سیستم سازی کسب و کار

 

 

هیولایی به اسم سیستم‌سازی

کلمه سیستم‌سازی شاید عجیب غریب باشد و به نظر انجام اینکار به سختی امکان‌پذیر باشد.

اما درواقع همه ما از همان دوران کودکی درحال سیستم‌سازی هستیم حال ممکن است
تا قبل از مطالعه این مقاله هم، با این مفهوم آشنا نشده باشید اما در خیلی موارد درحال استفاده از آن باشید.

ساده‌ترین و شاید قابل فهم‌ترین سیستم‌سازی که ما با آن دست و پنجه‌نرم کرده‌ایم تیم‌های فوتبال می‌باشد.

در یک تیم فوتبال باید سیستم‌سازی صورت بگیرد و هر مقدار اینکار دقیق‌تر و بهتر انجام شود نتیجه مطلوب‌تری را دریافت می‌کنیم.

 

با یک داستان شروع کنیم!

در زمان نوجوانی که در یک تیم باشگاهی درحال فعالیت بودم متوجه یک نظم و همانگی خاصی شده بودم
به‌طوری که اکثر کارها حتی بدون حضور سرمربی هم انجام می‌گرفت اما آن زمان متوجه نبودم که به اینکار سیستم‌سازی می‌گویند.

به‌طور مثال بسیاری از تمرینات بدون حضور سرمربی توسط مربیان صورت می‌گرفت درواقع سرمربی برای هر بخش خاصی مربی قرار داده بود برای

  • بدن‌سازی مربی متخصص
  • برای دروازبان‌ها مربی خاص خودش

 از طرفی نیازی به آوردن توپ، موانع و یا حتی آب هم نبود چون این وظایف به تیم تدارکات سپرده شده بود.

با نگاه دقیق‌تر متوجه این موضوع شدم که یک تیم فقط کار آنالیز را انجام می‌دهد و گزارش آنالیز را فقط، تحویل سرمربی می‌دادند و سرمربی درگیر کارهای آنالیز نمی‌شود.

همیشه یک فضایی برای تمرین کردن از قبل آماده شده بود و تیم بعد از ورود به زمین شروع به استفاده از ابزارهای فیزیکی درون زمین می‌کرد مثل زمین چمن، سالن و تیر دروازه‌ها و سایر موارد.

اما بعد از همه‌ی این ماجراها نوبت به فوتبال بازی کردن می‌رسید جایی که سایر افراد کنار زمین قرار می‌گرفتند و نوبت ما بود که بخشی از کار را انجام دهیم
سرمربی این‌بار بازیکنان را با توجه به مهارتشان و نوع سیستم تیم کنار یک دیگر قرار می‌داد، سرمربی به هریک از بازیکنان باتوجه به مهارتشان و نوع پستی که بازی می‌کردند
فقط نکاتی را یادآوری می‌کرد و بازی شروع می‌شد.

بله دقیقاً نکته همین است سرمربی تیم نباید وقت خود را برای هر کاری بگذارد، سرمربی به عنوان مغز متفکر تیم زمان و فکر خود را روی کارهای مهم‌تر تیم قرار می‌دهد
وظیفه سرمربی هدایت تیم برای دستیابی به اهداف مورد نظر می‌باشد.

به این موارد و موارد مشابه در فوتبال یک نوع سیستم‌سازی است.

حالا با هم بریم یکم تخصصی‌تر سیستم‌سازی را بررسی کنیم.

 

سیستم سازی در کسب و کار اثر موفقیت

 

قبل از هرچیزی سیستم چیست؟

سیستم مجموعه‌ای از اجزای به‌ هم پیوسته است که دارای

  • ورودی مشخص
  • فرایند مشخص
  • خروجی مشخص
  • بازخورد می‌باشد.

یا می‌توان گفت سیستم مجموعه‌ای از عناصر هماهنگ، همسو شده و به هم پیوسته است که برای تحقق هدفی خاص متمرکز شده‌اند.

 

سیستم کسب و کار چیست؟

درواقع کسب و کار، ‌خود یک نوع سیستم است که داری ورودی‌های مشخص(نرم، سخت و اطلاعاتی) می‌باشد.

این ورودی‌ها پس از قرار گرفتن در فرایند کسب و کار به ما خروجی مشخصی را می‌دهد.

این خروجی می‌تواند سود یا هر ارزش افزوده دیگری باشد که براساس آن ما بازخورد دریافت می‌کنیم.

این بازخوردها به ما می‌گویند چه میزان ورودی‌ها و فرایندها، ما را به خروجی مورد نظر رسانده است.

 

سیستم سازی کسب و کار چیست و چگونه کار می‌کند؟

با توجه به تغییراتی که در محیط کاری ایجاد می‌شود، کسب و کارهایی که بتوانند خود را با تغییرات جدید تطبیق دهند،
به موفقیت دست پیدا می‌کنند. در همین راستا، سیستم سازی کسب و کار اهمیت پیدا می‌کند.

سیستم سازی کسب و کار در واقع مجموعه‌ای از فرآیندهایی است که موجب انجام کارها به صورت موثرتر و کارآمدتر می‌شود.

به عبارت دیگر، به مجموعه‌ای از:

  • چارچوب‌ها
  • سیاست‌ها
  • روش‌های کاری و تجاری

که موجب بهبود انجام کارها و وظایف در یک کسب و کار می‌شوند را سیستم‌سازی می‌گویند.

 

سیستم‌های کسب و کار

سیستم کسب و کار شامل:

  • کارمندان
  • تجهیزات مختلف مانند:
    • کامپیوتر
    • تلفن
    • فکس
    • و غیره
  • دستورالعمل‌هایی برای انجام کارها

اکثر کسب و کارها دارای چنین سیستمی هستند. با این وجود، بهینه‌سازی این سیستم موجب بهبود عملکرد می‌شود.

یکی از روش‌های بهینه‌سازی سیستم کسب و کار از طریق سیستم‌سازی آن است.

از جمله سیستم سازی کسب و کار می‌توان به:

  • سیستم‌های موجودی
  • سیستم‌های ارزیابی
  • سیستم‌های آموزشی
  • سیستم‌های پشتیبانی
  • سیستم‌های استخدام
  • سیستم‌های فروش اشاره کرد.

به طور کلی، سیستم‌های کسب و کار را می‌توان به سه دسته تقسیم کرد:

  • سیستم نرم:

استفاده از:

    • ایده‌ها
    • کارمندان
    • خودمان
    • تمام افرادی که به نحوی درگیر فرایندهای کاری ما به منظور تکمیل کارها و وظایف می‌باشند.

 

  • سیستم سخت:

استفاده از:

    • تجهیزات فیزیکی مانند:
      • وب‌سایت
      • سیستم ارتباطی
      • کامپیوتر
      • سایر موارد به منظور افزایش بهره‌وری سیستم.

 

  • سیستم اطلاعاتی:

استفاده از فرآیندهای فناوری اطلاعات جهت جمع‌آوری اطلاعات لازم برای انجام مقایسه و ارائه بهترین روش برای مشخص شدن:

    • چشم‌اندازها
    • مأموریت‌ها
    • مزیت‌های رقابتی
    • سایر موراد می‌باشد.

 

ایجاد هماهنگی و پیاده‌سازی این سیستم‌ها نیاز به یک طرح کلی و چارچوب‌بندی دارد که به طور کلی به آن سیستم سازی کسب و کار می‌گویند.

به این ترتیب، سیستم کسب و کار حتی بدون حضور مدیران نیز می‌تواند به صورت کارآمد عمل کند.

 

سیستم سازی در کسب و کار دمینگ

 

مزایای سیستم سازی کسب و کار

سیستم سازی کسب و کار دارای مزایای بسیار زیادی است. برخی از مهم‌ترین این مزایا عبارتند از:

  • خطاهای انسانی کمتر در پیاده‌سازی فرآیندها؛
  • سرعت و بهره‌وری بیشتر؛
  • عملکرد بهبود یافته؛
  • دسترسی ساده به اطلاعات و تجزیه و تحلیل داده‌ها؛
  • افزایش ارزش و قیمت کسب و کار شما در زمان فروش؛
  • تفویض اختیار ؛

همچنین می‌توانی مقاله  تفویض اختیار را در اینجا مطالعه کنید!

  • تمرکز مدیران برای توسعه کسب و کار؛
  • مدیریت دانش؛
  • برون‌سپاری کارها؛
  • کیفیت کاری بهتر؛
  • کار کمتر؛
  • سیستماتیک و خودکار شدن کارها؛
  • آزادتر شدن وقت مدیر؛
  • پرداختن به کارهای مدیریتی؛
  • درک بهتر از فرآیندهای کسب و کار؛
  • ارائه خدمات بهتر به مشتریان؛
  • بهبود کیفیت محصولات یا خدمات؛
  • رشد کسب و کار به صورت یک پارچه؛

 

برخی از افراد ممکن است فکر کنند که انواع خاصی از فرآیندهای کسب و کار نباید سیستم‌سازی شوند.

به عنوان مثال، یک طراح ممکن است بر این باور باشد که کارهای خلاقانه را نمی‌توان سیستم‌سازی کرد
زیرا چنین کارهای بر مبنای تفکر و خود انگیختگی غیرخطی صورت می‌گیرند.

با این وجود، حتی کارهای خلاقانه نیز دارای اهدافی هستند و از یک فرآیند تکرارپذیر پیروی می‌کنند.

از آنجایی که چنین فرآیندهایی قابل تکرار هستند، می‌توان آن‌ها را سیستم‌سازی کرد.

در اصل، مرکز سیستم سازی کسب و کار شامل:

  • طرح‌ریزی
  • مستندسازی
  • دنبال کردن یک جریان کاری تکرارپذیر است.

به‌طور مثال هر زمان که شما قصد ماشین سواری را داشته باشید همیشه کاربرد ابزارهای مانند:

  • فرمان
  • دنده
  • پدال گاز
  • سایر موارد ثابت و تکرار پذیر می‌باشد.

 

آیا ما هم نیاز به سیستم‌سازی داریم؟

برای پاسخ به آن کافی است سؤالات زیر را از خودمان بپرسیم:

  1. کار می‌کنم زیادم کار می‌کنم اما پیشرفت خاصی ندارم؟
  2. فقط دارم کار می‌کنم، دیگه کار لذتی برای من نداره؟
  3. کسب و کارم به حضور من وابسته هست؟
  4. با همه این کار کردن‌ها هنوز هم کلی کار دیگه دارم؟

اگر پاسخ شما بله است بنابراین شما نیاز به سیستم‌سازی در کسب و کار خود دارید.

برعکس این باور غلط که شاید اکثر ما آن را در فیلم‌ها مشاهده کرده‌ایم
مدیران موفق و کارآفرینان موفق زیاد کار نمی‌کنند و این چنین نمی‌باشد که در طول روز زمان کم بیاورند.

آن‌ها از زمان خود به بهترین شکل ممکن استفاده می‌کنند و کارهای زمان‌بر را به عهده سایر افراد موجود در سیستم کسب و کار خود می‌سپارند.

 

آزمون سریع نیاز یا عدم نیاز به سیستم‌سازی در کسب و کار

  1. زمان‌بندی

آیا زمانیکه شما در حال انجام فعالیت‌های جاری هستید، می‌توانید کارهای پیچیده‌ی دیگری برای توسعه کسب و کارتان انجام دهید؟

  1. تداوم زمان

اگر برای چند هفته نتوانید با کسب و کارتان هیچگونه ارتباطی داشته باشید آیا کسب و کارتان به مسیر خود ادامه می‌دهد؟

یا این که شما جزء جدایی ناپذیر کسب و کارتان هستید؟

اگر پاسخ شما منفی است یعنی شما در کسب و کارتان نیاز به سیستم‌سازی دارید.

 

انواع سیستم سازی کسب و کار

 

یک اشتباه رایج در سیستم‌سازی

کسب و کارها فکر می‌کنند به طور همزمان در همه بخش‌های کسب و کار باید سیستم ایجاد کنند
در صورتی که نقطه شروع برای ایجاد سیستم‌سازی از بخشی می‌باشد که اوضاع وخیم‌تری دارد.

 

وحشت مدیران از سیستم‌سازی کسب و کار!

اغلب مدیران از سیستم‌سازی کسب و کار خود به دلیل:

  • ترس داشتن، از تکنولوژی‌های جدید

هنوز که هنوز خیلی از مدیران به روش‌های سنتی تکیه کرده‌اند و اعتقاد دارند این روش‌ها بهتر جواب می‌دهد.

بهتر است این ترس را کنار گذاشته و کارها را از حالت دستی انجام دادن خارج کرده و از تکنولوژی‌های جدید استفاده شود.

ما در عصر اطلاعات و سرعت زندگی می‌کنیم بنابراین باید از ابزارهای مناسب استفاده کنیم
تا از سرعت لازم برای پاسخ‌گویی برخوردار باشیم و همچنین استفاده از ابزارهایی که به ما در جمع‌آوری و دسته‌بندی حجم زیاد اطلاعات کمک کند.

 

  • عدم تمایل واگذاری‌ کارها به دیگران

همیشه یک توهم بین ما‌ها به‌خصوص برخی از مدیران وجود دارد
که همیشه فکر می‌کنیم ما بهترین هستیم و در زمینه کاری کسی نمی‌تواند مانند ما عمل کند و کارها را به خوبی به سرانجام برساند.

یا این که قدرت ما در این هست که همه کارها را خودمان انجام دهیم و دیگران اگر انجام دهند باعث کم ارزش شدن ما می‌شوند.

باید یادبگیریم که کارها را تفویض کنیم.

 

  • ایده‌آل گرایی برای انجام کارها

صفر تا صد ماجرا را با جزئیات باید بدانم و بعد اقدام کنم.

این یعنی ایده‌آل‌گرایی یعنی این که کلی زمان بگذاریم و برنامه‌ریزی کنیم اما چیزی اجرایی نمی‌شود
چون همچنان به همه جوانب پرداخت نشده است و به‌نظر می‌رسد همچنان باید بررسی بیشتری انجام شود
و این یکی از مشکلات بزرگ افراد ایده‌آل‌گرا می‌باشد.

  • همیشه درگیر کار هستند و وقت ندارند

سرم شلوغه، وقت نمی‌کنم، کلی کار دارم و خیلی از این موارد مشابه که خیلی از مدیران در دام این مشکلات افتاده‌اند و نمی‌توانند خود را رها کنند.

یادمان باشد که مدیر موفق نباید مشغله کاری زیادی برای خودش ایجاد کند زیرا مدیران نیاز به زمان برای تفکر، ایجاد استراتژی، برنامه‌ریزی و سایر موارد دارند.

 

ویدیو سیستم سازی کسب و کار

 

 

تفکر سیستمی

تفکر سیستمی از  زمان پروفسور جی فورستر (Jay Forrester) که گروه سیستم‌های دینامیک را در دانشکده مدیریت MIT در سال 1956 تأسیس کرد ایجاد شد.

تفکر سیستمی یک نگرش برای تجزیه و تحلیل است.

تمرکز اصلی آن بر نحوه ارتباطات مابین بخش‌های گوناگون یک سیستم است.

همچنین در طول زمان نحوه کارکرد یک سیستم را بررسی می‌کند.

درواقع تفکر سیستمی با شکستن سیستم به عناصر جداگانه آن را مطالعه می‌کند.

تفکر سیستمی در زمینه‌های مختلفی مانند:

  • سرمایه انسانی
  • پزشکی
  • سیستم‌‎های آموزشی
  • سیاسی
  • محیط زیست
  • اقتصادی
  • توسعه کسب و کار به کار گرفته می‌شود.

دریافت بازخورد و توجه به آن در تفکر سیستمی ضروری می‌باشد.

 

چرا داشتن تفکر سیستمی در کسب و کار مهم است؟

این مورد شاید برای ما ایرانی‌ها بسیار قابل درک‌تر از هر فردی در جهان باشد.

دنیای هر کسب‌وکاری دارای پیچیدگی منحصر به فرد خود می‌باشد که با وجود تکنولوژی‌های نوظهور بر پیچیدگی‌های آن هم افروده شده است.

این یعنی وظیفه مدیران کسب‌وکار می‌باشد که با وجود تغییرات ناگهانی در تکنولوژی یا تصمیمات جهانی که ما ایرانی‌ها با آن همیشه دست و پنجه‌نرم می‌کنیم مانند تحریم‌ها بهترین تصمیم را بگیرند.

مدیران با استفاده از تفکر سیستمی می‌توانند تصمیمات مؤثری برای کسب‌وکار خود بگیرند.

 

اصول یازده‌گانه تفکرسیستمی

 

  • پیوستگی

در جهان هستی همه چیز به هم وابسته می‌باشد.

  • دیدگاه عمیق

همیشه به‌دنبال آسان‌ترین راه نباشیم، مدیر در حل مسائل باید دیدگاه عمیق‌تری داشته باشد.

  • مشکالت امروز حاصل تصمیمات گذشته

نباید با گرفتن تصمیمات سطحی مشکلات فردا ایجاد کنیم.

  • دنبال تنها یک مقصر نباشید

درسیستم‌های پیچیده همه چیز به هم پیوسته است بنابراین دنبال یک مقصر نباشید.

  • هر جزء بخشی از یک کل پیچیده

هرچیز کوچک و یا بزرگی خودش جزء یک مجموعه بزرگ‌تر است. در یک سیستم عناصر از هم جدا نیستند.

  • مشکلات پیچیده ≠ راه حل ساده

نمی‌توان مشکلات پیچیده را با راه حل‌های ساده حل کرد. اینکار فقط مشکلات را در سیستم از جایی به جایی دیگر انتقال می‌دهد.

  • اثر مرکب

اقدامات کوچک و برنامه‌ریزی شده می‌تواند در بلند مدت منجر به تغییرات بزرگ و یا قابل توجه‌ای شود.

  • ایمان به سیستم طبیعت

انسان‌ها با ایجاد سیستم‌های خطی سعی به مقابله با سیستم چرخه‌ای یا دایره‌ای طبیعت را دارند.

درصورتی که با پیروی از سیستم طبیعت ما می‌توانیم محصولات و خدماتی ر ا ارائه دهیم که بتوانند بعد از پایین چرخه مجدداً خود را احیاء کند.

  • رابطه مستقیم پیچیدگی و زمان

با گذر زمان پدیده‌ها خود به خود پیچیده‌تر می‌شوند.

  • شکست، تهدید = راه کشف ناشناخته‌‌ها، فرصت‌ها

با بررسی شکست‌ها و تهدید‌های به وجود آمده فرصتی برای شناخت بهتر مسائل ایجاد می‌شود.

  • علت و معلول، در زمان و فضا متفاوت هستند

بین علت یک ایراد به وجود آمده و نتیجه حاصله‌ از آن یک تأخیر زمانی وجود دارد.

بنابراین برای حل ریشه‌ای مشکلات در سیستم‌های پیچیده باید همیشه به پشت سر نگاه کنیم.

 

سیستم سازی کسب و کار جدید

 

تمرکز تفکر سیستمی

تفکر سیستمی یک رشته در حال رشد است که تمرکز و تأکید این نگرش بر این می‌باشد که قبل از راه حل، مشکل یا مشکلات به‌طور کامل و با دقت بررسی شوند که شامل:

  • کسب‌وکار یک کل است
  • تعملات به صورت کلی نه جزیره‌ای
  • چگونگی اثرگذاری بازخوردها بر روی بخش‌ها مختلف
  • مد نظر بودن تغییرات زمانی
  • در نظر نگرفتن رویدادهای تکی
  • تمرکز بر رویدادهای تکرار شونده
  • روش تأثیر سیستم‌های مختلف بر روی یکدیگر می‌باشد

 

هدف از پیاده‌سازی تفکر سیستمی در کسب و کار 

مدیران کسب‌وکار به تفکر سیستمی روی می‌آورند چون آن‌ها  متوجه شده‌اند که تفکر خطی یا  سنتی به تمامی سؤالات آن‌ها نمی‌تواند جواب دهد.

تفکر خطی می‌گوید شما دیر به محل کار رسیده‌اید (اثر) چون دیر از خواب بیدار شده‌اید (علت).

برای برطرف شدن این مشکل کافی است زودتر از خواب بیدار شوید با سر وقت به محل کار خود برسید.

تفکر خطی در حل این مسئله به راحتی به ما کمک کرده است.

اما جهان هستی شامل تعداد زیادی از روابط و ارتباطات پیچیده می‌باشد.

تفکر سیستمی در کسب‌وکار به ما چشم‌انداز می‌دهد که می‌توانیم روابط اجزای مختلف بر یکدیگر را در نظر بگیریم.

قطع درخت برای تولید کاغذ و جبران کمبود کاغذ به نظر منطقی می‌رسد اما عوارض جانبی آن مانند آسیبی که به اکوسیستم طبیعت وارد می‌شود را نیز باید در نظر گرفت.

 

تثبیت تفکر سیستمی در کسب و کار

همان طور که متوجه شدید کسب‌وکارها باید تلاش کنند تا تفکر سیستمی را در کسب‌وکار خود تثبیت کنند.

زیرا می‌توانند بسیار از مشکلات را به صورت ریشه‌ای درمان کند.

ما با استفاده از تفکر سیستمی می‌توانیم برای چالش‌های جدید راه‌حل‌های نوآورانه‌ای پیدا کنیم.

 

اصول تثبیت تفکر سیستم

  • تمرین
  • صبور
  • مدیریت شایسته محور
  • تیم‌های چند منظوره مورد حمایت قرار گیرند
  • ایجاد فرهنگ صداقت
  • شنیدن و دریافت عقاید سایر افراد

 

ویدیو سیستم سازی کسب و کار

 

 

چگونه می‌توان کسب و کار خود را سیستم‌سازی کرد؟

می‌توانیم از فرآیند زیر برای سیستم‌سازی کسب و کار خود استفاده کنیم که به زبان ساده بیان شده است:

باید به این باور برسیم که ارزش‌ها و باورها ریشه کسب‌وکار شما هستند.

ارزش‌ها همان ستون و زیربنای هویتی سازمان می‌باشد.

تمامی کسب‌وکارها دارای مجموعه‌ای منحصر به فرد از ارزش‌ها هستنند که مشخص کننده چشکمانداز کسب‌وکار ما می‌باشد.

 

  • تعیین اهداف فرآیند

پیش از تعریف فرآیند اصلی، بهتر است که ابتدا اهداف فرآیند مشخص شوند.

به عنوان مثال، در صورتی که کارشناس منابع انسانی به دنبال طراحی مکانیزم جذب نیرو است، پس اهداف زیر باید در نظر گرفته شوند:

    • ادغام کارمندان جدید در دپارتمان‌های مربوطه؛
    • معرفی محیط کار، شرکت و فرهنگ سازمانی حاکم به کارمندان جدید؛
    • تکمیل مزایا، توافق‌ها و اسناد و مدارک؛
    • مشخص کردن انتظارات؛
    • ایجاد برنامه‌ی زمانی آموزشی برای کارمندان جدید.

به طور طبیعی، هر کارشناس منابع انسانی، اهداف منحصر به فردی برای طراحی مکانیزم جذب نیروی خود دارد.

به همین دلیل است که تعیین اهداف فرآیند یکی از مهم‌ترین مراحل سیستم سازی کسب و کار به شمار می‌رود.

 

سیستم سازی کسب و کار و تفکر سیستمی

 

  • شناسایی سیستم‌های وضع موجود

در ادامه گام‌ها قبل باید فرایندها و زیرسیستم‌ها را مشخص کنیم.

در این گام باید مشخص کنیم در کجا قرار داریم و کسب‌وکار ما شامل چه سیستم‌های می‌شود.

درواقع ما باید سیستم‌هایی که در کسب‌وکار ما وجود دارد را فقط شناسایی کنیم.

 

  • مدلسازی سيستم‌های وضع موجود

بعد از شناسایی سیستم‌های موجود حال آن‌ها را باید مدل‌سازی کنیم.

در این گام با استفاده از مدل‌سازی ارتباط سیستم‌ها با یکدیگر را شناسایی می‌کنیم.

 

همچنین می‌توانی مقاله مدل‌سازی یا استاندارد مدل‌سازی چیست در اینجا مرور کنید!

 

  • طرح‌ریزی وظایف تکرارپذیر

اغلب فرآیندها شامل فهرست بسیار مشابهی از وظایف هستند.

به منظور ساده‌سازی و بهبود فرآیندها، تبدیل این وظایف به چک لیست، الگو یا نقشه راه ایده‌ی خوبی به نظر می‌رسد.

به این ترتیب، یک سند قابل پیگیری برای پیاده‌سازی جریان کاری ایجاد می‌شود.

به عنوان مثال، چک لیست طراحی مکانیزم جذب نیرو به شرح زیر است:

    • آشنایی با اداره؛
    • معرفی کارمندان جدید به مدیران دپارتمان مربوطه؛
    • تکمیل مزایای شغلی؛
    • راه‌اندازی حساب‌های نرم افزاری

به طور کلی، ایده‌ی خوبی است که این رویه‌ها را با همان توالی که اجرا خواهند شد، مستند کرد.

به عنوان مثال، مدیران در طول فرایند جذب نیرو معمولاً با برنامه‌ی آموزش محور شروع می‌کنند.

 

  • استخراج لیست فرایندهای وضع موجود

در ادامه گام قبل ما جزئیات هر سیستم را مشخص می‌کنیم.

یعنی ما یک سیستم را انتخاب کرده و آن را به مراحل اصلی تشکیل دهنده آن تقسیم می‌کنیم.

به‌طور مثال سیستم جذب شامل آگهی استخدام، بررسی اولیه رزومه، مصاحبه آنلاین، مصاحبه حضور و سایر موارد می‌باشد.

این‌کار را باید برای تمامی فرآیندها انجام دهیم.

 

  • مدلسازی فرایندهای وضع موجود

براساس لیست ایجاد شده در گام قبل فرایندهای کسب‌وکار خود را مدل می‌کنیم.

 

همچنین می‌توانی مقاله آموزش رایگان مدل‌سازی را در اینجا مرور کنید!

 

  • تحلیل و بهبود فرایندهای موجود

همان طور که در بالا اشاره شد تمامی فرایندها را مورد پایش باید قرار دهیم.

فرایندهایی که نیاز به بهبود دارند را شناسایی می‌کنیم و مشکل و یا مشکلات به وجود آمده را برطرف می‌کنیم.

یادمان باشد که همیشه همه فرایندها نیاز به بهبود ندارند.

 

  • استخراج فرایندهای مطلوب

در این مرحله فرایندهای مطلوب مورد نیاز برای رشد کسب‌وکار ما شناسایی می‌شود.

این فرایندها درحال حاضر در کسب‌وکار ما وجود ندارند و ما برای اولین بار در حال شناسایی و طراحی آنان هستیم.

 

  • پیاده‌سازی

زمانی که فرآیند مستند شده است، زمان آن رسیده که فرآیند را پیاده‌سازی کرد.

این سیستم در مراحل اول ممکن است چندان کارآمد نباشد اما به مرور زمان نیاز به تغییر و اصلاح خواهد داشت.

با این وجود، سیستم اغلب با گذشت زمان، کارآمدتر می‌شود.

با فرض اینکه اهداف فرآیند بدون تغییر باقی بمانند، جریان کاری باید در نهایت به آرامی اجرا شود
و سازمان‌دهی و تکمیل موفقیت‌آمیز وظایف به آسانی صورت گیرد.

 

همچنین می‌توانی مقاله شناسنامه فرایندها برای مستند‌سازی را در اینجا مرور کنید!

 

  • پایش

سیستم‌ها و فرایندها کسب‌وکار خود را در بازده‌های زمانی مشخص باید اندازه‌گیری کنیم.

 

ابزارهای کاربردی برای سیستم سازی کسب و کار

همانطور که گفته شد، مستندسازی فرآیندها موجب می‌شود که بتوان آن‌ها را به راحتی دنبال کرد.

خواه این مستندسازی برای خود فرد باشد یا کارمندان، در نظر گرفتن پروتکل‌ها یک مرحله‌ی ضروری برای سیستم سازی کسب و کار به شمار می‌رود.

در ادامه، چندین ابزاری که در فرآیند سیستم‌سازی بکار می‌روند را معرفی می‌‌کنیم:

  • چک لیست‌ها
  • الگوها
  • نقشه راه
  • نقشه سفر
  • تقویم
  • نمودارها
  • راهنمایی‌های فرآیند

در محیط کاری امروزی، فرآیندهای سیستم سازی کسب و کار با ابزارهای نام برده بسیار ساده است زیرا بسیاری از نرم افزارها شامل ویژگی‌های مذکور هستند.

برنامه‌های نرم افزاری بسیار زیادی به منظور ساده‌سازی جریان کاری وجود دارد.

در برخی از موارد، بهتر است از یک ابزار عمومی مانند مدیریت وظیفه استفاده شود.

در موارد دیگر، استفاده از یک ابزار تخصصی مانند پلتفرم منابع انسانی مناسب‌تر خواهد بود.

گاهی اوقات نیز استفاده‌ همزمان از چند ابزار کارآمد خواهد بود.

یک سند مرجع یا جریان کاری در اپلیکیشن مدیریت وظیفه، ممکن است به چندین چک لیست و الگو مرتبط باشد.

اگرچه، این ممکن است کمی پیچیده به نظر رسد اما مزایای سیستم سازی کسب و کار فراتر از این پیچیدگی است.

در واقع، هر چه این فرآیند پیچیده‌تر باشد، سیستم‌سازی آن ضروری‌تر و مفیدتر خواهد بود.

در مجموع، سهو و خطا در فرآیندهای پیچیده، بیشتر است. در نتیجه، ایجاد راهنمایی‌ها و دنبال کردن فرآیندهای گام به گام ضروری‌تر خواهد بود.

 

ویدیو سیستم سازی کسب و کار

 

 

آنچه گذشت

سیستم‌سازی به ما کمک می‌کنند که:

  1. برای مالک و مدیر کسب و کار، مشخص است که چگونه هر بخش از کسب و کار را هدایت کند.
  2. کسب و کار تحت مدیریت، فعالیت‌ها را اجرا می‌کند.
  3. مطمئن می‌شوید همه کارکنان درک کرده‌اند چه چیزی لازم است انجام دهند.
  4. به ارزش و دارائی‌های سازمان می‌افزایید.
  5. باعث افزایش سرعت کسب و کار می‌شوید.
  6. می‌توانید علت چالش‌ها را شناسایی کنید که آیا به دلیل سیستم است یا کارکنان!
  7. قبل از این که شرایط خیلی وخیم شود شما می‌توانید مشکلات را شناسایی کنید.
  8. کارکنان جدید راحت‌تر وارد کسب و کار شما می‌شوند.

 

با تشکر تیم همیار فرایند کسب و کار (HBP)

عوامل موفقیت پیاده سازی ‌BPM چیست؟

⇓لینک دانلود pdf مقاله ⇓

لینک دانلود مخصوص اعضا

لطفا اول وارد شوید!

 

نظرت چیه!

(1 رای, میانگین: 5,00 از 5)
Loading...       

0 پاسخ

دیدگاهتان را بنویسید

می خواهید در گفت و گو شرکت کنید؟
خیالتان راحت باشد :)

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *