5 راه کمکی BPM در بحران ها

5 راه کمکی BPM در بحران ها

در این مقاله به بررسی 5 راهی که مدیریت فرایندهای کسب و کار به تجارت ما در شرایط بحرانی کمک می‌کند خواهیم پرداخت.

در انتهای مقاله علاوه بر مشاهده ویدیو این مقاله می‌توانید فایل PDF آن را نیز دانلود کنید.

زنده نگه داشتن کسب و کار با مدیریت فرایندها

در پی ایجاد یا وقوع هر بحرانی در هر سطحی که بتواند به کسب و کار ما آسیب برساند اعم از بحران‌های:

سلامتی
محیطی
طبیعی
غیرطبیعی

یکی از اولین کارهای که توسط مسئول هر کسب و کاری باید صورت بگیرد توجه به نیروی کار خود می‌باشد.

دراین شرایط افراد مسئول باید از قبل پیش‌بینی‌های لازم را برای ایجاد امنیت و ایمنی کارکنان خود در نظر گرفته باشند.

همچنین زمانی که با شرایط بحرانی مواجه می‌شوند باید همان پیش‌بینی‌های خود را به کار ببرند.

یکی از این عوامل که در شرایط بحرانی مانند ویروس کرونا می‌تواند به ما کمک کند در نظر گرفتن دور کاری برای کارکنان می‌باشد.

برای چنین کاری باید مقدمات آن از قبل ایجاد شده باشد یا حتی نوبت‌بندی کارکنان برای حضور در محل کار می‌تواند راه گشا باشد.

سؤال مهمی که اینجا مطرح می‌شود این است که چگونه می‌توانیم از کسب و کار خود محافظت کنیم؟

در این شرایط هیچ راهی برای خوب جلوه دادن و ظاهرسازی وجود ندارد.

وقتی صحبت از فرایندهای بهبود یافته و خوب در سازمان‌ها می‌شود منظور این است که
فرایندهای بهتر به ما این توانایی را می‌دهند تا بتوانبم حوادث غیرمنتظره را کنترل کنیم.

درواقع سازمان‌هایی که از قبل بر روی درک و بهینه‌سازی فرایندها در سازمان‌ها خود به خوبی کار کرده‌اند
می‌توانند جلوی تأثیر بحران‌ها را برروی کسب و کار خود بگیرند و یا تأثیر آن‌ها را کاهش دهند.

حتی این سناریو وجود دارد، کسب و کارهایی که در زمینه مدیریت فرایندها قوی کار کرده‌اند بعد از گذر از بحران بسیار قوی‌تر از گذشته خواهند شد.

نقل قولی از دکتر Gero Decker:

ایشان بیان می‌کنند که می‌توان از بحران‌ها فرصت‌هایی ایجاد کرد.

بحران‌ها وضعیت دشواری را برای ما به وجود می‌آورند اما می‌توانند مهارت‌های جدیدی را هم به وجود ‌آورند.

همچنین بعضی از بحران‌ها این توانایی را دارند که وضع موجود را در سطح جهانی و کسب و کار ما به چالش بکشند.

دگرگونی‌ بنیادی جامعه یا در اصطلاح تحول رادیکال در وسط یک طوفان فقط امکان‌پذیر است.

اما این تنها با درک، افراد باهوش و تمایل به تغییر نیازهای مورد نیاز انجام می‌شود.

یعنی این که ما باید از بحران‌های به وجود آمده نهایت استفاده را کنیم.

حال اینکه سازمان‌هایی که از مدیریت فرایندها استفاده می‌کنند می‌توانند بسیار بهتر عمل کنند.

5 راهی که مدیریت فرایندها در شرایط بحرانی به کسب و کار ما کمک می‌کند

همان طور که بیان شد ما یکسری برنامه‌ها برای استمرار کسب و کار خود داریم، که بحران‌ها ما را به مقابله با آن‌ها فرا می‌خوانند.

حتی اگر مواردی که در ادامه گفته می‌شود برای سازمان ما دیر شده باشد، اما باز هم می‌توانیم با این روش‌ها فرایند‌های مهم کسب و کار خود را شناسایی کنیم.

این موضوع به ما کمک می‌کند تا اطمینان حاصل کنیم که فرایندهای مورد نظر ما به صورت قوی عمل می‌کنند
و در صورت لزوم به سرعت تغییر کرده و واکنش نشان می‌دهند.

درواقع چند عنصر کلیدی وجود دارد که سازمان ما می‌تواند با استفاده از مدیریت فرایندها به تداوم فعالیت خود ادامه دهد.

در ادامه به بررسی این 5 راه خواهیم پرداخت.

همچنین می‌توانی مقاله مدیریت فرایندهای کسب و کار چیست؟ را در اینجا مطالعه کنید!

درک ما از کسب و کارمان

یک مدیریت فرایند قوی همراه با یک ابزار تجزیه و تحلیل قوی فرایندها اطلاعاتی را در اختیار ما قرار می‌دهند تا
نحوه کار و فعالیت خود را درک کنیم، نه اینکه فقط بدانیم یک کاری چگونه انجام می‌شود.

درواقع این درک در سطوح پایین سازمان ما باید وجود داشته باشد نه فقط در سطوح بالا، به این دلیل که ما برای شناسایی آسیب‌پذیری‌ها به آن نیاز داریم.

یعنی زمانی که یک اشتباهی در سطح کلان سازمان ما رخ می‌دهد برای شناسایی آسیب پذیری نیاز است این درک در سطح خرد سازمان ما وجود داشته باشد.

این عامل به ما کمک می‌کند در سریع‌ترین زمان ممکن تغییرات مورد نیاز را اعمال کنیم.

یادمان باشد که در شرایط بحرانی زمان یکی از مهم‌ترین عوامل است.

تضمین استمرار کسب و کار

شرایط بحرانی لحظات حساسی را به وجود می‌آورند که در بسیاری از موارد می‌تواند بسیار طاقت فرسا باشد.

در بیشتر مواقع این اتفاقات و حوادث بسیار سریع به وقوع می‌پیوندند.

حال وظیفه ما این است که در یک محیط عدم قطعیت بتوانیم به سرعت به این حوادث پاسخ درست را بدهیم.

اما مهم‌ترین کار در این شرایط حفظ تدام فعالیت کسب و کار ما به هر نحوی می‌باشد.

برای این کار لازم است که فرایندهای پشتیبانی و زیربنایی ما بتوانند در مقابل این اختلال‌ها مقاومت کنند.

یک چارچوب قوی مدیریت فرآیند به این معنی است که فعالیت‌های کلیدی کسب و کار ما
توسط کلیه کارکنان مشاغل ما بطور واضح و شفاف مدل‌سازی و درک ‌شوند.

این بدان معناست که ما قادر خواهیم بود تجربه مثبت و خوب مشتری را حتی در شرایط دشوار حفظ کنیم.

بنابراین با این کار می‌توانیم باعث کاهش ریزش مشتری شویم.

همچنین می‌توانی مقاله کنترل ریسک با مدیریت فرایند را در اینجا مطالعه کنید!

حفظ ارتباطات شفاف

در این شرایط حفظ همکاری برای مدیریت مؤثر فرایندها دارای اهمیت ویژه‌ای می‌باشد.

استفاده از ابزارهای ارتباطی با سایر همکاران و ارتباط کارکنان در مناطق مختلف جغرافیایی یا تجاری با یکدیگر
برای بحث و بهینه سازی فرایندهای کسب و کار بسیار مهم است.

این همکاری حتی زمانی اهمیت بیشتری پیدا می‌کند که کل سازمان شما از راه دور فعالیت کند.

درواقع وجود یک منبع واحد درست بر روی نحوه عملکرد در هنگام و بلافاصله بعد از یک بحران می‌تواند
سازمان‌هایی که رونق پیدا کرده‌اند را از سازمان‌هایی که فقط زنده مانده‌اند جدا کند.

انعطاف‌پذیری و سازگاری

یکی از ویژگی‌های مدیریت فرایندها افزایش چابکی است.

اگر درک و فهم روشنی از چگونگی عملکرد فرایندهای کسب و کار خود نداشته باشیم سازگاری فرایندهای کسب و کار ما دشوار است.

یا حتی اطمینان کافی از این که می‌توانیم در برابر تغییرات انعطاف‌پذیر باشیم را نداریم.

درواقع در صورت عدم وجود انعطاف‌پذیری و سازگاری کسب و کار ما در شرایطی بحرانی به یک چالش بزرگی کشیده می‌شود.

اما اگر ما این اطمینان را داشته باشیم که فرایندهای ما بهبود یافته‌اند و کارایی مؤثری دارند
می‌توانیم از فرصت‌های به وجود آمده نهایت استفاده را ببریم.

همچنین می‌توانیم در برابر چالش‌های جدید مقاومت کرده و با آن‌ها روبه‌رو شویم.

برنامه‌ریزی برای آینده

بحران‌ها به مرور تأثیرات خودشان را بر روی کسب و کار ما نشان می‌دهند.

انتخاب‌هایی که ما امروز در شرایط بحرانی می‌کنیم بطور قطع پیامدهای بلندمدتی را برروی کسب و کار ما می‌گذارد.

بنابراین بسیار مهم است که ما اطلاعات لازم را در زمان مناسب برای تصمیم‌گیری داشته باشیم.

حال اینکه استخراج فرایندها ابزار مناسبی برای پیش‌بینی کردن می‌باشد.

علاوه بر این که بینش لازم را برای راه حل‌های بهینه‌سازی فرایندها به ما می‌دهد
در ادامه با استفاده از ابزارهای شبیه‌سازی کمک می‌کند تا این راه حل‌ها را مورد سنجش قرار دهیم.

درواقع استخراج فرایندها به ما کمک می‌کند تا از غیرقابل پیش‌بینی بودن فرایندهای کاری خود بکاهیم.