار ERP بسیار وقت گیر است طوری که پروژه‌ها ممکن است 1تا3 سال (یا بیشتر) طول بکشد تا تکمیل و کاملاً کاربردی شوند.
سفارش‌سازی کم سیستم ERP ممکن است باعث عدم ادغام با فرایندهای کسب و کار ما شود از طرفی سفارش‌سازی زیاد باعث کندی پروژه و یا آسیب رسیدن به پروژه می‌شود.
بازگشت سرمایه بلافاصله بعد از پیاده‌سازی ERP خود را نشان نمی‌دهد و اندازه‌گیری آن سخت می‌باشد.
ممکن است به دلیل اجرای ERP هزینه‌های غیرمستقیم دیگری وجود داشته باشد مانند زیرساخت‌های جدید فناوری اطلاعات و سایر موارد دیگر.
انتقال دادههای موجود به سیستم‌های جدید ERP برای دسترسی به آنها کاری دشوار یا غیرممکن است. ادغام سیستم‌های ERP با دیگر سیستم‌های نرم افزاری مستقل در صورت امکان به همان اندازه دشوار است. انجام این کارها ممکن است وقت، پول و منابع زیادی را مصرف کند.
ارزیابی قبل از اجرای سیستم ERP بسیار مهم است. اگر این مرحله به درستی انجام نشود و منابع فنی و تجاری مناسب در هنگام ارزیابی در دسترس نباشند، پیاده‌سازی‌های ERP می توانند به یک شکست تبدیل شوند.
ERP نیز مانند بسیاری از نرم افزارهای کاربردی مورد استفاده شرکت‌ها قرار می‌گیرد و بدون شک کشور ماهم شامل این موضوع می‌شود.
اما طبق اطلاعات منتشر شده برخلاف بسیاری از سازمان‌های خارجی که استفاده از ERP باعث بهبود چشمگیری در آن سازمانها شده است.
در کشور ما چنین کارایی را نداشته است و موفقیت خیلی زیادی نداشته است.
این امر دلایل بسیار زیادی دارد که یکی از آنها عدم تغییر نگاه وظیفه‌گرایی به فرایندگرایی می‌باشد.
یکی از چالش‌های بزرگ سازمانها انتخاب ERP داخلی یا خارجی می‌باشد.
نمونه‌های موفق ERPهای خارجی در کشور ما بسیار کم می‌باشد.
که یکی از دلایل آن تفاوت‌هایی است که سازمان‌های ما از نظری فرهنگی و قوانینی با سایر کشورها دارند.
از طرفی هزینه تهیه این نرم افزارها بسیار بالا و همچنین هزینه پیاده‌سازی و نگهداری از آن به شدت زیاد می‌باشد.
همچنین این سیستم‌ها به زمان بیشتری برای پیاده‌سازی نیاز دارند.
اما ERPهای داخلی هزینه بسیار کمتری دارند.
همچنین به دلیل بومی‌سازی شدن آنها کار با آنها ساده‌تر می‌باشد و سازگاری بیشتری با فرهنگ و قوانین کشوری دارند.
زمان کمتری هم برای پیاده‌سازی نسبت به مشابه‌های خارجی دارند.
اما اگر واقع بینانه به قضیه نگاه کنیم.
نرم‌افزارهای ERP ایرانی کارایی نرم افزارهای خارجی را که پیشرو در این صنعت هستند را ندارند.
به‌طور مثال قطعاً این نرم افزارها قابل مقایسه با نرم افزارهای شرکت SAP نمی‌باشند.
همچنین شرکت‌هایی اصولاً از ERP استفاده باید کنند که به بلوغ رسیده باشند بنابراین این سازمانها بسیار بزرگ و مطرح هستند در سطح کشور و خارج از کشور.
همین امر باعث می‌شود به دلیل روابط مختلفی که دارند در داخل و خارج از کشور در صورت استفاده از ERP باوجود تمام این هزینه‌ها از نمونه‌های خارجی و مطرح استفاده کنند. به‌دلیل قوی بودن و مطرح بودن برندهای خارجی این امر برای این سازمانها بسیار مطرح است.
حال این که سازمانها دسته داخلی یا خارجی را انتخاب می‌کنند تماماً به راهبردهای مدیران ارشد آن سازمان بستگی دارد.
ویدیو ERP یا برنامه‌ریزی منابع سازمانی چیست؟
آنچه گذشت
بعد از مطالعه مقاله ERP یا برنامه‌ریزی منابع سازمانی چیست؟ با مفهوم آن کاملاً آشنا شدیم.
بعد از مرور مقاله ERP یا برنامه‌ریزی منابع سازمانی چیست؟ متوجه شدیم که در واقع ERP یک بسته نرم افزاری می‌باشد که توسط شرکت‌های زیادی از جمله داخلی و خارجی ارائه می‌شود.
همچنین متوجه شدیم که ERPها به دنبال ایجاد یکپارچگی در سازمانها هستند.
از طرفی مشاهده کردیم که پیاده‌سازی ERPها در سازمان نیاز به هزینه‌های سنگینی دارد و بسیار وقت‌گیر می‌باشد.
همچنین مشخص شد که پیاده‌سازی ERPها سازمان را با چالش‌هایی روبه‌رو می‌کند.
متوجه شدیم که ERPها مزایایی زیادی دارند اما در نقطه مقابل آن معایبی هم دارند.
در آخر هم متوجه شدیم که سازمانها برای انتخاب نرم افزار داخلی و یا خارجی تکیه بر راهبردهای سازمان می‌کنند.
https://hamyarbp.com/wp-content/uploads/2020/02/1-7.jpg500500Aidin Gholamihttps://hamyarbp.com/wp-content/uploads/2019/12/5-2-300x75.pngAidin Gholami2020-02-23 07:11:562020-02-23 09:00:34ERP یا برنامه‌ریزی منابع سازمانی چیست؟
Loading... 
